Come mantenere il tuo progetto in pista con i rapporti sullo stato del progetto?

I poliedrici dei tempi antichi annotavano le loro scoperte, invenzioni e riflessioni per iscritto su carta. In una certa misura, direi che lo stesso vale per lo stato del progetto – o dei progetti per quella materia. Ti sei mai imbattuto nelle 7000 pagine del taccuino di Leonardo da Vinci che contengono le sue idee? (Destra?)

Era un uomo solitario che lavorava sulla sua creatività, quindi ha mostrato il suo lavoro crittografato e codificato che ancora interessa e confonde gli umani.

Tuttavia, abbiamo fatto molta strada dal lavoro da solista. Le persone tendono a lavorare in grandi organizzazioni, team e gruppi. Le modalità antidiluviane* di prendere appunti e inviare promemoria scritti a mano sono state sostituite da una comunicazione veloce e integrata dalla tecnologia.

Immagina che Leonardo da Vinci sia il tuo mentore. Ci gratteremmo tutti la testa (anche se in soggezione) e non andremmo da nessuna parte.

Non abbiamo tempo per le note crittografate in questo mondo in rapido movimento Leonardo! Abbiamo bisogno del chiaro aggiornamento dello stato a intervalli regolari di dove si trova attualmente il lavoro in modo da poterci muovere. Fammi avere un rapido rapporto sullo stato del progetto, per favore, Danke schon!

Che cos'è un rapporto di stato? Perché hai bisogno di agitarti su di esso?

Un rapporto sullo stato è fondamentalmente per aggiornare tutti quelli relativi al progetto con lo status quo e il progresso finora. È un mezzo di comunicazione conciso ma dettagliato. Tuttavia, affinché i rapporti sullo stato funzionino in modo efficace, devi essere coerente, regolare e conciso (tieni tutti all'erta!)

Per i progetti a lungo termine, i rapporti possono essere mensili o trimestrali. Per progetti brevi, può essere settimanale. Ecco i vantaggi del rapporto sullo stato:

• Un rapporto sullo stato fa parte dei processi di controllo e monitoraggio del monitoraggio del progetto . È un modo per tenere d'occhio, per far sapere alla tua squadra, sei consapevole di cosa sta succedendo e dove stanno andando le cose.
• Aumenta, velocizza e semplifica la comunicazione tra l'organizzazione, tenendo tutti informati.
• Crea responsabilità tra i membri del team, con un rapporto sullo stato per aumentare le prestazioni e la produttività. Un senso di appartenenza è necessario non solo per far sentire tutti parte della squadra, ma per ottenere il massimo dalle loro capacità.
• I rapporti sullo stato sono un potente strumento per tenere aggiornati anche tutti i tuoi stakeholder e clienti . Insieme al tuo team possono acquisire una chiara conoscenza dei compiti svolti, dei problemi da affrontare, dei rischi, della programmazione e dei budget e della forma generale del progetto.
• Con ogni persona che lavora individualmente e in gruppi più piccoli per raggiungere l'obiettivo finale, può far perdere a tutti il ​​contatto con il quadro più ampio. Un rapporto sullo stato può migliorare la visibilità di tutti i membri del team; dare un'idea del lavoro per progettare strategie future.
• Vuoi un ulteriore livello di controllo sul tuo progetto? Metti un rapporto sullo stato nel mix e lo avrai. Ti permette, come manager, di avere una visione a volo d'uccello dell'andamento, dell'inerzia, delle prestazioni dei dipendenti e delle eventuali discrepanze.
• Puoi estrapolare, immaginare, pianificare e quindi ri-pianificare in base a rendere il tuo progetto un successo finale che superi gli obiettivi precedentemente fissati. Un'ottima occasione per imparare e migliorare te stesso, il tuo team e il tuo progetto.
• Invece di soddisfare separatamente la richiesta di aggiornamento di ogni membro del team, crea un rapporto sullo stato per far sapere a tutti i progressi reciproci e quali aree richiedono più lavoro e tempo.
• Questo potrebbe servire come un'opportunità per mostrare le tue capacità di manager intraprendente. Rendi tutti consapevoli di eventuali ritardi e del perché dietro di essi. Sarai in grado di rispondere a tutte le domande che tutti avranno per te come manager: sarai già in vantaggio.

Come scrivere un rapporto sullo stato del progetto?

Lascia che ti presentiamo alcuni dei componenti essenziali per il tuo prossimo rapporto sullo stato.

Tieni presente che potresti dover inviare un rapporto sullo stato di avanzamento abbastanza spesso durante lo stesso progetto. Quindi non sarebbe solo conveniente per te, ma facilmente comprensibile per il tuo team e i tuoi clienti se mantenessi uno schema coerente per il tuo rapporto sullo stato.

Sono disponibili modelli che puoi utilizzare per creare un rapporto sullo stato. Tuttavia, sarebbe nel tuo interesse personalizzare i modelli in base alle tue esigenze e requisiti.

1. Nome del progetto/Titolo del Report/Nome del cliente

I membri del tuo team potrebbero essere coinvolti in più di un progetto nella tua organizzazione. Sarebbe quindi una buona idea citare chiaramente il nome del progetto come titolo del Rapporto. Oppure potresti includere il nome del cliente e chi è il gestore. In questo modo tutti sarebbero sulla stessa pagina. Non commettere l'errore di presumere che tutti, in particolare tutte le parti interessate, abbiano familiarità con tutte le informazioni.

2. Riepilogo del progetto

Sarebbe una buona idea ricordare a tutti lo scopo/obiettivo generale del progetto, per allineare l'interesse di tutti a ciò che deve essere realizzato a lungo termine.

3. Progetto in pista o fuori pista/Salute del progetto?

Una rapida revisione per verificare se lo stato del progetto finora (o durante la precedente sessione di reportistica) è andato fuori dagli schemi rispetto alla rotta verso la fine prevista. Ciò diffonderà le informazioni se il progetto è in linea con gli obiettivi a lungo termine oa breve termine. Ciò indicherebbe la salute generale del tuo lavoro.

4. Attività finora, pietre miliari/Deliverables

Includere le pietre miliari che il team ha superato con successo durante lo sviluppo del progetto finora. Questa sarebbe una fonte di motivazione per il team e un aggiornamento sui risultati ottenuti finora.

5. Attività successive

Rendi tutti consapevoli delle pietre miliari che devono essere raggiunte. Ciò dovrebbe includere principalmente le attività che devono essere eseguite e completate prima che il prossimo rapporto sullo stato raggiunga i computer di tutti. Quello era che tutti i membri del team possono impostare le loro menti per la prossima cosa sulla loro lista di lavoro.

6. Problemi o sfide

Questa sarebbe una grande opportunità per mettere in relazione con tutti i singhiozzi o le sfide più grandi affrontate nel progetto. Tenere traccia di tutti i problemi regolarmente è un modo più intelligente per sradicarli. Identifica i blocchi stradali, affrontali e spostali fuori dalla tua strada. Fallo prima che si accumuli e diventi un grave ostacolo: lo stato del tuo progetto segnala la tua arma segreta per raggiungerlo.

7. Collega strumenti e documenti importanti

Poiché tutti i membri di un team avranno compiti assegnati loro individualmente, potrebbero voler visualizzare i dettagli del loro compito specifico. Dal momento che non inserirai i dettagli del progetto completo nel rapporto sullo stato; aggiungere collegamenti ai documenti e agli strumenti associati nei campi pertinenti. Questo sarà un modo rapido e ingegnoso per inserire un rapporto altrimenti conciso.

8. Traguardi imminenti

Scrivi un elenco delle pietre miliari che, come project manager, ti aspetti dal tuo team. Sarebbe una buona idea specificare l'ora, la data e il giorno per queste attività. Ciò manterrebbe identificare la loro sequenza temporale e farlo di conseguenza.

Alcune pratiche per ulteriore orientamento

· Crea una bozza, modifica e invia

Crea una bozza per il tuo rapporto di stato, come per tutto il resto che di solito devi scrivere. Torna alla bozza dopo un po' e modificala.

· Attenersi al formato

Ancora una volta, assicurati di essere coerente con il formato e l'oggetto visivo che stai utilizzando per il rapporto sullo stato. Sarebbe più facile da capire e rimarrebbe inconsciamente con chiunque lo legga più volte.

· Attenersi alle metriche

Il punto precedente dovrebbe includere anche la decisione delle metriche o delle unità dei criteri che misureresti da visualizzare nel rapporto.

· Attenersi al metodo di consegna

Scegli il metodo di consegna per il tuo rapporto sullo stato. Utilizzare un metodo conveniente per tutti per aumentare le possibilità che venga letto.

· Rendilo un cercapersone

Mantieni la semplicità! Non renderlo incomprensibile. Cerca di limitare la tua segnalazione a una sola pagina.

· Doppio controllo

Prima di inviare il rapporto di stato, assicurati di verificare tutto su di esso: non vuoi inviare informazioni errate e quindi dover inviare correzioni. Ciò aumenterebbe indubbiamente il tuo lavoro e rovinerebbe la tua posizione come leader di un team di progetto assiduo e diligente.

Ricontrolla tutto!

· Utilizzare gli strumenti di gestione del progetto

Molti strumenti di gestione dei progetti generano il rapporto sullo stato corrente del tuo progetto. Ti farebbe risparmiare un sacco di tempo per integrare tali strumenti nella gestione del tuo progetto.

· Chiedi feedback

Sarebbe un'ottima idea da parte tua se chiedessi educatamente un feedback al team e alle parti interessate sul rapporto sullo stato. Ciò non solo mostrerebbe iniziativa, ma renderebbe anche l'intero rapporto meno elettronico e automatizzato per creare un senso di alleanza.

Articoli aggiuntivi/opzionali

Oltre a tutte le attività richieste/critiche e allo stato di avanzamento del progetto, cerca di includere eventuali ulteriori elementi che potresti prendere in considerazione.

Come con qualsiasi altro report, l'utilizzo di elementi visivi è estremamente efficace. Utilizza grafici, grafici, tabelle da mostrare per renderlo più comprensibile e facile da leggere. Chi sta leggendo il tuo rapporto vorrebbe leggerlo in breve tempo; le immagini sono un ottimo assistente per questo.

Cosa non includere

• Non aggiungere domande: è il rapporto del tuo progetto! Lascia le domande per qualsiasi altra riunione d'ufficio che tieni.
• Non usare un eccesso di parole. Sii conciso!
• Evita qualsiasi frase o punto discorsivo nel rapporto sullo stato del progetto.
• Anche se stai menzionando una grave battuta d'arresto nel rapporto, non gettare ombra. Un rapporto sullo stato non è un luogo in cui esprimere la tua disapprovazione.

Ora ce l'hai!

Crediamo che, armati di queste informazioni ora, tu sia pronto per fare un ottimo rapporto sullo stato ora. Diventa il Leonardo da Vinci di oggi: crea il tuo capolavoro!