Como priorizar projetos: os 2 princípios que as empresas ignoram

A priorização de projetos é mais do que apenas alocação de recursos.

É, antes de tudo, uma decisão estratégica. Se você prioriza seus projetos de forma eficaz depende de duas coisas: a clareza de sua intenção estratégica e a precisão do valor esperado gerado por cada projeto.

Se você acertar esses dois, sua eficácia na priorização de projetos pode muito bem mudar as escalas do cenário competitivo.

Leia mais para descobrir:

• Por que você quer se destacar na priorização de projetos
• 3 maneiras pelas quais as empresas não priorizam
• O 1º princípio da priorização: Uma boa estratégia dita prioridades
• O 2º princípio da priorização de projetos: como você mede o valor esperado do projeto é importante
• A verdade sobre priorização de projetos ninguém vai te contar

Por que você quer se destacar na priorização de projetos

A priorização de projetos é como o foco de negócios de alto nível se traduz em execução.

Quando uma empresa falha ou acha muito difícil distinguir entre trabalho importante e sem importância, o problema não são os processos ruins. É uma falta de foco em um nível mais estratégico.

Em uma grande organização, a falta de foco estratégico no topo rapidamente atinge todos os níveis e pode muito bem custar a posição de liderança da empresa no mercado. Foi o que aconteceu com   Maçã   no final dos anos 90, quando Steve Jobs foi chamado de volta para liderar a empresa em 1997. Jobs descobriu que na empresa que ele havia fundado, as pessoas estavam trabalhando duro em “18 direções diferentes” e nas “coisas erradas”. Em outras palavras, ele descobriu uma empresa sem estratégia e com muito esforço fragmentado.

O que ele fez?

Ele   projetos abandonados que não se encaixavam em sua visão de longo prazo   e determinou que os principais ativos da Apple investissem pesadamente neles e direcionassem o esforço das pessoas para o crescimento. Em outras palavras, ele reduziu as distrações e concentrou os esforços da Apple em algumas direções importantes. Tomar esse tipo de decisão não é fácil porque geralmente envolve demitir pessoas, irritar as pessoas e decepcionar as pessoas.

Mas qual foi o resultado?

Durante os 14 anos de mandato de Steve Jobs, a Apple trouxe inovações e tecnologias incríveis para o mercado, incluindo o iPhone, um dos dispositivos eletrônicos de consumo mais influentes já lançados.

Em números mais concretos, a estratégia clara e o foco incansável de Steve Jobs levaram a receita da Apple de US$ 9,8 bilhões em 1997 para US$ 108 bilhões em 2011, um aumento de 11 vezes.

3 maneiras pelas quais as empresas não priorizam

A priorização de projetos tem um lado estratégico e um lado técnico. Tentar resolver o lado técnico sem abordar primeiro o estratégico é uma receita para o fracasso.

Qualquer gerente de projeto pode apresentar motivos para promover seus próprios projetos. E a maioria dos gerentes de projeto o fazem. Mas vincular o projeto ao quadro geral, argumentar por seu potencial valor comercial e seguir um conjunto consistente de critérios baseados em uma visão estratégica de longo prazo para avaliar projetos é uma abordagem que poucas empresas adotam.

Na verdade, quando uma empresa falha na priorização de projetos, geralmente é devido a um dos seguintes motivos:

1. Ausência de uma estratégia real
2. Sem consistência na resolução de conflitos de decisão
3. Priorização com base na disponibilidade de recursos

Há uma causa subjacente responsável por todas as três razões. É uma compreensão insuficiente de   o que é uma boa estratégia.

1. Ausência de uma estratégia real

Este é sem dúvida o motivo mais comum para a priorização de projetos com falha.

Uma armadilha que a maioria dos líderes executivos em grandes corporações não consegue evitar. Eles não entendem o que os impede de desenvolver um grande   estratégia de nível corporativo. Para grandes organizações com anos de presença no mercado, o maior inimigo é a complacência. Foi isso que matou Kodak, Xerox e Blockbuster. Eles achavam que eram grandes demais para cair, mas a história pensava o contrário.

Como exatamente a complacência destrói as estratégias de nível corporativo?

Fazendo   risco   o inimigo número um da empresa. Líderes complacentes evitam   risco   em seu   planos estratégicos   mas faça promessas de grandes resultados. Suas projeções mostram um grande crescimento, mas seus planos de ação focam na manutenção dos processos atuais. Essa abordagem não funciona. Isso prejudica a organização e nega a ela a oportunidade de concentrar seus esforços em um movimento revolucionário.

Assim, a organização entrega resultados medíocres, na melhor das hipóteses, e, sem saber, aposta sua vantagem competitiva na suposta permanência das condições de mercado.

2. Sem consistência na resolução de conflitos de decisão

A priorização de projetos é essencialmente o gerenciamento de intenções conflitantes em um nível superior da organização.

Com muita frequência, os líderes determinam um pequeno conjunto de prioridades estratégicas e alinham cada projeto com pelo menos uma dessas prioridades. Esta é uma grande jogada até que seja tomada uma decisão entre duas prioridades conflitantes.

Se um   gerente de portfólio de projetos (PMO)   não tem um entendimento explícito das expectativas das partes interessadas, então a resolução de conflitos é aleatória e não orientada. As decisões de trade-off não seguem uma direção consistente, e o negócio acaba fragilizando seus esforços.

3. Priorização com base na disponibilidade de recursos

Este grita falta de pensamento estratégico e maturidade.

Ela considera a demanda pelos serviços ou produtos da empresa como garantida e, no caso de uma mudança repentina nas condições de mercado, deixa a empresa em uma posição de grande desvantagem.

A disponibilidade de recursos nunca deve ditar as prioridades estratégicas. Ao contrário, os recursos devem ser dobrados e realocados com base nas necessidades estratégicas da empresa. Não aprove projetos porque você pode financiá-los, liberar recursos para alimentar os projetos de maior impacto nos negócios.

Um método comum para alocar recursos é a matriz de Eisenhower, onde você avalia os projetos com base em sua urgência e importância. Embora seja uma ferramenta eficaz para a gestão do tempo, no mais alto nível de tomada de decisão, não leva em consideração outros fatores importantes.

A alocação de recursos vem depois   formulação de estratégia.

Nota: se sua empresa prioriza o trabalho com base na disponibilidade de recursos ou de forma ad hoc e descontrolada, volte para os fundamentos, ou seja,   visão, missão e   valores.

O 1º princípio da priorização: Uma boa estratégia dita prioridades

Muito se fala em estratégia e priorização de projetos. Então, o que exatamente é uma boa estratégia e como ela dita prioridades?

O que é uma boa estratégia?

No contexto da priorização de projetos, uma boa estratégia faz três coisas bem:

1. Identifica o desafio
2. Esclarece o plano para superá-lo
3. Concentra o esforço sem uma venda nos olhos

Uma boa estratégia identifica o grande desafio que a empresa está enfrentando.   O que significa um sólido externo e   análise interna   que ajuda a diagnosticar o maior desafio que a empresa enfrenta atualmente. É um novo player forte na indústria? Uma nova tecnologia torna a metade de seus serviços ou produtos obsoletos? Há um declínio constante na demanda devido ao eclipse da categoria? Ou você precisa de uma transformação devido a grandes processos internos que precisam de uma atualização? Seja o que for, sua estratégia deve diagnosticar e enfrentar o desafio.

Uma boa estratégia é clara.   Metade da solução é delineada pela maneira como você enquadra e expõe o problema. Um desafio claro ajuda você a desenvolver uma solução viável. E uma boa estratégia é clara na abordagem que você adota para superar o desafio definido, e seu pessoal o entende. Dessa forma, eles têm o poder de tomar decisões e não esperar pela aprovação.   Em nosso relatório de estratégia de 2022, descobrimos que menos da metade dos membros da equipe se sente parte da estratégia.

Uma boa estratégia é focada e com antenas fortes e ativas.   Em organizações grandes e complexas, o foco de recursos é raro. Eles perseguem tantos objetivos ao mesmo tempo que é impossível alcançar um verdadeiro avanço competitivo. Uma boa estratégia concentra todos os esforços em um único objetivo de longo prazo. Um passo de cada vez, uma prioridade de cada vez. Mas esse foco é uma grande aposta, então todo líder sensato deve ter métricas e maneiras de determinar se essa aposta será paga antes que seja tarde demais. Sempre que possível, claro.

Como uma boa estratégia dita os projetos de maior prioridade?

Um desafio claramente articulado chama a atenção de todos para uma luta comum.

E permite que a equipe de gerenciamento sênior chegue a um consenso para resolvê-lo. Assim, fica mais fácil chegar a um acordo sobre a lista de prioridades, o plano de   Áreas de foco e onde investir a maior parte dos recursos. Enquanto isso, a solução, também conhecida como estratégia, fornece uma estrutura lógica que todos podem seguir e lembrar. As pessoas compartilharam diretrizes para tomar decisões sem que alguém defina exatamente o que fazer.

Uma boa estratégia dimensiona a tomada de decisão consistente.

Ele ajuda as equipes e os membros da equipe a fazer escolhas que levam na mesma direção, não importa o quão desconectados estejam uns dos outros. Torna a escolha dos projetos que importam um passeio no parque e o lado técnico de medir o valor de cada projeto um exercício simples.

Um aspecto oculto de uma boa estratégia é seu nível de risco. De um modo geral, boas estratégias são ambiciosas e, por isso, inerentemente arriscadas. São movimentos extraordinários e apostas extraordinárias. E para que um movimento extraordinário dê certo, o jogador precisa tomar decisões extraordinárias que concentrem esforços e recursos em algumas iniciativas estratégicas importantes.

A alocação extraordinária de recursos é mais natural quando um consenso a precede.

Outras leituras:

Como os PMOs bem-sucedidos agregam valor e evitam a berlinda

3 estratégias extremamente eficazes para gerenciar as dependências do projeto

O 2º princípio da priorização de projetos: como você mede o valor esperado do projeto é importante

Com um conjunto claro de prioridades e uma longa lista de projetos, como você escolhe quais deve seguir?

Para responder a esta pergunta, você precisa ser um pouco técnico. Especificamente, você precisa medir o valor de cada projeto para decidir onde investir seus recursos. Este não é um exercício completamente direto porque envolve algumas suposições na forma de um valor projetado estimado. Mas é muito mais fácil se você tiver uma estratégia para guiá-lo.

Existem duas maneiras de medir o valor de um projeto:

• Pelo valor de negócio esperado medido em $$$
• E pelas capacidades de negócios potenciais

Medir o valor de um projeto desenvolvendo um caso de negócios

Há muitas maneiras de medir o valor de um projeto.

Por exemplo, você pode criar um sistema de pontuação definindo um conjunto de critérios, determinando um peso para cada critério e, em seguida, pontuando os projetos em relação a cada critério. Seja parcimonioso ao definir os critérios. Concentre-se em dois fatores:   metas estratégicas   e   necessidades do cliente .

Não importa o sistema de pontuação que você adote, certifique-se de ser consistente. Você não pode ter marketing medindo o valor de negócios de um projeto como uma porcentagem da receita, o desenvolvimento de produtos como um valor absoluto em dólares e as vendas como uma porcentagem do crescimento. Todos devem falar a mesma língua, ou seja, o mesmo número. Caso contrário, você está comparando laranjas com cadeiras.

Recomendamos traduzir tudo para dólares (ou moeda da sua empresa), para que você possa comparar com os recursos dedicados ao projeto.

Leitura adicional:

Os 10 principais KPIs de PMO que você deve acompanhar (+ como rastreá-los)

Relatórios de status do projeto executivo: 6 melhores práticas para escrever um

Medir o valor de um projeto pelos potenciais recursos de negócios

Há uma razão pela qual separamos os recursos de negócios do valor de negócios esperado.

É porque, às vezes, você precisa escolher projetos que tenham um valor comercial esperado menor, mas que apoiem um objetivo estratégico específico. Por exemplo, um projeto pode ser parte integrante de uma série de ações destinadas a inibir a concorrência de duplicar os recursos subjacentes à sua vantagem competitiva. O valor absoluto do projeto medido isoladamente poderia ser substancialmente menor, mas como parte de um conjunto coordenado de ações, o projeto torna-se crucial.

Tomemos, por exemplo, a Zara , a empresa de vestuário que faz parte do Grupo Inditex. A empresa trouxe sua produção internamente. Isoladamente, esse movimento aumenta os custos e não faz sentido. No entanto, como parte de sua estratégia geral de ser o fornecedor mais rápido e acessível de roupas da moda, a avaliação muda. A Zara diminuiu o tempo de desenvolvimento para venda da média da indústria de 6 meses para menos de 2 semanas, ajustando os produtos às necessidades do mercado local e sendo a primeira a trazer novas tendências ao mercado. A empresa gasta 1/10 em marketing em relação aos concorrentes e, em 2020, alcançou quase 70% de participação em vendas líquidas do Grupo Inditex. Ninguém mais foi acima de 9%.

Essa abordagem requer uma mudança de pensamento.

E clareza em sua intenção estratégica. Em vez de tentar avaliar projetos isoladamente, faça um cronograma com o esperado ou desejado   capacidades de negócios   definido pela sua estratégia. Em seguida, alinhe os projetos com os recursos de negócios para os quais eles contribuem e tome decisões de priorização com base em sua contribuição.

Ao implementar, escolha suas ferramentas com sabedoria

Existem dois grandes obstáculos para a implementação do segundo princípio de priorização de projetos:

1. Escala
2. E acompanhar o progresso e as mudanças

Para dimensionar efetivamente um processo, você precisa   minimizar o atrito   e   padronizá-lo . O último garante consistência na implementação e o primeiro facilita a adoção. Usando várias ferramentas e abordagens para acompanhar o progresso do projeto, o número de projetos alinhados com as metas estratégicas e a medição do valor comercial dificultam a consistência e a adoção.

Além disso, o ambiente empresarial moderno muda em ritmo acelerado. Para acompanhar essas mudanças, você precisa adaptar sua estratégia rapidamente e implementar as mudanças ainda mais rapidamente. Como tal, você precisa fazer processos como acompanhar o progresso do projeto e priorizar projetos altamente   dinâmico . Os maus hábitos de comunicação e rastreamento são os motivos mais comuns para o fracasso do projeto.

Excel e PowerPoint não são dinâmicos nem escaláveis. São ferramentas estáticas que exigem proficiência e inúmeras horas de trabalho para se manterem detalhadas e atualizadas.

É muito melhor ter   uma única fonte de verdade   para sua estratégia e seu portfólio de projetos. Uma plataforma digital dinâmica onde todo o progresso é registrado e todos têm acesso para atualizar seu progresso. Plataformas como o rastreamento e relatórios de escala Cascade refletem as alterações no plano quase que instantaneamente.

Por exemplo, no Cascade, você pode definir seus recursos de negócios como objetivos de alto nível em suas respectivas áreas de foco e alinhar o(s) projeto(s) associado(s) com 2-3 cliques. Em seguida, você pode configurar um painel gerado automaticamente que responde a perguntas específicas ou gerais, como:

• Qual é a saúde do nosso portfólio de projetos?
• Todas as nossas capacidades de negócios desejadas são suficientemente apoiadas por projetos?
• Alocamos nossos recursos de forma eficaz?

Outras leituras:

1. Os 7 melhores softwares de gerenciamento de portfólio de projetos para gerentes de portfólio em 2022
2. 23 melhores ferramentas de estratégia para sua organização em 2022

A verdade sobre priorização de projetos ninguém vai te contar

O processo de priorização de projetos em uma organização revela muito sobre sua   maturidade estratégica .

Uma priorização descontrolada ou ad hoc indica um negócio que precisa de um   planejamento estratégico   processo. Uma empresa acumulando projetos não tem foco. Uma postura reativa às mudanças do mercado indica um negócio com hábitos de rastreamento inconsistentes. Dificuldade em rastrear e monitorar o progresso do portfólio indica um negócio usando ferramentas e métodos não escaláveis.

Nosso   plataforma de execução de estratégia   tem ajudado os clientes em cada estágio de maturidade estratégica a evoluir seus processos e concentrar seus esforços no que mais importa.   Reserve uma demonstração   hoje para descobrir como a Cascade pode ajudá-lo a evoluir e priorizar projetos.