9 Schritte zum Risikomanagement, die Sie für Ihr Projekt benötigen

Wenn Sie heutzutage in jedem Markt arbeiten, müssen Sie verstehen, dass Risiken und Unsicherheiten ein normaler Bestandteil der Projektentwicklung sind. Sie sind der Grund dafür, dass selbst die Big Shots jeder Branche von Zeit zu Zeit in Schwierigkeiten geraten.

Normalerweise sehen wir, dass mehr als die Hälfte aller IT-Projekte ihre zugewiesenen Budgets und Fristen überschreiten, nur weil sie die Macht von Risiken und Ungewissheiten unterschätzen und was sie für einen Projektentwicklungsprozess tun können.

Aber keine Sorge, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Sie verschiedene Risiken und Scope Creeps identifizieren können, lange bevor das Projekt in die Entwicklung geht.

Um Risiken aus dem Weg zu räumen, muss das Team in seinem Projektmemo eine wirkungsvolle Risikomanagementrichtlinie haben, die ihm hilft, sein Projekt von allen Schwierigkeiten fernzuhalten. Diese Risikomanagementrichtlinie ist ein Hinweis darauf, dass das Unternehmen bereit ist, alle Eventualitäten zu bewältigen, falls sie jemals auftreten sollten.

Aber zuerst, worum geht es?

Was ist Projektrisikomanagement?

Projektrisikomanagement ist der ultimative Prozess zur Minimierung potenzieller Probleme, die sich negativ auf den Zeitplan eines Projekts auswirken könnten. Das Risiko kann jedes Ereignis sein, das sich auf die Menschen, den Prozess, die Technologie dazwischen oder die am Prozess beteiligten Ressourcen auswirkt. Genau wie Probleme, die ohnehin eintreten müssen, sind Risiken die Ereignisse, die das „Potenzial des Eintretens“ haben, und Sie können das „Wann“ nicht vorhersehen.

Aufgrund dieser Ungewissheit erfordert jedes Projektrisiko eine Vorbereitung, um es effizient zu managen. Was ist also Risikomanagement im Projektmanagement? Es geht darum, sich im Voraus auf die Risiken vorzubereiten und alle Hindernisse und Probleme zu bewältigen, die den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen könnten.

Werfen wir einen Blick auf 9 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Projekt vor Risiken und Hindernissen schützen können.

Schritte zum Risikomanagement, die Sie für Ihr Projekt benötigen

1. Risiken identifizieren

Dieser Schritt sollte begonnen werden, wenn sich das Projekt in der Ideenfindungsphase befindet. Das Team muss in jedem Schritt der Entwicklungsphase ein Brainstorming über alle Scope Creeps und erwarteten Risiken durchführen.

Sie müssen alle Faktoren in der Projektentwicklung durchgehen, die für den Abschluss des Projekts wesentlich sind, und sie müssen auch die Stakeholder nach ihren Bedenken und Problemen im Zusammenhang mit dem Projekt fragen.

Um effektiv zu bleiben und alles reibungslos zu managen, müssen alle identifizierten Risiken und Chancen superpräzise und so erreichbar wie möglich sein. Jedes der Merkmale muss die Möglichkeit zulassen, gültig zu sein. Außerdem muss die Bezeichnung des Risikos oder der Chance selbsterklärend und klar definiert sein.

Die folgenden Faktoren sind risikoanfällig und sollten sorgfältig überwacht werden.

• Technologie
• Anforderungen
• Budget
• Materialien
• Lieferanten
• Personen
• Gesetzgebung

2. Erstellen Sie ein Risikoregister

Das Team muss eine Aufzeichnung aller Risiken, denen es begegnet, in einer Tabelle erstellen, die der Rest des Teams auch überwachen kann. Sie müssen alle der folgenden Einheiten in ihr Risikoregister eintragen.

• Datum des betreffenden Risikos
• Beschreibung
• Einfluss
• Wahrscheinlichkeit
• Eigentümer
• Risiko-Reaktion
• Status
• Aktion

Um das Risiko der Projekte zu verwalten, können Sie ein All-in-One-Risikomanagement-Tool, nTask, verwenden. Mit nTask können Sie Risiken von der Identifizierung bis zur Lösung verwalten und sich nahtlos mit Ihrem Team abstimmen. Sehen Sie sich die Risikomanagementfunktionen von nTask an.

3. Identifizieren Sie Chancen

Nicht alle Risiken, die auftreten, sind schlecht. Es können auch versteckte Möglichkeiten in ihnen stecken. Aus diesem Grund müssen Sie alle Risiken und deren mögliche Auswirkungen auf Ihr Projekt identifizieren.

Wenn sie zwangsläufig negative Auswirkungen haben, entfernen Sie sie so schnell wie möglich aus Ihrem Projekt. Aber wenn Sie merken, dass sich diese Risiken positiv auf Ihr Projekt auswirken können, müssen Sie diese so schnell wie möglich in Ihr Projekt einfließen lassen.

4. Bestimmen Sie die Auswirkung und Wahrscheinlichkeit der Risiken

Alle Risiken müssen entsprechend eingestuft und priorisiert werden. Die meisten Risikomanagementlösungen haben je nach Schweregrad des Risikos unterschiedliche Risikokategorien. Es ist wichtig, die Risiken zu bewerten und Ihre Risiken einzustufen, da dies der Organisation ermöglicht, einen ganzheitlichen Überblick über die Risikoexposition der gesamten Organisation zu erhalten. Das Unternehmen kann für mehrere Risiken auf niedriger Ebene anfällig werden, es kann jedoch sein, dass es vom oberen Management nicht zum Eingreifen aufgefordert wird.

Überwachen Sie alle Risiken genau und finden Sie heraus, welche Auswirkungen sie haben könnten und wie wahrscheinlich sie das Projekt beeinträchtigen. Bewerten Sie sie auf einer Skala von 1 bis 5 und bestimmen Sie ihre Auswirkungen auf verschiedene Parameter wie Kosten, Zeit und Qualität. Zwei Haupttypen von Risikobewertungen sind die qualitative Risikobewertung und die quantitative Risikobewertung.

5. Bestimmen Sie die Antwort

Jedes Risiko ist eine potenzielle Bedrohung, aber Sie müssen sich zuerst auf die Risiken konzentrieren, die das größte Potenzial haben, dem Projekt zu schaden. In diesem Schritt geht es darum, die Risiken während der gesamten Projektplanung zu überwachen und den Risikoreaktionsplan nach Bedarf zu aktualisieren. Es geht vielmehr darum, sich aller identifizierten Projektschwachstellen bewusst zu sein und die Kontrolle darüber zu behalten. Dazu gehören auch die Implementierung von Ressourcen zur Risikominderung, die Vorbeugung und Verfolgung sowie die Berichterstattung über den Risikostatus.

Ein Profi-Tipp, um die Auswirkungen zu verringern, der Ursache auf den Grund zu gehen und so viele Fragen wie möglich zu stellen. Die Risikoüberwachung hilft bei der planmäßigen Ausführung des Reaktionsplans. Es stellt auch sicher, dass alle neuen Risiken berücksichtigt und die bestehenden unter Kontrolle gehalten werden.

6. Schätzung

Sobald Sie die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit der betreffenden Risiken ermittelt haben, müssen Sie abschätzen, wie viel es Sie kosten wird, sie loszuwerden.

Wenn Sie ein Beispiel für einen verzögerten Konzertauftritt aufgrund der schlechten Gesundheit eines Künstlers nehmen, müssen Sie abschätzen, wie viel es Sie kosten wird, ihn vor dem Konzert wieder gesund zu machen oder eine Verstärkung zu bekommen. Welche Option kostengünstig und insgesamt positiv für das Projekt ist, muss gewählt werden.

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7. Weisen Sie Eigentümer zu

Das Überwachen und Beseitigen von Risiken ist ein schwieriger Prozess, und Sie müssen diesen Prozessen Verantwortliche zuweisen, damit sie richtig betrachtet und behandelt werden können. Dieser Eigentümer sollte die Person sein, die am besten für die Überwachung des Risikos geeignet und kompetent genug ist, um es zu beheben, bevor es dem Projekt schadet.

Diese Eigentümer müssen mit den entsprechenden Teams zusammenarbeiten, um eine Strategie zu entwickeln und die zugewiesenen Risiken loszuwerden. Nicht jedes identifizierte Risiko erfordert einen Eigentümer. Ihre Organisation könnte Tausende von Risiken haben, die durch einen Bottom-up-Ansatz identifiziert wurden. Die Zuweisung eines Eigentümers für jedes der Risiken macht die Aufgaben leichter erreichbar und machbar.

8. Überprüfen Sie regelmäßig die Risiken

Als Manager oder Mitglied des Risikomanagementteams müssen Sie sich jede Woche einen Teil der Zeit nehmen, um die Risiken zu überprüfen. Diese Überprüfung beinhaltet eine gründliche Überprüfung der Fortschritte im Risikomanagementprozess.

Dies zeigt uns, dass der Risikomanagementprozess kein Prozess ist, der nur zu Beginn des Projekts durchgeführt werden sollte. Es ist ein wiederkehrender Prozess, der erst aufhören sollte, wenn das Projekt aus dem Entwicklungsprozess heraus ist und Sie das Endprodukt an den Kunden liefern.

Auch dann müssen Sie die erwarteten Risiken im Wartungsprozess für das Projekt überwachen.

9. Risikobericht

Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihr gesamtes Risikokataster als Bericht an alle am Projekt beteiligten Interessengruppen übermitteln.

Dies versetzt Sie in die Lage, eine starke Position zu haben, wenn Sie dem Top-Management den Fortschrittsbericht vorlegen, und ihm auch, seine eigene Meinung dazu abzugeben, wie die Projektentwicklung voranschreiten sollte.

Fazit

Offensichtlich waren die oben genannten Schritte nur einige der gesamten Risikomanagementhierarchie. Für weitere Details und zukünftige Updates sollten Sie diesen Beitrag mit einem Lesezeichen versehen. Wir möchten auch, dass Sie Ihre eigenen Erfahrungen mit der Risikobegrenzung an Ihrem Arbeitsplatz teilen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gedanken im Kommentarbereich unten mitzuteilen.

In dem erwähnten Artikel haben wir über die 9 Schritte der Risikobewertung gesprochen und wie Sie Unterbrechungen zwischen Ihrem Projekterfolg effektiv vermeiden können. Wenden Sie diese Schritte für Ihr Projektmanagement an und treffen Sie alle Risiken, die auf Sie zukommen, im Voraus!