プロジェクトに優先順位を付ける方法: 企業が無視する 2 つの原則

プロジェクトの優先順位付けは、リソースの割り当てだけではありません。

それは何よりもまず、戦略的な決定です。 プロジェクトに効果的に優先順位を付けるかどうかは、戦略的意図の明確さと、各プロジェクトによって生み出される期待値の正確さの 2 つに依存します。

この 2 つをうまく利用できれば、プロジェクトの優先順位付けにおける効果によって、競争環境の規模が大きく変わる可能性があります。

続きを読む:

• プロジェクトの優先順位付けに秀でたい理由
• 企業が優先順位をつけない 3 つの理由
• 優先順位付けの第 1 の原則: 優れた戦略によって優先順位が決まる
• プロジェクトの優先順位付けの第 2 原則: プロジェクトの期待値をどのように測定するかが重要
• 誰も教えてくれないプロジェクトの優先順位付けの真実

プロジェクトの優先順位付けに秀でたい理由

プロジェクトの優先順位付けは、高レベルのビジネスの焦点が実行にどのように変換されるかです。

会社が失敗したり、重要な仕事と重要でない仕事を区別するのが非常に難しいと感じたりした場合、問題は悪いプロセスではありません。 それは、より戦略的なレベルに焦点を当てていないことです。

大規模な組織では、トップの戦略的焦点の欠如はすぐにすべてのレベルに波及し、市場における会社の主導的地位を失う可能性があります. それが起こったことです  アップル  90 年代後半、1997 年にスティーブ ジョブズが会社を率いるために呼び戻されたとき。ジョブズは、彼が設立した会社で、人々が「18 の異なる方向」と「間違ったこと」に向かって懸命に働いていることを発見しました。 言い換えれば、彼は戦略がなく、多くの断片的な努力をしている会社を発見しました。

彼が何をした？

彼  彼の長期的なビジョンに合わない放棄されたプロジェクト  そして、Apple のコア資産に多額の投資を行い、人々の努力を成長に向けさせることを決定しました。 言い換えれば、彼は気を散らすものを減らし、Apple の取り組みをいくつかの重要な方向性に集中させた. この種の決定を下すのは簡単ではありません。通常、人々を解雇したり、人々を怒らせたり、失望させたりする必要があるからです。

しかし、結果はどうでしたか？

Steve Jobs の 14 年間の在任期間中、Apple は、これまでにリリースされた中で最も影響力のある消費者向け電子機器の 1 つである iPhone を含む、信じられないほどの革新と技術を市場にもたらしました。

より具体的な数字では、Steve Jobs の明確な戦略と絶え間ない焦点により、Apple の収益は 1997 年の 98 億ドルから 2011 年には 1080 億ドルを超え、11 倍に増加しました。

企業が優先順位をつけない 3 つの理由

プロジェクトの優先順位付けには、戦略的側面と技術的側面があります。 最初に戦略的な問題に対処せずに技術的な側面を解決しようとすると、失敗の元になります。

プロジェクト マネージャーなら誰でも、自分のプロジェクトを宣伝する理由を思い付くことができます。 そして、ほとんどのプロジェクト マネージャーはそうしています。 しかし、プロジェクトを全体像に結びつけ、その潜在的なビジネス価値を主張し、プロジェクトを評価するための長期的な戦略的ビジョンに基づく一連の一貫した基準に従うことは、ほとんどの企業が採用するアプローチではありません。

実際、企業がプロジェクトの優先順位付けに失敗した場合、通常は次のいずれかの理由が原因です。

1. 本当の戦略の欠如
2. 意思決定の競合の解決に一貫性がない
3. リソースの可用性に基づく優先順位付け

3 つの理由すべての原因となる根本的な原因があります。 理解不足ですね  良い戦略とは何ですか。

1. 真の戦略の不在

これはおそらく、プロジェクトの優先順位付けが失敗する最も一般的な理由です。

大企業の経営幹部のほとんどが避けられない落とし穴です。 彼らは、何が彼らの素晴らしい成長を妨げているのかを理解していません。   企業レベルの戦略。 何年も市場で存在感を示してきた大企業にとって、最大の敵は自己満足です。 それが、コダック、ゼロックス、ブロックバスターを殺したのです。 彼らは大きすぎて落下できないと考えていましたが、歴史はそうではないと考えていました。

自己満足は、企業レベルの戦略をどのように破壊するのでしょうか?

作ることで  危険  会社の一番の敵。 自己満足のリーダーは避ける  危険  彼らの  戦略計画  しかし、大きな成果を約束します。 彼らの予測は巨大な成長を示していますが、彼らの行動計画は現在のプロセスを維持することに焦点を当てています。 このアプローチは機能しません。 それは組織にハンディキャップを与え、1 つの画期的な動きに努力を集中する機会を否定します。

したがって、組織はせいぜい平凡な結果を出し、知らず知らずのうちに、想定される市場状況の永続性に競争上の優位性を賭けます。

2. 意思決定の衝突を解決する一貫性がない

プロジェクトの優先順位付けとは、基本的に、組織の上位レベルで相反する意図を管理することです。

多くの場合、リーダーは少数の戦略的優先事項を決定し、すべてのプロジェクトをそれらの優先事項の少なくとも 1 つに合わせます。 これは、相反する 2 つの優先順位の間で決定を下さなければならないまでは、大きな動きです。

もし  プロジェクト ポートフォリオ マネージャー (PMO)   利害関係者の期待を明確に理解していない場合、紛争の解決はランダムでガイドがありません。 トレードオフの決定は一貫した方向性をたどらず、ビジネスはその努力を挫折させてしまいます。

3. リソースの可用性に基づく優先順位付け

これは、戦略的思考と成熟度の欠如を叫びます.

会社のサービスや製品に対する需要を当然のことと考えており、市場の状況が突然変化した場合、ビジネスは非常に不利な立場に置かれます。

リソースの可用性によって、戦略的優先順位が決定されることはありません。 それどころか、企業の戦略的ニーズに基づいて、リソースを調整し、再配分する必要があります。 プロジェクトに資金を提供できるという理由でプロジェクトを承認しないでください。リソースを解放して、ビジネスに最大の影響を与えるプロジェクトに供給してください。

リソースを割り当てる一般的な方法は、緊急性と重要性に基づいてプロジェクトを評価するアイゼンハワー マトリックスです。 時間管理の効果的なツールですが、最高レベルの意思決定では、他の重要な要素が考慮されていません。

リソースの割り当てはその後です  戦略策定。

注: あなたの会社がリソースの利用可能性に基づいて、またはアドホックで制御されていない方法で作業に優先順位を付ける場合は、基礎に戻ります。つまり、   ビジョン、ミッション、そして  値。

優先順位付けの第 1 の原則: 優れた戦略によって優先順位が決まる

戦略とプロジェクトの優先順位について多くの話があります。 では、優れた戦略とは具体的にどのようなもので、優先順位はどのように決定されるのでしょうか?

良い戦略とは？

プロジェクトの優先順位付けのコンテキストでは、優れた戦略は次の 3 つの点で効果的です。

1. 課題を特定する
2. それを克服するための計画を明確にする
3. 目隠しなしで努力を集中する

優れた戦略は、会社が直面している主要な課題を特定します。   つまり、しっかりとした外部と  内部分析  会社が現在直面している最大の課題を診断するのに役立ちます。 業界の強力な新規プレイヤーですか？ 新しいテクノロジーによって、サービスや製品の半分が陳腐化していますか? カテゴリーの衰退により、需要は着実に減少していますか? それとも、更新が必要な主要な内部プロセスのために変革が必要ですか? それが何であれ、戦略は課題を診断して対処する必要があります。

優れた戦略は明らかです。   解決策の半分は、問題を組み立てて述べる方法によって概説されます。 明確な課題は、実行可能なソリューションを開発するのに役立ちます。 そして、優れた戦略とは、定義された課題を克服するために取るべきアプローチが明確であり、従業員はそれを理解しています。 そうすれば、承認を待たずに決定を下す権限が与えられます。   2022 年の戦略レポートでは、チーム メンバーの半分未満が戦略の一部であると感じていることがわかりました。

優れた戦略とは、焦点を絞り、強力でアクティブなアンテナを使用することです。   大規模で複雑な組織では、リソースを集中させることはほとんどありません。 彼らは同時に非常に多くの目標を追求しているため、真の競争力のあるブレークスルーを達成することは不可能です. 優れた戦略は、すべての努力を 1 つの長期的な目標に集中させます。 一歩ずつ、最優先事項を一つずつ。 しかし、そのような焦点は大きな賭けであるため、すべての正気なリーダーは、手遅れになる前にその賭けが報われるかどうかを判断するための指標と方法を持っている必要があります. もちろん、それが可能な場合はいつでも。

優れた戦略は、優先度の最も高いプロジェクトをどのように決定しますか?

明確に表現された課題は、共通の闘争に全員の注意を引き付けます。

また、上級管理職チームが問題を解決するための合意に達することができます。 したがって、優先リスト、計画のリストに同意する方が簡単です。   重点分野、およびほとんどのリソースをどこに投資するか。 一方、ソリューション、別名戦略は、誰もが従い、覚えることができる論理構造を提供します。 人々は、何をすべきかを正確に定義することなく意思決定を行うためのガイドラインを共有しています。

優れた戦略は、一貫した意思決定を拡大します。

チームとチーム メンバーが、お互いにどれほど離れていても、同じ方向に導く選択を行うのに役立ちます。 公園を散歩するだけで重要なプロジェクトを選択し、各プロジェクトの価値を測定する技術的な側面を簡単に実行できます。

優れた戦略の隠れた側面は、そのリスク レベルです。 一般的に言えば、優れた戦略は野心的であり、そのため本質的にリスクがあります。 それらは並外れた動きと並外れた賭けです。 そして、並外れた動きがうまくいくためには、プレーヤーは、いくつかの重要な戦略的イニシアチブに労力とリソースを集中させる並外れた決定を下す必要があります。

コンセンサスが先行する場合、異常なリソース配分はより自然になります。

さらなる読み物:

成功した PMO がどのように価値を提供し、ホット シートを回避するか

プロジェクトの依存関係を管理するための 3 つの非常に効果的な戦略

プロジェクトの優先順位付けの第 2 原則: プロジェクトの期待値をどのように測定するかが重要

一連の明確な優先順位とプロジェクトの長いリストを使用して、どのプロジェクトを追求すべきかをどのように選択しますか?

この質問に答えるには、少し技術的な知識が必要です。 具体的には、リソースをどこに投資するかを決定するために、各プロジェクトの価値を測定する必要があります。 これは、予測された推定値の形式での推測を伴うため、完全に単純な演習ではありません。 しかし、あなたを導く戦略があれば、それはずっと簡単です。

プロジェクトの価値を測定するには、次の 2 つの方法があります。

• $$$で測定された期待されるビジネス価値によって
• そして、潜在的なビジネス能力によって

ビジネスケースを作成してプロジェクトの価値を測定する

プロジェクトの価値を測定する方法はたくさんあります。

たとえば、一連の基準を定義し、各基準の重みを決定し、各基準に対してプロジェクトをスコアリングすることにより、スコアリング システムを作成できます。 基準を定義するときは、控えめにしてください。 次の 2 つの要因に注目してください。   戦略目標  と  顧客のニーズ。

採用するスコアリング システムに関係なく、一貫性があることを確認してください。 プロジェクトのビジネス価値を収益のパーセンテージとして、製品開発を絶対的な金額として、売上を成長のパーセンテージとして測定するマーケティングを行うことはできません。 誰もが同じ言語、つまり同じ数字を話さなければなりません。 そうでなければ、オレンジと椅子を比較していることになります。

プロジェクト専用のリソースと対比できるように、すべてをドル (または会社の通貨) に換算することをお勧めします。

参考文献：

追跡すべき上位 10 個の PMO KPI (およびその追跡方法)

エグゼクティブ プロジェクト ステータス レポート: 1 つを書くための 6 つのベスト プラクティス

潜在的なビジネス能力によるプロジェクトの価値の測定

ビジネス機能を期待されるビジネス価値から切り離すのには理由があります。

これは、期待されるビジネス価値は小さいが、特定の戦略的目標をサポートするプロジェクトを選択する必要がある場合があるためです。 たとえば、プロジェクトは、競争上の優位性の根底にあるリソースを競合が複製するのを防ぐことを目的とした一連のアクションの不可欠な部分である可能性があります。 単独で測定されたプロジェクトの絶対値は大幅に低くなる可能性がありますが、調整された一連のアクションの一部として、プロジェクトは非常に重要になります。

たとえば、インディテックス グループのアパレル企業であるザラを見てみましょう。 同社は生産を内製化した。 単独では、その移動はコストを増加させ、意味がありません。 しかし、トレンディな服を最速​​かつ最も手頃な価格で提供するという全体的な戦略の一環として、評価が変わります. Zara は、開発から販売までの時間を業界平均の 6 か月から 2 週間未満に短縮し、製品を現地市場のニーズに合わせて調整し、市場に新しいトレンドをいち早くもたらしました。 同社は、競合他社と比較してマーケティングに 10 分の 1 を費やしており、2020 年には、インディテックス グループのほぼ 70% の純売上高シェアを達成しました。 9%を超えた人は他にいません。

このアプローチには、考え方の転換が必要です。

そして、戦略的意図を明確にします。 プロジェクトを個別に評価しようとする代わりに、期待される、または望まれるタイムラインを作成します。   ビジネス機能  あなたの戦略によって定義されます。 次に、プロジェクトが貢献するビジネス能力に合わせてプロジェクトを調整し、貢献に基づいて優先順位を決定します。

実装するときは、ツールを賢く選択してください

プロジェクトの優先順位付けの 2 番目の原則を実装するには、2 つの大きな障害があります。

1. スケーリング
2. 進行状況と変更の追跡

プロセスを効果的にスケーリングするには、次のことを行う必要があります。   摩擦を最小限に抑える  と  それを標準化します。 後者は実装の一貫性を保証し、前者は採用を容易にします。 複数のツールとアプローチを使用してプロジェクトの進捗状況を追跡し、戦略的目標に沿ったプロジェクトの数を追跡し、ビジネス価値を測定すると、一貫性と採用の両方が難しくなります。

また、現代のビジネス環境は加速度的に変化しています。 これらの変化に対応するには、戦略を迅速に適応させ、変更をさらに迅速に実装する必要があります。 そのため、プロジェクトの進捗状況を追跡したり、プロジェクトに高い優先順位を付けるなどのプロセスを作成する必要があります  動的。 不十分なコミュニケーションと追跡の習慣は、プロジェクトの失敗の最も一般的な理由です。

Excel と PowerPoint は動的でもスケーラブルでもありません。 それらは静的なツールであり、詳細を最新の状態に保つには習熟度と数え切れないほどの時間の作業が必要です。

あったほうがずっといい  唯一の真実の情報源  あなたの戦略とプロジェクトポートフォリオのために。 すべての進捗状況が記録され、誰もが自分の進捗状況を更新するためにアクセスできる動的なデジタル プラットフォーム。 Cascade のようなプラットフォームは、計画の変更をほぼ瞬時に反映しながら、追跡とレポートをスケーリングします。

たとえば、Cascade では、ビジネス能力をそれぞれの重点分野の高レベルの目標として定義し、関連するプロジェクトを 2 ～ 3 回のクリックで調整できます。 次に、次のような特定の質問または全体像の質問に回答する、自動生成されたダッシュボードを設定できます。

• プロジェクトポートフォリオの健全性は?
• 必要なすべてのビジネス機能は、プロジェクトによって十分にサポートされていますか?
• リソースを効果的に割り当てましたか?

さらなる読み物:

1. 2022年のポートフォリオマネージャー向けのベスト7プロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェア
2. 2022 年の組織に最適な 23 の戦略ツール

誰も教えてくれないプロジェクトの優先順位付けの真実

組織内のプロジェクトに優先順位を付けるプロセスは、その組織について多くのことを明らかにします。   戦略的成熟度。

制御されていない、または場当たり的な優先順位付けは、ビジネスがより組織化されたものを必要としていることを示しています。   戦略的計画  処理する。 プロジェクトを積み重ねるビジネスは、焦点が合っていません。 市場の変化に対する反応的な姿勢は、ビジネスの追跡習慣が一貫していないことを示しています。 ポートフォリオの進捗状況を追跡および監視するのが難しいということは、ビジネスがスケーラブルでないツールと方法を使用していることを示しています。

私たちの  戦略実行プラットフォーム  は、あらゆる戦略的成熟段階にあるお客様を支援し、プロセスを進化させ、最も重要なことに注力してきました。   デモを予約する  今日、Cascade がプロジェクトの進化と優先順位付けにどのように役立つかをご確認ください。