OKRs: como evitar a armadilha que mata o desempenho

Pergunte aos CEOs, líderes de equipe e funcionários o que eles pensam sobre os OKRs e você obterá uma variedade de respostas.

Alguns os odeiam completamente, dizendo que os OKRs são um desastre de um sistema de desempenho. Eles acreditam que os OKRs criam uma experiência terrível para os funcionários e prejudicam o desempenho dos negócios.

No entanto, alguns líderes e empresas de consultoria adoram os OKRs como a melhor estrutura de definição de metas que pode funcionar para todos. Eles podem até dizer que os OKRs são essenciais para extrair mais produtividade de seus funcionários, definindo metas (muito) ambiciosas.

Nada disso ressoa, e isso é porque não achamos que haja um entendimento comum sobre o papel dos OKRs dentro de uma organização.

Os OKRs devem direcionar o foco e a execução da estratégia

Esqueça o que você acha que sabe sobre OKRs. Eles NÃO devem ser listas intermináveis ​​de tarefas que desintegram suas esperanças de estratégia em uma competição de caixa. Eles NÃO devem ser definidos no nível executivo e depois ditados às equipes que terão que executá-los. Eles NÃO devem ser um mecanismo de controle que desmotiva seus melhores talentos e os empurra para a porta de saída.

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Esses OKRs NÃO são estratégicos. Essa abordagem afasta as empresas do que os OKRs prometem resolver.

Os OKRs estratégicos devem ajudar os líderes a transformar sua visão em realidade em algo que pode ser alcançado por meio de estratégia rigorosa, execução implacável e perseverança.

Os OKRs estratégicos devem ajudar as empresas a fechar a lacuna entre estratégia e execução.

Eles devem ajudar as equipes a colaborar em metas compartilhadas, ajudá-las a se concentrar em prioridades estratégicas e impulsionar o crescimento dos negócios.

Então, onde está a pegadinha? Por que os OKRs estão tendo uma má reputação apesar de sua popularidade?

Ao simplesmente olhar para os fãs devotos dos OKRs, no entanto, é fácil ver um padrão surgir:

• Google
• Microsoft
• Amazonas
• Intel

Todas são empresas de tecnologia que atribuem seu tremendo sucesso aos OKRs.

Infelizmente, o sucesso dos gigantes da tecnologia no passado leva muitas organizações diretamente para a armadilha do OKR – confiando na crença de que os OKRs funcionam da mesma maneira para todos, ignorando completamente o contexto e a prontidão da organização para os OKRs.

Não é surpresa que 70% das empresas falhem com a implementação do OKR. Em um tweet picante, até o CEO do Google disse:

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Por que os OKRs criam experiências terríveis e retardam o crescimento dos negócios

OKRs são simples de aprender, mas não fáceis de implementar. Se sua organização está avaliando se está pronta para OKRs ou não, você deve estar ciente de algumas desvantagens sistêmicas inerentes aos OKRs que afetam o desempenho deles no mundo real:

A empresa não tem alinhamento estratégico (olá, caos)

OKRs falham em organizações isoladas. Silos são uma sentença de morte para seus objetivos em todos os níveis. Em vez de se concentrar na colaboração multifuncional para atingir os OKRs da empresa, as equipes competem por recursos para alcançar seus próprios OKRs de equipe individual.

O problema é que muitas metas de equipe terão dependências de outras equipes, quer elas percebam ou não. Se as equipes não se comunicarem ou não considerarem como outras equipes precisam de recursos e tempo, todos sofrerão. Essa falta de transparência criará uma cultura tóxica, desperdiçará seu dinheiro e retardará a execução da estratégia em todos os níveis da organização.

Fonte: Crisp

Leitura recomendada: Alinhamento estratégico: por que é importante e como você faz

A estratégia não tem direção (então todos se perdem)

Equipes ou indivíduos não podem definir os OKRs corretos se não tiverem ideia para onde o negócio está indo. Sem prioridades claras e um roteiro, as equipes terão dificuldades para entregar os resultados que os líderes imaginam.

Nacho Bassino é o Diretor de Produto da XING. Ele explica que “a direção ajudará as equipes a entender em quais problemas devem se concentrar, gerando menos atrito entre as alternativas de cima para baixo e de baixo para cima”.

Se os líderes não garantirem que seu planejamento estratégico ofereça clareza de direção, as equipes perderão tempo com atividades infrutíferas, em vez de se concentrar nos problemas certos.

Leitura recomendada: The Ultimate Strategic Planning Guide

Focando em OKRs individuais

De acordo com a HBR , os OKRs incentivam os funcionários a criar metas binárias que são fáceis de medir, mas não ajudam a determinar se elas impactam positiva ou negativamente o desempenho dos negócios.

Veja um exemplo de como isso pode ser na prática:

Objetivo: Melhorar minhas habilidades de codificação e obter uma classificação de desenvolvedor de software de nível médio até o final do segundo trimestre de 2021.

Resultado-chave: Faça três cursos sobre as linguagens de programação mais recentes.

Resultado-chave: Leia 10 livros sobre como se tornar um grande engenheiro de software.

Resultado-chave: Consegui minha certificação como profissional de DevOps.

Você pode medir como os esforços desse indivíduo afetam o desempenho dos negócios? De jeito nenhum.

Se você trata os OKRs como uma ferramenta de RH, eles se tornam mais tediosos e deixam de ser úteis para qualquer pessoa além do funcionário – isso afeta a direção da equipe e se torna o ponto de partida de um lento desvio estratégico.

“A abordagem errada dos OKRs pode matar totalmente a produtividade e a eficácia e criar cinismo entre as equipes relacionadas a um novo processo ou implementação de sistema. Mais importante ainda, pode resultar em uma tonelada de tempo e energia desperdiçados apenas para produzir resultados organizacionais ruins.” - Brandon Bett , Diretor de GTM Enablement da Cascade

Em algum momento, a maioria das empresas percebe que OKRs individuais estão prejudicando a produtividade geral e são forçadas a repensar sua estratégia de desempenho.

Dê uma olhada no Spotify . Eles optaram por parar de usar os OKRs dos funcionários porque os desaceleraram. Quando seus OKRs mudaram no nível corporativo, levou muito tempo e energia para adaptar os OKRs em todos os níveis da organização.

Este é um não-não se você precisar se mover em velocidade para superar seus rivais.

Embora os OKRs funcionem em um nível mais amplo, eles se tornam mais uma desvantagem em um nível granular.

Leitura recomendada: Deriva Estratégica: Como evitar perder a vantagem competitiva

Os líderes pensam que os OKRs funcionam da mesma maneira para todos (spoiler: eles não funcionam)

Só porque o Google os tornou famosos, não significa que os OKRs funcionarão da mesma maneira para você. Você tem que considerar o setor em que sua empresa opera.

Vamos imaginar que você possui uma empresa de processamento de alimentos que planeja expansão em uma nova região. Você precisa de investimento de capital em imóveis, máquinas, materiais, fabricação, vendas e distribuição.

O planejamento estratégico nesta situação requer uma abordagem de longo prazo. Como a estrutura tradicional de OKR se concentra em metas trimestrais, sua empresa pode não atingir seus objetivos com essa abordagem.

“Organizações e líderes não percebem que a estrutura de OKRs foi originalmente projetada para intervalos curtos (ritmo), geralmente trimestral, abordagem de execução de estratégia. A maioria dos líderes geralmente desenvolve planos estratégicos de três a cinco anos e espera que a estrutura OKR funcione da mesma maneira.” - Emad Ghattas , Diretor Regional da ProServ e Balanced Scorecard Professional

A maneira como você deseja usar os OKRs depende da maturidade da sua organização. OKRs devem funcionar para você, não contra você. Mesmo o Google não está usando OKRs como costumava em seus primeiros dias.

Em 2019, o CEO Sundar Pichai eliminou os OKRs trimestrais e optou por “se concentrar apenas nos OKRs anuais com relatórios de progresso trimestrais”. Esse pivô adequado à empresa agora estável, permitindo que o Google gaste menos tempo planejando e se concentre mais em iniciativas de longo prazo. À medida que a empresa amadureceu, os líderes reconheceram a necessidade de uma abordagem diferente.

Isso mostra que não devemos ficar presos à estrutura. É flexível e deve ser adaptado – não apenas às mudanças no ambiente externo, mas também à situação atual da sua organização.

Como criar OKRs estratégicos que impulsionam o crescimento dos negócios

Os OKRs podem ajudá-lo a obter resultados de negócios mais rapidamente. Mas somente se compreendido e usado estrategicamente.

Explicamos por que os OKRs geralmente fracassam. Veja como evitá-lo:

#1: Treine suas equipes para que elas possam entender o poder dos OKRs estratégicos

Se você quer que seus OKRs funcionem, você precisa que todos entendam seus DOs e DON'Ts. As empresas realizam um workshop interno único e acham que estão prontas para lançar OKRs.

Infelizmente, não é assim que funciona.

A falta de treinamento contínuo sobre como escrever OKRs focados e estratégicos significa que muitas empresas ficam complacentes. As equipes acabam traduzindo o trabalho que já estão fazendo em OKRs tediosos e muito focados em operações que não têm muito peso para elas.

Em vez de constantemente iterar e ajudar as pessoas a crescer e ter sucesso, as equipes acabam atoladas com enormes listas de tarefas. - Brandon Bett , Diretor de GTM Enablement da Cascade

Se você quer que os OKRs funcionem, você precisa investir em educação continuada. Você deve educar seu pessoal sobre OKRs, para que eles saibam como obter o máximo valor do sistema.

Aqui está o que você pode fazer:

• Forneça acesso a cursos online e recursos educacionais, para que todos entendam o propósito dos OKRs, como escrevê-los, rastreá-los e alinhá-los à estratégia.
• Crie defensores internos de OKR, contando com o apoio das principais partes interessadas que promoverão a adesão de toda a empresa e treinarão os funcionários sobre como usar os OKRs de maneira eficaz.
• Use as ferramentas OKR certas ou o software OKR que o ajudará a vincular OKRs com estratégia e facilitar a transição para OKRs Estratégicos .

Leitura recomendada: 16 exemplos de OKR, bom vs. ruim (com dicas e práticas recomendadas)

#2: Dê clareza sobre para onde a organização está indo

Paul Barker, do OKR Group, explica o que acontecerá se sua estratégia não tiver direção: “Não há clareza sobre o que isso significa, o que será alcançado, como será o sucesso e o impacto. É impossível responsabilizar alguém com esse tipo de ambiguidade.”

De fato, Barker resume bem dizendo: “A clareza é o irmão mais velho da responsabilidade”. Você deve traçar um plano estratégico claro para alcançar seus objetivos e visão , ou as equipes serão jogadas fora do curso.

O Gartner também afirma: “Quanto melhor os gerentes fornecerem contexto, melhor será o desempenho de seus funcionários”.

Treine seus líderes e gerentes de equipe para comunicar regularmente a clareza estratégica sobre a estratégia geral da empresa e o contexto sobre como as equipes podem desempenhar um papel. Dessa forma, os OKRs da equipe são ajustados rapidamente de acordo com a agenda da empresa.

#3: Execute um projeto piloto antes de ir all-in

A implementação do OKR é um projeto gigantesco, mas você não precisa se aprofundar no fundo – você pode testar as águas com um pequeno projeto piloto primeiro.

A cada trimestre, o grupo de TI da Intuit aborda cerca de 2.500 objetivos ativos . Mas para um projeto piloto, “algumas centenas de usuários podem ser suficientes para um laboratório de OKR, para resolver quaisquer problemas antes da implantação em escala”.

Além disso, isso ajudará você a determinar se sua organização está pronta para OKRs e em que escala.

Veja como você pode abordar um projeto piloto em sua organização:

• Teste a estrutura OKR com uma equipe pequena – por exemplo, seus departamentos de finanças ou marketing por alguns trimestres.
• Reúna feedback de todos os envolvidos sobre os pontos positivos e negativos, gargalos e possíveis melhorias.
• Avalie os resultados e aprenda com seus erros para planejar uma abordagem melhor antes de dimensionar a estrutura para toda a organização.

#4: Execute feedback bidirecional e priorize a colaboração

“A principal razão para qualquer gerenciamento de desempenho improdutivo ou falho é porque não há uma cultura regular de coleta de feedback.” - Brandon Bett , Diretor de GTM Enablement da Cascade

Para que os OKRs funcionem, as equipes não podem ficar isoladas da estratégia. Esqueça a abordagem de cima para baixo em que a equipe de liderança define OKRs e os transfere para OKRs menores e mais individuais. Nesse tipo de estrutura unidimensional, não há espaço para feedback de baixo para cima ou mesmo um fluxo horizontal de comunicação entre equipes cujos objetivos se sobrepõem ou são interdependentes.

Os OKRs devem ser cocriados com aqueles mais próximos da execução. Se a equipe participar do processo de determinação dos OKRs, você terá adesão aos objetivos. Essas metas cocriadas fornecerão propósito à equipe e adicionarão foco aos seus esforços de entrega. Uma combinação de abordagem de cima para baixo e de baixo para cima ajudará sua empresa a manter os OKRs ágeis , impulsionar a inovação e alcançar resultados inovadores.

“Ao incluir um grupo maior no processo de estratégia, você cria essencialmente um microcosmo e obtém uma visão holística dos vários departamentos da organização. É essa cultura que garantirá que a organização possa se adaptar facilmente a qualquer cenário com o melhor resultado possível.” - Ankur Gupta , Diretor do Escritório de Planejamento Estratégico da FedEx

Leitura recomendada: A maneira certa de definir metas de equipe

#5: Aplique a regra 3M

Se você quiser ter certeza de que os OKRs estão levando sua organização e equipes na direção certa, você precisa:

• Medir
• Monitor
• Faça ajustes

Não existe algo como "configure e esqueça" quando se trata de OKRs. Eles não podem ser estáticos. Há muita disrupção e inovação no mundo para depender de métricas fixas. Você precisa revisar os OKRs regularmente. E você precisa de dados para tomar decisões sábias e rápidas.

Para fazer isso, você deve avaliar o sucesso do OKR além das pontuações do OKR. A pontuação OKR funciona em uma escala de 0 (sem progresso) a 1 (totalmente entregue). Em sua essência, ele informa se os OKRs foram realizados ou não.

Mas isso realmente diz alguma coisa sobre o desempenho da empresa? Na verdade, não.

Você precisa vincular OKRs com KPIs ou não conseguirá avaliar se está realmente entregando o valor prometido pelos OKRs.

Por exemplo, usando uma plataforma de execução de estratégia , suas equipes podem criar OKRs e acompanhar KPIs em um só lugar. Você pode conectar todos os dados de negócios em um só lugar e ter total visibilidade do desempenho da empresa como um todo.

Você não precisa alternar entre várias planilhas e ferramentas para determinar se ainda está no caminho certo para atingir as metas de negócios. Pode (e deve) ser assim tão simples.

Leitura recomendada : Como rastrear OKRs

OKRs + estratégia = o casal perfeito

Os OKRs são uma poderosa ferramenta de execução de estratégias, mas eles não vão consertar seus negócios por conta própria. Eles não são um remédio para a falta de estratégia de uma empresa e não criarão magicamente um alinhamento estratégico do nada.

Sim, eles podem melhorar o gerenciamento de desempenho, mas se fizerem errado, você terá que lidar com funcionários mal-humorados, execução de estratégias fracassadas e negócios com baixo desempenho.

OKRs estratégicos exigem treinamento e você deve viver e respirar a cultura de colaboração, transparência e responsabilidade.

Eles exigem revisões regulares, mas ajudam você a criar agilidade e inovação mais rápida.

Eles exigem direção estratégica, mas dão foco aos funcionários e ajudam você a atingir as metas de negócios mais rapidamente.

A boa notícia é que você não precisa fazer isso sozinho e é aí que entramos.

Aproveitar uma plataforma de execução de estratégia que obtém resultados permite que suas equipes definam, monitorem e ajustem OKRs, mantendo-se alinhadas com a estratégia da empresa.

Inscreva-se no Cascade e dê uma volta de graça. Nenhum cartão de crédito necessário e nenhuma conversa de vendas até que você esteja pronto para atingir seus objetivos mais rapidamente.

(Para obter mais informações sobre como construir equipes adaptáveis ​​e conduzir a execução da estratégia em toda a organização, confira nosso Relatório de Estratégia 2022 ).

Nota do editor: Brandon Bett e Emad Ghattas contribuíram para a redação deste artigo.

Brandon Bett é diretor de GTM Enablement na Cascade. Com mais de 5 anos de experiência, ele está focado em ajudar as organizações a fazer com que suas estratégias realmente aconteçam através da ênfase na melhor execução da estratégia.

Emad Ghattas é Diretor Regional da ProServ, fornecedora líder de serviços de implementação de estratégia na região MENA. Ele tem mais de 20 anos de experiência em vendas, execução de estratégias, balanced scorecard e transformação de negócios.