Jak nadawać priorytety projektom: dwie zasady, które ignorują firmy
Opublikowany: 2022-09-09Priorytetyzacja projektów to coś więcej niż tylko alokacja zasobów.
To przede wszystkim decyzja strategiczna. Skuteczne nadawanie priorytetów projektom zależy od dwóch rzeczy: jasności twoich strategicznych zamiarów i dokładności oczekiwanej wartości generowanej przez każdy projekt.
Jeśli zdobędziesz te dwa elementy, Twoja skuteczność w ustalaniu priorytetów projektów może bardzo dobrze zmienić skalę konkurencyjnego krajobrazu.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się:
- Dlaczego chcesz wyróżniać się w priorytetyzacji projektów
- 3 sposoby, w jakie firmy nie ustalają priorytetów
- Pierwsza zasada ustalania priorytetów: Dobra strategia dyktuje priorytety
- Druga zasada priorytetyzacji projektów: jak mierzysz oczekiwaną wartość projektu ma znaczenie
- Nikt nie powie Ci prawdy o priorytetyzacji projektów
Dlaczego chcesz wyróżniać się w priorytetyzacji projektów
Priorytetyzacja projektu to sposób, w jaki koncentracja biznesowa na wysokim poziomie przekłada się na realizację.
Kiedy firma upada lub ma trudności z odróżnieniem pracy ważnej od nieważnej, problemem nie są złe procesy. To brak koncentracji na bardziej strategicznym poziomie.
W dużej organizacji brak strategicznego ukierunkowania na szczycie szybko przenosi się na wszystkie poziomy i może bardzo dobrze kosztować wiodącą pozycję firmy na rynku. Tak się stało Jabłko pod koniec lat 90., kiedy Steve Jobs został ponownie powołany do kierowania firmą w 1997 roku. Jobs odkrył, że w firmie, którą założył, ludzie ciężko pracowali nad „18 różnymi kierunkami” i nad „złymi rzeczami”. Innymi słowy, odkrył firmę, która nie ma strategii i ma dużo podzielonego wysiłku.
Co on zrobił?
On porzucone projekty, które nie pasowały do jego długoterminowej wizji i określił podstawowe aktywa Apple, aby w nie inwestować i kierować wysiłki ludzi na rozwój. Innymi słowy, ograniczył rozpraszanie uwagi i skoncentrował wysiłki Apple na kilku kluczowych kierunkach. Podejmowanie tego rodzaju decyzji nie jest łatwe, ponieważ zwykle pociąga za sobą zwalnianie ludzi, wkurzanie ludzi i zawodzenie ludzi.
Ale jaki był wynik?
W ciągu 14 lat kadencji Steve'a Jobsa firma Apple wprowadziła na rynek niesamowite innowacje i technologie, w tym iPhone'a, jedno z najbardziej wpływowych urządzeń elektroniki użytkowej, jakie kiedykolwiek wypuszczono.
Mówiąc bardziej konkretnie, jasna strategia Steve'a Jobsa i nieustanna koncentracja spowodowały wzrost przychodów Apple z 9,8 miliarda dolarów w 1997 roku do 108 miliardów dolarów w 2011 roku, co stanowi 11-krotny wzrost.
3 sposoby, w jakie firmy nie ustalają priorytetów
Priorytetyzacja projektów ma stronę strategiczną i techniczną. Próba rozwiązania strony technicznej bez wcześniejszego zajęcia się strategicznymi to recepta na porażkę.
Każdy kierownik projektu może wymyślić powody, by promować własne projekty. I większość kierowników projektów to robi. Jednak powiązanie projektu z szerszym obrazem, argumentowanie za jego potencjalną wartością biznesową i przestrzeganie spójnego zestawu kryteriów opartych na długoterminowej wizji strategicznej w celu oceny projektów to podejście, które stosuje niewiele firm.
W rzeczywistości, gdy firmie nie udaje się ustalić priorytetów projektów, zwykle jest to spowodowane jednym z następujących powodów:
- Brak prawdziwej strategii
- Brak konsekwencji w rozwiązywaniu konfliktów decyzyjnych
- Priorytetyzacja na podstawie dostępności zasobów
Istnieje podstawowa przyczyna odpowiedzialna za wszystkie trzy powody. To niewystarczające zrozumienie jaka jest dobra strategia.
1. Brak prawdziwej strategii
Jest to prawdopodobnie najczęstsza przyczyna nieudanego nadawania priorytetów projektom.
Pułapka, której większość kierowników wykonawczych w dużych korporacjach nie potrafi uniknąć. Nie rozumieją, co przeszkadza im w rozwijaniu świetnej Strategia korporacyjna. W przypadku dużych organizacji z wieloletnią obecnością na rynku największym wrogiem jest samozadowolenie. To właśnie zabiło Kodaka, Xeroxa i Blockbustera. Myśleli, że są za duże, by upaść, ale historia myślała inaczej.
Jak dokładnie samozadowolenie niszczy strategie na poziomie korporacyjnym?
Robiąc ryzyko wróg numer jeden firmy. Zadowoleni liderzy unikają ryzyko w ich plany strategiczne ale obiecaj duże rezultaty. Ich prognozy pokazują ogromny wzrost, ale ich plany działania koncentrują się na utrzymaniu bieżących procesów. To podejście nie działa. Utrudnia to organizację i uniemożliwia jej skupienie wysiłków na jednym przełomowym posunięciu.
W ten sposób organizacja osiąga w najlepszym razie przeciętne wyniki i nieświadomie stawia swoją przewagę konkurencyjną na założoną trwałość warunków rynkowych.
2. Brak konsekwencji w rozwiązywaniu konfliktów decyzyjnych
Priorytetyzacja projektów to zasadniczo zarządzanie sprzecznymi intencjami na wyższym poziomie organizacji.
Zbyt często liderzy określają mały zestaw priorytetów strategicznych i dopasowują każdy projekt do co najmniej jednego z tych priorytetów. To świetny ruch, dopóki nie zostanie podjęta decyzja między dwoma sprzecznymi priorytetami.
Jeśli kierownik portfela projektów (PMO) nie ma wyraźnego zrozumienia oczekiwań interesariuszy, to rozwiązywanie konfliktów jest przypadkowe i niekierowane. Decyzje o kompromisach nie idą w spójnym kierunku, a firma kończy się rozbiciem swoich wysiłków.
3. Priorytetyzacja na podstawie dostępności zasobów
Ten krzyczy o braku strategicznego myślenia i dojrzałości.
Uznaje popyt na usługi lub produkty firmy za pewnik, aw przypadku nagłej zmiany warunków rynkowych stawia firmę w bardzo niekorzystnej sytuacji.
Dostępność zasobów nigdy nie powinna dyktować priorytetów strategicznych. Wręcz przeciwnie, zasoby powinny być naginane i realokowane w oparciu o strategiczne potrzeby firmy. Nie zatwierdzaj projektów, ponieważ możesz je sfinansować, zwolnij zasoby, aby zasilać projekty o największym wpływie na biznes.
Powszechną metodą alokacji zasobów jest macierz Eisenhowera, w której oceniasz projekty na podstawie ich pilności i ważności. Choć skuteczne narzędzie do zarządzania czasem, na najwyższym szczeblu decyzyjnym, nie uwzględnia innych ważnych czynników.
Alokacja zasobów następuje po formułowanie strategii.
Uwaga: jeśli Twoja firma nadaje priorytety pracy w oparciu o dostępność zasobów lub w sposób doraźny i niekontrolowany, wróć do podstaw, czyli wizja, misja i wartości.
Pierwsza zasada ustalania priorytetów: Dobra strategia dyktuje priorytety
Dużo mówi się o strategii i priorytetyzacji projektów. Czym właściwie jest dobra strategia i jak wyznacza priorytety?
Jaka jest dobra strategia?
W kontekście priorytetyzacji projektów, dobra strategia dobrze robi trzy rzeczy:
- Identyfikuje wyzwanie
- Wyjaśnia plan przezwyciężenia go
- Skupia wysiłek bez opaski na oczy
Dobra strategia identyfikuje główne wyzwanie, przed którym stoi firma. Co oznacza solidną zewnętrzną i analiza wewnętrzna który pomoże Ci zdiagnozować największe wyzwanie, przed którym stoi obecnie firma. Czy to silny nowy gracz w branży? Czy nowa technologia sprawia, że połowa Twoich usług lub produktów jest przestarzała? Czy istnieje stały spadek popytu z powodu zaćmienia kategorii? A może potrzebujesz transformacji ze względu na duże procesy wewnętrzne wymagające aktualizacji? Cokolwiek to jest, Twoja strategia powinna diagnozować i sprostać wyzwaniu.
Dobra strategia jest jasna. Połowa rozwiązania jest nakreślona przez sposób sformułowania i sformułowania problemu. Wyraźne wyzwanie pomoże Ci opracować realne rozwiązanie. A dobra strategia jest jasna w podejściu, które przyjmujesz, aby pokonać zdefiniowane wyzwanie, a Twoi ludzie to rozumieją. W ten sposób mogą podejmować decyzje i nie czekać na akceptację. W naszym raporcie dotyczącym strategii z 2022 r. odkryliśmy, że mniej niż połowa członków zespołu czuje się częścią strategii.
Dobra strategia jest skupiona i z silnymi, aktywnymi antenami. W dużych, złożonych organizacjach koncentracja zasobów jest rzadkością. Realizują tak wiele celów jednocześnie, że niemożliwe jest osiągnięcie prawdziwego przełomu konkurencyjnego. Dobra strategia koncentruje wszystkie wysiłki na jednym długoterminowym celu. Krok po kroku, jeden najwyższy priorytet na raz. Ale takie skupienie jest dużym zakładem, więc każdy rozsądny lider powinien mieć wskaźniki i sposoby określenia, czy ten zakład się wypłaci, zanim będzie za późno. Oczywiście, kiedy tylko jest to możliwe.
Jak dobra strategia dyktuje projekty o najwyższym priorytecie?
Jasno sformułowane wyzwanie zwraca uwagę wszystkich na wspólną walkę.
Umożliwia też kierownictwu wyższego szczebla osiągnięcie konsensusu w celu rozwiązania tego problemu. W ten sposób łatwiej uzgodnić listę priorytetów, planu Obszary koncentracji i gdzie zainwestować większość zasobów. Tymczasem rozwiązanie, zwane strategią, zapewnia logiczną strukturę, którą każdy może podążać i zapamiętać. Ludzie mają wspólne wytyczne dotyczące podejmowania decyzji bez konieczności dokładnego określania przez kogoś, co robić.
Dobra strategia skaluje konsekwentne podejmowanie decyzji.
Pomaga zespołom i członkom zespołu dokonywać wyborów, które prowadzą w tym samym kierunku, bez względu na to, jak bardzo są od siebie oddzieleni. To sprawia, że wybór projektów, które mają znaczenie, spacer po parku i techniczna strona mierzenia wartości każdego projektu jest prostym ćwiczeniem.
Ukrytym aspektem dobrej strategii jest poziom ryzyka. Ogólnie rzecz biorąc, dobre strategie są ambitne iz tego powodu z natury ryzykowne. To niezwykłe ruchy i niezwykłe zakłady. Aby nadzwyczajny ruch mógł się udać, gracz musi podejmować niezwykłe decyzje, które skupiają wysiłki i zasoby na kilku kluczowych inicjatywach strategicznych.
Nadzwyczajna alokacja zasobów jest bardziej naturalna, gdy poprzedza ją konsensus.
Dalsze lektury:
Jak skuteczne PMO zapewniają wartość i unikają gorącego miejsca?
3 szalenie skuteczne strategie zarządzania zależnościami projektowymi
Druga zasada priorytetyzacji projektów: jak mierzysz oczekiwaną wartość projektu ma znaczenie
Mając jasny zestaw priorytetów i długą listę projektów, jak wybrać te, które powinieneś realizować?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musisz zdobyć trochę wiedzy technicznej. W szczególności musisz zmierzyć wartość każdego projektu, aby zdecydować, gdzie zainwestować swoje zasoby. Nie jest to całkowicie proste ćwiczenie, ponieważ wymaga zgadywania w formie szacunkowej przewidywanej wartości. Ale jest o wiele łatwiej, jeśli masz strategię, która Cię poprowadzi.
Istnieją dwa sposoby mierzenia wartości projektu:
- Według oczekiwanej wartości biznesowej mierzonej w $$$
- I przez potencjalne możliwości biznesowe
Mierzenie wartości projektu poprzez opracowanie uzasadnienia biznesowego
Istnieje wiele sposobów mierzenia wartości projektu.
Na przykład można utworzyć system oceniania, definiując zestaw kryteriów, określając wagę dla każdego kryterium, a następnie oceniając projekty według każdego kryterium. Bądź oszczędny przy określaniu kryteriów. Skoncentruj się na dwóch czynnikach: cele strategiczne oraz potrzeby klienta .
Niezależnie od przyjętego systemu punktacji, upewnij się, że jesteś konsekwentny. Nie można pozwolić, aby marketing mierzył wartość biznesową projektu jako procent przychodów, rozwój produktu jako bezwzględną liczbę dolarów, a sprzedaż jako procent wzrostu. Wszyscy powinni mówić tym samym językiem, czyli tą samą liczbą. W przeciwnym razie porównujesz pomarańcze z krzesłami.
Zalecamy przetłumaczenie wszystkiego na dolary (lub walutę Twojej firmy), aby móc porównać to z zasobami dedykowanymi projektowi.
Dalsza lektura:
10 najważniejszych wskaźników KPI PMO, które powinieneś śledzić (+ jak je śledzić)
Raporty o statusie projektów wykonawczych: 6 najlepszych praktyk na ich pisanie
Mierzenie wartości projektu na podstawie potencjalnych możliwości biznesowych
Nie bez powodu oddzielamy możliwości biznesowe od oczekiwanej wartości biznesowej.
Dzieje się tak dlatego, że czasami trzeba wybrać projekty, które mają mniejszą oczekiwaną wartość biznesową, ale wspierają określony cel strategiczny. Na przykład projekt może być integralną częścią serii działań mających na celu powstrzymanie konkurencji przed powielaniem zasobów leżących u podstaw Twojej przewagi konkurencyjnej. Wartość bezwzględna projektu mierzona w izolacji może być znacznie niższa, ale w ramach skoordynowanego zestawu działań projekt staje się kluczowy.
Weźmy na przykład Zara , firmę odzieżową należącą do Grupy Inditex. Firma wprowadziła własną produkcję. W izolacji ten ruch zwiększa koszty i nie ma sensu. Jednak w ramach ogólnej strategii, aby być najszybszym i najtańszym dostawcą modnych ubrań, ocena ulega zmianie. Zara skróciła czas od rozwoju do sprzedaży ze średniej w branży wynoszącej 6 miesięcy do mniej niż 2 tygodni, jednocześnie dostosowując produkty do potrzeb lokalnego rynku i jako pierwsza wprowadza na rynek nowe trendy. Firma wydaje 1/10 na marketing w porównaniu z konkurencją i w 2020 roku osiągnęła prawie 70% udziału w sprzedaży netto Grupy Inditex. Nikt inny nie przekroczył 9%.
Takie podejście wymaga zmiany myślenia.
I jasność w twojej strategicznej intencji. Zamiast próbować oceniać projekty w izolacji, sporządź harmonogram z oczekiwanym lub pożądanym możliwości biznesowe zdefiniowane przez Twoją strategię. Następnie dostosuj projekty do możliwości biznesowych, do których się przyczyniają, i podejmuj decyzje dotyczące priorytetów na podstawie ich wkładu.
Przy wdrażaniu dobieraj narzędzia mądrze
Istnieją dwie ogromne przeszkody we wdrażaniu drugiej zasady priorytetyzacji projektów:
- skalowanie
- I śledzenie postępów i zmian
Aby skutecznie skalować proces, musisz: zminimalizować tarcie oraz ujednolicić to . Ta ostatnia zapewnia spójność wdrażania, a pierwsza ułatwia przyjęcie. Korzystanie z wielu narzędzi i podejść do śledzenia postępu projektu, liczba projektów zgodnych z celami strategicznymi oraz mierzenie wartości biznesowej utrudnia zarówno spójność, jak i przyjęcie.
Ponadto współczesne otoczenie biznesowe zmienia się w coraz szybszym tempie. Aby nadążyć za tymi zmianami, musisz szybko dostosować swoją strategię i jeszcze szybciej wprowadzać zmiany. W związku z tym musisz wysoko zadbać o procesy, takie jak śledzenie postępów w projekcie i nadawanie priorytetów projektom dynamiczny . Słaba komunikacja i nawyki śledzenia to najczęstsze przyczyny niepowodzenia projektu.
Excel i PowerPoint nie są ani dynamiczne, ani skalowalne. Są to statyczne narzędzia, które wymagają biegłości i niezliczonych godzin pracy, aby zachować szczegółowość i aktualność.
O wiele lepiej mieć jedno źródło prawdy dla Twojej strategii i portfela projektów. Dynamiczna platforma cyfrowa, na której rejestrowane są wszystkie postępy i każdy ma dostęp do aktualizacji swoich postępów. Platformy, takie jak śledzenie i raportowanie Cascade, niemal natychmiast odzwierciedlają zmiany w planie.
Na przykład w Cascade możesz zdefiniować swoje możliwości biznesowe jako cele wysokiego poziomu w odpowiednich obszarach fokusowych, a następnie dopasować powiązane projekty za pomocą 2-3 kliknięć. Następnie możesz skonfigurować automatycznie generowany pulpit nawigacyjny, który odpowiada na konkretne lub ogólne pytania, takie jak:
- Jaka jest kondycja naszego portfela projektów?
- Czy wszystkie nasze pożądane możliwości biznesowe są wystarczająco wspierane przez projekty?
- Czy efektywnie alokowaliśmy nasze zasoby?
Dalsze lektury:
- Najlepsze oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów 7 dla menedżerów portfela w 2022 r.
- 23 najlepsze narzędzia strategiczne dla Twojej organizacji w 2022 r.
Nikt nie powie Ci prawdy o priorytetyzacji projektów
Proces priorytetyzacji projektów w organizacji wiele mówi o jej dojrzałość strategiczna .
Niekontrolowane lub doraźne ustalanie priorytetów wskazuje, że firma potrzebuje bardziej zorganizowanej planowanie strategiczne proces. Biznes spiętrzający projekty jest nieukierunkowany. Reakcja na zmiany na rynku wskazuje na firmę z niespójnymi nawykami śledzenia. Trudności w śledzeniu i monitorowaniu postępów portfela wskazują, że firma korzysta z nieskalowalnych narzędzi i metod.
Nasz platforma realizacji strategii pomogła klientom na każdym strategicznym etapie dojrzałości rozwijać ich procesy i koncentrować ich wysiłki na tym, co najważniejsze. Zarezerwuj demo dzisiaj, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Cascade może pomóc w rozwijaniu i ustalaniu priorytetów projektów.
