項目所需的 9 個風險管理步驟

已發表: 2020-03-17

在當今任何市場工作時，您都需要了解風險和不確定性是項目開發的正常部分。它們是任何行業的大人物都會時不時陷入困境的原因。

通常，我們看到超過一半的 IT 項目超出了分配的預算和期限，只是因為他們低估了風險和不確定性的力量以及他們可以對項目開發過程做些什麼。

但別擔心，在項目進入開發階段之前，您可以通過多種不同的方式識別不同的風險和範圍蔓延。

為了擺脫風險，團隊必須在其項目備忘錄中製定強有力的風險管理政策，以幫助他們引導項目遠離任何麻煩。該風險管理政策表明公司已準備好應對任何可能出現的情況。

但首先是什麼？

什麼是項目風險管理？

項目風險管理是最大限度地減少可能對項目時間表產生負面影響的潛在問題的最終過程。風險可能是任何可能影響人員、流程、介於兩者之間的技術或流程中涉及的資源的事件。就像無論如何都會發生的問題一樣，風險是具有“可能發生”的事件，您將無法預測“何時”發生。

正是由於這種不確定性，任何項目風險都需要做好準備才能有效地管理它們。那麼，什麼是項目管理中的風險管理？這一切都是為了提前為風險做好準備，並處理所有可能破壞項目成功的障礙和問題。

讓我們來看看 9 種方法可以讓您的項目免受任何風險或障礙的影響。

這一步應該在項目處於頭腦風暴階段時開始。團隊必須在開發階段的每一步集思廣益，討論所有範圍蔓延和預期風險。

他們需要了解項目開發中對完成項目至關重要的所有因素，還需要向利益相關者詢問他們對項目的關注和問題。

為了保持有效並順利管理一切，所有已識別的風險和機會都必須非常精確且盡可能可實現。每個特徵都必須允許機會有效。此外，風險或機會的名稱必須是不言自明且定義明確的。

以下是一些容易產生風險的因素，應徹底監控。

團隊需要在電子表格中創建他們遇到的所有風險的記錄，團隊其他成員也可以對其進行監控。他們需要在風險登記冊中輸入以下所有實體。

要管理項目的風險，您可以使用一體化風險管理工具 nTask。使用 nTask，您可以管理從識別到解決的風險，並與您的團隊無縫協調。查看 nTask 的風險管理功能。

並非所有出現的風險都是壞的。其中也可能隱藏著機會。這就是為什麼您需要識別所有風險以及它們可能對您的項目產生什麼樣的影響。

如果它們必然會產生負面影響，請盡快將它們從您的項目中刪除。但是，如果您注意到這些風險會對您的項目產生積極影響，那麼您需要盡快將它們納入您的項目中。

所有的風險都需要進行相應的排序和優先級排序。大多數風險管理解決方案都有不同的風險類別，具體取決於風險的嚴重程度。評估風險並對風險進行排序至關重要，因為它使組織能夠全面了解整個組織的風險敞口。業務可能容易受到多種低級風險的影響，但是，高層管理人員可能不需要干預。

密切監控所有風險，找出它們可能產生的影響以及它們對項目的影響有多大。從 1 到 5 對它們進行評分，並確定它們對成本、時間和質量等不同參數的影響。兩種主要的風險評估類型包括定性風險評估和定量風險評估。

每個風險都是潛在的威脅，但您必須首先關注那些最有可能損害項目的風險。這一步是關於在整個項目規劃過程中監控風險並根據需要更新風險應對計劃。更多的是了解並控制所有已識別的項目漏洞。這還包括實施風險緩解資源、預防和跟踪以及報告風險狀態。

降低影響、找出根本原因並儘可能多地提出問題的專業提示。風險監控有助於按計劃執行響應計劃。它還確保考慮到任何新風險，並控制現有風險。

一旦你弄清楚了相關風險的影響和可能性，你就需要估計要花費多少才能擺脫它們。

如果您舉一個由於表演者健康狀況不佳而延遲演唱會演出的例子，您需要估計在演唱會前讓他變得更好或獲得備份需要花費多少。無論哪個選項具有成本效益並且對項目總體有利，都必須選擇。

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監控和消除風險是一個艱難的過程，您需要將所有者分配給這些過程，以便可以正確查看和處理它們。該所有者應該是最適合監控風險並有足夠能力在它損害項目之前修復它的人。

這些所有者需要與適當的團隊合作制定戰略並消除指定的風險。並非每個已識別的風險都需要所有者。您的組織可能通過自下而上的方法識別出數千個風險，為每個風險分配一個所有者將使任務更容易實現和執行。

作為經理或風險管理團隊的成員，您需要每週留出一部分時間來審查風險。該審查包含對風險管理過程中正在取得的進展的徹底檢查。

這向我們表明，風險管理過程不是一個只應在項目開始時完成的過程。這是一個重複的過程，只有在項目退出開發過程並且您將最終產品交付給客戶時才應該停止。

即使這樣，您也需要監控項目維護過程中的預期風險。

您需要確保將整個風險登記冊作為報告提交給與項目有關的所有利益相關者。

這將使您在向高層管理人員提交進度報告時擁有強大的地位，並讓他們就項目開發應如何推進提出自己的意見。

顯然，上述步驟只是整個風險管理層次結構中的一小部分。有關更多詳細信息和未來更新，請務必將此帖子添加為書籤。我們還希望您分享您在工作場所減少風險的經驗。不要忘記通過下面的評論部分分享您的想法。

在上述文章中，我們討論了風險評估的 9 個步驟，以及如何有效避免項目成功之間的任何干擾。將這些步驟應用於您的項目管理，並提前應對任何風險！