Projelere nasıl öncelik verilir: İşletmelerin göz ardı ettiği 2 ilke

Proje önceliklendirmesi, kaynak tahsisinden daha fazlasıdır.

Her şeyden önce stratejik bir karardır. Projelerinize etkin bir şekilde öncelik verip vermemeniz iki şeye bağlıdır: stratejik amacınızın netliği ve her proje tarafından üretilen beklenen değerin doğruluğu.

Bu ikisini yakalarsanız, proje önceliklendirmedeki etkinliğiniz rekabet ortamının ölçeklerini çok iyi değiştirebilir.

Öğrenmek için okumaya devam edin:

• Projelere öncelik vermede neden mükemmel olmak istiyorsunuz?
• Şirketlerin öncelik vermekte başarısız olduğu 3 yol
• Önceliklendirmenin 1. ilkesi: İyi bir strateji öncelikleri belirler
• Proje önceliklendirmesinin 2. ilkesi: Beklenen proje değerini nasıl ölçtüğünüz önemlidir
• Proje önceliklendirme hakkındaki gerçeği kimse size söylemeyecek

Projelere öncelik vermede neden mükemmel olmak istiyorsunuz?

Proje önceliklendirme, üst düzey iş odağının uygulamaya nasıl dönüştüğüdür.

Bir şirket başarısız olduğunda veya önemli ve önemsiz işleri ayırt etmekte çok zorlanırsa, sorun kötü süreçler değildir. Daha stratejik bir seviyeye odaklanma eksikliği.

Büyük bir organizasyonda, tepedeki stratejik odak eksikliği hızla tüm seviyelere yayılır ve şirketin pazardaki lider konumuna çok pahalıya mal olabilir. başına gelen buydu   Elma   90'ların sonlarında, 1997'de Steve Jobs şirkete liderlik etmesi için geri çağrıldığında. Jobs, kurduğu şirkette insanların "18 farklı yön" ve "yanlış şeyler" üzerinde çok çalıştığını keşfetti. Başka bir deyişle, stratejisi olmayan ve çok fazla çaba sarf etmeyen bir şirket keşfetti.

Ne yaptı?

O   uzun vadeli vizyonuna uymayan terk edilmiş projeler   ve Apple'ın temel varlıklarını, onlara yoğun bir şekilde yatırım yapmak ve insanların büyüme çabalarını yönlendirmek için belirledi. Başka bir deyişle, dikkat dağıtıcı unsurları azalttı ve Apple'ın çabalarını bir avuç önemli yöne odakladı. Bu tür kararları vermek kolay değildir çünkü genellikle insanları kovmayı, kızdırmayı ve insanları hayal kırıklığına uğratmayı gerektirir.

Ama sonuç ne oldu?

Steve Jobs'un 14 yıllık görev süresi boyunca, Apple, şimdiye kadar piyasaya sürülen en etkili tüketici elektroniği cihazlarından biri olan iPhone da dahil olmak üzere pazara inanılmaz yenilikler ve teknolojiler getirdi.

Daha somut rakamlarla, Steve Jobs'un net stratejisi ve amansız odaklanması, Apple'ın 1997'de 9,8 milyar dolardan 2011'de 108 milyar dolara, 11 kat artışla gelirini aldı.

Şirketlerin öncelik vermekte başarısız olduğu 3 yol

Proje önceliklendirmesinin bir stratejik ve bir teknik yönü vardır. Önce stratejik olanı ele almadan teknik tarafı çözmeye çalışmak, başarısızlığın reçetesidir.

Herhangi bir proje yöneticisi kendi projelerini tanıtmak için sebepler bulabilir. Ve çoğu proje yöneticisi yapar. Ancak projeyi daha büyük resme bağlamak, potansiyel iş değerini tartışmak ve projeleri değerlendirmek için uzun vadeli stratejik bir vizyona dayalı tutarlı bir dizi kriteri takip etmek çok az işletmenin benimsediği bir yaklaşımdır.

Aslında, bir şirket proje önceliklendirmesinde başarısız olduğunda, bunun nedeni genellikle aşağıdaki nedenlerden biridir:

1. Gerçek bir stratejinin olmaması
2. Karar çatışmalarının çözümünde tutarlılık yok
3. Kaynak kullanılabilirliğine dayalı önceliklendirme

Her üç nedenden de sorumlu olan altta yatan bir neden vardır. Bu yetersiz bir anlayış   ne güzel bir stratejidir.

1. Gerçek bir stratejinin olmaması

Bu muhtemelen başarısız proje önceliklendirmesinin en yaygın nedenidir.

Büyük şirketlerdeki çoğu yönetici liderin kaçınamadığı bir tuzak. Harika bir gelişme geliştirmelerini neyin engellediğini anlamıyorlar.   Şirket düzeyinde strateji. Yıllarca piyasada var olan büyük kuruluşlar için en büyük düşman gönül rahatlığıdır. Kodak, Xerox ve Blockbuster'ı öldüren buydu. Düşemeyecek kadar büyük olduklarını düşündüler ama tarih aksini düşündü.

Rehavet, şirket düzeyindeki stratejileri tam olarak nasıl yok eder?

Yaparak   risk   şirketin bir numaralı düşmanı. Kendini beğenmiş liderler kaçınır   risk   onların içinde   stratejik planlar   ama büyük sonuçlar için sözler verin. Öngörüleri büyük bir büyüme gösteriyor, ancak eylem planları mevcut süreçleri sürdürmeye odaklanıyor. Bu yaklaşım çalışmıyor. Organizasyonu engeller ve çabalarını tek bir atılım hamlesine odaklama fırsatını reddeder.

Böylece organizasyon, en iyi ihtimalle vasat sonuçlar verir ve rekabet avantajını bilmeden piyasa koşullarının varsayılan kalıcılığı üzerine bahse girer.

2. Karar çatışmalarının çözümünde tutarlılık yok

Projelere öncelik vermek, esasen, organizasyonun daha yüksek bir seviyesinde çatışan niyetlerin yönetimidir.

Liderler çoğu zaman küçük bir dizi stratejik öncelik belirler ve her projeyi bu önceliklerden en az biriyle uyumlu hale getirir. Bu, birbiriyle çelişen iki öncelik arasında bir karar verilmesi gerekene kadar harika bir hamle.

Eğer bir   proje portföy yöneticisi (PMO)   paydaş beklentileri konusunda açık bir anlayışa sahip değilse, çatışma çözümü rastgele ve rehbersizdir. Takas kararları tutarlı bir yön izlemez ve iş sonunda çabalarını boşa çıkarır.

3. Kaynak kullanılabilirliğine dayalı önceliklendirme

Bu, stratejik düşünce ve olgunluk eksikliğini haykırıyor.

Şirketin hizmet veya ürünlerine olan talebi olduğu gibi kabul eder ve piyasa koşullarında ani bir değişiklik olması durumunda işletmeyi oldukça dezavantajlı bir durumda bırakır.

Kaynakların mevcudiyeti asla stratejik öncelikleri belirlememelidir. Aksine, kaynaklar şirketin stratejik ihtiyaçlarına göre bükülmeli ve yeniden tahsis edilmelidir. Finansman sağlayabileceğiniz için projeleri onaylamayın, en büyük iş etkisine sahip projeleri beslemek için kaynakları boşaltın.

Kaynakları tahsis etmenin yaygın bir yöntemi, projeleri aciliyetlerine ve önemlerine göre değerlendirdiğiniz Eisenhower matrisidir. En üst düzeyde karar vermede zaman yönetimi için etkili bir araç olmasına rağmen, diğer önemli faktörleri hesaba katmaz.

Kaynak tahsisi sonra gelir   strateji formülasyonu.

Not: Şirketiniz, kaynak mevcudiyetine göre veya geçici ve kontrolsüz bir şekilde çalışmaya öncelik veriyorsa, temellere geri dönün, yani,   vizyon, misyon ve   değerler.

Önceliklendirmenin 1. ilkesi: İyi bir strateji öncelikleri belirler

Strateji ve proje önceliklendirme hakkında çok fazla konuşma. Peki iyi bir strateji tam olarak nedir ve öncelikleri nasıl belirler?

İyi bir strateji nedir?

Projelere öncelik verme bağlamında, iyi bir strateji üç şeyi iyi yapar:

1. Meydan okumayı tanımlar
2. Bunun üstesinden gelmek için planı netleştirir
3. Göz bağı olmadan çabaya odaklanır

İyi bir strateji, şirketin karşı karşıya olduğu en büyük zorluğu tanımlar.   Bu, sağlam bir dış ve   iç analiz   Bu, şirketin şu anda karşı karşıya olduğu en büyük zorluğu teşhis etmenize yardımcı olur. Sektörde güçlü bir yeni oyuncu mu? Yeni bir teknoloji, hizmetlerinizin veya ürünlerinizin yarısını geçersiz kılıyor mu? Kategorinin tutulması nedeniyle talepte sürekli bir düşüş var mı? Yoksa güncellemeye ihtiyaç duyan büyük iç süreçler nedeniyle bir dönüşüme mi ihtiyacınız var? Her ne ise, stratejiniz sorunu teşhis etmeli ve ele almalıdır.

İyi bir strateji açıktır.   Çözümün yarısı, sorunu çerçeveleme ve ifade etme biçiminizle özetlenir. Açık bir meydan okuma, uygulanabilir bir çözüm geliştirmenize yardımcı olur. Ve tanımlanmış zorluğun üstesinden gelmek için izleyeceğiniz yaklaşım konusunda iyi bir strateji açıktır ve çalışanlarınız bunu anlar. Bu şekilde, karar verme ve onay beklememe konusunda yetkilendirilirler.   2022 strateji raporumuzda, ekip üyelerinin yarısından azının stratejinin bir parçası olduğunu hissettiklerini keşfettik.

İyi bir strateji odaklı ve güçlü, aktif antenlerle.   Büyük, karmaşık organizasyonlarda, kaynaklara odaklanmak nadirdir. Aynı anda o kadar çok hedef peşindeler ki, gerçek bir rekabet atılımı elde etmek imkansız. İyi bir strateji, tüm çabaları tek bir uzun vadeli hedefe odaklar. Her seferinde bir adım, her seferinde bir öncelik. Ancak böyle bir odaklanma büyük bir bahistir, bu nedenle aklı başında her lider, bu bahsin çok geç olmadan karşılığını alıp almayacağını belirlemek için ölçütlere ve yöntemlere sahip olmalıdır. Tabii bu mümkün olduğunda.

İyi bir strateji en yüksek öncelikli projeleri nasıl belirler?

Açıkça ifade edilen bir meydan okuma, herkesin dikkatini ortak bir mücadeleye çeker.

Ve üst yönetim ekibinin sorunu çözmek için bir fikir birliğine varmasını sağlar. Böylece öncelik listesi üzerinde anlaşmaya varmak daha kolay, planın   Odak Alanları ve kaynakların çoğunun nereye yatırılacağı. Bu arada çözüm, AKA stratejisi, herkesin takip edebileceği ve hatırlayabileceği mantıklı bir yapı sağlar. İnsanlar, birinin tam olarak ne yapacaklarını tanımlamasına gerek kalmadan karar vermek için ortak yönergelere sahiptir.

İyi bir strateji, tutarlı karar vermeyi ölçeklendirir.

Ekiplerin ve ekip üyelerinin birbirlerinden ne kadar kopuk olurlarsa olsunlar aynı yöne giden seçimler yapmalarına yardımcı olur. Parkta yürüyüş yapmak önemli olan projeleri seçmeyi ve her projenin değerini ölçmenin teknik yönünü basit bir alıştırma haline getirir.

İyi bir stratejinin gizli bir yönü, risk seviyesidir. Genel olarak konuşursak, iyi stratejiler iddialıdır ve bu nedenle doğası gereği risklidir. Olağanüstü hamleler ve olağanüstü bahislerdir. Olağanüstü bir hamlenin sonuç vermesi için oyuncunun, çabalarını ve kaynaklarını birkaç önemli stratejik girişime odaklayan olağanüstü kararlar alması gerekir.

Olağanüstü kaynak tahsisi, bir konsensüsten önce geldiğinde daha doğaldır.

Daha fazla okuma:

Başarılı PMO'lar nasıl değer sağlar ve sıcak koltuktan kaçınır?

Proje bağımlılıklarını yönetmek için çılgınca etkili 3 strateji

Proje önceliklendirmesinin 2. ilkesi: Beklenen proje değerini nasıl ölçtüğünüz önemlidir

Açık bir dizi öncelik ve uzun bir proje listesi ile hangilerini takip etmeniz gerektiğini nasıl seçersiniz?

Bu soruyu cevaplamak için biraz teknik bilgi almanız gerekiyor. Spesifik olarak, kaynaklarınızı nereye yatıracağınıza karar vermek için her projenin değerini ölçmeniz gerekir. Bu tamamen basit bir alıştırma değil çünkü tahmini bir tahmini değer şeklinde bazı tahminler içeriyor. Ancak size rehberlik edecek bir stratejiniz varsa bu çok daha kolay.

Bir projenin değerini ölçmenin iki yolu vardır:

• $$$ cinsinden ölçülen beklenen iş değerine göre
• Ve potansiyel iş yeteneklerine göre

Bir iş vakası geliştirerek bir projenin değerini ölçmek

Bir projenin değerini ölçmenin birçok yolu vardır.

Örneğin, bir dizi ölçüt tanımlayarak, her ölçüt için bir ağırlık belirleyerek ve ardından projeleri her ölçüte göre puanlayarak bir puanlama sistemi oluşturabilirsiniz. Kriterleri tanımlarken cimri olun. İki faktöre odaklanın:   stratejik hedefler   ve   müşteri ihtiyaçları .

Benimsediğiniz puanlama sistemi ne olursa olsun, tutarlı olduğunuzdan emin olun. Bir projenin iş değerini gelir yüzdesi olarak, ürün geliştirmeyi mutlak dolar sayısı olarak ve satışları büyüme yüzdesi olarak ölçen pazarlamaya sahip olamazsınız. Herkes aynı dili, yani aynı numarayı konuşmalıdır. Aksi takdirde, portakalları sandalyelerle karşılaştırıyorsunuz.

Her şeyi dolara (veya şirketinizin para birimine) çevirmenizi öneririz, böylece projeye ayrılmış kaynaklarla karşılaştırabilirsiniz.

Daha fazla okuma:

İzlemeniz gereken en iyi 10 PMO KPI (+ nasıl izlenir)

Yönetici proje durum raporları: Bir tane yazmak için en iyi 6 uygulama

Potansiyel iş yetenekleriyle bir projenin değerini ölçmek

İş yeteneklerini beklenen iş değerinden ayırmamızın bir nedeni var.

Bunun nedeni, bazen, beklenen iş değeri daha küçük olan ancak belirli bir stratejik hedefi destekleyen projeleri seçmeniz gerektiğidir. Örneğin, bir proje, rekabet avantajınızın altında yatan kaynakları çoğaltmaktan rekabeti engellemeyi amaçlayan bir dizi eylemin ayrılmaz bir parçası olabilir. Tek başına ölçülen projenin mutlak değeri önemli ölçüde daha düşük olabilir, ancak koordineli bir dizi eylemin parçası olarak proje çok önemli hale gelir.

Örneğin, Inditex Group'un hazır giyim şirketi olan Zara'yı ele alalım. Şirket üretimini kendi bünyesine getirdi. Tek başına, bu hareket maliyetleri artırır ve mantıklı değildir. Ancak, modaya uygun kıyafetlerin en hızlı ve en uygun fiyatlı tedarikçisi olma genel stratejisinin bir parçası olarak, değerlendirme değişir. Zara, ürünlerini yerel pazar ihtiyaçlarına göre ayarlarken ve pazara yeni trendler getiren ilk şirket olurken, endüstrinin ortalama 6 ay olan geliştirme-satış süresini 2 haftanın altına indirdi. Rakiplerine kıyasla pazarlamada 1/10 harcama yapan şirket, 2020 yılında Inditex Group'un yaklaşık %70 net satış payına ulaştı. Hiç kimse %9'un üzerine çıkmadı.

Bu yaklaşım, düşüncede bir değişim gerektirir.

Ve stratejik niyetinizde netlik. Projeleri tek başına değerlendirmeye çalışmak yerine, beklenen veya arzu edilenlerle bir zaman çizelgesi oluşturun.   iş yetenekleri   stratejiniz tarafından tanımlanır. Ardından projeleri katkıda bulundukları iş yetenekleriyle uyumlu hale getirin ve katkılarına göre önceliklendirme kararları alın.

Uygularken, araçlarınızı akıllıca seçin

İkinci proje önceliklendirme ilkesini uygulamanın önünde iki büyük engel vardır:

1. ölçekleme
2. Ve ilerlemeyi ve değişiklikleri izleme

Bir süreci etkili bir şekilde ölçeklendirmek için şunları yapmanız gerekir:   sürtünmeyi en aza indirmek   ve   standartlaştırın . İkincisi uygulamada tutarlılığı sağlar ve ilki benimsemeyi kolaylaştırır. Proje ilerlemesini izlemek için birden fazla araç ve yaklaşım kullanmak, stratejik hedeflerle uyumlu proje sayısı ve iş değerini ölçmek hem tutarlılığı hem de benimsemeyi zorlaştırır.

Ayrıca, modern iş ortamı hızlanan bir hızla değişmektedir. Bu değişikliklere ayak uydurabilmek için stratejinizi hızlı bir şekilde uyarlamanız ve değişiklikleri daha da hızlı uygulamanız gerekiyor. Hal böyle olunca proje ilerlemesini takip etmek, projeleri yüksek derecede önceliklendirmek gibi işlemleri yapmanız gerekiyor.   dinamik Kötü iletişim ve takip alışkanlıkları, proje başarısızlığının en yaygın nedenleridir.

Excel ve PowerPoint ne dinamiktir ne de ölçeklenebilir. Ayrıntılı ve güncel kalmak için uzmanlık ve sayısız çalışma saati gerektiren statik araçlardır.

sahip olmak çok daha iyi   tek bir hakikat kaynağı   stratejiniz ve proje portföyünüz için. Tüm ilerlemelerin kaydedildiği ve herkesin ilerlemesini güncelleme erişimine sahip olduğu dinamik bir dijital platform. Cascade gibi platformlar, plandaki değişiklikleri neredeyse anında yansıtırken izleme ve raporlamayı ölçeklendirir.

Örneğin, Cascade'de iş yeteneklerinizi ilgili Odak Alanlarında üst düzey hedefler olarak tanımlayabilir ve ardından ilişkili proje(ler)i 2-3 tıklama ile hizalayabilirsiniz. Ardından, aşağıdakiler gibi belirli veya büyük resim sorularına yanıt veren otomatik olarak oluşturulmuş bir pano oluşturabilirsiniz:

• Proje portföyümüzün sağlığı nedir?
• İstediğimiz tüm iş yeteneklerimiz projeler tarafından yeterince destekleniyor mu?
• Kaynaklarımızı etkin bir şekilde tahsis ettik mi?

Daha fazla okuma:

1. 2022'de Portföy Yöneticileri İçin En İyi 7 Proje Portföy Yönetim Yazılımı
2. 2022'de Kuruluşunuz İçin En İyi 23 Strateji Aracı

Proje önceliklendirme hakkındaki gerçeği kimse size söylemeyecek

Bir organizasyondaki projelere öncelik verme süreci, onun organizasyonu hakkında çok şey ortaya çıkarır.   stratejik olgunluk

Kontrolsüz veya geçici bir önceliklendirme, daha organize bir yapıya ihtiyaç duyan bir işletmeyi gösterir.   stratejik Planlama   işlem. Projeleri biriktiren bir iş odaklanmamış. Pazar değişikliklerine karşı reaktif bir duruş, tutarsız izleme alışkanlıklarına sahip bir işletmeye işaret eder. Portföy ilerlemesini takip etme ve izleme zorluğu, ölçeklenemeyen araçlar ve yöntemler kullanan bir işletmeye işaret eder.

Bizim   strateji yürütme platformu   müşterilerinin her stratejik olgunluk aşamasında süreçlerini geliştirmelerine ve çabalarını en önemli olan şeye odaklamasına yardımcı oldu.   Demo rezervasyonu yapın   Cascade'in projeleri geliştirmenize ve önceliklendirmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için bugün.