9 Langkah Manajemen Risiko yang Anda Butuhkan untuk Proyek Anda

Saat bekerja di pasar mana pun saat ini, Anda perlu memahami bahwa risiko dan ketidakpastian adalah bagian normal dari pengembangan proyek. Mereka adalah alasan bahwa bahkan perusahaan besar dari industri mana pun mengalami masalah dari waktu ke waktu.

Biasanya, kita melihat bahwa lebih dari setengah dari semua proyek TI melebihi anggaran dan tenggat waktu yang dialokasikan hanya karena mereka meremehkan kekuatan risiko dan ketidakpastian dan apa yang dapat mereka lakukan untuk proses pengembangan proyek.

Tapi jangan khawatir, ada banyak cara berbeda untuk mengidentifikasi risiko dan cakupan yang berbeda, jauh sebelum proyek masuk ke pengembangan.

Untuk menghilangkan risiko, tim harus memiliki kebijakan manajemen risiko yang kuat dalam memo proyeknya yang membantu mereka mengarahkan proyek mereka dari masalah apa pun. Kebijakan manajemen risiko ini merupakan indikasi bahwa perusahaan siap menghadapi segala kemungkinan jika terjadi.

Tapi pertama-tama tentang apa itu semua?

Apa itu Manajemen Risiko Proyek?

Manajemen risiko proyek adalah proses akhir untuk meminimalkan potensi masalah yang dapat berdampak negatif terhadap jadwal proyek. Risiko dapat berupa peristiwa apa pun yang dapat memengaruhi orang, proses, teknologi di antaranya, atau sumber daya yang terlibat dalam proses tersebut. Sama seperti masalah, yang pasti akan terjadi, risiko adalah peristiwa yang 'berpotensi terjadi' dan Anda tidak akan bisa mengantisipasi 'kapannya'.

Karena ketidakpastian ini, setiap risiko proyek memerlukan persiapan untuk mengelolanya secara efisien. Jadi, apa itu manajemen risiko dalam manajemen proyek? Ini semua tentang mempersiapkan terlebih dahulu untuk risiko dan menangani semua hambatan dan masalah yang mungkin mengganggu keberhasilan proyek Anda.

Mari kita lihat 9 cara agar proyek Anda aman dari segala risiko atau hambatan.

Langkah Manajemen Risiko yang Anda Butuhkan untuk Proyek Anda

1. Identifikasi Risiko

Langkah ini harus dimulai ketika proyek berada dalam fase brainstorming. Tim harus melakukan brainstorming semua ruang lingkup yang merayap dan risiko yang diharapkan pada setiap langkah fase pengembangan.

Mereka perlu melalui semua faktor dalam pengembangan proyek yang penting dalam menyelesaikan proyek, dan juga mereka perlu bertanya kepada para pemangku kepentingan tentang kekhawatiran dan masalah mereka terkait dengan proyek tersebut.

Agar tetap efektif dan mengelola semuanya dengan lancar, semua risiko dan peluang yang diidentifikasi harus sangat tepat dan dapat dicapai sebaik mungkin. Setiap fitur harus memungkinkan peluang menjadi valid. Selain itu, judul risiko atau peluang harus cukup jelas dan didefinisikan dengan jelas.

Berikut ini adalah beberapa faktor yang rentan terhadap risiko dan harus dipantau secara menyeluruh.

• Teknologi
• Persyaratan
• Anggaran
• Bahan:
• Pemasok
• Rakyat
• Perundang-undangan

2. Buat Daftar Risiko

Tim perlu membuat catatan semua risiko yang mereka hadapi, dalam spreadsheet, yang juga dapat dipantau oleh tim lainnya. Mereka perlu memasukkan semua entitas berikut dalam daftar risiko mereka.

• Tanggal Risiko yang dimaksud
• Keterangan
• Dampak
• Kemungkinan
• Pemilik
• Respon Risiko
• Status
• Tindakan

Untuk mengelola risiko proyek, Anda dapat menggunakan alat manajemen risiko all-in-one, nTask. Dengan nTask, Anda dapat mengelola risiko mulai dari identifikasi hingga resolusi dan berkoordinasi dengan tim Anda dengan lancar. Lihat fitur manajemen risiko nTask.

3. Identifikasi Peluang

Tidak semua risiko yang muncul itu buruk. Mungkin ada peluang tersembunyi di dalamnya juga. Itulah mengapa Anda perlu mengidentifikasi semua risiko dan jenis dampaknya terhadap proyek Anda.

Jika mereka pasti memiliki dampak negatif maka hapus mereka dari proyek Anda sesegera mungkin. Tetapi jika Anda memperhatikan bahwa risiko ini dapat berdampak positif pada proyek Anda, maka Anda perlu memasukkannya ke dalam proyek Anda sesegera mungkin.

4. Menentukan Dampak dan Kemungkinan Risiko

Semua risiko perlu diberi peringkat dan diprioritaskan. Sebagian besar solusi manajemen risiko memiliki kategori risiko yang berbeda, tergantung pada tingkat keparahan risikonya. Sangat penting untuk mengevaluasi risiko dan memberi peringkat risiko Anda karena memungkinkan organisasi untuk mendapatkan pandangan holistik tentang eksposur risiko seluruh organisasi. Bisnis dapat menjadi rentan terhadap beberapa risiko tingkat rendah, namun, mungkin tidak diperlukan oleh manajemen atas untuk intervensi.

Pantau dengan cermat semua risiko dan cari tahu apa dampaknya dan seberapa besar kemungkinannya memengaruhi proyek. Beri nilai pada skala dari 1 hingga 5 dan tentukan dampaknya pada parameter yang berbeda seperti biaya, waktu, dan kualitas. Dua jenis utama penilaian risiko termasuk penilaian risiko kualitatif dan penilaian risiko kuantitatif.

5. Tentukan Responnya

Setiap risiko adalah potensi ancaman, tetapi Anda harus fokus pada risiko tersebut terlebih dahulu yang memiliki potensi terbesar untuk merusak proyek. Langkah ini adalah tentang memantau risiko di seluruh perencanaan proyek dan memperbarui rencana respons risiko sesuai kebutuhan. Ini lebih tentang menyadari dan tetap mengendalikan semua kerentanan proyek yang teridentifikasi. Ini juga mencakup penerapan sumber daya mitigasi risiko, pencegahan dan pelacakan, dan pelaporan status risiko.

Kiat Pro untuk mengurangi dampak, sampai ke akar penyebab, dan ajukan pertanyaan sebanyak mungkin tentang hal itu. Pemantauan risiko membantu dalam melaksanakan rencana respons seperti yang direncanakan. Ini juga memastikan setiap risiko baru diperhitungkan dan yang sudah ada tetap terkendali.

6. Estimasi

Setelah Anda mengetahui dampak dan kemungkinan risiko yang dimaksud, Anda perlu memperkirakan berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk menghilangkannya.

Jika Anda mengambil contoh pertunjukan konser yang tertunda karena kesehatan yang buruk dari seorang pemain, Anda perlu memperkirakan berapa biaya yang Anda keluarkan untuk membuatnya lebih baik sebelum konser atau mendapatkan cadangan. Pilihan mana pun yang hemat biaya dan secara keseluruhan positif untuk proyek, harus dipilih.

Lihat perangkat lunak manajemen risiko terbaik:

Perangkat Lunak Manajemen Risiko Terbaik 2022

7. Tetapkan Pemilik

Memantau dan menghilangkan risiko adalah proses yang sulit dan Anda perlu menugaskan pemilik untuk proses ini sehingga mereka dapat dilihat dan ditangani dengan benar. Pemilik ini harus menjadi orang yang paling cocok untuk memantau risiko dan cukup kompeten untuk memperbaikinya sebelum merusak proyek.

Pemilik ini perlu berkolaborasi dengan tim yang tepat untuk menyusun strategi dan menyingkirkan risiko yang ditetapkan. Tidak setiap risiko yang teridentifikasi akan membutuhkan pemilik. Organisasi Anda dapat memiliki ribuan risiko yang diidentifikasi melalui pendekatan bottom-up, menetapkan pemilik untuk setiap risiko akan membuat tugas lebih dapat dicapai dan dilakukan.

8. Tinjau Risiko Secara Teratur

Sebagai manajer atau anggota tim manajemen risiko, Anda perlu menyisihkan sebagian waktu setiap minggu untuk meninjau risiko. Tinjauan ini berisi pemeriksaan menyeluruh terhadap kemajuan yang dibuat dalam proses manajemen risiko.

Hal ini menunjukkan kepada kita bahwa proses manajemen risiko bukanlah proses yang hanya boleh dilakukan pada awal proyek. Ini adalah proses berulang yang seharusnya hanya berhenti ketika proyek keluar dari proses pengembangan dan Anda mengirimkan produk akhir kepada pelanggan.

Itupun Anda perlu memantau risiko yang diharapkan dalam proses pemeliharaan untuk proyek tersebut.

9. Laporan Risiko

Anda perlu memastikan bahwa Anda menyerahkan seluruh daftar risiko Anda sebagai laporan kepada semua pemangku kepentingan yang terkait dengan proyek.

Ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki posisi yang kuat ketika Anda mempresentasikan laporan kemajuan kepada manajemen puncak dan juga bagi mereka untuk memberikan pendapat mereka sendiri tentang bagaimana pengembangan proyek harus bergerak maju.

Kesimpulan

Jelas, langkah-langkah di atas hanyalah beberapa dari keseluruhan hierarki manajemen risiko. Untuk detail lebih lanjut, dan pembaruan di masa mendatang, pastikan untuk menandai posting ini. Kami juga ingin Anda berbagi pengalaman Anda sendiri tentang membatasi risiko di tempat kerja Anda. Jangan lupa untuk membagikan pemikiran Anda melalui bagian komentar di bawah.

Dalam artikel yang disebutkan, kami berbicara tentang 9 langkah penilaian risiko dan bagaimana Anda dapat secara efektif menghindari gangguan apa pun yang menghalangi kesuksesan proyek Anda. Terapkan langkah-langkah ini untuk manajemen proyek Anda dan hadapi risiko apa pun yang menghadang Anda sebelumnya!