Bagaimana Menjaga Proyek Anda Sesuai Rencana Dengan Laporan Status Proyek?

Polymath zaman dulu akan mencatat temuan, penemuan, dan renungan mereka dalam tulisan di atas kertas. Sampai batas tertentu, saya akan mengatakan bahwa hal yang sama berlaku untuk status proyek – atau proyek dalam hal ini. Pernahkah Anda menemukan 7000 halaman buku catatan Leonardo da Vinci yang berisi ide-idenya? (Benar?)

Dia adalah satu-satunya orang yang mengerjakan kreativitasnya sehingga dia memamerkan karyanya yang dienkripsi dan dikodekan yang masih menarik dan membingungkan manusia.

Kami, bagaimanapun, telah melintasi jauh dari bekerja sendirian. Orang cenderung bekerja dalam organisasi, tim, dan kelompok besar. Cara kuno* dalam membuat catatan dan mengirim memo tulisan tangan telah digantikan dengan komunikasi cepat yang terintegrasi dengan teknologi.

Bayangkan Leonardo da Vinci menjadi mentor Anda. Kami semua akan menggaruk-garuk kepala (walaupun, dengan kagum) dan kami tidak akan mendapatkan apa-apa.

Kami tidak punya waktu untuk catatan terenkripsi di dunia yang bergerak cepat ini Leonardo! Kami membutuhkan pembaruan status interval reguler yang jelas tentang tempat pekerjaan saat ini sehingga kami dapat melanjutkan. Tolong izinkan saya mendapatkan Laporan Status Proyek cepat, Danke schon!

Apa itu Laporan Status? Mengapa Anda perlu mempermasalahkannya?

Sebuah laporan status pada dasarnya untuk memperbarui setiap orang yang terkait dengan proyek dengan status quo dan kemajuan sejauh ini. Ini adalah sarana komunikasi yang ringkas namun terperinci. Namun, agar laporan status berfungsi secara efektif, Anda harus konsisten, teratur, dan ringkas (Pertahankan agar semua orang tetap waspada!)

Untuk proyek yang memiliki jangka panjang, laporan Anda bisa bulanan atau triwulanan. Untuk proyek pendek, bisa mingguan. Berikut adalah manfaat dari laporan status:

• Laporan status adalah bagian dari proses pengendalian dan pemantauan pelacakan proyek . Ini adalah cara menjaga tab, memberi tahu tim Anda, Anda menyadari apa yang terjadi dan ke mana arahnya.
• Ini meningkatkan, mempercepat, dan menyederhanakan komunikasi di antara organisasi – membuat semua orang mendapat informasi.
• Ciptakan akuntabilitas di antara anggota tim, dengan Laporan Status untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas. Rasa memiliki diperlukan untuk tidak hanya membuat semua orang merasa menjadi bagian dari tim, tetapi juga untuk mendapatkan hasil maksimal dari kemampuan mereka.
• Laporan status adalah alat yang ampuh untuk menjaga semua pemangku kepentingan dan klien Anda dalam lingkaran juga. Mereka yang bersama tim Anda dapat memperoleh pengetahuan yang jelas tentang tugas yang diselesaikan, masalah yang harus ditangani, risiko, penjadwalan dan anggaran, serta bentuk keseluruhan proyek.
• Dengan setiap orang bekerja secara individu, dan dalam kelompok yang lebih kecil untuk mencapai tujuan akhir, dapat membuat semua orang kehilangan kontak dengan gambaran yang lebih besar. Laporan status dapat meningkatkan visibilitas semua orang di tim; memberikan wawasan tentang pekerjaan untuk memproyeksikan strategi masa depan.
• Ingin lapisan kontrol ekstra atas proyek Anda? Lemparkan laporan status ke dalam campuran dan Anda akan memilikinya. Ini memungkinkan Anda, sebagai manajer, melihat sekilas kemajuan, kelembaman, kinerja karyawan, dan perbedaan apa pun.
• Anda dapat memperkirakan, membayangkan, merencanakan, dan kemudian merencanakan ulang berdasarkan untuk membuat proyek Anda sukses pada akhirnya melebihi tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Kesempatan bagus untuk belajar dan meningkatkan diri Anda, tim Anda, dan proyek Anda.
• Alih-alih melayani permintaan pembaruan setiap anggota tim secara terpisah, buat laporan status untuk memberi tahu semua orang tentang kemajuan satu sama lain dan area apa yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan dan waktu.
• Ini bisa menjadi kesempatan bagi Anda untuk menunjukkan keahlian Anda sebagai manajer yang giat. Buat semua orang sadar akan penundaan dan alasan di baliknya. Anda akan dapat menjawab semua pertanyaan yang akan diajukan semua orang untuk Anda sebagai manajer—Anda sudah berada di depan permainan.

Bagaimana Cara Menulis Laporan Status Proyek?

Izinkan kami menyajikan kepada Anda beberapa komponen penting untuk laporan status Anda berikutnya.

Ingatlah bahwa Anda mungkin harus mengirim laporan kemajuan cukup sering selama proyek yang sama. Jadi itu tidak hanya nyaman bagi Anda tetapi juga mudah dimengerti oleh tim dan klien Anda jika Anda menjaga pola yang konsisten untuk Laporan Status Anda.

Ada template yang tersedia yang dapat Anda gunakan untuk membuat Laporan Status. Namun, itu akan menjadi kepentingan terbaik Anda untuk menyesuaikan template dengan kebutuhan dan persyaratan Anda.

1. Nama proyek/Judul Laporan/Nama Klien

Anggota tim Anda mungkin terlibat dalam lebih dari satu proyek di organisasi Anda. Oleh karena itu, sebaiknya disebutkan dengan jelas nama proyek sebagai judul Laporan. Atau Anda bisa menyertakan nama klien dan siapa pengelolanya. Dengan begitu semua orang akan berada di halaman yang sama. Jangan salah dengan anggapan bahwa semua orang, terutama semua pemangku kepentingan, mengetahui semua informasi.

2. Ringkasan Proyek

Ini akan menjadi ide yang baik untuk mengingatkan semua orang tentang tujuan/sasaran keseluruhan proyek, untuk menyelaraskan minat semua orang pada apa yang perlu dicapai dalam jangka panjang.

3. Proyek on atau off track/ Kesehatan proyek?

Tinjauan singkat apakah status proyek sejauh ini (atau selama sesi pelaporan sebelumnya) telah menyimpang dari tujuan yang diinginkan. Ini akan menyebarkan informasi apakah proyek sesuai dengan tujuan jangka panjang atau jangka pendek. Ini akan menunjukkan kesehatan pekerjaan Anda secara keseluruhan.

4. Aktivitas sejauh ini, Milestones/Hasil

Sertakan batu ujian yang telah dilalui tim dengan sukses selama pengembangan proyek sejauh ini. Ini akan menjadi sumber motivasi bagi tim dan pembaruan pencapaian sejauh ini.

5. Aktivitas Selanjutnya

Membuat semua orang menyadari tonggak yang perlu dicapai. Ini sebagian besar harus mencakup tugas-tugas yang harus dilakukan dan diselesaikan sebelum Laporan Status berikutnya mengenai komputer semua orang. Itu semua orang di tim dapat menetapkan pikiran mereka untuk hal berikutnya dalam daftar pekerjaan mereka.

6. Masalah atau Tantangan

Ini akan menjadi kesempatan besar untuk menceritakan kepada semua orang tentang cegukan atau tantangan yang lebih besar yang dihadapi dalam proyek. Melacak semua masalah secara teratur adalah cara yang lebih cerdas untuk memberantasnya. Identifikasi penghalang jalan, atasi dan pindahkan mereka dari jalan Anda. Lakukan itu sebelum menumpuk dan menjadi penghalang utama – status proyek Anda melaporkan senjata rahasia Anda untuk mencapainya.

7. Tautkan Alat dan Dokumen Penting

Karena setiap orang dalam tim akan memiliki tugas yang diberikan kepada mereka secara individual, mereka mungkin ingin melihat detail tugas khusus mereka. Karena Anda tidak akan memasukkan rincian proyek lengkap dalam laporan status; tambahkan tautan ke dokumen dan alat terkait di bidang yang relevan. Ini akan menjadi cara cepat dan bagus untuk menempatkan laporan yang ringkas.

8. Tonggak Mendatang

Tulis daftar pencapaian yang Anda, sebagai manajer proyek, harapkan dari tim Anda. Sebaiknya tentukan waktu, tanggal, dan hari untuk tugas-tugas ini. Itu akan terus mengidentifikasi garis waktu mereka dan menyelesaikannya sesuai dengan itu.

Beberapa Praktik untuk Bimbingan lebih lanjut

· Buat Draf, Edit, dan Kirim

Buat draf kasar untuk Laporan Status Anda, seperti halnya semua hal lain yang biasanya harus ditulis. Kembali ke draf Anda setelah beberapa saat dan edit.

· Tetap pada Format

Sekali lagi, pastikan untuk konsisten dengan format, dan visual yang Anda gunakan untuk laporan status Anda. Akan lebih mudah untuk memahami dan secara tidak sadar akan melekat pada siapa pun yang membacanya berkali-kali.

· Tetap pada Metrik

Poin di atas juga harus mencakup penentuan metrik atau unit kriteria yang akan Anda ukur untuk ditampilkan pada laporan Anda.

· Tetap pada Metode Pengiriman

Pilih metode pengiriman untuk laporan status Anda. Gunakan metode yang nyaman bagi semua orang untuk meningkatkan kemungkinan dibaca.

· Jadikan Satu Halaman

Tetap sederhana! Jangan membuatnya tidak bisa dimengerti. Cobalah untuk membatasi laporan Anda hanya pada satu halaman.

· Periksa ulang

Sebelum Anda mengirimkan Laporan Status, pastikan untuk memverifikasi semua yang ada di dalamnya—Anda tidak ingin mengirimkan informasi yang salah dan kemudian harus mengirim koreksi. Itu tidak diragukan lagi akan meningkatkan pekerjaan Anda dan merusak posisi Anda sebagai pemimpin tim proyek yang tekun dan rajin.

Periksa kembali semuanya!

· Gunakan Alat Manajemen Proyek

Banyak alat manajemen proyek menghasilkan laporan status saat ini untuk proyek Anda. Ini akan menghemat banyak waktu Anda untuk mengintegrasikan alat tersebut ke dalam manajemen proyek Anda.

· Minta Umpan Balik

Ini akan menjadi ide bagus di pihak Anda jika Anda dengan sopan meminta umpan balik dari tim dan pemangku kepentingan tentang Laporan Status. Ini tidak hanya menunjukkan inisiatif tetapi juga membuat keseluruhan laporan terlihat kurang elektronik dan otomatis untuk menciptakan rasa aliansi.

Item Tambahan/Opsional

Selain semua kegiatan yang diperlukan/kritis dan kemajuan proyek, cobalah untuk memasukkan item lebih lanjut yang mungkin Anda pertimbangkan.

Seperti laporan lainnya, menggunakan visual sangat efektif. Manfaatkan bagan, grafik, tabel untuk ditampilkan agar lebih mudah dipahami dan dibaca. Siapa pun yang membaca laporan Anda pasti ingin membacanya dalam waktu singkat; visual adalah asisten yang hebat untuk itu.

Apa yang tidak termasuk?

• Jangan tambahkan pertanyaan apa pun — ini adalah laporan proyek Anda! Tinggalkan pertanyaan untuk rapat kantor lain yang Anda adakan.
• Jangan menggunakan kata-kata yang berlebihan. Singkat!
• Hindari kalimat atau poin diskursif dalam laporan status proyek Anda.
• Bahkan jika Anda menyebutkan kemunduran besar dalam laporan, jangan mengabaikannya. Laporan status bukanlah tempat untuk mengungkapkan ketidaksetujuan Anda.

Anda sudah mendapatkannya sekarang!

Kami percaya, berbekal informasi ini sekarang, Anda siap untuk membuat Laporan Status yang hebat sekarang. Jadilah Leonardo da Vinci hari ini – ciptakan mahakarya Anda!