9 ขั้นตอนการจัดการความเสี่ยงที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณ

เมื่อทำงานในตลาดใดๆ ในปัจจุบัน คุณต้องเข้าใจว่าความเสี่ยงและความไม่แน่นอนเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาโครงการตามปกติ นี่เป็นเหตุผลที่แม้แต่ภาพใหญ่ของอุตสาหกรรมใดก็ตามก็ยังประสบปัญหาเป็นครั้งคราว

โดยปกติ เราจะเห็นว่าโครงการไอทีมากกว่าครึ่งเกินงบประมาณและกำหนดเวลาที่จัดสรรไว้เพียงเพราะพวกเขาประเมินพลังของความเสี่ยงและความไม่แน่นอนต่ำเกินไป และสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้กับกระบวนการพัฒนาโครงการ

แต่ไม่ต้องกังวล มีหลายวิธีที่คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่แตกต่างกันและขอบเขตการคืบคลาน ก่อนที่โครงการจะเข้าสู่การพัฒนา

เพื่อกำจัดความเสี่ยง ทีมงานต้องมีนโยบายการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพในบันทึกของโครงการ ซึ่งช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงโครงการของพวกเขาจากปัญหาใดๆ นโยบายการบริหารความเสี่ยงนี้เป็นเครื่องบ่งชี้ว่าบริษัทพร้อมที่จะรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้หากมีเกิดขึ้น

แต่ก่อนอื่นมันเกี่ยวกับอะไร?

การบริหารความเสี่ยงโครงการคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงของโครงการเป็นกระบวนการขั้นสุดท้ายในการลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลเสียต่อตารางเวลาของโครงการ ความเสี่ยงอาจเป็นเหตุการณ์ใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อผู้คน กระบวนการ เทคโนโลยีระหว่างนั้น หรือทรัพยากรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ เช่นเดียวกับปัญหาที่จะต้องเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึง ความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่มี 'อาจเกิดขึ้น' และคุณไม่สามารถคาดการณ์ได้ 'เมื่อ'

เนื่องจากความไม่แน่นอนนี้ ความเสี่ยงของโครงการใดๆ จึงต้องมีการจัดเตรียมเพื่อจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นการบริหารความเสี่ยงในการจัดการโครงการคืออะไร? มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับความเสี่ยงและจัดการกับอุปสรรคและปัญหาที่อาจขัดขวางความสำเร็จของโครงการของคุณ

มาดู 9 วิธีในการทำให้โครงการของคุณปลอดภัยจากความเสี่ยงหรืออุปสรรค

ขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณ

1. ระบุความเสี่ยง

ขั้นตอนนี้ควรเริ่มต้นเมื่อโครงการอยู่ในขั้นตอนการระดมความคิด ทีมต้องระดมความคิดเกี่ยวกับขอบเขตทั้งหมดและความเสี่ยงที่คาดหวังในทุกขั้นตอนของขั้นตอนการพัฒนา

พวกเขาต้องผ่านปัจจัยทั้งหมดในการพัฒนาโครงการที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ และยังต้องถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับข้อกังวลและปัญหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

เพื่อให้สามารถรักษาประสิทธิภาพและจัดการทุกอย่างได้อย่างราบรื่น ความเสี่ยงและโอกาสทั้งหมดที่ระบุจะต้องมีความแม่นยำสูงสุดและสามารถทำได้มากที่สุด คุณลักษณะแต่ละอย่างต้องให้โอกาสที่ถูกต้อง นอกจากนี้ ชื่อของความเสี่ยงหรือโอกาสจะต้องอธิบายตนเองได้ชัดเจนและกำหนดไว้อย่างชัดเจน

ต่อไปนี้เป็นปัจจัยบางประการที่มีความเสี่ยงและควรได้รับการติดตามอย่างถี่ถ้วน

• เทคโนโลยี
• ความต้องการ
• งบประมาณ
• วัสดุ
• ซัพพลายเออร์
• ประชากร
• กฎหมาย

2. สร้างทะเบียนความเสี่ยง

ทีมต้องสร้างบันทึกความเสี่ยงทั้งหมดที่พวกเขาเผชิญในสเปรดชีต ซึ่งทีมที่เหลือสามารถตรวจสอบได้ พวกเขาจำเป็นต้องป้อนเอนทิตีต่อไปนี้ทั้งหมดในทะเบียนความเสี่ยง

• วันที่ของความเสี่ยงที่เป็นปัญหา
• คำอธิบาย
• ผลกระทบ
• ความน่าจะเป็น
• เจ้าของ
• การตอบสนองต่อความเสี่ยง
• สถานะ
• การกระทำ

ในการจัดการความเสี่ยงของโครงการ คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการความเสี่ยงแบบครบวงจร nTask ด้วย nTask คุณสามารถจัดการความเสี่ยงตั้งแต่การระบุตัวตนไปจนถึงการแก้ไข และประสานงานกับทีมของคุณได้อย่างราบรื่น ตรวจสอบคุณสมบัติการจัดการความเสี่ยงของ nTask

3. ระบุโอกาส

ไม่ใช่ความเสี่ยงทั้งหมดที่ออกมาไม่ดี อาจมีโอกาสซ่อนเร้นอยู่ในนั้นเช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องระบุความเสี่ยงทั้งหมดและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ

หากมีผลกระทบในทางลบ ให้ลบออกจากโครงการของคุณโดยเร็วที่สุด แต่ถ้าคุณสังเกตเห็นว่าความเสี่ยงเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบเชิงบวกต่อโครงการของคุณ คุณจำเป็นต้องรวมความเสี่ยงเหล่านี้เข้ากับโครงการของคุณโดยเร็วที่สุด

4. กำหนดผลกระทบและความน่าจะเป็นของความเสี่ยง

ความเสี่ยงทั้งหมดต้องได้รับการจัดอันดับและจัดลำดับความสำคัญตามนั้น โซลูชันการจัดการความเสี่ยงส่วนใหญ่มีความเสี่ยงประเภทต่างๆ ขึ้นอยู่กับความรุนแรงของความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยงและจัดอันดับความเสี่ยงเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้องค์กรได้รับมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับการเปิดรับความเสี่ยงของทั้งองค์กร ธุรกิจอาจเสี่ยงต่อความเสี่ยงระดับต่ำหลายประการ อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารระดับสูงอาจไม่ต้องการการแทรกแซง

ติดตามความเสี่ยงทั้งหมดอย่างใกล้ชิดและค้นหาผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและแนวโน้มที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการ ให้คะแนนตั้งแต่ 1 ถึง 5 และพิจารณาผลกระทบที่มีต่อพารามิเตอร์ต่างๆ เช่น ต้นทุน เวลา และคุณภาพ การประเมินความเสี่ยงสองประเภทหลัก ได้แก่ การประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพและการประเมินความเสี่ยงเชิงปริมาณ

5. กำหนดการตอบสนอง

ทุกความเสี่ยงเป็นภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นได้ แต่คุณต้องให้ความสำคัญกับความเสี่ยงเหล่านั้นก่อนซึ่งมีศักยภาพมากที่สุดที่จะทำลายโครงการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวกับการติดตามความเสี่ยงตลอดการวางแผนโครงการและการปรับปรุงแผนตอบสนองความเสี่ยงตามความจำเป็น เป็นเรื่องของการตระหนักรู้และควบคุมช่องโหว่ของโครงการที่ระบุทั้งหมดมากกว่า ซึ่งรวมถึงการใช้ทรัพยากรการลดความเสี่ยง การป้องกันและการติดตาม และการรายงานสถานะความเสี่ยง

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อลดผลกระทบ เข้าถึงสาเหตุที่แท้จริง และถามคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ให้ได้มากที่สุด การติดตามความเสี่ยงช่วยในการดำเนินการตามแผนตอบสนองตามแผนที่วางไว้ นอกจากนี้ยังรับประกันความเสี่ยงใหม่ ๆ และความเสี่ยงที่มีอยู่อยู่ภายใต้การควบคุม

6. การประมาณค่า

เมื่อคุณทราบผลกระทบและความน่าจะเป็นของความเสี่ยงแล้ว คุณต้องประเมินว่าคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในการกำจัดความเสี่ยงเหล่านั้น

หากคุณยกตัวอย่างการแสดงคอนเสิร์ตที่ล่าช้าเนื่องจากสุขภาพไม่ดีของนักแสดง คุณต้องประเมินว่าคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรเพื่อให้เขาดีขึ้นก่อนคอนเสิร์ตหรือซื้อตัวสำรอง จะต้องเลือกตัวเลือกใดที่คุ้มค่าและเป็นผลบวกโดยรวมสำหรับโครงการ

ตรวจสอบซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่ดีที่สุด:

ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่ดีที่สุดของปี 2022

7. กำหนดเจ้าของ

การตรวจสอบและกำจัดความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ยาก และคุณจำเป็นต้องมอบหมายเจ้าของให้กับกระบวนการเหล่านี้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและจัดการได้อย่างถูกต้อง เจ้าของนี้ควรเป็นบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในการเฝ้าติดตามความเสี่ยงและมีความสามารถเพียงพอที่จะแก้ไขก่อนที่โครงการจะเสียหาย

เจ้าของเหล่านี้จำเป็นต้องร่วมมือกับทีมที่เหมาะสมเพื่อกำหนดกลยุทธ์และกำจัดความเสี่ยงที่ได้รับมอบหมาย ไม่ใช่ทุกความเสี่ยงที่ระบุจะต้องมีเจ้าของ องค์กรของคุณอาจมีความเสี่ยงนับพันที่ระบุได้โดยใช้แนวทางจากล่างขึ้นบน การกำหนดเจ้าของสำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่างจะทำให้งานสำเร็จลุล่วงและเป็นไปได้มากขึ้น

8. ทบทวนความเสี่ยงเป็นประจำ

ในฐานะผู้จัดการหรือสมาชิกของทีมบริหารความเสี่ยง คุณต้องจัดสรรเวลาส่วนหนึ่งทุกสัปดาห์เพื่อทบทวนความเสี่ยง การตรวจสอบนี้มีการตรวจสอบอย่างละเอียดถึงความคืบหน้าในกระบวนการบริหารความเสี่ยง

นี่แสดงให้เราเห็นว่ากระบวนการบริหารความเสี่ยงไม่ใช่กระบวนการที่ควรทำในช่วงเริ่มต้นของโครงการเท่านั้น เป็นกระบวนการที่เกิดซ้ำซึ่งควรหยุดเมื่อโครงการอยู่นอกกระบวนการพัฒนาและคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายให้กับลูกค้าเท่านั้น

ถึงอย่างนั้น คุณจำเป็นต้องตรวจสอบความเสี่ยงที่คาดหวังในกระบวนการบำรุงรักษาสำหรับโครงการ

9. รายงานความเสี่ยง

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งทะเบียนความเสี่ยงทั้งหมดของคุณเป็นรายงานไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีตำแหน่งที่แข็งแกร่งเมื่อคุณนำเสนอรายงานความคืบหน้าต่อผู้บริหารระดับสูงและเพื่อให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นของตนเองว่าการพัฒนาโครงการควรก้าวไปข้างหน้าอย่างไร

บทสรุป

เห็นได้ชัดว่าขั้นตอนดังกล่าวเป็นเพียงส่วนหนึ่งของลำดับชั้นการจัดการความเสี่ยงโดยรวม สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมและการอัปเดตในอนาคต โปรดบุ๊กมาร์กโพสต์นี้ เราต้องการให้คุณแบ่งปันประสบการณ์ของคุณเองเกี่ยวกับการลดความเสี่ยงในที่ทำงานของคุณ อย่าลืมแบ่งปันความคิดของคุณผ่านส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

ในบทความที่กล่าวถึง เราได้พูดถึง 9 ขั้นตอนของการประเมินความเสี่ยงและวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักระหว่างความสำเร็จของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ขั้นตอนเหล่านี้สำหรับการจัดการโครงการของคุณและเผชิญกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า!