9 etapas de gerenciamento de risco que você precisa para seu projeto

Ao trabalhar em qualquer mercado hoje em dia, você precisa entender que riscos e incertezas são uma parte normal do desenvolvimento de projetos. Eles são a razão pela qual mesmo os figurões de qualquer indústria enfrentam problemas de tempos em tempos.

Normalmente, vemos que mais da metade de todos os projetos de TI excedem seus orçamentos e prazos alocados apenas porque subestimam o poder dos riscos e incertezas e o que podem fazer com um processo de desenvolvimento de projeto.

Mas não se preocupe, há muitas maneiras diferentes de identificar diferentes riscos e desvios de escopo, muito antes de o projeto entrar em desenvolvimento.

Para se livrar dos riscos, a equipe precisa ter uma política de gerenciamento de risco poderosa em seu memorando de projeto que os ajude a orientar seu projeto para longe de qualquer problema. Essa política de gerenciamento de riscos é um indicativo de que a empresa está pronta para enfrentar qualquer eventualidade, caso ela surja.

Mas primeiro do que se trata?

O que é Gerenciamento de Riscos do Projeto?

O gerenciamento de riscos do projeto é o processo final de minimizar os problemas potenciais que podem afetar negativamente o cronograma de um projeto. O risco pode ser qualquer evento que possa afetar as pessoas, o processo, a tecnologia intermediária ou os recursos envolvidos no processo. Assim como os problemas, que estão fadados a acontecer independentemente, os riscos são os eventos que têm o 'potencial de ocorrer' e você não poderá antecipar o 'quando'.

É devido a essa incerteza, que qualquer risco de projeto requer preparação para gerenciá-los de forma eficiente. Então, o que é gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos? Trata-se de se preparar antecipadamente para os riscos e lidar com todos os obstáculos e problemas que podem atrapalhar o sucesso do seu projeto.

Vamos dar uma olhada em 9 maneiras de manter seu projeto seguro contra quaisquer riscos ou obstáculos.

Etapas de gerenciamento de risco necessárias para seu projeto

1. Identifique os riscos

Esta etapa deve ser iniciada quando o projeto estiver na fase de brainstorming. A equipe precisa fazer um brainstorming de todos os desvios de escopo e riscos esperados em cada etapa da fase de desenvolvimento.

Eles precisam passar por todos os fatores no desenvolvimento do projeto que são essenciais para a conclusão do projeto, e também precisam perguntar às partes interessadas sobre suas preocupações e problemas relacionados ao projeto.

Para permanecer de forma eficaz e gerenciar tudo sem problemas, todos os riscos e oportunidades identificados devem ser super precisos e o mais alcançáveis ​​possível. Cada um dos recursos deve permitir que a oportunidade seja válida. Além disso, o título do risco ou da oportunidade deve ser autoexplicativo e claramente definido.

A seguir estão alguns dos fatores que são propensos a riscos e devem ser cuidadosamente monitorados.

• Tecnologia
• Requisitos
• Orçamento
• Materiais
• Fornecedores
• Pessoas
• Legislação

2. Crie um Registro de Riscos

A equipe precisa criar um registro de todos os riscos encontrados, em uma planilha, que o restante da equipe também pode monitorar. Eles precisam inserir todas as seguintes entidades em seu registro de risco.

• Data do Risco em questão
• Descrição
• Impacto
• Probabilidade
• Proprietário
• Resposta ao risco
• Status
• Ação

Para gerenciar o risco dos projetos, você pode usar uma ferramenta completa de gerenciamento de risco, nTask. Com o nTask, você pode gerenciar riscos desde a identificação até a resolução e coordenar com sua equipe sem problemas. Confira os recursos de gerenciamento de risco do nTask.

3. Identificar oportunidades

Nem todos os riscos que surgem são ruins. Pode haver oportunidades escondidas neles também. É por isso que você precisa identificar todos os riscos e que tipo de impacto eles podem ter em seu projeto.

Se eles tiverem um impacto negativo, remova-os do seu projeto o mais rápido possível. Mas se você perceber que esses riscos podem ter um impacto positivo em seu projeto, você precisa incorporá-los ao seu projeto o mais rápido possível.

4. Determinar o Impacto e a Probabilidade dos Riscos

Todos os riscos precisam ser classificados e priorizados de acordo. A maioria das soluções de gerenciamento de risco tem diferentes categorias de riscos, dependendo da gravidade do risco. É essencial avaliar os riscos e classificá-los porque permite que a organização obtenha uma visão holística da exposição ao risco de toda a organização. O negócio pode se tornar vulnerável a vários riscos de baixo nível, no entanto, pode não ser exigido pela alta administração para intervenção.

Monitore de perto todos os riscos e descubra qual pode ser seu impacto e qual a probabilidade de afetar o projeto. Avalie-os em uma escala de 1 a 5 e determine seu impacto em diferentes parâmetros, como custo, tempo e qualidade. Dois tipos principais de avaliações de risco incluem avaliação qualitativa de risco e avaliação quantitativa de risco.

5. Determine a resposta

Todo risco é uma ameaça em potencial, mas você deve se concentrar primeiro naqueles riscos que têm o maior potencial de prejudicar o projeto. Esta etapa trata do monitoramento dos riscos ao longo do planejamento do projeto e da atualização do plano de resposta aos riscos conforme necessário. É mais sobre estar ciente e manter o controle de todas as vulnerabilidades identificadas do projeto. Isso também inclui a implementação de recursos de mitigação de riscos, prevenção e rastreamento e relatar o status do risco.

Uma dica profissional para diminuir o impacto, chegar à causa raiz e fazer o máximo de perguntas possível. O monitoramento de riscos auxilia na execução do plano de resposta conforme planejado. Também garante que quaisquer novos riscos sejam contabilizados e os existentes sejam mantidos sob controle.

6. Estimativa

Depois de descobrir o impacto e a probabilidade dos riscos em questão, você precisa estimar quanto vai custar para se livrar deles.

Se você pegar um exemplo de um show atrasado devido à saúde ruim de um artista, você precisa estimar quanto vai custar para você melhorá-lo antes do show ou obter um backup. Qualquer opção que seja econômica e globalmente positiva para o projeto, deve ser escolhida.

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7. Atribuir Proprietários

Monitorar e se livrar de riscos é um processo difícil e você precisa atribuir proprietários a esses processos para que possam ser examinados e tratados adequadamente. Esse proprietário deve ser a pessoa mais adequada para monitorar o risco e competente o suficiente para corrigi-lo antes que prejudique o projeto.

Esses proprietários precisam colaborar com as equipes apropriadas para elaborar uma estratégia e se livrar dos riscos atribuídos. Nem todo risco identificado exigirá um proprietário. Sua organização pode ter milhares de riscos identificados por meio de uma abordagem ascendente, a atribuição de um proprietário para cada um dos riscos tornará as tarefas mais viáveis ​​e factíveis.

8. Revise regularmente os riscos

Como gerente ou membro da equipe de gerenciamento de riscos, você precisa reservar uma parte do tempo toda semana para analisar os riscos. Esta revisão contém uma inspeção completa do progresso que está sendo feito no processo de gerenciamento de risco.

Isso nos mostra que o processo de gerenciamento de riscos não é um processo que deve ser feito apenas no início do projeto. É um processo recorrente que só deve parar quando o projeto sair do processo de desenvolvimento e você entregar o produto final ao cliente.

Mesmo assim, você precisa monitorar os riscos esperados no processo de manutenção do projeto.

9. Relatório de Riscos

Você precisa certificar-se de enviar todo o seu registro de riscos como um relatório para todas as partes interessadas envolvidas no projeto.

Isso permitirá que você tenha uma posição forte ao apresentar o relatório de progresso para a alta administração e também para que eles forneçam sua própria opinião sobre como o desenvolvimento do projeto deve avançar.

Conclusão

Obviamente, as etapas acima mencionadas eram apenas algumas da hierarquia geral de gerenciamento de risco. Para mais detalhes e atualizações futuras, certifique-se de marcar esta postagem. Também gostaríamos que você compartilhasse suas próprias experiências sobre a redução de riscos em seu local de trabalho. Não se esqueça de compartilhar seus pensamentos através da seção de comentários abaixo.

No artigo mencionado, falamos sobre as 9 etapas da avaliação de riscos e como você pode efetivamente evitar quaisquer interrupções entre o sucesso do seu projeto. Aplique essas etapas para o gerenciamento de seu projeto e acerte todos os riscos que surgirem com antecedência!