프로젝트의 우선 순위를 지정하는 방법: 기업이 무시하는 2가지 원칙

프로젝트 우선 순위 지정은 단순한 리소스 할당 그 이상입니다.

무엇보다도 전략적 결정입니다. 프로젝트의 우선 순위를 효과적으로 지정하는지 여부는 전략적 의도의 명확성과 각 프로젝트에서 생성되는 예상 가치의 정확성이라는 두 가지에 달려 있습니다.

이 두 가지를 충족하면 프로젝트 우선 순위 지정의 효율성이 경쟁 환경의 규모를 크게 바꿀 수 있습니다.

알아 보려면 계속 읽으십시오.

• 프로젝트의 우선 순위를 정하는 데 탁월해야 하는 이유
• 기업이 우선순위를 정하지 못하는 3가지 방법
• 우선순위의 첫 번째 원칙: 좋은 전략이 우선순위를 결정합니다.
• 프로젝트 우선 순위 지정의 두 번째 원칙: 예상 프로젝트 가치를 측정하는 방법이 중요합니다.
• 아무도 알려주지 않는 프로젝트 우선 순위에 대한 진실

프로젝트의 우선 순위를 정하는 데 탁월해야 하는 이유

프로젝트 우선 순위는 높은 수준의 비즈니스 초점이 실행으로 변환되는 방식입니다.

회사가 실패하거나 중요한 작업과 중요하지 않은 작업을 구분하는 것이 매우 어렵다면 문제는 나쁜 프로세스가 아닙니다. 보다 전략적인 수준에 초점을 맞추지 못한 것입니다.

대규모 조직에서 최상위에 전략적 초점이 부족하면 모든 수준에 빠르게 영향을 미치고 시장에서 회사의 주도적 위치에 큰 손실을 입힐 수 있습니다. 그렇게 된거야   사과   90년대 후반, 1997년 스티브 잡스가 다시 회사를 이끌도록 부름을 받았을 때 잡스는 자신이 설립한 회사에서 사람들이 "18가지 방향"과 "잘못된 일"을 위해 열심히 일하고 있음을 발견했습니다. 즉, 전략도 없고 노력도 많이 들이지 않는 회사를 발견한 것이다.

그가 무슨 짓을 한거야?

그   그의 장기 비전에 맞지 않는 버려진 프로젝트   Apple의 핵심 자산에 막대한 투자를 하고 성장에 대한 사람들의 노력을 지시하기로 결정했습니다. 즉, 그는 산만함을 줄이고 몇 가지 주요 방향에 Apple의 노력을 집중했습니다. 이러한 결정을 내리는 것은 일반적으로 사람을 해고하고, 화나게 하고, 실망시키는 일이 수반되기 때문에 쉬운 일이 아닙니다.

그러나 결과는 어떠했습니까?

Steve Jobs의 14년 동안 Apple은 지금까지 출시된 가장 영향력 있는 소비자 전자 기기 중 하나인 iPhone을 포함하여 놀라운 혁신과 기술을 시장에 선보였습니다.

좀 더 구체적인 수치로 말하자면, 스티브 잡스의 분명한 전략과 집요한 집중으로 애플의 매출은 1997년 98억 달러에서 2011년 1080억 달러로 11배 증가했습니다.

기업이 우선순위를 정하지 못하는 3가지 방법

프로젝트 우선 순위 지정에는 전략적 측면과 기술적 측면이 있습니다. 전략적 문제를 먼저 다루지 않고 기술적 측면을 해결하려고 하는 것은 실패의 지름길입니다.

모든 프로젝트 관리자는 자신의 프로젝트를 홍보할 이유를 제시할 수 있습니다. 그리고 대부분의 프로젝트 관리자가 그렇습니다. 그러나 프로젝트를 더 큰 그림과 연결하고 잠재적인 비즈니스 가치를 주장하며 프로젝트를 평가하기 위해 장기적인 전략적 비전을 기반으로 한 일관된 기준을 따르는 것은 소수의 기업에서 채택하는 접근 방식입니다.

실제로 회사가 프로젝트 우선 순위 지정에 실패하는 경우 일반적으로 다음 이유 중 하나 때문입니다.

1. 진정한 전략의 부재
2. 의사결정 충돌 해결에 일관성이 없음
3. 리소스 가용성을 기반으로 우선 순위 지정

세 가지 이유 모두에 대한 근본적인 원인이 있습니다. 에 대한 이해가 부족하다.   얼마나 좋은 전략인지.

1. 실질적인 전략의 부재

이것은 틀림없이 프로젝트 우선순위 지정에 실패한 가장 일반적인 이유입니다.

대기업의 경영진 대부분이 피하지 못하는 함정. 그들은 위대한 발전을 방해하는 것이 무엇인지 이해하지 못합니다.   기업 차원의 전략. 수년간 시장에서 입지를 다져온 대규모 조직의 경우 가장 큰 적은 안주입니다. 그것이 Kodak, Xerox 및 Blockbuster를 죽인 것입니다. 그들은 넘어지기에는 너무 크다고 생각했지만 역사는 그렇지 않았습니다.

안주함이 기업 수준의 전략을 어떻게 파괴합니까?

만드는 것으로   위험   회사의 제1의 적. 안주한 리더는 피한다   위험   그들의   전략적 계획   그러나 큰 결과를 약속하십시오. 그들의 예상은 엄청난 성장을 보여주지만 그들의 실행 계획은 현재 프로세스를 유지하는 데 중점을 둡니다. 이 접근 방식은 작동하지 않습니다. 그것은 조직에 장애를 일으키고 하나의 획기적인 움직임에 노력을 집중할 기회를 거부합니다.

따라서 조직은 기껏해야 평범한 결과를 제공하고 시장 조건의 가정된 영구성에 자신도 모르게 경쟁 우위를 걸었습니다.

2. 의사결정 갈등 해결의 일관성 없음

프로젝트의 우선 순위를 지정하는 것은 본질적으로 조직의 상위 수준에서 상충되는 의도를 관리하는 것입니다.

너무 자주, 리더는 전략적 우선 순위의 작은 집합을 결정하고 모든 프로젝트를 이러한 우선 순위 중 하나 이상과 정렬합니다. 이것은 상충되는 두 가지 우선 순위 사이에서 결정을 내려야 할 때까지 훌륭한 조치입니다.

만약   프로젝트 포트폴리오 관리자(PMO)   이해 관계자의 기대치를 명시적으로 이해하지 못하면 갈등 해결이 무작위로 이루어집니다. 트레이드 오프 결정은 일관된 방향을 따르지 않으며 비즈니스는 결국 노력을 분산시킵니다.

3. 자원 가용성에 따른 우선 순위 지정

이것은 전략적 사고와 성숙의 부족을 비명을 지르고 있습니다.

회사의 서비스나 제품에 대한 수요를 당연하게 여기며 시장 상황이 갑자기 변할 경우 비즈니스가 심각한 불리한 위치에 놓이게 됩니다.

자원의 가용성이 전략적 우선 순위를 결정해서는 안 됩니다. 반대로 회사의 전략적 요구에 따라 리소스를 구부리고 재할당해야 합니다. 자금을 조달할 수 있기 때문에 프로젝트를 승인하지 말고, 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는 프로젝트를 제공하기 위해 리소스를 확보하십시오.

자원을 할당하는 일반적인 방법은 긴급성과 중요성에 따라 프로젝트를 평가하는 아이젠하워 매트릭스입니다. 시간 관리를 위한 효과적인 도구이지만 가장 높은 수준의 의사 결정에서는 다른 중요한 요소를 고려하지 않습니다.

리소스 할당은 다음에 온다   전략 공식화.

참고: 회사에서 리소스 가용성을 기반으로 작업의 우선 순위를 지정하거나 임시 및 통제되지 않는 방식으로 작업의 우선 순위를 지정하는 경우 기본으로 돌아가십시오. 즉,   비전, 사명, 그리고   가치.

우선순위의 첫 번째 원칙: 좋은 전략이 우선순위를 결정합니다.

전략 및 프로젝트 우선순위에 대한 많은 이야기. 그렇다면 좋은 전략이란 정확히 무엇이며 우선 순위를 어떻게 결정합니까?

좋은 전략이란?

프로젝트의 우선 순위를 정하는 맥락에서 좋은 전략은 다음 세 가지를 잘 수행합니다.

1. 챌린지 식별
2. 이를 극복하기 위한 계획을 명확히 함
3. 눈가리개 없이 노력에 집중

좋은 전략은 회사가 직면한 주요 과제를 식별합니다.   견고한 외부를 의미하며   내부 분석   회사가 현재 직면한 가장 큰 문제를 진단하는 데 도움이 됩니다. 업계에서 강력한 새로운 플레이어입니까? 새로운 기술로 인해 서비스나 제품의 절반이 구식이 됩니까? 카테고리의 일식으로 인해 수요가 꾸준히 감소하고 있습니까? 아니면 업데이트가 필요한 주요 내부 프로세스로 인해 변환이 필요하십니까? 그것이 무엇이든 전략은 문제를 진단하고 해결해야 합니다.

좋은 전략은 분명합니다.   솔루션의 절반은 문제를 구성하고 설명하는 방식으로 요약됩니다. 명확한 도전은 실행 가능한 솔루션을 개발하는 데 도움이 됩니다. 그리고 좋은 전략은 정의된 문제를 극복하기 위해 취하는 접근 방식에 대해 명확하며 직원들이 이를 이해합니다. 그렇게 하면 승인을 기다리지 않고 결정을 내릴 수 있습니다.   2022년 전략 보고서에서 우리는 절반 미만의 팀원이 전략의 일부라고 생각한다는 사실을 발견했습니다.

좋은 전략은 강력하고 활동적인 안테나에 초점을 맞추는 것입니다.   크고 복잡한 조직에서는 리소스에 집중하는 경우가 드뭅니다. 그들은 동시에 많은 목표를 추구하기 때문에 진정한 경쟁 돌파구를 달성하는 것이 불가능합니다. 좋은 전략은 하나의 장기적인 목표를 향해 모든 노력을 집중합니다. 한 번에 한 단계, 한 번에 하나의 최우선 순위. 그러나 그러한 초점은 큰 베팅이므로 모든 건전한 리더는 너무 늦기 전에 해당 베팅이 성과를 낼지 여부를 결정할 수 있는 지표와 방법을 가지고 있어야 합니다. 물론 가능할 때마다.

좋은 전략이 가장 높은 우선순위 프로젝트를 어떻게 결정합니까?

명확하게 표현된 도전은 공통적으로 공유되는 투쟁에 모든 사람의 주의를 이끕니다.

그리고 이를 통해 고위 경영진이 문제를 해결하기 위한 합의에 도달할 수 있습니다. 따라서 계획의 우선 순위 목록에 동의하는 것이 더 쉽습니다.   초점 영역 및 대부분의 리소스를 어디에 투자해야 하는지. 한편, AKA 전략이라는 솔루션은 누구나 따라하고 기억할 수 있는 논리적 구조를 제공합니다. 사람들은 정확히 무엇을 해야 하는지 정의하는 사람 없이 결정을 내리기 위한 지침을 공유했습니다.

좋은 전략은 일관된 의사 결정을 확장합니다.

팀과 팀원이 서로 연결되어 있지 않더라도 같은 방향으로 이끄는 선택을 할 수 있도록 도와줍니다. 그것은 공원에서 산책과 각 프로젝트의 가치를 측정하는 기술적인 측면에서 중요한 프로젝트를 선택하는 것을 간단한 연습으로 만듭니다.

좋은 전략의 숨겨진 측면은 위험 수준입니다. 일반적으로 좋은 전략은 야심차고 그런 이유로 본질적으로 위험합니다. 그들은 비범한 움직임과 비범한 내기입니다. 그리고 비범한 움직임이 작동하려면 플레이어는 몇 가지 주요 전략적 이니셔티브에 노력과 자원을 집중하는 비범한 결정을 내려야 합니다.

비상한 자원 할당은 합의가 선행될 때 더 자연스럽습니다.

추가 판독값:

성공적인 PMO가 가치를 제공하고 핫시트를 피하는 방법

프로젝트 종속성을 관리하기 위한 매우 효과적인 3가지 전략

프로젝트 우선 순위 지정의 두 번째 원칙: 예상 프로젝트 가치를 측정하는 방법이 중요합니다.

명확한 우선 순위와 긴 프로젝트 목록이 있는데 어떤 것을 추구해야 할지 어떻게 선택합니까?

이 질문에 답하려면 약간의 기술적인 지식이 필요합니다. 특히 자원을 어디에 투자할지 결정하려면 각 프로젝트의 가치를 측정해야 합니다. 추정된 예상 값의 형태로 약간의 추측을 포함하기 때문에 이것은 완전히 간단한 연습이 아닙니다. 하지만 당신을 안내할 전략이 있다면 훨씬 더 쉽습니다.

프로젝트의 가치를 측정하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

• $$$로 측정된 예상 비즈니스 가치 기준
• 그리고 잠재적인 비즈니스 능력에 의해

비즈니스 사례 개발을 통한 프로젝트 가치 측정

프로젝트의 가치를 측정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

예를 들어, 일련의 기준을 정의하고, 각 기준에 대한 가중치를 결정한 다음, 각 기준에 대해 프로젝트에 점수를 매겨 점수 시스템을 만들 수 있습니다. 기준을 정의할 때는 인색해야 합니다. 다음 두 가지 요소에 중점을 둡니다.   전략적 목표   그리고   고객 요구 .

어떤 점수 체계를 채택하든 일관성을 유지하십시오. 프로젝트의 비즈니스 가치를 수익의 백분율로, 제품 개발을 절대 달러 수로, 판매를 성장의 백분율로 측정하는 마케팅을 가질 수 없습니다. 모든 사람은 같은 언어, 즉 같은 번호를 말해야 합니다. 그렇지 않으면 오렌지를 의자와 비교하는 것입니다.

프로젝트 전용 리소스와 대조할 수 있도록 모든 것을 달러(또는 회사 통화)로 환산하는 것이 좋습니다.

추가 읽기:

추적해야 하는 상위 10개 PMO KPI(+ 추적 방법)

실행 프로젝트 상태 보고서: 작성을 위한 6가지 모범 사례

잠재적인 비즈니스 역량으로 프로젝트 가치 측정

비즈니스 역량과 기대 비즈니스 가치를 분리하는 데는 이유가 있습니다.

때때로 예상되는 비즈니스 가치는 작지만 특정 전략적 목표를 지원하는 프로젝트를 선택해야 하기 때문입니다. 예를 들어, 프로젝트는 경쟁 우위의 기반이 되는 자원을 복제하는 경쟁을 억제하는 것을 목표로 하는 일련의 조치의 필수적인 부분일 수 있습니다. 개별적으로 측정된 프로젝트의 절대 가치는 상당히 낮을 수 있지만 조정된 일련의 조치의 일부로 프로젝트가 중요해집니다.

예를 들어, Inditex Group의 의류 회사인 Zara를 생각해 보십시오 . 회사는 자체 생산을 가져왔습니다. 따로따로, 그러한 움직임은 비용을 증가시키고 이치에 맞지 않습니다. 그러나 가장 빠르고 가장 저렴한 트렌디한 의류 공급업체라는 전반적인 전략의 일환으로 평가가 바뀝니다. Zara는 개발에서 판매까지의 시간을 업계 평균 6개월에서 2주 미만으로 단축하면서 현지 시장 요구에 맞게 제품을 조정하고 시장에 새로운 트렌드를 가장 먼저 도입했습니다. 이 회사는 경쟁사 대비 1/10의 마케팅 비용을 지출하고 2020년에는 Inditex 그룹의 거의 70% 순매출 점유율을 달성했습니다. 다른 누구도 9%를 넘지 않았습니다.

이 접근 방식은 생각의 전환이 필요합니다.

그리고 전략적 의도의 명확성. 개별적으로 프로젝트를 평가하려고 하는 대신 예상 또는 원하는 일정을   비즈니스 능력   당신의 전략에 의해 정의됩니다. 그런 다음 프로젝트를 프로젝트가 기여하는 비즈니스 기능과 정렬하고 기여도에 따라 우선 순위 결정을 내립니다.

구현할 때 도구를 현명하게 선택하십시오.

프로젝트 우선 순위의 두 번째 원칙을 구현하는 데는 두 가지 큰 장애물이 있습니다.

1. 스케일링
2. 진행 상황 및 변경 사항 추적

프로세스를 효과적으로 확장하려면 다음을 수행해야 합니다.   마찰 최소화   그리고   그것을 표준화하십시오 . 후자는 구현의 일관성을 보장하고 전자는 채택을 용이하게 합니다. 여러 도구와 접근 방식을 사용하여 프로젝트 진행 상황을 추적하고, 전략적 목표와 일치하는 프로젝트 수를 추적하고, 비즈니스 가치를 측정하면 일관성과 채택이 모두 어려워집니다.

또한 현대 비즈니스 환경은 빠른 속도로 변화하고 있습니다. 이러한 변화에 발맞추기 위해서는 전략을 신속하게 조정하고 변경 사항을 더욱 빠르게 구현해야 합니다. 따라서 프로젝트 진행 상황을 추적하고 프로젝트의 우선 순위를 높게 지정하는 등의 프로세스를 만들어야 합니다.   동적 . 부적절한 의사 소통 및 추적 습관은 프로젝트 실패의 가장 일반적인 원인입니다.

Excel과 PowerPoint는 동적이거나 확장 가능하지 않습니다. 상세하고 최신 상태를 유지하려면 숙련도와 수많은 작업 시간이 필요한 정적 도구입니다.

있는 것이 훨씬 낫습니다.   진실의 단일 소스   당신의 전략과 프로젝트 포트폴리오를 위해 모든 진행 상황이 기록되고 모든 사람이 진행 상황을 업데이트할 수 있는 동적 디지털 플랫폼입니다. Cascade와 같은 플랫폼은 계획의 변경 사항을 거의 즉시 반영하면서 추적 및 보고를 확장합니다.

예를 들어, 캐스케이드에서 비즈니스 기능을 각각의 초점 영역에 대한 상위 수준 목표로 정의한 다음 2-3번의 클릭으로 연결된 프로젝트를 정렬할 수 있습니다. 그런 다음 다음과 같은 특정 또는 큰 그림 질문에 답하는 자동 생성 대시보드를 설정할 수 있습니다.

• 우리 프로젝트 포트폴리오의 상태는 어떻습니까?
• 우리가 원하는 모든 비즈니스 기능이 프로젝트에서 충분히 지원됩니까?
• 자원을 효과적으로 할당했는가?

추가 판독값:

1. 2022년 포트폴리오 관리자를 위한 최고의 7 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어
2. 2022년 조직을 위한 23가지 최고의 전략 도구

아무도 알려주지 않는 프로젝트 우선 순위에 대한 진실

조직에서 프로젝트의 우선 순위를 지정하는 프로세스는 조직에 대해 많은 것을 보여줍니다.   전략적 성숙 .

통제되지 않거나 임시적인 우선 순위 지정은 보다 조직화된 비즈니스가 필요함을 나타냅니다.   전략 기획   프로세스. 프로젝트를 쌓는 비즈니스는 초점이 맞지 않습니다. 시장 변화에 대한 반응적 입장은 일관되지 않은 추적 습관을 가진 비즈니스를 나타냅니다. 포트폴리오 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 것이 어렵다는 것은 비즈니스가 확장 불가능한 도구와 방법을 사용하고 있음을 나타냅니다.

우리의   전략 실행 플랫폼   모든 전략적 성숙 단계의 고객이 프로세스를 발전시키고 가장 중요한 것에 노력을 집중할 수 있도록 도왔습니다.   데모 예약   오늘 Cascade가 프로젝트를 발전시키고 우선 순위를 지정하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.