如何确定项目的优先级：企业忽略的 2 条原则

项目优先级不仅仅是资源分配。

这首先是一项战略决策。 您是否有效地优先考虑您的项目取决于两件事：您的战略意图的清晰性和每个项目产生的预期价值的准确性。

如果您确定了这两个，那么您在项目优先级排序方面的有效性很可能会改变竞争格局的规模。

请仔细阅读，找出答案：

• 为什么你想在优先项目方面表现出色
• 公司未能优先考虑的 3 种方式
• 优先级的第一条原则：一个好的战略决定了优先级
• 项目优先级的第二条原则：如何衡量预期项目价值很重要
• 关于项目优先级的真相没人会告诉你

为什么你想在优先项目方面表现出色

项目优先级是高级业务重点如何转化为执行。

当一家公司失败或发现很难区分重要和不重要的工作时，问题并不在于糟糕的流程。 这是缺乏对更具战略意义的关注。

在大型组织中，高层缺乏战略重点会迅速蔓延到各个层级，很可能会损害公司在市场上的领先地位。 这就是发生的事情  苹果  90 年代末，史蒂夫·乔布斯在 1997 年被召回领导公司。乔布斯发现，在他创立的公司里，人们正朝着“18 个不同的方向”和“错误的事情”努力。 换句话说，他发现了一家没有战略、付出了很多零碎努力的公司。

他做了什么？

他  放弃了不符合他长期愿景的项目  并决定将苹果的核心资产投入巨资，引导人们努力发展。 换句话说，他减少了干扰，将苹果的精力集中在少数几个关键方向上。 做出这些决定并不容易，因为它们通常需要解雇员工、惹恼人们并让人们失望。

但结果如何？

在史蒂夫·乔布斯 (Steve Jobs) 任职的 14 年中，Apple 为市场带来了令人难以置信的创新和技术，包括 iPhone，这是有史以来最有影响力的消费电子设备之一。

更具体的数字是，史蒂夫乔布斯明确的战略和不懈的专注使苹果的收入从 1997 年的 98 亿美元增加到 2011 年的 1080 亿美元，增长了 11 倍。

公司未能优先考虑的 3 种方式

项目优先级具有战略和技术方面。 试图解决技术方面而不首先解决战略是失败的秘诀。

任何项目经理都可以想出推广自己项目的理由。 大多数项目经理都这样做。 但是，将项目与更大的图景联系起来，论证其潜在的商业价值，并遵循一套基于长期战略愿景的一致标准来评估项目是很少有企业采用的方法。

事实上，当一家公司在项目优先级排序上失败时，通常是由于以下原因之一：

1. 缺乏真正的战略
2. 在解决决策冲突方面没有一致性
3. 基于资源可用性的优先级

这三个原因都有一个根本原因。 是理解不够  什么是好的策略。

1. 缺乏真正的战略

这可以说是项目优先级失败的最常见原因。

大公司的大多数行政领导都无法避免的一个陷阱。 他们不明白是什么阻止了他们发展伟大的事业  企业级战略。 对于拥有多年市场份额的大型组织来说，最大的敌人是自满。 这就是杀死柯达、施乐和百视达的原因。 他们认为他们太大而不能倒下，但历史却不这么认为。

自满究竟是如何破坏公司层面的战略的？

通过制作  风险  公司的头号敌人。 自满的领导人避免  风险  在他们的  战略计划  但要承诺取得重大成果。 他们的预测显示出巨大的增长，但他们的行动计划侧重于维持当前流程。 这种方法行不通。 它阻碍了该组织，并剥夺了其将精力集中在一项突破性举措上的机会。

因此，该组织最多只能提供平庸的结果，并在不知不觉中将其竞争优势押在假设的市场条件的持久性上。

2.解决决策冲突没有一致性

对项目进行优先排序本质上是在组织的更高层次上对相互冲突的意图进行管理。

领导者经常确定一小组战略优先事项，并将每个项目至少与其中一个优先事项保持一致。 这是一个伟大的举措，直到必须在两个相互冲突的优先事项之间做出决定。

如果一个  项目组合经理（PMO）   对利益相关者的期望没有明确的理解，那么冲突的解决是随机的和无指导的。 权衡决策没有遵循一致的方向，企业最终会破坏其努力。

3. 基于资源可用性的优先级

这表明缺乏战略思维和成熟度。

它认为对公司服务或产品的需求是理所当然的，并且在市场条件突然变化的情况下，使企业处于非常不利的地位。

资源的可用性永远不应决定战略优先事项。 相反，资源应该根据公司的战略需求进行弯曲和重新分配。 不要批准项目，因为您可以为它们提供资金，腾出资源来支持对业务影响最大的项目。

分配资源的一种常用方法是艾森豪威尔矩阵，您可以在其中根据项目的紧迫性和重要性来评估项目。 虽然是时间管理的有效工具，但在最高级别的决策中，它并没有考虑其他重要因素。

资源分配紧随其后  战略制定。

注意：如果您的公司根据资源可用性或以临时和不受控制的方式优先考虑工作，请回到基础，即  愿景、使命和  价值观。

优先级的第一条原则：一个好的战略决定了优先级

很多关于战略和项目优先级的讨论。 那么究竟什么是好的战略，它又是如何规定优先级的呢？

什么是好的策略？

在确定项目优先级的情况下，一个好的策略可以很好地做三件事：

1. 识别挑战
2. 阐明克服它的计划
3. 不蒙眼就能集中精力

一个好的战略可以确定公司面临的主要挑战。   这意味着一个坚实的外部和  内部分析  这可以帮助您诊断公司目前面临的最大挑战。 它是该行业的强大新参与者吗？ 新技术是否会使您的一半服务或产品过时？ 由于品类的黯然失色，需求是否会稳步下降？ 或者您是否因为需要更新的主要内部流程而需要转型？ 无论是什么，您的策略都应该诊断并应对挑战。

一个好的策略是明确的。   一半的解决方案是通过你对问题的框架和陈述方式来概述的。 明确的挑战可帮助您开发可行的解决方案。 一个好的策略清楚地表明你为克服既定挑战而采取的方法，你的员工也理解它。 这样，他们就有权做出决定，而不必等待批准。   在我们的 2022 年战略报告中，我们发现不到一半的团队成员觉得自己是战略的一部分。

一个好的策略是集中注意力并使用强大的有源天线。   在大型、复杂的组织中，集中资源很少见。 他们同时追求如此多的目标，以至于不可能实现真正的竞争突破。 一个好的战略将所有的努力集中在一个单一的长期目标上。 一步一个脚印，一次一个重中之重。 但这样的关注是一个很大的赌注，所以每个理智的领导者都应该有衡量标准和方法来确定这个赌注是否会在为时已晚之前得到回报。 当然，只要有可能。

一个好的战略如何决定最高优先级的项目？

一个清晰表达的挑战将每个人的注意力吸引到共同的斗争上。

它使高级管理团队能够达成共识来解决它。 因此，更容易就优先级列表达成一致，计划的  重点领域，以及大部分资源的投资地点。 同时，该解决方案（也称为策略）提供了一个每个人都可以遵循和记住的逻辑结构。 人们有共同的指导方针来做出决定，而无需有人确切地定义要做什么。

一个好的策略可以扩展一致的决策。

它可以帮助团队和团队成员做出朝着同一方向前进的选择，无论他们彼此之间有多么脱节。 它使选择在公园里散步很重要的项目以及衡量每个项目价值的技术方面成为一个简单的练习。

一个好的策略的一个隐藏方面是它的风险水平。 一般来说，好的战略是雄心勃勃的，因此，天生就有风险。 它们是非凡的举动和非凡的赌注。 而要实现非凡的举措，玩家需要做出非凡的决策，将精力和资源集中在一些关键的战略举措上。

当达成共识之前，非凡的资源分配会更加自然。

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成功的 PMO 如何创造价值并避免热门话题

管理项目依赖关系的 3 种非常有效的策略

项目优先级的第二条原则：如何衡量预期项目价值很重要

有了明确的优先事项和长长的项目清单，您如何选择应该追求的项目？

要回答这个问题，您需要掌握一些技术知识。 具体来说，您需要衡量每个项目的价值，以决定将资源投资于何处。 这不是一个完全简单的练习，因为它涉及以估计的预计值的形式进行一些猜测。 但如果你有一个指导你的策略，那就容易多了。

衡量项目价值的方法有两种：

• 按以 $$ 衡量的预期业务价值
• 并通过潜在的业务能力

通过开发商业案例来衡量项目的价值

有很多方法可以衡量一个项目的价值。

例如，您可以通过定义一组标准、确定每个标准的权重、然后根据每个标准对项目进行评分来创建评分系统。 定义标准时要节俭。 关注两个因素：   战略目标  和  客户需求。

无论您采用哪种评分系统，请确保您始终如一。 你不能让市场营销来衡量一个项目的商业价值占收入的百分比，产品开发是一个绝对的美元数字，销售额是增长的百分比。 每个人都应该说相同的语言，即相同的数字。 否则，您将橘子与椅子进行比较。

我们建议将所有内容都转换为美元（或您公司的货币），以便您可以将其与专用于项目的资源进行对比。

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您应该跟踪的前 10 个 PMO KPI（+ 如何跟踪它们）

执行项目状态报告：编写一份报告的 6 个最佳实践

通过潜在的业务能力衡量项目的价值

我们将业务能力与预期业务价值分开是有原因的。

这是因为有时，您需要选择具有较小预期业务价值但支持特定战略目标的项目。 例如，一个项目可能是一系列行动的组成部分，这些行动旨在阻止竞争复制你的竞争优势背后的资源。 单独衡量的项目的绝对价值可能会大大降低，但作为一系列协调行动的一部分，项目变得至关重要。

以 Inditex 集团旗下的服装公司 Zara 为例。 该公司已将其生产带入内部。 孤立地看，这一举措增加了成本，而且没有任何意义。 然而，作为其成为最快和最实惠的时尚服装供应商的整体战略的一部分，评估发生了变化。 Zara 将开发到销售的时间从行业平均的 6 个月缩短到不到 2 周，同时根据当地市场需求调整产品，并率先为市场带来新趋势。 与竞争对手相比，该公司在营销上的花费只有 1/10，并且在 2020 年实现了 Inditex 集团近 70% 的净销售额份额。 没有其他人超过 9%。

这种方法需要转变思维。

并明确您的战略意图。 与其尝试孤立地评估项目，不如制定一个符合预期或期望的时间表  业务能力  由您的策略定义。 然后将项目与他们贡献的业务能力保持一致，并根据他们的贡献做出优先级决策。

实施时，明智地选择工具

实施项目优先的第二个原则有两个巨大的障碍：

1. 缩放
2. 并跟踪进度和变化

为了有效地扩展流程，您需要  尽量减少摩擦  和  标准化它。 后者确保实施的一致性，而前者促进采用。 使用多种工具和方法来跟踪项目进度、符合战略目标的项目数量以及衡量业务价值使得一致性和采用变得更加困难。

此外，现代商业环境也在加速变化。 为了跟上这些变化，您需要快速调整策略并更快地实施这些变化。 因此，您需要制定诸如跟踪项目进度和优先考虑项目的流程  动态的。 糟糕的沟通和跟踪习惯是项目失败的最常见原因。

Excel 和 PowerPoint 既不是动态的，也不是可扩展的。 它们是静态工具，需要熟练度和无数小时的工作才能保持详细和最新。

最好有  单一的事实来源  为您的战略和项目组合。 一个动态的数字平台，记录所有进度，每个人都可以访问更新他们的进度。 Cascade 等平台可扩展跟踪和报告，同时几乎立即反映计划的变化。

例如，在 Cascade 中，您可以将您的业务能力定义为各自关注领域的高级目标，然后通过 2-3 次单击调整相关项目。 然后，您可以设置一个自动生成的仪表板来回答特定或全局问题，例如：

• 我们的项目组合的健康状况如何？
• 我们想要的所有业务能力是否都得到项目的充分支持？
• 我们是否有效地分配了资源？

进一步阅读：

1. 2022 年适合投资组合经理的 7 个最佳项目组合管理软件
2. 2022 年适合您组织的 23 种最佳战略工具

关于项目优先级的真相没人会告诉你

在组织中确定项目优先级的过程揭示了很多关于它的  战略成熟度。

不受控制或特设的优先级表明企业需要更有条理  策略计划  过程。 堆积项目的业务没有重点。 对市场变化的反应性立场表明企业的跟踪习惯不一致。 跟踪和监控投资组合进度的困难表明企业使用不可扩展的工具和方法。

我们的  战略执行平台  帮助处于每个战略成熟阶段的客户发展他们的流程，并将他们的精力集中在最重要的事情上。   预约演示  今天就来了解 Cascade 如何帮助您发展项目并确定项目的优先级。