9 خطوات لإدارة المخاطر تحتاجها لمشروعك

عند العمل في أي سوق في الوقت الحاضر ، عليك أن تفهم أن المخاطر والشكوك هي جزء طبيعي من تطوير المشروع. هم السبب في أنه حتى اللقطات الكبيرة في أي صناعة تواجه متاعب من وقت لآخر.

عادة ، نرى أن أكثر من نصف جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات تتجاوز الميزانيات المخصصة لها والمواعيد النهائية لمجرد أنها تقلل من أهمية المخاطر والشكوك وما يمكن أن تفعله لعملية تطوير المشروع.

لكن لا تقلق ، فهناك الكثير من الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تحديد المخاطر المختلفة وتسلل النطاق ، قبل أن يدخل المشروع حيز التطوير.

للتخلص من المخاطر ، يتعين على الفريق أن يكون لديه سياسة قوية لإدارة المخاطر في مذكرة المشروع الخاصة به والتي تساعدهم على توجيه مشروعهم بعيدًا عن أي مشكلة. تعد سياسة إدارة المخاطر هذه مؤشرًا على أن الشركة مستعدة للتعامل مع أي احتمال إذا حدث في أي وقت.

لكن أولاً ما هو كل هذا؟

ما هي إدارة مخاطر المشروع؟

إدارة مخاطر المشروع هي العملية النهائية لتقليل المشاكل المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على الجدول الزمني للمشروع. يمكن أن يكون الخطر أي حدث قد يؤثر على الأشخاص أو العملية أو التكنولوجيا الموجودة بينهما أو الموارد المشاركة في العملية. تمامًا مثل المشكلات التي لا بد أن تحدث بغض النظر ، فإن المخاطر هي الأحداث التي "يحتمل أن تحدث" ولن تتمكن من توقع "متى".

بسبب عدم اليقين هذا ، فإن أي مخاطر في المشروع تتطلب التحضير من أجل إدارتها بكفاءة. إذن ، ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟ الأمر كله يتعلق بالاستعداد المسبق للمخاطر والتعامل مع جميع العقبات والمشاكل التي قد تعطل نجاح مشروعك.

دعنا نلقي نظرة على 9 طرق يمكنك من خلالها الحفاظ على مشروعك في مأمن من أي مخاطر أو عقبات.

خطوات إدارة المخاطر التي تحتاجها لمشروعك

1. تحديد المخاطر

يجب أن تبدأ هذه الخطوة عندما يكون المشروع في مرحلة العصف الذهني. يتعين على الفريق طرح الأفكار حول جميع زحف النطاق والمخاطر المتوقعة في كل خطوة من مرحلة التطوير.

إنهم بحاجة إلى استعراض جميع العوامل في تطوير المشروع والتي تعتبر ضرورية في إكمال المشروع ، كما يحتاجون إلى سؤال أصحاب المصلحة عن مخاوفهم ومشاكلهم المتعلقة بالمشروع.

من أجل الحفاظ على الفعالية وإدارة كل شيء بسلاسة ، يجب أن تكون جميع المخاطر والفرص المحددة دقيقة للغاية ويمكن تحقيقها قدر الإمكان. يجب أن تتيح كل ميزة الفرصة لتكون صالحة. علاوة على ذلك ، يجب أن يكون عنوان المخاطرة أو الفرصة واضحًا وواضحًا.

فيما يلي بعض العوامل المعرضة للمخاطر والتي يجب مراقبتها بدقة.

• تكنولوجيا
• متطلبات
• ميزانية
• المواد
• الموردين
• الناس
• تشريع

2. إنشاء سجل للمخاطر

يحتاج الفريق إلى إنشاء سجل لجميع المخاطر التي يواجهونها ، في جدول بيانات ، يمكن لبقية الفريق أيضًا مراقبتها. يحتاجون إلى إدخال جميع الكيانات التالية في سجل المخاطر الخاص بهم.

• تاريخ الخطر المعني
• وصف
• تأثير
• احتمالية
• صاحب
• الاستجابة للمخاطر
• حالة
• عمل

لإدارة مخاطر المشاريع ، يمكنك استخدام أداة إدارة مخاطر الكل في واحد ، nTask. باستخدام nTask ، يمكنك إدارة المخاطر من التحديد إلى الحل والتنسيق مع فريقك بسلاسة. تحقق من ميزات إدارة المخاطر في nTask.

3. تحديد الفرص

ليست كل المخاطر التي تظهر سيئة. يمكن أن تكون هناك فرص خفية فيها أيضًا. لهذا السبب تحتاج إلى تحديد جميع المخاطر ونوع التأثير الذي يمكن أن تحدثه على مشروعك.

إذا كان لا بد أن يكون لها تأثير سلبي ، فقم بإزالتها من مشروعك في أقرب وقت ممكن. ولكن إذا لاحظت أن هذه المخاطر يمكن أن يكون لها تأثير إيجابي على مشروعك ، فأنت بحاجة إلى دمجها في مشروعك في أقرب وقت ممكن.

4. تحديد تأثير واحتمالية المخاطر

يجب تصنيف جميع المخاطر وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك. تحتوي معظم حلول إدارة المخاطر على فئات مختلفة من المخاطر ، اعتمادًا على شدة المخاطر. من الضروري تقييم المخاطر وتصنيف المخاطر الخاصة بك لأنه يسمح للمؤسسة بالحصول على رؤية شاملة لتعرض المؤسسة بأكملها للمخاطر. يمكن أن يصبح العمل عرضة لمخاطر متعددة منخفضة المستوى ، ومع ذلك ، قد لا تكون مطلوبة من قبل الإدارة العليا للتدخل.

راقب عن كثب جميع المخاطر واكتشف تأثيرها المحتمل ومدى احتمالية تأثيرها على المشروع. قيمهم على مقياس من 1 إلى 5 وحدد تأثيرهم على معايير مختلفة مثل التكلفة والوقت والجودة. هناك نوعان رئيسيان من تقييمات المخاطر وهما التقييم النوعي للمخاطر والتقييم الكمي للمخاطر.

5. تحديد الاستجابة

كل خطر هو تهديد محتمل ، ولكن عليك التركيز على تلك المخاطر أولاً التي لديها أكبر احتمال لإلحاق الضرر بالمشروع. تدور هذه الخطوة حول مراقبة المخاطر خلال تخطيط المشروع وتحديث خطة الاستجابة للمخاطر حسب الحاجة. يتعلق الأمر أكثر بالوعي والتحكم في جميع نقاط الضعف المحددة للمشروع. ويشمل ذلك أيضًا تنفيذ موارد التخفيف من المخاطر ، والوقاية والتتبع ، والإبلاغ عن حالة المخاطر.

نصيحة احترافية لتقليل التأثير ، والوصول إلى السبب الجذري ، وطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة حوله. تساعد مراقبة المخاطر في تنفيذ خطة الاستجابة كما هو مخطط لها. كما يضمن أيضًا احتساب أي مخاطر جديدة وإبقاء المخاطر الحالية تحت السيطرة.

6. التقدير

بمجرد معرفة تأثير واحتمالية المخاطر المعنية ، ستحتاج إلى تقدير مقدار التكلفة التي سيكلفك التخلص منها.

إذا أخذت مثالاً على تأخر الحفلة الموسيقية بسبب الحالة الصحية السيئة لفناني الأداء ، فأنت بحاجة إلى تقدير المبلغ الذي سيكلفك لتحسينه قبل الحفلة الموسيقية أو الحصول على نسخة احتياطية. أيهما خيار فعال من حيث التكلفة وإيجابي بشكل عام للمشروع ، يجب اختياره.

تحقق من أفضل برامج إدارة المخاطر:

أفضل برنامج لإدارة المخاطر لعام 2022

7. تعيين المالكين

تعد مراقبة المخاطر والتخلص منها عملية صعبة وتحتاج إلى تعيين مالكي هذه العمليات حتى يمكن النظر إليهم والتعامل معهم بشكل صحيح. يجب أن يكون هذا المالك هو الشخص الأنسب لرصد المخاطر وأن يكون مؤهلًا بما يكفي لإصلاحها قبل الإضرار بالمشروع.

يحتاج هؤلاء الملاك إلى التعاون مع الفرق المناسبة لوضع استراتيجية والتخلص من المخاطر المحددة. لا تتطلب كل المخاطر المحددة مالكًا. يمكن أن يكون لمؤسستك الآلاف من المخاطر التي تم تحديدها من خلال النهج التصاعدي ، فإن تعيين مالك لكل من المخاطر سيجعل المهام أكثر قابلية للتحقيق وقابلة للتنفيذ.

8. قم بمراجعة المخاطر بانتظام

بصفتك مديرًا أو عضوًا في فريق إدارة المخاطر ، تحتاج إلى تخصيص جزء من الوقت كل أسبوع لمراجعة المخاطر. تحتوي هذه المراجعة على فحص شامل للتقدم المحرز في عملية إدارة المخاطر.

هذا يوضح لنا أن عملية إدارة المخاطر ليست عملية يجب أن تتم فقط في بداية المشروع. إنها عملية متكررة يجب أن تتوقف فقط عندما يكون المشروع خارج عملية التطوير وتقوم بتسليم المنتج النهائي إلى العميل.

حتى بعد ذلك تحتاج إلى مراقبة المخاطر المتوقعة في عملية الصيانة للمشروع.

9. تقرير عن المخاطر

تحتاج إلى التأكد من تقديم سجل المخاطر بالكامل كتقرير لجميع أصحاب المصلحة المعنيين بالمشروع.

سيمكنك هذا من الحصول على موقف قوي عند تقديم تقرير التقدم المحرز إلى الإدارة العليا وأيضًا لإبداء رأيهم الخاص حول كيفية المضي قدمًا في تطوير المشروع.

استنتاج

من الواضح أن الخطوات المذكورة أعلاه كانت مجرد عدد قليل من التسلسل الهرمي الشامل لإدارة المخاطر. لمزيد من التفاصيل والتحديثات المستقبلية ، تأكد من وضع إشارة مرجعية على هذه المشاركة. نرغب أيضًا في مشاركة تجاربك الخاصة حول الحد من المخاطر في مكان عملك. لا تنسى مشاركة أفكارك من خلال قسم التعليقات أدناه.

في المقالة المذكورة ، تحدثنا عن 9 خطوات لتقييم المخاطر وكيف يمكنك بشكل فعال تجنب أي اضطرابات في طريقك بين نجاح مشروعك. قم بتطبيق هذه الخطوات لإدارة مشروعك وواجه أي مخاطر قادمة في طريقك مسبقًا!