프로젝트 상태 보고서를 사용하여 프로젝트를 추적하는 방법은 무엇입니까?

고대의 수학은 그들의 발견, 발명, 사색을 종이에 기록했습니다. 어느 정도까지는 프로젝트의 상태나 그 문제에 대한 프로젝트도 마찬가지라고 말하고 싶습니다. 레오나르도 다빈치의 아이디어가 담긴 7000장의 노트북 페이지를 본 적이 있습니까? (오른쪽?)

그는 독창성 작업을 하는 고독한 사람이었기 때문에 여전히 인간의 관심을 끌고 당혹스럽게 만드는 암호화 및 코딩된 작업을 선보였습니다.

그러나 우리는 솔로 작업에서 먼 길을 건너왔습니다. 사람들은 대규모 조직, 팀 및 그룹에서 일하는 경향이 있습니다. 홍수 전* 방식으로 메모를 하고 손으로 메모를 보내던 방식이 빠른 기술 통합 커뮤니케이션으로 대체되었습니다.

레오나르도 다빈치가 멘토라고 상상해보십시오. 우리는 모두 머리를 긁적일 것이며(비록 경외감에도 불구하고) 아무데도 가지 못할 것입니다.

급변하는 세상에서 암호화된 메모를 할 시간이 없습니다. Leonardo! 작업을 진행할 수 있도록 작업이 현재 진행 중인 위치에 대한 명확한 정기적인 간격 상태 업데이트가 필요합니다. 빠른 프로젝트 상태 보고서를 보내주세요, Danke schon!

상태 보고서란 무엇입니까? 왜 그것에 대해 소란을 피울 필요가 있습니까?

상태 보고서는 기본적으로 현재까지의 진행 상황과 프로젝트와 관련된 모든 것을 업데이트하는 것입니다. 간결하지만 자세한 의사 소통 수단입니다. 그러나 상태 보고서가 효과적으로 작동하려면 일관성 있고 규칙적이며 간결해야 합니다(모든 사람이 긴장해야 합니다!)

장기 실행 프로젝트의 경우 보고서는 월별 또는 분기별일 수 있습니다. 짧은 프로젝트의 경우 매주 가능합니다. 상태 보고서의 이점은 다음과 같습니다.

• 상태 보고서는 프로젝트 추적 의 제어 및 모니터링 프로세스의 일부입니다. 그것은 당신의 팀에게 무슨 일이 일어나고 있고 일이 어디로 가고 있는지 알 수 있도록 하는 탭을 유지하는 방법입니다.
• 조직 간의 의사 소통 을 증가, 고정 및 단순화하여 모든 사람에게 정보를 제공합니다.
• 상태 보고서를 사용하여 성과와 생산성을 높이면 팀 구성원 간에 책임감 이 생깁니다. 주인 의식 은 모든 사람이 팀의 일부라고 느낄 뿐만 아니라 자신의 능력을 최대한 활용하는 데 필요합니다.
• 상태 보고서는 모든 이해 관계자와 클라이언트 를 루프에 유지하기 위한 강력한 도구입니다. 팀과 함께 수행한 작업, 해결해야 할 문제, 위험, 일정 및 예산, 프로젝트의 전체 형태에 대한 명확한 지식을 얻을 수 있습니다.
• 각 사람이 개별적으로 작업하고 궁극적인 목표를 달성하기 위해 더 작은 그룹으로 작업하면 모든 사람이 더 큰 그림을 놓치게 만들 수 있습니다. 상태 보고서는 팀의 모든 사람의 가시성 을 향상시킬 수 있습니다. 미래 전략을 계획하는 작업에 대한 통찰력을 제공합니다.
• 프로젝트에 대한 추가 제어 계층을 원하십니까? 상태 보고서를 믹스에 던지면 얻을 수 있습니다. 이를 통해 관리자는 진행 상황, 관성, 직원의 성과 및 불일치에 대한 조감도를 볼 수 있습니다.
• 추정하고, 구상하고, 계획한 다음 이를 기반으로 다시 계획하여 프로젝트가 이전에 설정한 목표를 초과하는 궁극적인 성공을 이루도록 할 수 있습니다. 자신, 팀 및 프로젝트를 배우고 개선할 수 있는 좋은 기회입니다.
• 모든 팀 구성원의 업데이트 요청을 개별적으로 처리하는 대신 상태 보고서를 만들어 서로의 진행 상황과 더 많은 작업과 시간이 필요한 영역을 모두에게 알립니다.
• 이것은 진취적인 관리자로서의 기술을 보여줄 수 있는 기회가 될 수 있습니다. 모든 사람에게 지연과 그 이유를 알리십시오. 관리자로서 모든 사람이 가질 수 있는 모든 질문에 답할 수 있습니다. 이미 게임에서 앞서고 있는 것입니다.

프로젝트 상태 보고서를 작성하는 방법?

다음 상태 보고서에 필요한 몇 가지 필수 구성 요소를 소개하겠습니다.

같은 프로젝트에서 진행 보고서를 꽤 자주 보내야 할 수도 있습니다. 따라서 상태 보고서에 대해 일관된 패턴을 유지하면 귀하에게 편리할 뿐만 아니라 팀과 고객도 쉽게 이해할 수 있습니다.

상태 보고서를 만드는 데 사용할 수 있는 템플릿이 있습니다. 그러나 필요와 요구 사항에 맞게 템플릿을 사용자 지정하는 것이 가장 좋습니다.

1. 프로젝트명/보고서명/고객명

팀 구성원은 조직에서 둘 이상의 프로젝트에 참여할 수 있습니다. 따라서 보고서의 제목으로 프로젝트명을 명확하게 언급하는 것이 좋습니다. 또는 클라이언트의 이름과 관리자가 누구인지 포함할 수 있습니다. 그렇게 하면 모두가 같은 페이지에 있게 될 것입니다. 모든 사람, 특히 모든 이해 관계자가 모든 정보에 대해 잘 알고 있다고 가정하는 실수를 하지 마십시오.

2. 프로젝트 요약

장기적으로 달성해야 하는 것에 대한 모든 사람의 관심을 맞추기 위해 모든 사람에게 프로젝트의 전반적인 목표/목표를 상기시키는 것이 좋습니다.

3. 프로젝트 진행 여부/프로젝트 상태?

지금까지(또는 이전 보고 세션 동안) 프로젝트 상태가 의도한 끝을 향해 가고 있는지에 대한 빠른 검토. 이것은 프로젝트가 장기 또는 단기 목표에 부합하는지 여부에 대한 정보를 보급할 것입니다. 이것은 작업의 전반적인 상태를 나타냅니다.

4. 지금까지의 활동, 이정표/인도물

지금까지 프로젝트를 개발하는 동안 팀이 성공적으로 통과한 시금석을 포함합니다. 이것은 팀에 동기를 부여하고 지금까지의 성과에 대한 업데이트가 될 것입니다.

5. 다음 활동

달성해야 할 이정표를 모두에게 알리십시오. 여기에는 다음 상태 보고서가 모든 사람의 컴퓨터에 도달하기 전에 수행하고 완료해야 하는 작업이 대부분 포함되어야 합니다. 그것은 팀의 모든 사람들이 할 일 목록에 있는 다음 일에 대해 마음을 정할 수 있다는 것이었습니다.

6. 문제 또는 도전

이것은 프로젝트에서 직면한 딸꾹질이나 더 큰 도전과제를 모두에게 전달할 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다. 모든 문제를 정기적으로 추적하는 것이 문제를 근절하는 더 현명한 방법입니다. 장애물을 식별하고 처리하고 도로 밖으로 이동하십시오. 그것이 쌓여 큰 장애가 되기 전에 그렇게 하십시오. 당신의 프로젝트 상태는 그것을 달성하기 위한 당신의 비밀 무기를 보고합니다.

7. 중요 도구 및 문서 연결

팀의 모든 사람에게는 개별적으로 할당된 작업이 있으므로 특정 작업의 세부 정보를 보고 싶을 수 있습니다. 상태 보고서에 전체 프로젝트의 세부 정보를 입력하지 않을 것이기 때문에; 관련 필드에 관련 문서 및 도구에 대한 링크를 추가합니다. 이것은 간결한 보고서를 작성하는 빠르고 멋진 방법이 될 것입니다.

8. 다가오는 이정표

프로젝트 관리자로서 팀에서 기대하는 이정표 목록을 작성하십시오. 이러한 작업에 대한 시간, 날짜 및 요일을 지정하는 것이 좋습니다. 그것은 그들의 타임 라인을 계속 식별하고 그에 따라 수행할 것입니다.

추가 지침을 위한 몇 가지 사례

· 초안 작성, 편집 및 보내기

일반적으로 작성해야 하는 다른 모든 것과 마찬가지로 상태 보고서의 대략적인 초안을 작성하십시오. 잠시 후 초안으로 돌아가서 편집하십시오.

· 형식에 충실

다시 말하지만, 상태 보고서에 사용하는 형식 및 시각적 개체와 일치해야 합니다. 그것은 이해하기 쉬울 것이고 무의식적으로 그것을 여러 번 읽는 사람과 붙을 것입니다.

· 지표에 충실

위의 사항에는 보고서에 표시하기 위해 측정할 기준 메트릭 또는 단위에 대한 결정도 포함되어야 합니다.

· 배송 방법을 고수하십시오.

상태 보고서의 전달 방법을 선택하십시오. 읽을 확률을 높이려면 모든 사람이 편리한 방법을 사용하십시오.

· 원페이저로 만들기

간단하게! 이해할 수 없게 만들지 마십시오. 보고서를 한 페이지로만 제한하십시오.

· 이중 점검

상태 보고서를 보내기 전에 모든 내용을 확인하십시오. 잘못된 정보를 보낸 다음 수정 사항을 보내는 것을 원하지 않습니다. 그것은 의심할 여지 없이 당신의 작업을 증가시키고 부지런하고 근면한 프로젝트 팀 리더로서의 당신의 위치를 ​​손상시킬 것입니다.

모든 것을 다시 확인하십시오!

· 프로젝트 관리 도구 사용

많은 프로젝트 관리 도구가 프로젝트에 대한 현재 상태 보고서를 생성합니다. 이러한 도구를 프로젝트 관리에 통합하는 데 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

· 피드백 요청

현황 보고서에 대해 팀과 이해 관계자에게 정중하게 피드백을 요청하는 것이 좋습니다. 이것은 이니셔티브를 보여줄 뿐만 아니라 전체 보고서를 덜 전자적이고 자동화되어 동맹의 느낌을 조성하도록 만듭니다.

추가/선택 항목

프로젝트의 모든 필수/중요 활동 및 진행 상황 외에도 고려할 수 있는 추가 항목을 포함시키십시오.

다른 보고서와 마찬가지로 시각적 개체를 사용하는 것이 매우 효과적입니다. 차트, 그래프, 표를 사용하여 보다 이해하기 쉽고 읽기 쉽게 표시합니다. 당신의 보고서를 읽고 있는 사람은 누구나 짧은 시간 안에 읽고 싶어할 것입니다. 영상은 이를 위한 훌륭한 조수입니다.

포함하지 말아야 할 것

• 질문을 추가하지 마십시오. 이것은 귀하의 프로젝트 보고서입니다! 당신이 개최하는 다른 사무실 회의에 대한 질문을 남겨주세요.
• 과도한 단어를 사용하지 마십시오. 간결하게!
• 프로젝트 상태 보고서에서 담담한 문장이나 요점을 피하십시오.
• 보고서에서 큰 차질을 언급하더라도 그늘을 던지지 마십시오. 상태 보고서는 귀하의 불만을 표현하는 곳이 아닙니다.

당신은 지금 그것을 얻었다!

이제 이 정보로 무장하여 훌륭한 상태 보고서를 작성할 준비가 되었다고 믿습니다. 오늘의 레오나르도 다빈치가 되어 보세요. 당신의 걸작을 만드세요!