Comment prioriser les projets : les 2 principes que les entreprises ignorent
Publié: 2022-09-09La priorisation des projets est plus qu'une simple allocation de ressources.
C'est avant tout une décision stratégique. Que vous priorisiez efficacement vos projets dépend de deux choses : la clarté de votre intention stratégique et la précision de la valeur attendue générée par chaque projet.
Si vous réussissez ces deux étapes, votre efficacité dans la hiérarchisation des projets pourrait très bien modifier les échelles du paysage concurrentiel.
Continuez à lire pour le découvrir:
- Pourquoi vous voulez exceller dans la priorisation des projets
- 3 raisons pour lesquelles les entreprises ne parviennent pas à prioriser
- Le 1er principe de priorisation : Une bonne stratégie dicte des priorités
- Le 2e principe de la priorisation des projets : la façon dont vous mesurez la valeur attendue du projet est importante
- La vérité sur la priorisation des projets, personne ne vous le dira
Pourquoi vous voulez exceller dans la priorisation des projets
La hiérarchisation des projets est la façon dont l'orientation commerciale de haut niveau se traduit en exécution.
Lorsqu'une entreprise échoue ou trouve qu'il est très difficile de faire la distinction entre un travail important et un travail sans importance, le problème n'est pas de mauvais processus. C'est un manque de concentration à un niveau plus stratégique.
Dans une grande organisation, un manque d'orientation stratégique au sommet se répercute rapidement à tous les niveaux et peut très bien coûter à l'entreprise sa position de leader sur le marché. C'est ce qui est arrivé à Pomme à la fin des années 90, lorsque Steve Jobs a été rappelé à la tête de l'entreprise en 1997. Jobs a découvert que dans l'entreprise qu'il avait fondée, les gens travaillaient dur vers "18 directions différentes" et sur les "mauvaises choses". En d'autres termes, il a découvert une entreprise sans stratégie et avec beaucoup d'efforts fracturés.
Qu'est ce qu'il a fait?
Il des projets abandonnés qui ne correspondaient pas à sa vision à long terme et déterminé les principaux actifs d'Apple à investir massivement dans eux et à diriger les efforts des gens vers la croissance. En d'autres termes, il a réduit les distractions et concentré les efforts d'Apple sur une poignée de directions clés. Prendre ce genre de décisions n'est pas facile car elles impliquent généralement de virer des gens, de les énerver et de les laisser tomber.
Mais quel a été le résultat ?
Au cours des 14 années du mandat de Steve Jobs, Apple a apporté des innovations et des technologies incroyables sur le marché, y compris l'iPhone, l'un des appareils électroniques grand public les plus influents jamais sortis.
En chiffres plus concrets, la stratégie claire de Steve Jobs et sa concentration sans relâche ont fait passer les revenus d'Apple de 9,8 milliards de dollars en 1997 à 108 milliards de dollars en 2011, soit une multiplication par 11.
3 raisons pour lesquelles les entreprises ne parviennent pas à prioriser
La priorisation des projets a un côté stratégique et un côté technique. Essayer de résoudre le côté technique sans s'attaquer d'abord au stratégique est une recette pour l'échec.
Tout chef de projet peut trouver des raisons de promouvoir ses propres projets. Et la plupart des chefs de projet le font. Mais lier le projet à une vue d'ensemble, défendre sa valeur commerciale potentielle et suivre un ensemble cohérent de critères basés sur une vision stratégique à long terme pour évaluer les projets est une approche que très peu d'entreprises adoptent.
En fait, lorsqu'une entreprise échoue dans la hiérarchisation des projets, cela est généralement dû à l'une des raisons suivantes :
- Absence de véritable stratégie
- Pas de cohérence dans la résolution des conflits de décision
- Priorisation basée sur la disponibilité des ressources
Il existe une cause sous-jacente responsable de ces trois raisons. C'est une compréhension insuffisante de qu'est-ce qu'une bonne stratégie.
1. Absence de véritable stratégie
C'est sans doute la raison la plus courante de l'échec de la hiérarchisation des projets.
Un écueil que la plupart des dirigeants des grandes entreprises ne parviennent pas à éviter. Ils ne comprennent pas ce qui les empêche de développer une grande stratégie au niveau de l'entreprise. Pour les grandes organisations avec des années de présence sur le marché, le plus grand ennemi est la complaisance. C'est ce qui a tué Kodak, Xerox et Blockbuster. Ils pensaient qu'ils étaient trop gros pour tomber, mais l'histoire en a pensé autrement.
Comment exactement la complaisance détruit-elle les stratégies au niveau de l'entreprise ?
En faisant risque l'ennemi numéro un de l'entreprise. Les dirigeants complaisants évitent risque dans leurs plans stratégiques mais faites des promesses pour de grands résultats. Leurs projections montrent une croissance énorme, mais leurs plans d'action se concentrent sur le maintien des processus actuels. Cette approche ne fonctionne pas. Cela handicape l'organisation et lui refuse la possibilité de concentrer ses efforts sur une seule percée.
Ainsi, l'organisation délivre des résultats au mieux médiocres et parie sans le savoir son avantage concurrentiel sur la permanence supposée des conditions du marché.
2. Pas de cohérence dans la résolution des conflits de décision
La priorisation des projets est essentiellement la gestion d'intentions contradictoires à un niveau supérieur de l'organisation.
Trop souvent, les dirigeants déterminent un petit ensemble de priorités stratégiques et alignent chaque projet sur au moins une de ces priorités. C'est une excellente décision jusqu'à ce qu'une décision entre deux priorités contradictoires doive être prise.
Si un gestionnaire de portefeuille de projets (PMO) n'a pas une compréhension explicite des attentes des parties prenantes, alors la résolution des conflits est aléatoire et non guidée. Les décisions de compromis ne suivent pas une direction cohérente et l'entreprise finit par briser ses efforts.
3. Priorisation basée sur la disponibilité des ressources
Celui-ci crie un manque de réflexion stratégique et de maturité.
Il prend la demande pour les services ou les produits de l'entreprise pour acquis et, en cas de changement soudain des conditions du marché, laisse l'entreprise dans une position fortement désavantagée.
La disponibilité des ressources ne devrait jamais dicter les priorités stratégiques. Au contraire, les ressources doivent être orientées et réaffectées en fonction des besoins stratégiques de l'entreprise. N'approuvez pas les projets car vous pouvez les financer, libérer des ressources pour alimenter les projets ayant le plus grand impact commercial.
Une méthode courante d'allocation des ressources est la matrice d'Eisenhower, dans laquelle vous évaluez les projets en fonction de leur urgence et de leur importance. Bien qu'il s'agisse d'un outil efficace de gestion du temps, au plus haut niveau de prise de décision, il ne prend pas en compte d'autres facteurs importants.
L'allocation des ressources vient après élaboration de la stratégie.
Remarque : si votre entreprise priorise le travail en fonction de la disponibilité des ressources ou de manière ad hoc et incontrôlée, retournez aux fondations, c'est-à-dire, vision, mission et valeurs.
Le 1er principe de priorisation : Une bonne stratégie dicte des priorités
On parle beaucoup de stratégie et de priorisation des projets. Alors, qu'est-ce qu'une bonne stratégie et comment dicte-t-elle les priorités ?
Qu'est-ce qu'une bonne stratégie ?
Dans le cadre de la priorisation des projets, une bonne stratégie fait bien trois choses :
- Identifie le défi
- Clarifie le plan pour le surmonter
- Concentre l'effort sans bander les yeux
Une bonne stratégie identifie le défi majeur auquel l'entreprise est confrontée. Ce qui signifie un solide externe et analyse interne qui vous aide à diagnostiquer le plus grand défi auquel l'entreprise est actuellement confrontée. Est-ce un nouvel acteur fort dans l'industrie ? Une nouvelle technologie rend-elle la moitié de vos services ou produits obsolètes ? Y a-t-il une baisse constante de la demande due à l'éclipse de la catégorie ? Ou avez-vous besoin d'une transformation en raison de processus internes majeurs nécessitant une mise à jour ? Quoi qu'il en soit, votre stratégie doit diagnostiquer et relever le défi.
Une bonne stratégie est claire. La moitié de la solution est décrite par la façon dont vous encadrez et énoncez le problème. Un défi clair vous aide à développer une solution viable. Et une bonne stratégie est claire sur l'approche que vous adoptez pour surmonter le défi défini, et vos gens le comprennent. De cette façon, ils sont habilités à prendre des décisions et à ne pas attendre l'approbation. Dans notre rapport stratégique 2022, nous avons découvert que moins de la moitié des membres de l'équipe se sentent partie prenante de la stratégie.
Une bonne stratégie est ciblée et avec des antennes fortes et actives. Dans les grandes organisations complexes, il est rare de concentrer les ressources. Ils poursuivent tellement d'objectifs en même temps qu'il est impossible de réaliser une véritable percée concurrentielle. Une bonne stratégie concentre tous les efforts vers un seul objectif à long terme. Une étape à la fois, une priorité à la fois. Mais un tel objectif est un gros pari, donc chaque dirigeant sensé devrait avoir des mesures et des moyens de déterminer si ce pari sera payant avant qu'il ne soit trop tard. Chaque fois que c'est possible, bien sûr.
Comment une bonne stratégie dicte-t-elle les projets les plus prioritaires ?
Un défi clairement articulé attire l'attention de tous sur une lutte commune.
Et cela permet à l'équipe de direction de parvenir à un consensus pour le résoudre. Ainsi, il est plus facile de s'entendre sur la liste des priorités, les Domaines prioritaires et où investir la plupart des ressources. Pendant ce temps, la solution, AKA la stratégie, fournit une structure logique que tout le monde peut suivre et mémoriser. Les gens ont des directives partagées pour prendre des décisions sans que quelqu'un définisse exactement ce qu'il faut faire.
Une bonne stratégie met à l'échelle une prise de décision cohérente.
Il aide les équipes et les membres de l'équipe à faire des choix qui mènent dans la même direction, même s'ils sont déconnectés les uns des autres. Cela fait du choix des projets qui comptent une promenade dans le parc et du côté technique de la mesure de la valeur de chaque projet un exercice simple.
Un aspect caché d'une bonne stratégie est son niveau de risque. De manière générale, les bonnes stratégies sont ambitieuses et, pour cette raison, intrinsèquement risquées. Ce sont des mouvements extraordinaires et des paris extraordinaires. Et pour qu'un mouvement extraordinaire fonctionne, le joueur doit prendre des décisions extraordinaires qui concentrent ses efforts et ses ressources sur quelques initiatives stratégiques clés.
L'allocation extraordinaire de ressources est plus naturelle lorsqu'un consensus la précède.
Lectures complémentaires :
Comment les PMO performants génèrent de la valeur et évitent la sellette
3 stratégies extrêmement efficaces pour gérer les dépendances d'un projet
Le 2e principe de la priorisation des projets : la façon dont vous mesurez la valeur attendue du projet est importante
Avec un ensemble clair de priorités et une longue liste de projets, comment choisissez-vous lesquels poursuivre ?
Pour répondre à cette question, vous devez être un peu technique. Plus précisément, vous devez mesurer la valeur de chaque projet pour décider où investir vos ressources. Il ne s'agit pas d'un exercice tout à fait simple, car il implique des suppositions sous la forme d'une valeur projetée estimée. Mais c'est beaucoup plus facile si vous avez une stratégie pour vous guider.
Il existe deux façons de mesurer la valeur d'un projet :
- Par la valeur commerciale attendue mesurée en $$$
- Et par les capacités commerciales potentielles
Mesurer la valeur d'un projet en développant une analyse de rentabilisation
Il existe de nombreuses façons de mesurer la valeur d'un projet.
Par exemple, vous pouvez créer un système de notation en définissant un ensemble de critères, en déterminant une pondération pour chaque critère, puis en notant les projets par rapport à chaque critère. Soyez parcimonieux lors de la définition des critères. Concentrez-vous sur deux facteurs : objectifs stratégiques et besoins des clients .
Peu importe le système de notation que vous adoptez, assurez-vous d'être cohérent. Le marketing ne peut pas mesurer la valeur commerciale d'un projet en pourcentage du chiffre d'affaires, le développement de produit en valeur absolue et les ventes en pourcentage de croissance. Tout le monde doit parler la même langue, c'est-à-dire le même nombre. Sinon, vous comparez des oranges avec des chaises.
Nous vous recommandons de tout traduire en dollars (ou dans la devise de votre entreprise), afin de pouvoir le comparer aux ressources dédiées au projet.
Lecture complémentaire :
Les 10 principaux KPI PMO que vous devriez suivre (+ comment les suivre)
Rapports sur l'état d'avancement des projets exécutifs : 6 bonnes pratiques pour en rédiger un
Mesurer la valeur d'un projet par les capacités commerciales potentielles
Il y a une raison pour laquelle nous séparons les capacités commerciales de la valeur commerciale attendue.
C'est parce que parfois, vous devez choisir des projets qui ont une valeur commerciale attendue plus petite mais qui soutiennent un objectif stratégique spécifique. Par exemple, un projet peut faire partie intégrante d'une série d'actions visant à empêcher la concurrence de dupliquer les ressources qui sous-tendent votre avantage concurrentiel. La valeur absolue du projet mesuré isolément pourrait être nettement inférieure, mais dans le cadre d'un ensemble coordonné d'actions, le projet devient crucial.
Prenez, par exemple, Zara , la société de vêtements qui fait partie du groupe Inditex. L'entreprise a intégré sa production. Pris isolément, ce déménagement augmente les coûts et n'a pas de sens. Cependant, dans le cadre de sa stratégie globale visant à être le fournisseur de vêtements à la mode le plus rapide et le plus abordable, l'évaluation change. Zara a réduit le temps de développement à la vente de la moyenne de l'industrie de 6 mois à moins de 2 semaines tout en ajustant les produits aux besoins du marché local et en étant le premier à apporter de nouvelles tendances sur le marché. L'entreprise dépense 1/10 en marketing par rapport à ses concurrents et, en 2020, a réalisé près de 70% de part des ventes nettes du groupe Inditex. Personne d'autre n'a dépassé 9 %.
Cette approche nécessite un changement de mentalité.
Et de la clarté dans votre intention stratégique. Au lieu d'essayer d'évaluer les projets de manière isolée, établissez un calendrier avec les objectifs attendus ou souhaités. capacités commerciales défini par votre stratégie. Alignez ensuite les projets avec les capacités métier auxquelles ils contribuent et prenez des décisions de hiérarchisation en fonction de leur contribution.
Lors de la mise en œuvre, choisissez judicieusement vos outils
Il existe deux énormes obstacles à la mise en œuvre du deuxième principe de hiérarchisation des projets :
- Mise à l'échelle
- Et suivre les progrès et les changements
Pour faire évoluer efficacement un processus, vous devez minimiser les frottements et le standardiser . Ce dernier assure la cohérence de la mise en œuvre, et le premier facilite l'adoption. L'utilisation de plusieurs outils et approches pour suivre l'avancement des projets, le nombre de projets alignés sur les objectifs stratégiques et la mesure de la valeur commerciale rendent à la fois la cohérence et l'adoption plus difficiles.
En outre, l'environnement commercial moderne évolue à un rythme accéléré. Pour suivre ces changements, vous devez adapter votre stratégie rapidement et mettre en œuvre les changements encore plus rapidement. En tant que tel, vous devez mettre en place des processus tels que le suivi de l'avancement du projet et la hiérarchisation des projets. dynamique . De mauvaises habitudes de communication et de suivi sont les raisons les plus courantes de l'échec d'un projet.
Excel et PowerPoint ne sont ni dynamiques ni évolutifs. Ce sont des outils statiques qui nécessitent des compétences et d'innombrables heures de travail pour rester détaillés et à jour.
C'est bien mieux d'avoir une seule source de vérité pour votre stratégie et votre portefeuille de projets. Une plateforme numérique dynamique où tous les progrès sont enregistrés et chacun a accès pour mettre à jour ses progrès. Des plates-formes telles que Cascade suivent et génèrent des rapports tout en reflétant les changements dans le plan presque instantanément.
Par exemple, dans Cascade, vous pouvez définir vos capacités commerciales en tant qu'objectifs de haut niveau sur leurs domaines d'intervention respectifs, puis aligner le ou les projets associés en 2 à 3 clics. Ensuite, vous pouvez configurer un tableau de bord généré automatiquement qui répond à des questions spécifiques ou globales telles que :
- Quelle est la santé de notre portefeuille de projets ?
- Toutes nos capacités commerciales souhaitées sont-elles suffisamment soutenues par des projets ?
- Avons-nous alloué nos ressources de manière efficace ?
Lectures complémentaires :
- Les 7 meilleurs logiciels de gestion de portefeuille de projets pour les gestionnaires de portefeuille en 2022
- 23 meilleurs outils de stratégie pour votre organisation en 2022
La vérité sur la priorisation des projets, personne ne vous le dira
Le processus de priorisation des projets dans une organisation en dit long sur son maturité stratégique .
Une hiérarchisation incontrôlée ou ad hoc indique une entreprise ayant besoin d'une organisation plus organisée planification stratégique traiter. Une entreprise qui accumule les projets est floue. Une attitude réactive aux changements du marché indique une entreprise avec des habitudes de suivi incohérentes. La difficulté à suivre et à surveiller les progrès du portefeuille indique une entreprise utilisant des outils et des méthodes non évolutifs.
Notre plate-forme d'exécution de stratégie a aidé ses clients à chaque étape de maturité stratégique à faire évoluer leurs processus et à concentrer leurs efforts sur ce qui compte le plus. Réserver une démo aujourd'hui pour découvrir comment Cascade peut vous aider à évoluer et à hiérarchiser vos projets.
