Wie halten Sie Ihr Projekt mit Projektstatusberichten auf Kurs?

Die Universalgelehrten der alten Zeit hielten ihre Erkenntnisse, Erfindungen und Gedankengänge schriftlich auf Papier fest. Bis zu einem gewissen Grad würde ich sagen, dass das Gleiche für den Status von Projekten gilt – oder von Projekten. Sind Sie jemals auf die 7000 Notizbuchseiten von Leonardo da Vinci gestoßen, die seine Ideen enthalten? (Recht?)

Er war ein einsamer Mann, der an seiner Kreativität arbeitete, also präsentierte er seine Arbeit verschlüsselt und verschlüsselt, die Menschen immer noch interessiert und verwirrt.

Wir sind jedoch weit davon entfernt, alleine zu arbeiten. Menschen neigen dazu, in großen Organisationen, Teams und Gruppen zu arbeiten. Die vorsintflutlichen* Arten, Notizen zu machen und handschriftliche Memos zu versenden, wurden durch schnelle, technologieintegrierte Kommunikation ersetzt.

Stellen Sie sich vor, Leonardo da Vinci wäre Ihr Mentor. Wir würden uns alle am Kopf kratzen (wenn auch voller Ehrfurcht) und wir würden nirgendwo hinkommen.

Wir haben keine Zeit für verschlüsselte Notizen in dieser schnelllebigen Welt Leonardo! Wir brauchen die klare regelmäßige Statusaktualisierung, wo sich die Arbeit gerade befindet, damit wir weitermachen können. Lassen Sie mich bitte einen schnellen Projektstatusbericht haben, danke schon!

Was ist ein Statusbericht? Warum muss man sich darüber aufregen?

Ein Statusbericht dient grundsätzlich dazu, jeden Projektbeteiligten über den Status quo und den bisherigen Fortschritt zu informieren. Es ist ein prägnantes, aber detailliertes Kommunikationsmittel. Damit Statusberichte jedoch effektiv funktionieren, müssen Sie konsistent, regelmäßig und präzise sein (Halten Sie alle auf Trab!).

Bei Projekten mit langer Laufzeit können Ihre Berichte monatlich oder vierteljährlich erstellt werden. Bei kurzen Projekten kann es wöchentlich sein. Hier sind die Vorteile des Statusberichts:

• Ein Statusbericht ist Teil der Steuerungs- und Überwachungsprozesse der Projektverfolgung . Es ist eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten und Ihr Team wissen zu lassen, dass Sie wissen, was passiert und wohin sich die Dinge entwickeln.
• Es erhöht, beschleunigt und vereinfacht die Kommunikation zwischen der Organisation und hält alle auf dem Laufenden.
• Schaffen Sie Verantwortlichkeit unter den Teammitgliedern mit einem Statusbericht, um Leistung und Produktivität zu steigern. Ein Gefühl der Eigenverantwortung ist notwendig, damit sich nicht nur jeder als Teil des Teams fühlt, sondern auch, um das Beste aus seinen Fähigkeiten herauszuholen.
• Statusberichte sind ein leistungsstarkes Tool, um auch alle Ihre Stakeholder und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Diejenigen zusammen mit Ihrem Team können sich einen klaren Überblick über die erledigten Aufgaben, die zu bewältigenden Probleme, Risiken, Zeitpläne und Budgets sowie die Gesamtform des Projekts verschaffen.
• Wenn jede Person einzeln und in kleineren Gruppen arbeitet, um das ultimative Ziel zu erreichen, kann dies dazu führen, dass jeder den Bezug zum Gesamtbild verliert. Ein Statusbericht kann die Sichtbarkeit aller im Team verbessern; geben einen Einblick in die Arbeit, um Zukunftsstrategien zu projizieren.
• Möchten Sie eine zusätzliche Ebene der Kontrolle über Ihr Projekt? Werfen Sie einen Statusbericht in die Mischung und Sie haben es. Es ermöglicht Ihnen als Führungskraft eine Vogelperspektive auf den Fortschritt, die Trägheit, die Leistung der Mitarbeiter und etwaige Abweichungen.
• Sie können extrapolieren, sich vorstellen, planen und dann basierend darauf neu planen, um Ihr Projekt zu einem letztendlichen Erfolg zu machen und zuvor festgelegte Ziele zu übertreffen. Eine hervorragende Gelegenheit, sich selbst, Ihr Team und Ihr Projekt zu lernen und zu verbessern.
• Anstatt die Aktualisierungsanfrage jedes Teammitglieds separat zu bearbeiten, erstellen Sie einen Statusbericht, um alle über den Fortschritt des anderen zu informieren und zu erfahren, welche Bereiche mehr Arbeit und Zeit erfordern.
• Dies könnte Ihnen die Chance bieten, Ihre Fähigkeiten als unternehmungslustige Führungskraft unter Beweis zu stellen. Machen Sie alle auf Verzögerungen und die Gründe dafür aufmerksam. Sie werden in der Lage sein, alle Fragen zu beantworten, die jeder für Sie als Manager haben wird – Sie werden dem Spiel bereits voraus sein.

Wie schreibe ich einen Projektstatusbericht?

Lassen Sie sich einige der wesentlichen Bausteine ​​für Ihren nächsten Statusbericht vorstellen.

Denken Sie daran, dass Sie während desselben Projekts möglicherweise häufig einen Fortschrittsbericht senden müssen. Es wäre also nicht nur bequem für Sie, sondern auch leicht verständlich für Ihr Team und Ihre Kunden, wenn Sie ein einheitliches Muster für Ihren Statusbericht beibehalten.

Es stehen Vorlagen zur Verfügung, die Sie verwenden können, um einen Statusbericht zu erstellen. Es wäre jedoch in Ihrem besten Interesse, die Vorlagen an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen.

1. Name des Projekts/Titel des Berichts/Kundenname

Ihre Teammitglieder sind möglicherweise an mehr als einem Projekt in Ihrer Organisation beteiligt. Daher wäre es eine gute Idee, den Namen des Projekts deutlich als Titel des Berichts zu nennen. Oder Sie könnten den Namen des Kunden und den Manager angeben. Auf diese Weise wären alle auf der gleichen Seite. Machen Sie nicht den Fehler, davon auszugehen, dass alle, insbesondere alle Beteiligten, mit allen Informationen vertraut sind.

2. Projektzusammenfassung

Es wäre eine gute Idee, alle an das übergeordnete Ziel des Projekts zu erinnern, um das Interesse aller auf das auszurichten, was langfristig erreicht werden muss.

3. Projekt auf oder neben der Strecke/ Projektzustand?

Ein kurzer Rückblick, ob der bisherige Stand des Projekts (bzw. während der vorangegangenen Berichtsrunde) vom angestrebten Ziel abgekommen ist. Dadurch wird die Information verbreitet, ob das Projekt den langfristigen oder den kurzfristigen Zielen entspricht. Dies würde den Gesamtzustand Ihrer Arbeit anzeigen.

4. Bisherige Aktivitäten, Meilensteine/Ergebnisse

Beziehen Sie die Prüfsteine ​​ein, die das Team während der bisherigen Entwicklung des Projekts erfolgreich durchlaufen hat. Dies wäre eine Quelle der Motivation für das Team und ein Update über die bisherigen Erfolge.

5. Aktivitäten als nächstes

Machen Sie alle auf die Meilensteine ​​aufmerksam, die erreicht werden müssen. Dies sollte hauptsächlich die Aufgaben beinhalten, die durchgeführt und abgeschlossen werden müssen, bevor der nächste Statusbericht auf allen Computern landet. Das war, dass jeder im Team sich auf die nächste Sache auf seiner To-Work-On-Liste konzentrieren kann.

6. Probleme oder Herausforderungen

Dies wäre eine großartige Gelegenheit, allen die Schluckaufe oder die größeren Herausforderungen, denen das Projekt gegenübersteht, mitzuteilen. Die regelmäßige Verfolgung aller Probleme ist eine klügere Art, sie zu beseitigen. Identifizieren Sie die Straßensperren, gehen Sie damit um und entfernen Sie sie von Ihrer Straße. Tun Sie das, bevor es sich häuft und zu einem großen Hindernis wird – Ihr Projektstatusbericht ist Ihre Geheimwaffe, um dies zu erreichen.

7. Wichtiges Tool und Dokumente verknüpfen

Da jedem in einem Team Aufgaben individuell zugewiesen werden, möchten sie möglicherweise die Details ihrer spezifischen Aufgabe anzeigen. Da Sie im Statusbericht nicht die Details des gesamten Projekts angeben; Fügen Sie in den relevanten Feldern Links zu den zugehörigen Dokumenten und Tools hinzu. Dies ist eine schnelle und geschickte Möglichkeit, einen ansonsten prägnanten Bericht einzufügen.

8. Kommende Meilensteine

Erstellen Sie eine Liste der Meilensteine, die Sie als Projektmanager von Ihrem Team erwarten. Es wäre eine gute Idee, Zeit, Datum und Tag für diese Aufgaben anzugeben. Das würde dazu führen, dass ihre Zeitleiste identifiziert und entsprechend erledigt wird.

Einige Praktiken zur weiteren Anleitung

· Einen Entwurf erstellen, bearbeiten und senden

Erstellen Sie einen groben Entwurf für Ihren Statusbericht, wie alles andere, was man normalerweise schreiben muss. Kehren Sie nach einer Weile zu Ihrem Entwurf zurück und bearbeiten Sie ihn.

· Halten Sie sich an das Format

Stellen Sie auch hier sicher, dass Sie mit dem Format und der Darstellung übereinstimmen, die Sie für Ihren Statusbericht verwenden. Es wäre einfacher zu verstehen und würde unbewusst bei dem hängen bleiben, der es mehrmals liest.

· Halten Sie sich an die Metriken

Der obige Punkt sollte auch die Entscheidung über die Kriterienmetriken oder -einheiten umfassen, die Sie messen würden, um sie in Ihrem Bericht anzuzeigen.

· Halten Sie sich an die Liefermethode

Wählen Sie die Versandart für Ihren Statusbericht. Verwenden Sie eine Methode, die für alle geeignet ist, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie gelesen wird.

· Machen Sie daraus einen One-Pager

Halte es einfach! Machen Sie es nicht unverständlich. Versuchen Sie, Ihren Bericht auf nur eine Seite zu beschränken.

· Überprüfen

Bevor Sie den Statusbericht versenden, vergewissern Sie sich, dass alles darin überprüft ist – Sie möchten keine falschen Informationen versenden und dann Korrekturen senden müssen. Das würde zweifellos Ihre Arbeit erhöhen und Ihr Ansehen als fleißiger und fleißiger Projektteamleiter beschädigen.

Überprüfen Sie alles doppelt!

· Verwenden Sie Projektmanagement-Tools

Viele Projektmanagement-Tools generieren den aktuellen Statusbericht für Ihr Projekt. Es würde Ihnen viel Zeit sparen, solche Tools in Ihr Projektmanagement zu integrieren.

· Um Feedback bitten

Es wäre eine gute Idee Ihrerseits, wenn Sie das Team und die Stakeholder höflich um Feedback zum Statusbericht bitten. Dies würde nicht nur Initiative zeigen, sondern den gesamten Bericht auch weniger elektronisch und automatisiert erscheinen lassen, um ein Gefühl der Verbundenheit zu schaffen.

Zusätzliche/optionale Artikel

Versuchen Sie, zusätzlich zu allen erforderlichen/kritischen Aktivitäten und dem Fortschritt des Projekts alle weiteren Punkte einzubeziehen, die Sie in Betracht ziehen könnten.

Wie bei allen anderen Berichten ist die Verwendung von Bildmaterial äußerst effektiv. Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Tabellen, um es verständlicher und leichter lesbar zu machen. Wer Ihren Bericht liest, möchte ihn in kurzer Zeit lesen; Visuals sind dafür ein großartiger Helfer.

Was nicht enthalten sein sollte

• Fügen Sie keine Fragen hinzu – es ist Ihr Projektbericht! Hinterlassen Sie die Fragen für alle anderen Bürobesprechungen, die Sie abhalten.
• Verwenden Sie nicht zu viele Worte. Sei präzise!
• Vermeiden Sie diskursive Sätze oder Punkte in Ihrem Projektstatusbericht.
• Selbst wenn Sie in dem Bericht einen großen Rückschlag erwähnen, werfen Sie keinen Schatten. Ein Statusbericht ist kein Ort, um Ihre Missbilligung auszudrücken.

Du hast es jetzt!

Wir glauben, dass Sie mit diesen Informationen jetzt bereit sind, jetzt einen großartigen Statusbericht zu erstellen. Werde der Leonardo da Vinci von heute – erschaffe dein Meisterwerk!