Cum să prioritizezi proiectele: cele 2 principii pe care companiile le ignoră

Prioritizarea proiectelor este mai mult decât alocarea de resurse.

Este, în primul rând, o decizie strategică. Indiferent dacă vă prioritizați proiectele în mod eficient depinde de două lucruri: claritatea intenției dvs. strategice și acuratețea valorii așteptate generată de fiecare proiect.

Dacă reușești aceste două, atunci eficiența ta în prioritizarea proiectelor ar putea foarte bine să schimbe scara peisajului competitiv.

Citiți mai departe pentru a afla:

• De ce vrei să excelezi în prioritizarea proiectelor
• 3 moduri prin care companiile nu reușesc să prioritizeze
• Primul principiu al prioritizării: O strategie bună dictează prioritățile
• Al doilea principiu al prioritizării proiectelor: contează modul în care măsurați valoarea așteptată a proiectului
• Adevărul despre prioritizarea proiectelor nu vă va spune nimeni

De ce vrei să excelezi în prioritizarea proiectelor

Prioritizarea proiectelor este modul în care concentrarea la nivel înalt de afaceri se traduce în execuție.

Când o companie eșuează sau îi este foarte greu să facă distincția între munca importantă și cea neimportantă, problema nu sunt procesele proaste. Este o lipsă de concentrare pe un nivel mai strategic.

Într-o organizație mare, lipsa concentrării strategice la vârf ajunge rapid la toate nivelurile și poate costa foarte bine poziția de lider a companiei pe piață. Asta sa întâmplat cu   Măr   la sfârșitul anilor 90, când Steve Jobs a fost chemat înapoi să conducă compania în 1997. Jobs a descoperit că în compania pe care o fondase, oamenii lucrau din greu spre „18 direcții diferite” și la „lucruri greșite”. Cu alte cuvinte, a descoperit o companie fără strategie și cu mult efort fracturat.

Ce a facut el?

El   a abandonat proiecte care nu se potriveau cu viziunea lui pe termen lung   și a determinat ca activele de bază ale Apple să investească masiv în ele și să direcționeze efortul oamenilor spre creștere. Cu alte cuvinte, a redus distragerile și a concentrat eforturile Apple pe o mână de direcții cheie. A lua astfel de decizii nu este ușor, deoarece de obicei implică concedierea oamenilor, enervarea oamenilor și dezamăgirea oamenilor.

Dar care a fost rezultatul?

În cei 14 ani de mandat al lui Steve Jobs, Apple a adus pe piață inovații și tehnologii incredibile, inclusiv iPhone, unul dintre cele mai influente dispozitive electronice de larg lansat vreodată.

În cifre mai concrete, strategia clară a lui Steve Jobs și concentrarea necruțătoare au dus veniturile Apple de la 9,8 miliarde de dolari în 1997 la nord de 108 miliarde de dolari în 2011, o creștere de 11 ori.

3 moduri prin care companiile nu reușesc să prioritizeze

Prioritizarea proiectelor are o latură strategică și una tehnică. Încercarea de a rezolva partea tehnică fără a aborda mai întâi cea strategică este o rețetă pentru eșec.

Orice manager de proiect poate veni cu motive pentru a-și promova propriile proiecte. Și majoritatea managerilor de proiect o fac. Dar legarea proiectului de imaginea de ansamblu, argumentarea pentru valoarea sa potențială de afaceri și urmarea unui set consistent de criterii bazate pe o viziune strategică pe termen lung pentru evaluarea proiectelor este o abordare pe care foarte puține companii o adoptă.

De fapt, atunci când o companie eșuează la prioritizarea proiectului, de obicei se datorează unuia dintre următoarele motive:

1. Absența unei strategii reale
2. Nu există consecvență în rezolvarea conflictelor de decizie
3. Prioritizare în funcție de disponibilitatea resurselor

Există o cauză subiacentă responsabilă pentru toate cele trei motive. Este o înțelegere insuficientă a   ce strategie buna este.

1. Absența unei strategii reale

Acesta este, fără îndoială, motivul cel mai frecvent pentru prioritizarea proiectelor eșuate.

O capcană pe care majoritatea liderilor executivi din marile corporații nu reușesc să o evite. Ei nu înțeleg ce îi împiedică să dezvolte un mare   strategie la nivel corporativ. Pentru organizațiile mari cu ani de prezență pe piață, cel mai mare inamic este complezența. Asta a ucis Kodak, Xerox și Blockbuster. Au crezut că sunt prea mari pentru a cădea, dar istoria a gândit altfel.

Cum anume distruge complezența strategiile la nivel corporativ?

Prin realizarea   risc   inamicul numărul unu al companiei. Liderii mulțumiți evită   risc   în lor   planuri strategice   dar fă promisiuni pentru rezultate mari. Proiecțiile lor arată o creștere uriașă, dar planurile lor de acțiune se concentrează pe menținerea proceselor actuale. Această abordare nu funcționează. Ea handicapează organizația și îi refuză oportunitatea de a-și concentra eforturile pe o mișcare revoluționară.

Astfel, organizația oferă rezultate mediocre, în cel mai bun caz, și își pariază, fără să știe, avantajul competitiv pe asigurarea permanenței condițiilor pieței.

2. Lipsa consecvenței în rezolvarea conflictelor de decizie

Prioritizarea proiectelor este în esență gestionarea intențiilor conflictuale la un nivel superior al organizației.

Prea des, liderii determină un set mic de priorități strategice și aliniază fiecare proiect cu cel puțin una dintre acele priorități. Aceasta este o mișcare grozavă până când trebuie luată o decizie între două priorități conflictuale.

În cazul în care un   manager de portofoliu de proiecte (PMO)   nu are o înțelegere explicită a așteptărilor părților interesate, atunci rezolvarea conflictului este aleatorie și neghidată. Deciziile de compromis nu urmează o direcție consecventă, iar afacerea ajunge să-și fractureze eforturile.

3. Prioritizarea în funcție de disponibilitatea resurselor

Acesta țipă o lipsă de gândire strategică și de maturitate.

Ea ia de la sine înțeles cererea pentru serviciile sau produsele companiei și, în cazul unei schimbări bruște a condițiilor de piață, lasă afacerea într-o poziție puternic dezavantajată.

Disponibilitatea resurselor nu ar trebui să dicteze niciodată prioritățile strategice. Dimpotrivă, resursele ar trebui îndoite și realocate în funcție de nevoile strategice ale companiei. Nu aproba proiecte pentru că le poți finanța, eliberează resurse pentru a alimenta proiectele cu cel mai mare impact asupra afacerii.

O metodă comună de alocare a resurselor este matricea Eisenhower, în care evaluezi proiectele în funcție de urgența și importanța lor. Deși un instrument eficient pentru managementul timpului, la cel mai înalt nivel de luare a deciziilor, nu ia în considerare alți factori importanți.

Alocarea resurselor vine după   formularea strategiei.

Notă: dacă compania dvs. prioritizează munca pe baza disponibilității resurselor sau într-o manieră ad-hoc și necontrolată, reveniți la fundații, adică,   viziune, misiune și   valorile.

Primul principiu al prioritizării: O strategie bună dictează prioritățile

Se vorbește mult despre strategie și prioritizarea proiectelor. Deci, ce este exact o strategie bună și cum dictează ea prioritățile?

Care este o strategie bună?

În contextul prioritizării proiectelor, o strategie bună face bine trei lucruri:

1. Identifică provocarea
2. Clarifică planul de depășire
3. Concentrează efortul fără legarea la ochi

O strategie bună identifică provocarea majoră cu care se confruntă compania.   Ceea ce înseamnă un exterior solid și   analiză internă   care vă ajută să diagnosticați cea mai mare provocare cu care se confruntă compania în prezent. Este un jucător nou puternic în industrie? O nouă tehnologie face ca jumătate din serviciile sau produsele dvs. să fie învechite? Există o scădere constantă a cererii din cauza eclipsei categoriei? Sau aveți nevoie de o transformare din cauza proceselor interne majore care necesită o actualizare? Oricare ar fi, strategia ta ar trebui să diagnosticheze și să abordeze provocarea.

O strategie bună este clară.   Jumătate din soluție este conturată de modul în care încadrați și expuneți problema. O provocare clară vă ajută să dezvoltați o soluție viabilă. Și o strategie bună este clară cu privire la abordarea pe care o ai pentru a depăși provocarea definită, iar oamenii tăi o înțeleg. În acest fel, ei sunt împuterniciți să ia decizii și să nu aștepte aprobarea.   În raportul nostru de strategie din 2022, am descoperit că mai puțin de jumătate dintre membrii echipei se simt parte din strategie.

O strategie bună este concentrată și cu antene puternice și active.   În organizațiile mari și complexe, concentrarea resurselor este rară. Ei urmăresc atât de multe obiective în același timp încât este imposibil să obțină o adevărată descoperire competitivă. O strategie bună concentrează toate eforturile către un singur obiectiv pe termen lung. Un pas la un moment dat, o prioritate maximă la un moment dat. Dar o astfel de concentrare este un pariu mare, așa că fiecare lider sănătos ar trebui să aibă valori și modalități de a determina dacă acel pariu va plăti înainte de a fi prea târziu. Ori de câte ori este posibil, desigur.

Cum dictează o strategie bună proiectele cu cea mai mare prioritate?

O provocare clar articulată atrage atenția tuturor asupra unei lupte comune.

Și permite echipei de management superior să ajungă la un consens pentru a o rezolva. Astfel, este mai ușor să se pună de acord asupra listei de priorități, a planului   Domenii de interes și unde să investești majoritatea resurselor. Între timp, soluția, AKA strategia, oferă o structură logică pe care toată lumea o poate urmări și aminti. Oamenii au împărtășit liniile directoare pentru a lua decizii fără ca cineva să definească exact ce să facă.

O strategie bună scalează luarea consecventă a deciziilor.

Ajută echipele și membrii echipei să facă alegeri care conduc în aceeași direcție, indiferent cât de deconectați sunt unul de celălalt. Face ca alegerea proiectelor care contează o plimbare în parc și partea tehnică a măsurării valorii fiecărui proiect un exercițiu simplu.

Un aspect ascuns al unei strategii bune este nivelul de risc. În general, strategiile bune sunt ambițioase și, din acest motiv, în mod inerent riscante. Sunt mișcări extraordinare și pariuri extraordinare. Și pentru ca o mișcare extraordinară să funcționeze, jucătorul trebuie să ia decizii extraordinare care să concentreze eforturile și resursele pe câteva inițiative strategice cheie.

Alocarea extraordinară a resurselor este mai firească atunci când o precede un consens.

Alte lecturi:

Cât de de succes PMO oferă valoare și evită locul fierbinte

3 strategii extrem de eficiente pentru a gestiona dependențele proiectelor

Al doilea principiu al prioritizării proiectelor: contează modul în care măsurați valoarea așteptată a proiectului

Cu un set clar de priorități și o listă lungă de proiecte, cum le alegeți pe care să le urmați?

Pentru a răspunde la această întrebare, trebuie să deveniți puțin tehnic. Mai exact, trebuie să măsurați valoarea fiecărui proiect pentru a decide unde să vă investiți resursele. Acesta nu este un exercițiu complet simplu, deoarece implică o ghicire sub forma unei valori estimate proiectate. Dar este mult mai ușor dacă ai o strategie care să te ghideze.

Există două moduri de a măsura valoarea unui proiect:

• După valoarea estimată a afacerii măsurată în $$$
• Și prin potențialele capacități de afaceri

Măsurarea valorii unui proiect prin dezvoltarea unui caz de afaceri

Există multe modalități de a măsura valoarea unui proiect.

De exemplu, puteți crea un sistem de punctare definind un set de criterii, determinând o pondere pentru fiecare criteriu și apoi punctând proiectele în funcție de fiecare criteriu. Fiți parcimonios atunci când definiți criteriile. Concentrați-vă pe doi factori:   obiective strategice   și   nevoile clientului .

Indiferent de sistemul de notare pe care îl adoptați, asigurați-vă că sunteți consecvent. Nu puteți avea marketing care să măsoare valoarea afacerii unui proiect ca procent din venit, dezvoltarea produsului ca număr absolut de dolari și vânzările ca procent din creștere. Toată lumea ar trebui să vorbească aceeași limbă, adică același număr. Altfel, compari portocalele cu scaunele.

Vă recomandăm să traduceți totul în dolari (sau în moneda companiei dvs.), astfel încât să îl puteți contrasta cu resursele dedicate proiectului.

Lectură suplimentară:

Primii 10 KPI PMO pe care ar trebui să-i urmăriți (+ cum să îi urmăriți)

Rapoarte de stadiu al proiectului executiv: 6 bune practici pentru scrierea unuia

Măsurarea valorii unui proiect prin potențialele capacități de afaceri

Există un motiv pentru care separăm capabilitățile de afaceri de valoarea de afaceri așteptată.

Se datorează faptului că, uneori, trebuie să alegeți proiecte care au o valoare de afaceri așteptată mai mică, dar care susțin un obiectiv strategic specific. De exemplu, un proiect poate fi parte integrantă a unei serii de acțiuni care vizează împiedicarea concurenței de la duplicarea resurselor care stau la baza avantajului tău competitiv. Valoarea absolută a proiectului măsurată izolat ar putea fi substanțial mai mică, dar ca parte a unui set coordonat de acțiuni, proiectul devine crucial.

Să luăm, de exemplu, Zara , compania de îmbrăcăminte parte a Grupului Inditex. Compania și-a adus producția în interior. În mod izolat, această mișcare crește costurile și nu are sens. Cu toate acestea, ca parte a strategiei sale generale de a fi cel mai rapid și mai accesibil furnizor de haine la modă, evaluarea se schimbă. Zara a redus timpul de dezvoltare până la vânzare de la media industriei de 6 luni la mai puțin de 2 săptămâni, în timp ce ajustează produsele la nevoile pieței locale și a fost primul care a adus noi tendințe pe piață. Compania cheltuiește 1/10 în marketing față de concurenți și, în 2020, a atins aproape 70% din vânzările nete ale Grupului Inditex. Nimeni altcineva nu a trecut de 9%.

Această abordare necesită o schimbare de gândire.

Și claritate în intenția ta strategică. În loc să încercați să evaluați proiectele în mod izolat, faceți o cronologie cu cele așteptate sau dorite   capabilităților de afaceri   definit de strategia ta. Apoi, aliniați proiectele cu capacitățile de afaceri la care contribuie și luați decizii de prioritizare pe baza contribuției lor.

Când implementați, alegeți-vă instrumentele cu înțelepciune

Există două obstacole uriașe în implementarea celui de-al doilea principiu al prioritizării proiectelor:

1. Scalare
2. Și urmărirea progresului și a modificărilor

Pentru a scala eficient un proces, trebuie   minimizați frecarea   și   standardizați-l . Acesta din urmă asigură consecvența implementării, iar primul facilitează adoptarea. Folosind mai multe instrumente și abordări pentru a urmări progresul proiectului, numărul de proiecte aliniate cu obiectivele strategice și măsurarea valorii afacerii îngreunează atât coerența, cât și adoptarea.

În plus, mediul de afaceri modern se schimbă într-un ritm accelerat. Pentru a ține pasul cu aceste schimbări, trebuie să vă adaptați strategia rapid și să implementați modificările și mai rapid. Ca atare, trebuie să faceți procese precum urmărirea progresului proiectului și prioritizarea înalt a proiectelor   dinamic . Comunicarea slabă și obiceiurile de urmărire sunt cele mai frecvente motive pentru eșecul proiectului.

Excel și PowerPoint nu sunt nici dinamice, nici scalabile. Sunt instrumente statice care necesită competență și nenumărate ore de muncă pentru a rămâne detaliate și la zi.

Este mult mai bine să ai   o singură sursă de adevăr   pentru strategia și portofoliul de proiecte. O platformă digitală dinamică în care toate progresele sunt înregistrate și toată lumea are acces pentru a-și actualiza progresul. Platformele precum Cascade scalează urmărirea și raportarea în timp ce reflectă schimbările din plan aproape instantaneu.

De exemplu, în Cascade, puteți defini capacitățile dvs. de afaceri ca obiective de nivel înalt pe zonele de interes respective și apoi puteți alinia proiectul(ele) asociat(e) cu 2-3 clicuri. Apoi, puteți configura un tablou de bord generat automat care să răspundă la întrebări specifice sau de ansamblu, cum ar fi:

• Care este starea de sănătate a portofoliului nostru de proiecte?
• Sunt toate capabilitățile noastre de afaceri dorite susținute suficient de proiecte?
• Ne-am alocat resursele în mod eficient?

Alte lecturi:

1. Cele mai bune 7 programe de gestionare a portofoliului de proiecte pentru managerii de portofoliu în 2022
2. 23 de cele mai bune instrumente de strategie pentru organizația dvs. în 2022

Adevărul despre prioritizarea proiectelor nu vă va spune nimeni

Procesul de prioritizare a proiectelor într-o organizație dezvăluie multe despre ea   maturitate strategică .

O prioritizare necontrolată sau ad-hoc indică o afacere care are nevoie de o mai organizată   planificare strategica   proces. O afacere care adună proiecte este neconcentrată. O atitudine reactivă la schimbările pieței indică o afacere cu obiceiuri de urmărire inconsecvente. Dificultatea de a urmări și monitoriza progresul portofoliului indică o afacere care utilizează instrumente și metode nescalabile.

Al nostru   platforma de executie a strategiei   a ajutat clienții din fiecare etapă de maturitate strategică să își evolueze procesele și să-și concentreze eforturile pe ceea ce contează cel mai mult.   Rezervați o demonstrație   astăzi pentru a afla cum te poate ajuta Cascade să evoluezi și să prioritizezi proiectele.