كيفية ترتيب المشاريع حسب الأولوية: المبدآن اللذين تتجاهلهما الشركات

يعتبر تحديد أولويات المشروع أكثر من مجرد تخصيص الموارد.

إنه ، أولاً وقبل كل شيء ، قرار استراتيجي. يعتمد تحديد أولويات مشاريعك بشكل فعال على أمرين: وضوح هدفك الاستراتيجي ودقة القيمة المتوقعة الناتجة عن كل مشروع.

إذا قمت بإصلاح هذين الأمرين ، فإن فعاليتك في تحديد أولويات المشروع يمكن أن تغير مقاييس المشهد التنافسي.

تابع القراءة لمعرفة ذلك:

• لماذا تريد التميز في تحديد أولويات المشاريع
• 3 طرق تفشل الشركات في تحديد الأولويات
• المبدأ الأول لتحديد الأولويات: الاستراتيجية الجيدة هي التي تملي الأولويات
• المبدأ الثاني لتحديد أولويات المشروع: كيف تقيس قيمة المشروع المتوقعة مهم
• الحقيقة حول تحديد أولويات المشروع لن يخبرك بها أحد

لماذا تريد التميز في تحديد أولويات المشاريع

تحديد أولويات المشروع هو كيفية ترجمة التركيز على الأعمال عالية المستوى إلى التنفيذ.

عندما تفشل شركة ما أو تجد صعوبة بالغة في التمييز بين العمل المهم وغير المهم ، فإن المشكلة ليست عمليات سيئة. إنه نقص في التركيز على مستوى أكثر استراتيجية.

في مؤسسة كبيرة ، يتدفق الافتقار إلى التركيز الاستراتيجي في القمة بسرعة إلى جميع المستويات ويمكن أن يكلف بشكل جيد مكانة الشركة الرائدة في السوق. هذا ما حدث ل   تفاحة   في أواخر التسعينيات عندما تم استدعاء ستيف جوبز لقيادة الشركة في عام 1997. اكتشف جوبز أنه في الشركة التي أسسها ، كان الناس يعملون بجد نحو "18 اتجاهًا مختلفًا" و "الأشياء الخاطئة". بعبارة أخرى ، اكتشف شركة بلا استراتيجية وبذل جهد كبير.

ماذا فعل؟

هو   مشاريع مهجورة لا تتناسب مع رؤيته طويلة المدى   وحددت الأصول الأساسية لشركة Apple للاستثمار بكثافة فيها وتوجيه جهود الناس نحو النمو. بعبارة أخرى ، قلل من عوامل التشتيت وركز جهود Apple على عدد قليل من الاتجاهات الرئيسية. ليس من السهل اتخاذ مثل هذه الأنواع من القرارات لأنها عادة ما تستلزم طرد الأشخاص ، وإثارة استياءهم ، وإحباطهم.

لكن ماذا كانت النتيجة؟

خلال الـ 14 عامًا التي قضاها ستيف جوبز ، قدمت شركة Apple ابتكارات وتقنيات مذهلة إلى السوق ، بما في ذلك iPhone ، أحد أكثر أجهزة الإلكترونيات الاستهلاكية تأثيرًا على الإطلاق.

وبأرقام أكثر واقعية ، أدت إستراتيجية ستيف جوبز الواضحة وتركيزه الدؤوب إلى رفع إيرادات شركة آبل من 9.8 مليار دولار في عام 1997 إلى 108 مليار دولار في عام 2011 ، بزيادة قدرها 11 ضعفًا.

3 طرق تفشل الشركات في تحديد الأولويات

تحديد أولويات المشروع له جانب استراتيجي وفني. محاولة حل الجانب التقني دون التطرق إلى الجانب الاستراتيجي أولاً هو وصفة للفشل.

يمكن لأي مدير مشروع أن يأتي بأسباب للترويج لمشاريعه الخاصة. ومعظم مديري المشاريع يفعلون ذلك. لكن ربط المشروع بالصورة الأكبر ، والدفاع عن قيمته التجارية المحتملة ، واتباع مجموعة متسقة من المعايير القائمة على رؤية استراتيجية طويلة الأجل لتقييم المشاريع هو نهج يعتمده عدد قليل جدًا من الشركات.

في الواقع ، عندما تفشل شركة في تحديد أولويات المشروع ، فعادةً ما يكون ذلك بسبب أحد الأسباب التالية:

1. عدم وجود استراتيجية حقيقية
2. لا الاتساق في حل النزاعات القرار
3. تحديد الأولويات على أساس توافر الموارد

هناك سبب أساسي مسؤول عن الأسباب الثلاثة. إنه فهم غير كافٍ لـ   ما هي الإستراتيجية الجيدة.

1. عدم وجود استراتيجية حقيقية

يمكن القول إن هذا هو السبب الأكثر شيوعًا لفشل تحديد أولويات المشروع.

مأزق يفشل معظم القادة التنفيذيين في الشركات الكبرى في تجنبه. إنهم لا يفهمون ما الذي يمنعهم من تطوير ملف   استراتيجية مستوى الشركات. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة التي لها سنوات من التواجد في السوق ، فإن أكبر عدو هو الرضا عن الذات. هذا ما قتل Kodak و Xerox و Blockbuster. ظنوا أنهم أكبر من أن يسقطوا ، لكن التاريخ اعتقد خلاف ذلك.

كيف بالضبط يدمر الرضا عن الذات الاستراتيجيات على مستوى الشركات؟

عن طريق صنع   مخاطرة   العدو الأول للشركة. القادة الراضون يتجنبون   مخاطرة   في   الخطط الاستراتيجية   ولكن قطع وعود لتحقيق نتائج كبيرة. تظهر توقعاتهم نموًا هائلاً ، لكن خطط عملهم تركز على الحفاظ على العمليات الحالية. هذا النهج لا يعمل. إنه يعيق المنظمة ويحرمها من فرصة تركيز جهودها على خطوة اختراق واحدة.

وبالتالي فإن المنظمة تقدم نتائج متواضعة ، في أحسن الأحوال ، وتراهن عن غير قصد على ميزتها التنافسية على الاستمرارية المفترضة لظروف السوق.

2. عدم الاتساق في حل النزاعات المتعلقة بالقرار

تحديد أولويات المشاريع هو في الأساس إدارة النوايا المتضاربة على مستوى أعلى من المنظمة.

في كثير من الأحيان ، يحدد القادة مجموعة صغيرة من الأولويات الإستراتيجية ومواءمة كل مشروع مع واحدة على الأقل من تلك الأولويات. هذه خطوة رائعة حتى يتم اتخاذ قرار بين أولويتين متعارضتين.

اذا كان   مدير محفظة المشروع (PMO)   ليس لديه فهم واضح لتوقعات أصحاب المصلحة ، فإن حل النزاعات يكون عشوائيًا وغير موجه. لا تتبع قرارات المقايضة اتجاهًا ثابتًا ، وينتهي العمل بتقسيم جهوده.

3. تحديد الأولويات على أساس توافر الموارد

هذا يصرخ بقلة التفكير الاستراتيجي والنضج.

فهو يعتبر الطلب على خدمات أو منتجات الشركة أمرا مفروغا منه ، وفي حالة حدوث تحول مفاجئ في ظروف السوق ، يترك العمل في وضع غير مؤات بشدة.

لا ينبغي أن يملي توافر الموارد الأولويات الإستراتيجية أبدًا. على العكس من ذلك ، يجب تخصيص الموارد وإعادة تخصيصها بناءً على الاحتياجات الاستراتيجية للشركة. لا توافق على المشاريع لأنه يمكنك تمويلها ، وحرر الموارد لإطعام المشاريع ذات التأثير الأكبر على الأعمال.

طريقة شائعة لتخصيص الموارد هي مصفوفة أيزنهاور ، حيث تقوم بتقييم المشاريع بناءً على إلحاحها وأهميتها. على الرغم من أنها أداة فعالة لإدارة الوقت ، إلا أنها لا تأخذ في الاعتبار العوامل المهمة الأخرى على أعلى مستوى من اتخاذ القرار.

يأتي تخصيص الموارد بعد ذلك   صياغة الإستراتيجية.

ملاحظة: إذا كانت شركتك تعطي الأولوية للعمل بناءً على توفر الموارد أو بطريقة مخصصة وغير خاضعة للرقابة ، فارجع إلى الأسس ، على سبيل المثال ،   الرؤية والرسالة و   القيم.

المبدأ الأول لتحديد الأولويات: الاستراتيجية الجيدة هي التي تملي الأولويات

الكثير من الحديث عن الإستراتيجية وأولويات المشروع. إذن ما هي الإستراتيجية الجيدة بالضبط ، وكيف تملي الأولويات؟

ما هي الاستراتيجية الجيدة؟

في سياق تحديد أولويات المشاريع ، تعمل الإستراتيجية الجيدة على ثلاثة أشياء بشكل جيد:

1. يحدد التحدي
2. يوضح خطة التغلب عليها
3. يركز الجهد دون تعصيب العينين

تحدد الإستراتيجية الجيدة التحدي الرئيسي الذي تواجهه الشركة.   مما يعني صلبة خارجية و   التحليل الداخلي   يساعدك على تشخيص أكبر تحد تواجهه الشركة حاليًا. هل هو لاعب جديد قوي في الصناعة؟ هل تجعل التكنولوجيا الجديدة نصف خدماتك أو منتجاتك قديمة؟ هل هناك انخفاض مطرد في الطلب بسبب كسوف الفئة؟ أم أنك بحاجة إلى تحول بسبب العمليات الداخلية الرئيسية التي تحتاج إلى تحديث؟ مهما كانت ، يجب أن تقوم استراتيجيتك بتشخيص التحدي ومعالجته.

الاستراتيجية الجيدة واضحة.   تم تحديد نصف الحل بالطريقة التي تحدد بها المشكلة وتوضحها. يساعدك التحدي الواضح في تطوير حل قابل للتطبيق. والاستراتيجية الجيدة واضحة بشأن النهج الذي تتبعه للتغلب على التحدي المحدد ، ويفهمه موظفوك. بهذه الطريقة ، يتم تمكينهم من اتخاذ القرارات وعدم انتظار الموافقة.   في تقرير إستراتيجيتنا لعام 2022 ، اكتشفنا أن أقل من نصف أعضاء الفريق يشعرون بأنهم جزء من الاستراتيجية.

الإستراتيجية الجيدة مركزة وذات هوائيات قوية ونشطة.   في المؤسسات الكبيرة والمعقدة ، يكون تركيز الموارد أمرًا نادرًا. إنهم يسعون وراء العديد من الأهداف في نفس الوقت الذي يستحيل معه تحقيق اختراق تنافسي حقيقي. تركز الإستراتيجية الجيدة كل الجهود نحو هدف واحد طويل المدى. خطوة واحدة في كل مرة ، أولوية قصوى واحدة في كل مرة. لكن مثل هذا التركيز هو رهان كبير ، لذلك يجب أن يكون لدى كل قائد عاقل مقاييس وطرق لتحديد ما إذا كان هذا الرهان سيؤتي ثماره قبل فوات الأوان. كلما كان ذلك ممكنًا ، بالطبع.

كيف تملي الإستراتيجية الجيدة المشاريع ذات الأولوية القصوى؟

يلفت التحدي الواضح بوضوح انتباه الجميع إلى صراع مشترك.

وتمكن فريق الإدارة العليا من التوصل إلى توافق في الآراء لحلها. وبالتالي ، من الأسهل الاتفاق على قائمة الأولويات ، الخطة   مجالات التركيز وأين تستثمر معظم الموارد. وفي الوقت نفسه ، يوفر الحل ، استراتيجية AKA ، بنية منطقية يمكن للجميع اتباعها وتذكرها. شارك الأشخاص إرشادات لاتخاذ القرارات دون الحاجة إلى تحديد ما يجب فعله بالضبط.

إن الإستراتيجية الجيدة تقيس عملية صنع القرار المتسقة.

إنه يساعد الفرق وأعضاء الفريق على اتخاذ قرارات تقود في نفس الاتجاه بغض النظر عن مدى انفصالهم عن بعضهم البعض. إنه يجعل اختيار المشاريع المهمة نزهة في الحديقة والجانب الفني لقياس قيمة كل مشروع تمرينًا بسيطًا.

الجانب الخفي للاستراتيجية الجيدة هو مستوى المخاطرة. بشكل عام ، الاستراتيجيات الجيدة طموحة ، ولهذا السبب ، فهي بطبيعتها محفوفة بالمخاطر. إنها حركات غير عادية ورهانات غير عادية. وللحركة غير العادية للعمل ، يحتاج اللاعب إلى اتخاذ قرارات غير عادية تركز الجهود والموارد على عدد قليل من المبادرات الاستراتيجية الرئيسية.

يكون التخصيص غير العادي للموارد أكثر طبيعية عندما يسبقه توافق في الآراء.

قراءات أخرى:

كيف تقدم PMOs الناجحة القيمة وتجنب المقعد الساخن

3 استراتيجيات فعالة للغاية لإدارة تبعيات المشروع

المبدأ الثاني لتحديد أولويات المشروع: كيف تقيس قيمة المشروع المتوقعة مهم

مع مجموعة واضحة من الأولويات وقائمة طويلة من المشاريع ، كيف تختار أي منها يجب أن تتابع؟

للإجابة على هذا السؤال ، يجب أن تكون تقنيًا بعض الشيء. على وجه التحديد ، تحتاج إلى قياس قيمة كل مشروع لتحديد مكان استثمار مواردك. هذا ليس تمرينًا مباشرًا تمامًا لأنه يتضمن بعض التخمين في شكل قيمة متوقعة مقدرة. لكن الأمر أسهل كثيرًا إذا كان لديك استراتيجية لإرشادك.

هناك طريقتان لقياس قيمة المشروع:

• من خلال القيمة المتوقعة للأعمال المقاسة بـ $ $
• ومن خلال القدرات التجارية المحتملة

قياس قيمة المشروع من خلال تطوير دراسة الجدوى

هناك طرق عديدة لقياس قيمة المشروع.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء نظام تسجيل من خلال تحديد مجموعة من المعايير ، وتحديد وزن كل معيار ، ثم تسجيل درجات المشاريع مقابل كل معيار. كن شحيحا عند تحديد المعايير. ركز على عاملين:   الأهداف الاستراتيجية   و   احتياجات العملاء .

بغض النظر عن نظام التسجيل الذي تعتمده ، تأكد من أنك متسق. لا يمكن أن يكون لديك تسويق يقيس قيمة أعمال المشروع كنسبة مئوية من الإيرادات ، وتطوير المنتج كرقم بالدولار المطلق ، والمبيعات كنسبة مئوية من النمو. يجب على الجميع التحدث باللغة نفسها ، أي نفس العدد. وإلا فإنك تقارن البرتقال بالكراسي.

نوصي بترجمة كل شيء إلى دولارات (أو عملة شركتك) ، حتى تتمكن من مقارنتها بالموارد المخصصة للمشروع.

قراءة متعمقة:

أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية PMO يجب عليك تتبعها (+ كيفية تتبعها)

تقارير حالة المشروع التنفيذية: 6 أفضل الممارسات لكتابة واحدة

قياس قيمة المشروع من خلال القدرات التجارية المحتملة

هناك سبب لفصل إمكانات العمل عن القيمة التجارية المتوقعة.

هذا لأنه في بعض الأحيان ، تحتاج إلى اختيار المشاريع التي لها قيمة عمل متوقعة أصغر ولكنها تدعم هدفًا استراتيجيًا محددًا. على سبيل المثال ، قد يكون المشروع جزءًا لا يتجزأ من سلسلة من الإجراءات التي تهدف إلى منع المنافسة من تكرار الموارد الكامنة وراء ميزتك التنافسية. يمكن أن تكون القيمة المطلقة للمشروع المقاسة بشكل منفصل أقل بكثير ، ولكن كجزء من مجموعة منسقة من الإجراءات ، يصبح المشروع حاسمًا.

خذ على سبيل المثال Zara ، شركة الملابس التابعة لمجموعة Inditex Group. جلبت الشركة إنتاجها إلى الداخل. في عزلة ، يؤدي هذا التحرك إلى زيادة التكاليف وليس له معنى. ومع ذلك ، وكجزء من استراتيجيتها الشاملة لتكون المزود الأسرع والأكثر تكلفة للملابس العصرية ، يتغير التقييم. خفضت Zara وقت التطوير إلى البيع من متوسط ​​الصناعة البالغ 6 أشهر إلى أقل من أسبوعين مع تعديل المنتجات لاحتياجات السوق المحلية وكونها أول من أدخل اتجاهات جديدة إلى السوق. تنفق الشركة 1/10 في التسويق مقارنة بالمنافسين ، وفي عام 2020 ، حققت ما يقرب من 70٪ من صافي حصة المبيعات لمجموعة Inditex. لا أحد تجاوز 9٪.

هذا النهج يتطلب تحولا في التفكير.

والوضوح في نيتك الإستراتيجية. بدلاً من محاولة تقييم المشاريع بشكل منفصل ، ضع جدولًا زمنيًا بما هو متوقع أو مرغوب   القدرات التجارية   التي تحددها استراتيجيتك. ثم قم بمواءمة المشاريع مع قدرات العمل التي تساهم فيها واتخذ قرارات تحديد الأولويات بناءً على مساهمتها.

عند التنفيذ ، اختر أدواتك بحكمة

هناك عائقان كبيران أمام تنفيذ المبدأ الثاني لترتيب أولويات المشروع:

1. تحجيم
2. ومتابعة التقدم والتغييرات

لتوسيع نطاق العملية بشكل فعال ، تحتاج إلى   تقليل الاحتكاك   و   توحيدها . هذا الأخير يضمن الاتساق في التنفيذ ، والأول يسهل التبني. باستخدام أدوات ونهج متعددة لتتبع تقدم المشروع ، فإن عدد المشاريع المتوافقة مع الأهداف الإستراتيجية ، وقياس قيمة الأعمال يجعل الاتساق والاعتماد أكثر صعوبة.

بالإضافة إلى ذلك ، تتغير بيئة الأعمال الحديثة بوتيرة متسارعة. لمواكبة هذه التغييرات ، تحتاج إلى تكييف استراتيجيتك بسرعة وتنفيذ التغييرات بشكل أسرع. على هذا النحو ، تحتاج إلى إجراء عمليات مثل تتبع تقدم المشروع وتحديد أولويات المشاريع بدرجة عالية   ديناميكي . عادات الاتصال والتتبع السيئة هي أكثر الأسباب شيوعًا لفشل المشروع.

Excel و PowerPoint ليسا ديناميكيين ولا قابلين للتطوير. إنها أدوات ثابتة تتطلب إتقانًا وساعات عمل لا حصر لها للبقاء مفصلاً ومحدثًا.

من الأفضل أن يكون لديك   مصدر واحد للحقيقة   لاستراتيجيتك وحافظة مشروعك. منصة رقمية ديناميكية حيث يتم تسجيل كل التقدم ويمكن للجميع الوصول لتحديث تقدمهم. الأنظمة الأساسية مثل تتبع مقياس Cascade وإعداد التقارير أثناء عكس التغييرات في الخطة على الفور تقريبًا.

على سبيل المثال ، في Cascade ، يمكنك تحديد إمكانات عملك كأهداف عالية المستوى في مجالات التركيز الخاصة بكل منها ثم محاذاة المشروع (المشاريع) المرتبط بنقرتين أو ثلاث نقرات. بعد ذلك ، يمكنك إعداد لوحة معلومات يتم إنشاؤها تلقائيًا وتجيب على أسئلة محددة أو أسئلة كبيرة مثل:

• ما هي صحة محفظة مشاريعنا؟
• هل جميع قدراتنا التجارية المرغوبة مدعومة بشكل كافٍ من قبل المشاريع؟
• هل خصصنا مواردنا بشكل فعال؟

قراءات أخرى:

1. أفضل 7 برامج لإدارة محافظ المشاريع لمديري المحافظ في عام 2022
2. أفضل 23 أداة إستراتيجية لمؤسستك في عام 2022

الحقيقة حول تحديد أولويات المشروع لن يخبرك بها أحد

تكشف عملية تحديد أولويات المشاريع في المؤسسة الكثير عنها   النضج الاستراتيجي .

يشير تحديد الأولويات غير المنضبط أو المخصص إلى نشاط تجاري في حاجة إلى مزيد من التنظيم   تخطيط استراتيجي   معالجة. الأعمال التي تتراكم المشاريع غير مركزة. يشير الموقف التفاعلي لتغيرات السوق إلى نشاط تجاري له عادات تتبع غير متسقة. تشير الصعوبة في تتبع ومراقبة تقدم الحافظة إلى وجود نشاط تجاري يستخدم أدوات وطرق غير قابلة للتطوير.

ملكنا   منصة تنفيذ الإستراتيجية   ساعد العملاء في كل مرحلة من مراحل النضج الاستراتيجي على تطوير عملياتهم وتركيز جهودهم على الأمور الأكثر أهمية.   احجز عرضًا   اليوم لمعرفة كيف يمكن لـ Cascade مساعدتك في تطوير المشاريع وتحديد أولوياتها.