Как следить за ходом проекта с помощью отчетов о статусе проекта?

Эрудиты древности записывали свои находки, изобретения и размышления на бумаге. В какой-то степени, я бы сказал, то же самое относится и к статусу проекта – или проектов, если уж на то пошло. Вы когда-нибудь встречали 7000 страниц блокнота Леонардо да Винчи, на которых записаны его идеи? (Верно?)

Он был одиноким человеком, работавшим над своим творчеством, поэтому он продемонстрировал свою работу, зашифрованную и закодированную, которая до сих пор интересует и сбивает с толку людей.

Однако мы прошли долгий путь от работы в одиночку. Люди склонны работать в больших организациях, командах и группах. Допотопные* способы делать заметки и отправлять рукописные заметки были заменены быстрой связью, интегрированной в технологии.

Представьте, что Леонардо да Винчи станет вашим наставником. Мы бы все чесали затылки (хотя и в благоговении) и ничего бы не добились.

У нас нет времени на зашифрованные записи в этом стремительном мире Леонардо! Нам нужно четкое обновление статуса с регулярными интервалами о том, где сейчас находится работа, чтобы мы могли двигаться дальше. Позвольте мне получить краткий отчет о состоянии проекта, пожалуйста, Данке Шон!

Что такое отчет о состоянии? Зачем вам суетиться по этому поводу?

Отчет о состоянии в основном обновляет все, что связано с проектом, с текущим состоянием и прогрессом. Это краткое, но подробное средство коммуникации. Однако, чтобы отчеты о состоянии работали эффективно, вы должны быть последовательными, регулярными и краткими (держите всех в напряжении!)

Для долгосрочных проектов ваши отчеты могут быть ежемесячными или ежеквартальными. Для коротких проектов это может быть еженедельно. Вот преимущества отчета о состоянии:

• Отчет о состоянии является частью процессов контроля и мониторинга отслеживания проекта . Это способ следить за тем, чтобы ваша команда знала, что вы в курсе того, что происходит и куда идут дела.
• Это увеличивает, ускоряет и упрощает общение внутри организации, информируя всех.
• Создайте подотчетность среди членов команды с помощью отчета о состоянии для повышения производительности и производительности. Чувство сопричастности необходимо не только для того, чтобы каждый чувствовал себя частью команды, но и для того, чтобы максимально использовать свои возможности.
• Отчеты о состоянии — это мощный инструмент для того, чтобы держать всех ваших заинтересованных лиц и клиентов в курсе событий. Те, кто вместе с вашей командой, могут получить четкое представление о выполненных задачах, проблемах, которые необходимо решить, рисках, расписании и бюджетах, а также об общей форме проекта.
• Когда каждый человек работает индивидуально и в небольших группах для достижения конечной цели, все могут потерять связь с общей картиной. Отчет о состоянии может улучшить видимость каждого члена команды; дать представление о работе, чтобы спроектировать будущие стратегии.
• Хотите дополнительный уровень контроля над вашим проектом? Добавьте к этому отчет о состоянии, и он будет у вас. Это позволяет вам, как менеджеру, с высоты птичьего полета увидеть прогресс, инерцию, производительность сотрудников и любые несоответствия.
• Вы можете экстраполировать, представлять, планировать, а затем перепланировать, чтобы сделать ваш проект в конечном итоге успешным, чтобы превзойти ранее поставленные цели. Отличный шанс узнать и улучшить себя, свою команду и свой проект.
• Вместо того, чтобы удовлетворять запросы на обновление от каждого члена команды отдельно, создайте отчет о состоянии, чтобы все знали о прогрессе друг друга и о том, в каких областях требуется больше работы и времени.
• Это может послужить для вас шансом продемонстрировать свои навыки предприимчивого менеджера. Сообщите всем о любых задержках и их причинах. Вы сможете ответить на все вопросы, которые все будут задавать вам как менеджеру — вы уже будете впереди игры.

Как написать отчет о состоянии проекта?

Позвольте представить вам некоторые из основных компонентов для вашего следующего отчета о состоянии.

Имейте в виду, что вам, возможно, придется довольно часто отправлять отчет о ходе выполнения одного и того же проекта. Таким образом, было бы не только удобно для вас, но и легко понятно для вашей команды и клиентов, если бы вы придерживались последовательного шаблона для своего отчета о состоянии.

Доступны шаблоны, которые можно использовать для создания отчета о состоянии. Тем не менее, в ваших интересах настроить шаблоны в соответствии с вашими потребностями и требованиями.

1. Название проекта/название отчета/имя клиента

Члены вашей команды могут участвовать в нескольких проектах в вашей организации. Поэтому было бы неплохо четко указать название проекта в заголовке отчета. Или вы можете указать имя клиента и менеджера. Таким образом, все были бы на одной волне. Не делайте ошибку, полагая, что все, особенно все заинтересованные стороны, знакомы со всей информацией.

2. Резюме проекта

Было бы неплохо напомнить всем об общей цели/задаче проекта, чтобы выровнять всеобщий интерес к тому, что должно быть достигнуто в долгосрочной перспективе.

3. Проект идет или нет/состояние проекта?

Краткий обзор того, сбилось ли состояние проекта на данный момент (или во время предыдущей отчетной сессии) с намеченного конца. Это позволит распространить информацию о том, соответствует ли проект долгосрочным или краткосрочным целям. Это укажет на общее состояние вашей работы.

4. Действия на данный момент, этапы/результаты

Включите пробные камни, которые команда успешно прошла в ходе разработки проекта. Это будет источником мотивации для команды и обновленной информацией о достижениях.

5. Действия на очереди

Сообщите всем о вехах, которые необходимо выполнить. Это должно в основном включать задачи, которые должны быть выполнены и завершены до того, как следующий отчет о состоянии попадет на все компьютеры. Это было то, что каждый в команде мог настроиться на следующее дело в своем списке дел.

6. Проблемы или вызовы

Это был бы отличный шанс рассказать всем о сбоях или более серьезных проблемах, с которыми пришлось столкнуться в проекте. Регулярное отслеживание всех проблем — более разумный способ их устранения. Определите блокпосты, разберитесь с ними и уберите их с дороги. Сделайте это до того, как это накопится и станет серьезной помехой — сообщите о статусе вашего проекта, ваше секретное оружие для достижения этого.

7. Ссылка на важный инструмент и документы

Поскольку у каждого в команде будут задачи, назначенные им индивидуально, они могут захотеть просмотреть сведения о своей конкретной задаче. Поскольку вы не будете указывать детали всего проекта в отчете о состоянии; добавьте ссылки на связанные документы и инструменты в соответствующие поля. Это будет быстрый и изящный способ размещения в кратком отчете.

8. Предстоящие вехи

Составьте список вех, которых вы, как руководитель проекта, ожидаете от своей команды. Было бы неплохо указать время, дату и день для этих задач. Это будет продолжать определять их сроки и делать это соответственно.

Некоторые практики для дальнейшего руководства

· Создать черновик, отредактировать и отправить

Создайте черновой вариант отчета о состоянии, как и все остальное, что обычно приходится писать. Через некоторое время вернитесь к черновику и отредактируйте его.

· Придерживайтесь формата

Опять же, убедитесь, что вы соответствуете формату и визуальным элементам, которые вы используете для своего отчета о состоянии. Его было бы легче понять, и он бессознательно остался бы у тех, кто читает его несколько раз.

· Придерживайтесь метрик

Вышеупомянутый пункт также должен включать в себя принятие решения о критериях или единицах измерения, которые вы будете измерять для отображения в своем отчете.

· Придерживайтесь способа доставки

Выберите способ доставки отчета о состоянии. Используйте способ, который удобен для всех, чтобы увеличить шансы на то, что его прочитают.

· Сделать одностраничник

Будь проще! Не делайте это непонятным. Постарайтесь ограничить свой отчет только одной страницей.

· Двойная проверка

Прежде чем отправить отчет о состоянии, обязательно проверьте все в нем — вы не хотите отправлять неверную информацию, а затем отправлять исправления. Это, несомненно, улучшит вашу работу и подорвет вашу репутацию усердного и прилежного руководителя проектной группы.

Перепроверьте все!

· Используйте инструменты управления проектами

Многие инструменты управления проектами генерируют текущий отчет о состоянии вашего проекта. Интеграция таких инструментов в систему управления проектами сэкономит вам много времени.

· Запросить обратную связь

С вашей стороны было бы отличной идеей, если бы вы вежливо попросили команду и заинтересованные стороны оставить отзыв об отчете о состоянии. Это не только продемонстрирует инициативу, но и сделает весь отчет менее электронным и автоматизированным, чтобы создать ощущение союза.

Дополнительные/необязательные элементы

В дополнение ко всем необходимым/критическим действиям и прогрессу проекта постарайтесь включить любые дополнительные элементы, которые вы могли бы рассмотреть.

Как и в случае с любыми другими отчетами, использование визуальных элементов чрезвычайно эффективно. Используйте диаграммы, графики, таблицы, чтобы показать, чтобы сделать его более понятным и легким для чтения. Кто бы ни читал ваш отчет, он хотел бы прочитать его в ближайшее время; визуальные эффекты — отличный помощник в этом.

Что не включать

• Не добавляйте вопросов — это отчет вашего проекта! Оставьте вопросы для любых других офисных встреч, которые вы проводите.
• Не используйте избыток слов. Будьте лаконичны!
• Избегайте любых дискурсивных предложений или пунктов в вашем отчете о состоянии проекта.
• Даже если вы упоминаете в отчете серьезную неудачу, не бросайте тень. Отчет о состоянии не место для выражения вашего неодобрения.

Вы получили это сейчас!

Мы считаем, что теперь, вооружившись этой информацией, вы готовы сделать отличный отчет о состоянии. Будьте сегодняшним Леонардо да Винчи – создайте свой шедевр!