วิธีติดตามโครงการของคุณด้วยรายงานสถานะโครงการ

พหุคณิตศาสตร์ในสมัยก่อนจะจดบันทึกการค้นพบ สิ่งประดิษฐ์ และการรำพึงเป็นลายลักษณ์อักษรบนกระดาษ ในระดับหนึ่ง ฉันจะบอกว่าสถานะของโครงการ - หรือโครงการสำหรับเรื่องนั้นก็เช่นเดียวกัน คุณเคยพบหน้าสมุดบันทึก 7000 หน้าของ Leonardo da Vinci ที่มีความคิดของเขาหรือไม่? (ถูกต้อง?)

เขาเป็นคนคนเดียวที่ทำงานเกี่ยวกับความคิดสร้างสรรค์ของเขา ดังนั้นเขาจึงจัดแสดงผลงานของเขาที่เข้ารหัสและเขียนโค้ดที่ยังคงสนใจและทำให้มนุษย์สับสน

อย่างไรก็ตาม เราได้ก้าวข้ามจากการทำงานเดี่ยวมาไกลแล้ว ผู้คนมักจะทำงานในองค์กร ทีมงาน และกลุ่มขนาดใหญ่ วิธีการจดบันทึกและการส่งบันทึกที่เขียนด้วยลายมือแบบโบราณได้ถูกแทนที่ด้วยการสื่อสารที่ผสานเทคโนโลยีที่รวดเร็ว

ลองนึกภาพ Leonardo da Vinci เป็นที่ปรึกษาของคุณ เราทุกคนคงจะเกาหัว (ถึงแม้จะรู้สึกเกรงใจ) และเราจะไปไม่ถึงไหน

เราไม่มีเวลาสำหรับบันทึกที่เข้ารหัสในโลกที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วนี้ Leonardo! เราต้องการการอัปเดตสถานะช่วงเวลาปกติที่ชัดเจนของตำแหน่งปัจจุบันของงาน เพื่อให้เราสามารถดำเนินการต่อไปได้ ขอรายงานสถานะโครงการด่วน ได้โปรด Danke schon!

รายงานสถานะคืออะไร? ทำไมคุณต้องเอะอะกับมัน?

รายงานสถานะโดยทั่วไปจะอัปเดตทุกรายการที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วยสถานะที่เป็นอยู่และความคืบหน้าจนถึงตอนนี้ เป็นวิธีการสื่อสารที่กระชับ แต่มีรายละเอียด อย่างไรก็ตาม เพื่อให้รายงานสถานะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องมีความสม่ำเสมอ สม่ำเสมอ และรัดกุม (ให้ทุกคนระมัดระวัง!)

สำหรับโครงการที่มีระยะยาว รายงานของคุณอาจเป็นแบบรายเดือนหรือรายไตรมาส สำหรับโครงการสั้น ๆ อาจเป็นรายสัปดาห์ นี่คือประโยชน์ของการรายงานสถานะ:

• รายงานสถานะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการควบคุมและตรวจสอบการ ติดตามโครงการ เป็นวิธีที่ไม่ติดขัดในการแจ้งให้ทีมของคุณทราบ คุณทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและสิ่งที่กำลังมุ่งหน้าไป
• ช่วยเพิ่ม รัดกุม และลดความซับซ้อนใน การสื่อสาร ระหว่างองค์กร ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลข่าวสาร
• สร้างความ รับผิดชอบ ระหว่างสมาชิกในทีมด้วยรายงานสถานะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล ความรู้สึก เป็นเจ้าของ เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เพียงแต่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมเท่านั้น แต่ยังต้องใช้ประโยชน์จากความสามารถของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุดอีกด้วย
• รายงานสถานะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการรักษา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า ทั้งหมดของคุณให้อยู่ในวงเดียวกัน ผู้ที่ร่วมกับทีมของคุณสามารถได้รับความรู้ที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานที่ทำสำเร็จ ปัญหาที่ต้องจัดการ ความเสี่ยง กำหนดการและงบประมาณ และรูปร่างโดยรวมของโครงการ
• ด้วยแต่ละคนทำงานเป็นรายบุคคลและในกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุดสามารถทำให้ทุกคนสูญเสียการติดต่อกับภาพที่ใหญ่ขึ้น รายงานสถานะสามารถปรับปรุงการ มองเห็น ของทุกคนในทีม ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานเพื่อวางแผนกลยุทธ์ในอนาคต
• ต้องการการ ควบคุม เพิ่มเติมในโครงการของคุณหรือไม่? โยนรายงานสถานะลงในรายการผสมและคุณจะได้มัน ช่วยให้คุณในฐานะผู้จัดการได้เห็นภาพความคืบหน้า ความเฉื่อย ประสิทธิภาพของพนักงาน และความคลาดเคลื่อนใดๆ
• คุณสามารถคาดการณ์ จินตนาการ วางแผนและวางแผนใหม่เพื่อให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จในที่สุดโดยเกินเป้าหมายที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้ โอกาสที่ยอดเยี่ยมสำหรับ การเรียนรู้ และพัฒนาตนเอง ทีมงาน และโครงการของคุณ
• แทนที่จะรองรับคำขออัปเดตของสมาชิกในทีมทุกคนแยกกัน ให้สร้างรายงานสถานะเพื่อให้ทุกคนทราบถึงความคืบหน้าของกันและกัน และด้านใดที่ต้องใช้การทำงานและเวลามากขึ้น
• นี่อาจเป็นโอกาสสำหรับคุณในการแสดงทักษะของคุณในฐานะผู้จัดการที่กล้าได้กล้าเสีย ทำให้ทุกคนตระหนักถึงความล่าช้าและสาเหตุที่อยู่เบื้องหลัง คุณจะสามารถตอบคำถามทั้งหมดที่ทุกคนมีต่อคุณในฐานะผู้จัดการ—คุณจะเป็นผู้นำเกมอยู่แล้ว

จะเขียนรายงานสถานะโครงการได้อย่างไร

ให้เรานำเสนอองค์ประกอบที่สำคัญบางประการสำหรับรายงานสถานะครั้งต่อไปของคุณ

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องส่งรายงานความคืบหน้าค่อนข้างบ่อยในระหว่างโครงการเดียวกัน ดังนั้น ไม่เพียงแต่จะสะดวกสำหรับคุณเท่านั้น แต่ยังเข้าใจได้ง่ายสำหรับทีมและลูกค้าของคุณ หากคุณรักษารูปแบบที่สอดคล้องกันสำหรับรายงานสถานะของคุณ

มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้สร้างรายงานสถานะได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรปรับแต่งเทมเพลตให้ตรงกับความต้องการและข้อกำหนดของคุณมากที่สุด

1. ชื่อโครงการ/ชื่อรายงาน/ชื่อลูกค้า

สมาชิกในทีมของคุณอาจมีส่วนร่วมในโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการในองค์กรของคุณ ดังนั้นจึงควรระบุชื่อโครงการอย่างชัดเจนว่าเป็นชื่อรายงาน หรือคุณอาจใส่ชื่อลูกค้าและใครเป็นผู้จัดการก็ได้ ด้วยวิธีนี้ทุกคนจะอยู่ในหน้าเดียวกัน อย่าทำผิดพลาดโดยสมมติว่าทุกคน โดยเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด คุ้นเคยกับข้อมูลทั้งหมด

2. สรุปโครงการ

จะเป็นความคิดที่ดีที่จะเตือนทุกคนถึงเป้าหมาย/เป้าหมายโดยรวมของโครงการ เพื่อให้ทุกคนสนใจในสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จในระยะยาว

3. โครงการในหรือนอกเส้นทาง / สุขภาพโครงการ?

การตรวจสอบอย่างรวดเร็วว่าสถานะของโครงการจนถึงตอนนี้ (หรือระหว่างช่วงการรายงานครั้งก่อน) ได้หลุดพ้นจากเส้นทางที่มุ่งไปยังจุดสิ้นสุดที่ตั้งใจไว้หรือไม่ สิ่งนี้จะเผยแพร่ข้อมูลว่าโครงการนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวหรือระยะสั้น สิ่งนี้จะบ่งบอกถึงสุขภาพโดยรวมของงานของคุณ

4. กิจกรรมจนถึงตอนนี้ เหตุการณ์สำคัญ/การส่งมอบ

รวมถึงมาตรฐานที่ทีมงานได้ผ่านพ้นไปได้ด้วยดีในระหว่างการพัฒนาโครงการจนถึงปัจจุบัน นี้จะเป็นแหล่งของแรงจูงใจสำหรับทีมและการปรับปรุงเกี่ยวกับความสำเร็จจนถึงขณะนี้

5. กิจกรรมถัดไป

ให้ทุกคนตระหนักถึงเหตุการณ์สำคัญที่ต้องทำให้สำเร็จ ซึ่งส่วนใหญ่ควรรวมถึงงานที่ต้องดำเนินการและเสร็จสิ้นก่อนที่รายงานสถานะครั้งถัดไปจะส่งถึงคอมพิวเตอร์ของทุกคน นั่นคือทุกคนในทีมสามารถตั้งเป้าหมายสำหรับสิ่งต่อไปในรายการที่ต้องทำ

6. ปัญหาหรือความท้าทาย

นี่จะเป็นโอกาสที่ดีในการเชื่อมโยงกับทุกคนที่มีอาการสะอึกหรือความท้าทายที่ใหญ่กว่าที่ต้องเผชิญในโครงการ การติดตามปัญหาทั้งหมดเป็นประจำเป็นวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการกำจัดปัญหาเหล่านั้น ระบุสิ่งกีดขวางบนถนน จัดการกับมัน และย้ายออกจากถนนของคุณ ทำก่อนที่จะกองพะเนินเทินทึกและกลายเป็นอุปสรรคสำคัญ – สถานะโครงการของคุณรายงานอาวุธลับของคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น

7. เชื่อมโยงเครื่องมือและเอกสารสำคัญ

เนื่องจากทุกคนในทีมจะได้รับมอบหมายงานเป็นรายบุคคล พวกเขาอาจต้องการดูรายละเอียดของงานเฉพาะของตน เนื่องจากคุณจะไม่ใส่รายละเอียดของโครงการที่สมบูรณ์ในรายงานสถานะ เพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารและเครื่องมือที่เกี่ยวข้องในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง นี่จะเป็นวิธีที่รวดเร็วและดีในการจัดทำรายงานที่กระชับ

8. เหตุการณ์สำคัญที่จะเกิดขึ้น

เขียนรายการเหตุการณ์สำคัญที่คุณในฐานะผู้จัดการโครงการคาดหวังจากทีมของคุณ จะเป็นความคิดที่ดีที่จะระบุเวลา วันที่ และวันสำหรับงานเหล่านี้ ที่จะคอยระบุไทม์ไลน์ของพวกเขาและทำให้มันสำเร็จตามนั้น

แนวปฏิบัติบางประการเพื่อเป็นแนวทางต่อไป

· สร้างแบบร่าง แก้ไข และส่ง

สร้างฉบับร่างคร่าวๆ สำหรับรายงานสถานะของคุณ เช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ ที่ปกติจะต้องเขียน กลับไปที่ร่างของคุณหลังจากนั้นสักครู่แล้วแก้ไข

·ยึดติดกับรูปแบบ

อีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับรูปแบบ และภาพที่คุณใช้สำหรับรายงานสถานะของคุณ มันจะง่ายกว่าที่จะเข้าใจและจะยึดติดกับใครก็ตามที่อ่านหลายครั้งโดยไม่รู้ตัว

·ยึดติดกับตัวชี้วัด

ประเด็นข้างต้นควรรวมถึงการตัดสินใจเกี่ยวกับตัวชี้วัดเกณฑ์หรือหน่วยที่คุณจะวัดเพื่อแสดงในรายงานของคุณ

·ยึดติดกับวิธีการจัดส่ง

เลือกวิธีการจัดส่งสำหรับรายงานสถานะของคุณ ใช้วิธีที่สะดวกสำหรับทุกคนเพื่อเพิ่มโอกาสในการอ่าน

· ทำให้เป็นหน้าเดียว

ง่าย ๆ เข้าไว้! อย่าทำให้มันไม่เข้าใจ พยายามจำกัดรายงานของคุณไว้เพียงหน้าเดียว

· ตรวจสอบอีกครั้ง

ก่อนที่คุณจะส่งรายงานสถานะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบทุกอย่างในนั้นแล้ว คุณไม่ต้องการส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกไปแล้วต้องส่งการแก้ไข สิ่งนั้นจะเพิ่มงานของคุณอย่างไม่ต้องสงสัยและทำลายสถานะของคุณในฐานะหัวหน้าทีมโครงการที่ขยันหมั่นเพียรและขยันหมั่นเพียร

ตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้ง!

·ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการจำนวนมากสร้างรายงานสถานะปัจจุบันสำหรับโครงการของคุณ จะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากในการรวมเครื่องมือดังกล่าวเข้ากับการจัดการโครงการของคุณ

· ขอคำติชม

จะเป็นความคิดที่ดีสำหรับคุณหากคุณขอคำติชมจากทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในรายงานสถานะอย่างสุภาพ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่แสดงถึงความคิดริเริ่ม แต่ยังทำให้รายงานทั้งหมดดูเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์น้อยลงและเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อสร้างความรู้สึกเป็นพันธมิตร

รายการเพิ่มเติม/ตัวเลือก

นอกเหนือจากกิจกรรมที่จำเป็น/สำคัญและความคืบหน้าของโครงการแล้ว พยายามรวมรายการอื่นๆ ที่คุณอาจพิจารณาด้วย

เช่นเดียวกับรายงานอื่นๆ การใช้ภาพจะมีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง ใช้แผนภูมิ กราฟ ตารางในการแสดงเพื่อให้เข้าใจและอ่านง่ายขึ้น ใครก็ตามที่กำลังอ่านรายงานของคุณต้องการอ่านในเวลาอันสั้น ภาพเป็นผู้ช่วยที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนั้น

สิ่งที่ไม่ควรรวม

• อย่าเพิ่มคำถามใดๆ เพราะนี่คือรายงานของโครงการของคุณ! ฝากคำถามไว้สำหรับการประชุมในสำนักงานอื่นๆ ที่คุณจัดขึ้น
• อย่าใช้คำเกิน กระชับ!
• หลีกเลี่ยงประโยคหรือประเด็นที่เป็นวาทกรรมในรายงานสถานะโครงการของคุณ
• แม้ว่าคุณจะพูดถึงความล้มเหลวครั้งใหญ่ในรายงาน แต่อย่าปิดบัง รายงานสถานะไม่ใช่ที่สำหรับแสดงความไม่อนุมัติของคุณ

คุณได้มันแล้ว!

เราเชื่อว่าตอนนี้คุณพร้อมที่จะสร้างรายงานสถานะที่ยอดเยี่ยมแล้ว ไปเป็น Leonardo da Vinci ของวันนี้ - สร้างผลงานชิ้นเอกของคุณ!