Projeniz İçin İhtiyacınız Olan 9 Risk Yönetimi Adımı

Günümüzde herhangi bir piyasada çalışırken, risk ve belirsizliklerin proje geliştirmenin normal bir parçası olduğunu anlamanız gerekir. Herhangi bir endüstrinin Büyük çekimlerinin bile zaman zaman başının belaya girmesinin nedeni onlar.

Genellikle, tüm BT projelerinin yarısından fazlasının, risklerin ve belirsizliklerin gücünü ve bir proje geliştirme sürecine neler yapabileceklerini hafife aldıkları için tahsis edilen bütçeleri ve son teslim tarihlerini aştığını görüyoruz.

Ancak endişelenmeyin, proje geliştirmeye başlamadan çok önce farklı riskleri ve kapsam kaymalarını belirlemenin birçok farklı yolu vardır.

Risklerden kurtulmak için ekibin proje notunda, projelerini herhangi bir sorundan uzaklaştırmalarına yardımcı olacak güçlü bir risk yönetimi politikasına sahip olması gerekir. Bu risk yönetimi politikası, şirketin herhangi bir ihtimal ortaya çıkarsa üstesinden gelmeye hazır olduğunun bir göstergesidir.

Ama önce tüm bunlar ne hakkında?

Proje Risk Yönetimi Nedir?

Proje risk yönetimi, bir projenin zaman çizelgesini olumsuz etkileyebilecek potansiyel sorunları en aza indirmenin nihai sürecidir. Risk, insanları, süreci, aradaki teknolojiyi veya sürece dahil olan kaynakları etkileyebilecek herhangi bir olay olabilir. Her şeye rağmen olması gereken sorunlar gibi, riskler de 'olma potansiyeli' olan ve 'ne zaman'ını tahmin edemeyecekleriniz olan olaylardır.

Bu belirsizlik nedeniyle, herhangi bir proje riskinin verimli bir şekilde yönetilmesi için hazırlık yapılması gerekir. Peki, proje yönetiminde risk yönetimi nedir? Her şey risklere önceden hazırlanmak ve projenizin başarısını bozabilecek tüm engelleri ve sorunları ele almakla ilgilidir.

Projenizi herhangi bir risk veya engelden korumanın 9 yoluna bir göz atalım.

Projeniz İçin İhtiyacınız Olan Risk Yönetimi Adımları

1. Riskleri Tanımlayın

Bu adım, proje beyin fırtınası aşamasındayken başlatılmalıdır. Ekip, geliştirme aşamasının her adımında tüm kapsam kaymalarını ve beklenen riskleri beyin fırtınası yapmalıdır.

Projeyi tamamlamak için gerekli olan proje geliştirmedeki tüm faktörleri gözden geçirmeleri ve ayrıca paydaşlara projeyle ilgili endişelerini ve sorunlarını sormaları gerekir.

Etkin bir şekilde kalmak ve her şeyi sorunsuz bir şekilde yönetmek için, tanımlanan tüm riskler ve fırsatlar son derece hassas ve mümkün olduğunca ulaşılabilir olmalıdır. Özelliklerin her biri, fırsatın geçerli olmasına izin vermelidir. Ayrıca, riskin veya fırsatın başlığı açıklayıcı olmalı ve açıkça tanımlanmalıdır.

Aşağıdakiler, risklere açık olan ve iyice izlenmesi gereken faktörlerden bazılarıdır.

• teknoloji
• Gereksinimler
• Bütçe
• Malzemeler
• Tedarikçiler
• İnsanlar
• Mevzuat

2. Bir Risk Kaydı Oluşturun

Ekibin, karşılaştıkları tüm risklerin bir kaydını, ekibin geri kalanının da izleyebileceği bir elektronik tabloda oluşturması gerekir. Aşağıdaki kuruluşların tümünü risk kayıtlarına girmeleri gerekir.

• Söz konusu Riskin Tarihi
• Tanım
• Darbe
• Olasılık
• Sahip
• Risk tepkisi
• Durum
• Eylem

Projelerin riskini yönetmek için hepsi bir arada bir risk yönetimi aracı olan nTask'ı kullanabilirsiniz. nTask ile, tanımlamadan çözüme kadar riskleri yönetebilir ve ekibinizle sorunsuz bir şekilde koordine edebilirsiniz. nTask'ın risk yönetimi özelliklerine göz atın.

3. Fırsatları Belirleyin

Ortaya çıkan tüm riskler kötü değildir. İçlerinde gizli fırsatlar da olabilir. Bu nedenle, tüm riskleri ve bunların projeniz üzerinde ne tür etkileri olabileceğini belirlemeniz gerekir.

Olumsuz bir etkiye sahip olacaklarsa, bunları mümkün olan en kısa sürede projenizden çıkarın. Ancak bu risklerin projeniz üzerinde olumlu bir etkisi olabileceğini fark ederseniz, bunları bir an önce projenize dahil etmeniz gerekir.

4. Risklerin Etkisini ve Olasılığını Belirleyin

Tüm risklerin sıralanması ve buna göre önceliklendirilmesi gerekir. Çoğu risk yönetimi çözümünün, riskin ciddiyetine bağlı olarak farklı risk kategorileri vardır. Riskleri değerlendirmek ve risklerinizi sıralamak esastır çünkü kuruluşun tüm kuruluşun riske maruz kalmasına ilişkin bütünsel bir bakış açısı kazanmasını sağlar. İşletme, birden fazla düşük seviyeli riske karşı savunmasız hale gelebilir, ancak üst yönetim tarafından müdahale için gerekli olmayabilir.

Tüm riskleri yakından izleyin ve etkilerinin ne olabileceğini ve projeyi ne kadar etkileyeceğini öğrenin. Bunları 1'den 5'e kadar bir ölçekte derecelendirin ve maliyet, zaman ve kalite gibi farklı parametreler üzerindeki etkilerini belirleyin. İki ana risk değerlendirmesi türü, Niteliksel risk değerlendirmesi ve Niceliksel risk değerlendirmesini içerir.

5. Yanıtı Belirleyin

Her risk potansiyel bir tehdittir, ancak öncelikle projeye zarar verme potansiyeli en yüksek olan risklere odaklanmalısınız. Bu adım, proje planlaması boyunca riskleri izlemek ve gerektiğinde risk yanıt planını güncellemekle ilgilidir. Daha çok, tanımlanmış tüm proje güvenlik açıklarının farkında olmak ve kontrolü elinde tutmakla ilgilidir. Bu aynı zamanda risk azaltma kaynaklarının uygulanmasını, önlenmesini ve izlenmesini ve risk durumunun rapor edilmesini de içerir.

Etkiyi azaltmak, temel nedene ulaşmak ve bu konuda mümkün olduğunca çok soru sormak için bir Uzman ipucu. Risk izleme, müdahale planının planlandığı gibi yürütülmesine yardımcı olur. Ayrıca yeni risklerin muhasebeleştirilmesini ve mevcut risklerin kontrol altında tutulmasını sağlar.

6. Tahmin

Söz konusu risklerin etkisini ve olasılığını anladıktan sonra, onlardan kurtulmanın size ne kadara mal olacağını tahmin etmeniz gerekir.

Bir sanatçının sağlık durumunun kötü olması nedeniyle ertelenen bir konser örneğini ele alırsanız, onu konserden önce iyileştirmenin veya yedek almanın size ne kadara mal olacağını tahmin etmeniz gerekir. Maliyet etkin ve proje için genel olarak olumlu olan seçenek seçilmelidir.

En iyi risk yönetimi yazılımına göz atın:

2022'nin En İyi Risk Yönetimi Yazılımı

7. Sahipleri Atayın

Riskleri izlemek ve risklerden kurtulmak zor bir süreçtir ve bu süreçlere doğru bir şekilde bakılabilmesi ve ele alınabilmesi için bu süreçlere sahipler atamanız gerekir. Bu mal sahibi, riski izlemek için en uygun ve projeye zarar vermeden önce düzeltebilecek kadar yetkin kişi olmalıdır.

Bu sahiplerin bir strateji tasarlamak ve atanmış risklerden kurtulmak için uygun ekiplerle işbirliği yapması gerekir. Tanımlanan her risk bir sahip gerektirmez. Kuruluşunuz, aşağıdan yukarıya bir yaklaşımla tanımlanan binlerce riske sahip olabilir, risklerin her biri için bir sahip atamak, görevleri daha ulaşılabilir ve yapılabilir hale getirecektir.

8. Riskleri Düzenli Olarak Gözden Geçirin

Bir yönetici veya risk yönetim ekibinin bir üyesi olarak, riskleri gözden geçirmek için her hafta belirli bir zaman ayırmanız gerekir. Bu gözden geçirme, risk yönetimi sürecinde kaydedilen ilerlemenin kapsamlı bir incelemesini içerir.

Bu da bize risk yönetimi sürecinin sadece proje başlangıcında yapılması gereken bir süreç olmadığını göstermektedir. Yalnızca proje geliştirme sürecinin dışında kaldığında ve nihai ürünü müşteriye teslim ettiğinizde durması gereken yinelenen bir süreçtir.

O zaman bile, proje için bakım sürecinde beklenen riskleri izlemeniz gerekir.

9. Riskler Hakkında Rapor

Projeyle ilgili tüm paydaşlara tüm risk listenizi bir rapor olarak sunduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Bu, ilerleme raporunu üst yönetime sunduğunuzda güçlü bir konuma sahip olmanızı ve ayrıca proje geliştirmenin nasıl ilerlemesi gerektiği konusunda kendi görüşlerini sunmalarını sağlayacaktır.

Çözüm

Açıktır ki, yukarıda bahsedilen adımlar, genel risk yönetimi hiyerarşisinin sadece birkaçıydı. Daha fazla ayrıntı ve gelecekteki güncellemeler için bu gönderiye yer işareti koyduğunuzdan emin olun. Ayrıca iş yerinizdeki riskleri azaltma konusundaki kendi deneyimlerinizi de paylaşmanızı istiyoruz. Aşağıdaki yorumlar bölümünden düşüncelerinizi paylaşmayı unutmayın.

Bahsedilen makalede, risk değerlendirmesinin 9 adımından ve proje başarınız arasında yolunuza çıkan aksaklıklardan nasıl etkili bir şekilde kaçınabileceğinizden bahsettik. Proje yönetiminiz için bu adımları uygulayın ve yolunuza çıkan tüm riskleri önceden yakalayın!