So priorisieren Sie Projekte: Die 2 Prinzipien, die Unternehmen ignorieren
Veröffentlicht: 2022-09-09Die Priorisierung von Projekten ist mehr als nur die Ressourcenzuweisung.
Es ist in erster Linie eine strategische Entscheidung. Ob Sie Ihre Projekte effektiv priorisieren, hängt von zwei Dingen ab: der Klarheit Ihrer strategischen Absicht und der Genauigkeit des erwarteten Werts, der von jedem Projekt generiert wird.
Wenn Sie diese beiden auf den Punkt bringen, dann könnte Ihre Effektivität bei der Projektpriorisierung sehr wohl die Maßstäbe der Wettbewerbslandschaft verändern.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden:
- Warum Sie sich bei der Priorisierung von Projekten auszeichnen möchten
- 3 Gründe, warum Unternehmen keine Prioritäten setzen
- Das 1. Prinzip der Priorisierung: Eine gute Strategie gibt Prioritäten vor
- Das 2. Prinzip der Projektpriorisierung: Es kommt darauf an, wie Sie den erwarteten Projektwert messen
- Die Wahrheit über die Priorisierung von Projekten wird Ihnen niemand sagen
Warum Sie sich bei der Priorisierung von Projekten auszeichnen möchten
Projektpriorisierung ist die Art und Weise, wie hochrangiger Geschäftsfokus in Ausführung umgesetzt wird.
Wenn ein Unternehmen scheitert oder es sehr schwierig findet, zwischen wichtiger und unwichtiger Arbeit zu unterscheiden, liegt das Problem nicht an schlechten Prozessen. Es ist ein Mangel an Fokus auf einer strategischeren Ebene.
In einer großen Organisation wirkt sich ein Mangel an strategischer Ausrichtung an der Spitze schnell auf alle Ebenen aus und kann die führende Position des Unternehmens auf dem Markt sehr wohl kosten. Das ist passiert Apfel Ende der 90er Jahre, als Steve Jobs 1997 zurückberufen wurde, um das Unternehmen zu leiten. Jobs entdeckte, dass in dem von ihm gegründeten Unternehmen hart an „18 verschiedenen Richtungen“ und „den falschen Dingen“ gearbeitet wurde. Mit anderen Worten, er entdeckte ein Unternehmen ohne Strategie und mit viel gebrochenem Aufwand.
Was hat er getan?
Er aufgegebene Projekte, die nicht zu seiner langfristigen Vision passten und bestimmte Apples Kernvermögenswerte, stark in sie zu investieren und die Bemühungen der Menschen auf Wachstum zu lenken. Mit anderen Worten, er reduzierte Ablenkungen und konzentrierte Apples Bemühungen auf eine Handvoll Schlüsselrichtungen. Solche Entscheidungen zu treffen ist nicht einfach, weil sie normalerweise dazu führen, Leute zu feuern, Leute zu verärgern und Leute im Stich zu lassen.
Aber was war das Ergebnis?
Während der 14-jährigen Amtszeit von Steve Jobs brachte Apple unglaubliche Innovationen und Technologien auf den Markt, darunter das iPhone, eines der einflussreichsten Geräte der Unterhaltungselektronik, das jemals auf den Markt kam.
Konkretere Zahlen: Die klare Strategie und der unermüdliche Fokus von Steve Jobs ließen den Umsatz von Apple von 9,8 Milliarden US-Dollar im Jahr 1997 auf über 108 Milliarden US-Dollar im Jahr 2011 ansteigen, was einer 11-fachen Steigerung entspricht.
3 Gründe, warum Unternehmen keine Prioritäten setzen
Die Priorisierung von Projekten hat eine strategische und eine technische Seite. Der Versuch, die technische Seite zu lösen, ohne sich zuerst mit der strategischen Seite zu befassen, ist ein Rezept zum Scheitern.
Jeder Projektmanager kann sich Gründe einfallen lassen, um seine eigenen Projekte zu fördern. Und die meisten Projektmanager tun dies. Aber die Verknüpfung des Projekts mit dem Gesamtbild, die Argumentation für seinen potenziellen Geschäftswert und die Befolgung eines einheitlichen Kriterienkatalogs, der auf einer langfristigen strategischen Vision basiert, um Projekte zu bewerten, ist ein Ansatz, den nur sehr wenige Unternehmen verfolgen.
Wenn ein Unternehmen bei der Priorisierung von Projekten scheitert, liegt dies normalerweise an einem der folgenden Gründe:
- Fehlen einer echten Strategie
- Keine Konsequenz bei der Lösung von Entscheidungskonflikten
- Priorisierung basierend auf der Ressourcenverfügbarkeit
Es gibt eine zugrunde liegende Ursache, die für alle drei Gründe verantwortlich ist. Es ist ein unzureichendes Verständnis von was eine gute Strategie ist.
1. Fehlen einer echten Strategie
Dies ist wohl der häufigste Grund für eine gescheiterte Projektpriorisierung.
Eine Falle, die die meisten Führungskräfte in großen Unternehmen nicht vermeiden. Sie verstehen nicht, was sie daran hindert, ein großartiges zu entwickeln Strategie auf Unternehmensebene. Für große Organisationen mit jahrelanger Marktpräsenz ist Selbstgefälligkeit der größte Feind. Das hat Kodak, Xerox und Blockbuster getötet. Sie dachten, sie seien zu groß, um zu fallen, aber die Geschichte dachte anders.
Wie genau zerstört Selbstgefälligkeit Strategien auf Unternehmensebene?
Indem Risiko der Feind Nummer eins des Unternehmens. Selbstzufriedene Führer vermeiden Risiko in ihren strategische Pläne aber machen Sie Versprechungen für große Ergebnisse. Ihre Prognosen zeigen ein enormes Wachstum, aber ihre Aktionspläne konzentrieren sich auf die Aufrechterhaltung aktueller Prozesse. Dieser Ansatz funktioniert nicht. Es behindert die Organisation und verweigert ihr die Möglichkeit, ihre Bemühungen auf einen Durchbruch zu konzentrieren.
So liefert die Organisation bestenfalls mittelmäßige Ergebnisse und setzt ihren Wettbewerbsvorteil unwissentlich auf die vermeintliche Dauerhaftigkeit der Marktbedingungen.
2. Keine Konsequenz bei der Lösung von Entscheidungskonflikten
Das Priorisieren von Projekten ist im Wesentlichen das Management widersprüchlicher Absichten auf einer höheren Ebene der Organisation.
Zu oft legen Führungskräfte eine kleine Reihe strategischer Prioritäten fest und richten jedes Projekt an mindestens einer dieser Prioritäten aus. Dies ist ein großer Schritt, bis eine Entscheidung zwischen zwei widersprüchlichen Prioritäten getroffen werden muss.
Wenn ein Projektportfoliomanager (PMO) hat kein explizites Verständnis der Erwartungen der Stakeholder, dann ist die Konfliktlösung zufällig und ungeleitet. Trade-off-Entscheidungen folgen keiner einheitlichen Richtung, und das Unternehmen scheitert am Ende an seinen Bemühungen.
3. Priorisierung basierend auf der Ressourcenverfügbarkeit
Dieser schreit nach einem Mangel an strategischem Denken und Reife.
Es nimmt die Nachfrage nach den Dienstleistungen oder Produkten des Unternehmens als selbstverständlich hin und belässt das Unternehmen im Falle einer plötzlichen Änderung der Marktbedingungen in einer stark benachteiligten Position.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen sollte niemals strategische Prioritäten diktieren. Im Gegenteil, Ressourcen sollten auf der Grundlage der strategischen Bedürfnisse des Unternehmens umgelenkt und neu verteilt werden. Genehmigen Sie keine Projekte, weil Sie sie finanzieren können, und setzen Sie Ressourcen frei, um die Projekte mit den größten geschäftlichen Auswirkungen zu speisen.
Eine gängige Methode zur Zuweisung von Ressourcen ist die Eisenhower-Matrix, bei der Sie Projekte nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. Obwohl es ein effektives Werkzeug für das Zeitmanagement auf der höchsten Ebene der Entscheidungsfindung ist, berücksichtigt es andere wichtige Faktoren nicht.
Danach folgt die Ressourcenallokation Strategieformulierung.
Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen die Arbeit basierend auf der Ressourcenverfügbarkeit oder ad hoc und unkontrolliert priorisiert, gehen Sie zurück zu den Grundlagen, d. h. Vision, Mission u Werte.
Das 1. Prinzip der Priorisierung: Eine gute Strategie gibt Prioritäten vor
Viel Gerede über Strategie und Projektpriorisierung. Was genau ist also eine gute Strategie und wie bestimmt sie Prioritäten?
Was ist eine gute Strategie?
Im Zusammenhang mit der Priorisierung von Projekten macht eine gute Strategie drei Dinge gut:
- Identifiziert die Herausforderung
- Klärt den Plan, es zu überwinden
- Fokussiert die Anstrengung ohne Augenbinde
Eine gute Strategie identifiziert die große Herausforderung, vor der das Unternehmen steht. Was bedeutet eine solide externe und interne Analyse die Ihnen hilft, die größte Herausforderung zu diagnostizieren, vor der das Unternehmen derzeit steht. Ist es ein starker neuer Akteur in der Branche? Macht eine neue Technologie die Hälfte Ihrer Dienstleistungen oder Produkte obsolet? Gibt es einen stetigen Rückgang der Nachfrage aufgrund der Verfinsterung der Kategorie? Oder benötigen Sie eine Transformation aufgrund großer interner Prozesse, die ein Update benötigen? Was auch immer es ist, Ihre Strategie sollte die Herausforderung diagnostizieren und angehen.
Eine gute Strategie ist klar. Die Hälfte der Lösung wird durch die Art und Weise skizziert, wie Sie das Problem formulieren und formulieren. Eine klare Herausforderung hilft Ihnen, eine praktikable Lösung zu entwickeln. Und eine gute Strategie ist klar in Bezug auf den Ansatz, den Sie zur Bewältigung der definierten Herausforderung verfolgen, und Ihre Mitarbeiter verstehen ihn. Auf diese Weise können sie Entscheidungen treffen und müssen nicht auf die Genehmigung warten. In unserem Strategiebericht 2022 haben wir festgestellt, dass sich weniger als die Hälfte der Teammitglieder als Teil der Strategie fühlen.
Eine gute Strategie ist fokussiert und mit starken, aktiven Antennen. In großen, komplexen Organisationen ist die Fokussierung von Ressourcen selten. Sie verfolgen so viele Ziele gleichzeitig, dass ein echter Durchbruch im Wettbewerb unmöglich ist. Eine gute Strategie konzentriert alle Bemühungen auf ein einziges langfristiges Ziel. Ein Schritt nach dem anderen, eine Priorität nach der anderen. Aber ein solcher Fokus ist eine große Wette, daher sollte jeder vernünftige Anführer Metriken und Möglichkeiten haben, um festzustellen, ob sich diese Wette auszahlt, bevor es zu spät ist. Wann immer das möglich ist, versteht sich.
Wie diktiert eine gute Strategie die Projekte mit der höchsten Priorität?
Eine klar artikulierte Herausforderung lenkt die Aufmerksamkeit aller auf einen gemeinsamen Kampf.
Und es ermöglicht dem Senior Management Team, zu einem Konsens zu kommen, um es zu lösen. So ist es einfacher, sich auf die Prioritätenliste, den Plan, zu einigen Schwerpunktbereiche und wo die meisten Ressourcen investiert werden sollen. In der Zwischenzeit bietet die Lösung, auch bekannt als die Strategie, eine logische Struktur, der jeder folgen und sich daran erinnern kann. Menschen haben gemeinsame Richtlinien, um Entscheidungen zu treffen, ohne dass jemand genau definiert, was zu tun ist.
Eine gute Strategie skaliert konsistente Entscheidungsfindung.
Es hilft Teams und Teammitgliedern, Entscheidungen zu treffen, die in die gleiche Richtung führen, egal wie getrennt sie voneinander sind. Es macht die Auswahl der Projekte, die einen Spaziergang im Park bedeuten, und die technische Seite der Messung des Werts jedes Projekts zu einer einfachen Übung.
Ein versteckter Aspekt einer guten Strategie ist ihr Risikoniveau. Im Allgemeinen sind gute Strategien ehrgeizig und daher von Natur aus riskant. Sie sind außergewöhnliche Bewegungen und außergewöhnliche Wetten. Und damit ein außergewöhnlicher Zug funktioniert, muss der Spieler außergewöhnliche Entscheidungen treffen, die seine Bemühungen und Ressourcen auf einige wenige strategische Schlüsselinitiativen konzentrieren.
Die außerordentliche Ressourcenallokation ist natürlicher, wenn ihr ein Konsens vorausgeht.
Weiterführende Literatur:
Wie erfolgreiche PMOs Wert schaffen und den heißen Stuhl vermeiden
3 äußerst effektive Strategien zur Verwaltung von Projektabhängigkeiten
Das 2. Prinzip der Projektpriorisierung: Es kommt darauf an, wie Sie den erwarteten Projektwert messen
Wie wählen Sie mit klaren Prioritäten und einer langen Liste von Projekten aus, welche Sie weiterverfolgen sollten?
Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie etwas technisch werden. Insbesondere müssen Sie den Wert jedes Projekts messen, um zu entscheiden, wo Sie Ihre Ressourcen investieren. Dies ist keine ganz einfache Übung, da einige Schätzungen in Form eines geschätzten prognostizierten Werts erforderlich sind. Aber es ist viel einfacher, wenn Sie eine Strategie haben, die Sie leitet.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Wert eines Projekts zu messen:
- Durch den erwarteten Geschäftswert, gemessen in $$$
- Und durch die potenziellen Geschäftsfähigkeiten
Messung des Werts eines Projekts durch Entwicklung eines Business Case
Es gibt viele Möglichkeiten, den Wert eines Projekts zu messen.
Sie könnten beispielsweise ein Bewertungssystem erstellen, indem Sie eine Reihe von Kriterien definieren, eine Gewichtung für jedes Kriterium festlegen und dann die Projekte anhand jedes Kriteriums bewerten. Seien Sie sparsam bei der Definition der Kriterien. Konzentrieren Sie sich auf zwei Faktoren: strategische Ziele und Kundenbedürfnisse .
Unabhängig davon, welches Bewertungssystem Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie konsistent sind. Marketing kann den Geschäftswert eines Projekts nicht als Prozentsatz des Umsatzes, die Produktentwicklung als absolute Dollarzahl und den Umsatz als Prozentsatz des Wachstums messen. Alle sollten die gleiche Sprache sprechen, also die gleiche Nummer. Sonst vergleichst du Orangen mit Stühlen.
Wir empfehlen, alles in Dollar (oder die Währung Ihres Unternehmens) umzurechnen, damit Sie es den für das Projekt bereitgestellten Ressourcen gegenüberstellen können.
Weiterlesen:
Die 10 wichtigsten PMO-KPIs, die Sie verfolgen sollten (+ wie man sie verfolgt)
Executive Project Status Reports: 6 Best Practices für das Schreiben eines
Den Wert eines Projekts anhand der potenziellen Geschäftsfähigkeiten messen
Es gibt einen Grund, warum wir die Geschäftsfähigkeiten vom erwarteten Geschäftswert trennen.
Das liegt daran, dass Sie manchmal Projekte auswählen müssen, die einen geringeren erwarteten Geschäftswert haben, aber ein bestimmtes strategisches Ziel unterstützen. Beispielsweise kann ein Projekt ein integraler Bestandteil einer Reihe von Maßnahmen sein, die darauf abzielen, den Wettbewerb daran zu hindern, die Ressourcen zu duplizieren, die Ihrem Wettbewerbsvorteil zugrunde liegen. Der absolute Wert des Projekts, isoliert gemessen, könnte wesentlich niedriger sein, aber als Teil eines koordinierten Maßnahmenpakets wird das Projekt entscheidend.
Nehmen Sie zum Beispiel Zara , das Bekleidungsunternehmen der Inditex-Gruppe. Das Unternehmen hat seine Produktion ins eigene Haus verlagert. Allein dieser Schritt erhöht die Kosten und ist nicht sinnvoll. Im Rahmen der Gesamtstrategie, der schnellste und günstigste Anbieter für trendige Kleidung zu sein, ändert sich jedoch die Bewertung. Zara hat die Zeit von der Entwicklung bis zum Verkauf vom branchenüblichen Durchschnitt von 6 Monaten auf weniger als 2 Wochen verkürzt, während es Produkte an lokale Marktbedürfnisse anpasst und als Erster neue Trends auf den Markt bringt. Das Unternehmen gibt im Vergleich zu Wettbewerbern 1/10 für Marketing aus und erreichte 2020 einen Nettoumsatzanteil von fast 70 % der Inditex-Gruppe. Niemand sonst ging über 9 %.
Dieser Ansatz erfordert ein Umdenken.
Und Klarheit in Ihrer strategischen Absicht. Anstatt zu versuchen, Projekte isoliert zu bewerten, erstellen Sie einen Zeitplan mit dem Erwarteten oder Gewünschten Geschäftsfähigkeiten definiert durch Ihre Strategie. Richten Sie dann Projekte an den Geschäftsfähigkeiten aus, zu denen sie beitragen, und treffen Sie Priorisierungsentscheidungen auf der Grundlage ihres Beitrags.
Wählen Sie bei der Implementierung Ihre Tools mit Bedacht aus
Es gibt zwei große Hindernisse bei der Umsetzung des zweiten Prinzips der Projektpriorisierung:
- Skalierung
- Und Verfolgung von Fortschritten und Änderungen
Um einen Prozess effektiv zu skalieren, müssen Sie Reibung minimieren und standardisiere es . Letzteres sorgt für Konsistenz bei der Umsetzung und Ersteres erleichtert die Annahme. Die Verwendung mehrerer Tools und Ansätze zur Verfolgung des Projektfortschritts, der Anzahl der Projekte, die auf strategische Ziele ausgerichtet sind, und die Messung des Geschäftswerts erschweren sowohl die Konsistenz als auch die Akzeptanz.
Darüber hinaus verändert sich das moderne Geschäftsumfeld immer schneller. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, müssen Sie Ihre Strategie schnell anpassen und die Änderungen noch schneller umsetzen. Daher müssen Sie Prozesse wie die Verfolgung des Projektfortschritts und die hohe Priorisierung von Projekten durchführen dynamisch . Schlechte Kommunikations- und Nachverfolgungsgewohnheiten sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten.
Excel und PowerPoint sind weder dynamisch noch skalierbar. Sie sind statische Tools, die Fachwissen und unzählige Arbeitsstunden erfordern, um detailliert und auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Es ist viel besser zu haben eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Strategie und Ihr Projektportfolio. Eine dynamische digitale Plattform, auf der alle Fortschritte aufgezeichnet werden und jeder Zugang hat, um seine Fortschritte zu aktualisieren. Plattformen wie Cascade skalieren Tracking und Reporting und spiegeln Änderungen im Plan fast sofort wider.
In Cascade können Sie beispielsweise Ihre Geschäftsfähigkeiten als übergeordnete Ziele in ihren jeweiligen Fokusbereichen definieren und dann die zugehörigen Projekte mit 2-3 Klicks ausrichten. Dann können Sie ein automatisch generiertes Dashboard einrichten, das spezifische oder allgemeine Fragen beantwortet wie:
- Wie steht es um unser Projektportfolio?
- Werden alle unsere gewünschten Geschäftsfähigkeiten ausreichend durch Projekte unterstützt?
- Haben wir unsere Ressourcen effektiv verteilt?
Weiterführende Literatur:
- Die 7 besten Projektportfoliomanagement-Software für Portfoliomanager im Jahr 2022
- Die 23 besten Strategietools für Ihr Unternehmen im Jahr 2022
Die Wahrheit über die Priorisierung von Projekten wird Ihnen niemand sagen
Der Prozess der Priorisierung von Projekten in einer Organisation verrät viel über sie strategische Reife .
Eine unkontrollierte oder Ad-hoc-Priorisierung weist auf ein Unternehmen hin, das besser organisiert werden muss strategische Planung Prozess. Ein Unternehmen, das Projekte anhäuft, ist unkonzentriert. Eine reaktive Haltung gegenüber Marktveränderungen weist auf ein Unternehmen mit inkonsistenten Tracking-Gewohnheiten hin. Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Überwachung des Portfoliofortschritts weisen auf ein Unternehmen hin, das nicht skalierbare Tools und Methoden verwendet.
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