9 pasos de gestión de riesgos que necesita para su proyecto

Al trabajar en cualquier mercado hoy en día, debe comprender que el riesgo y las incertidumbres son una parte normal del desarrollo del proyecto. Son la razón por la que incluso los peces gordos de cualquier industria tienen problemas de vez en cuando.

Por lo general, vemos que más de la mitad de todos los proyectos de TI exceden sus presupuestos y plazos asignados solo porque subestiman el poder de los riesgos y las incertidumbres y lo que pueden hacer en el proceso de desarrollo de un proyecto.

Pero no se preocupe, hay muchas maneras diferentes de identificar diferentes riesgos y alcances lentos, mucho antes de que el proyecto entre en desarrollo.

Para deshacerse de los riesgos, el equipo debe contar con una poderosa política de gestión de riesgos en su memorándum del proyecto que les ayude a alejar su proyecto de cualquier problema. Esta política de gestión de riesgos es un indicio de que la empresa está preparada para hacer frente a cualquier eventualidad que se presente.

Pero primero ¿de qué se trata?

¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto?

La gestión de riesgos del proyecto es el proceso final de minimizar los problemas potenciales que podrían afectar negativamente el cronograma de un proyecto. El riesgo podría ser cualquier evento que pudiera afectar a las personas, el proceso, la tecnología intermedia o los recursos involucrados en el proceso. Al igual que los problemas, que seguramente sucederán independientemente, los riesgos son los eventos que tienen el 'potencial de ocurrir' y no podrá anticipar el 'cuándo'.

Es debido a esta incertidumbre, que cualquier riesgo del proyecto requiere preparación para gestionarlos de manera eficiente. Entonces, ¿qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos? Se trata de prepararse con anticipación para los riesgos y manejar todos los obstáculos y problemas que puedan interrumpir el éxito de su proyecto.

Echemos un vistazo a 9 formas en que puede mantener su proyecto a salvo de cualquier riesgo u obstáculo.

Pasos de gestión de riesgos que necesita para su proyecto

1. Identificar riesgos

Este paso debe iniciarse cuando el proyecto se encuentra en la fase de lluvia de ideas. El equipo tiene que hacer una lluvia de ideas sobre todos los cambios de alcance y los riesgos esperados en cada paso de la fase de desarrollo.

Deben pasar por todos los factores en el desarrollo del proyecto que son esenciales para completar el proyecto, y también deben preguntar a las partes interesadas sobre sus preocupaciones y problemas relacionados con el proyecto.

Para mantener la eficacia y gestionar todo sin problemas, todos los riesgos y oportunidades identificados deben ser súper precisos y tan alcanzables como sea posible. Cada una de las características debe permitir que la oportunidad sea válida. Además, el título del riesgo o la oportunidad debe explicarse por sí mismo y estar claramente definido.

Los siguientes son algunos de los factores que son propensos a los riesgos y deben ser monitoreados minuciosamente.

• Tecnología
• Requisitos
• Presupuesto
• Materiales
• Proveedores
• Gente
• Legislación

2. Crear un Registro de Riesgos

El equipo necesita crear un registro de todos los riesgos que enfrentan, en una hoja de cálculo, que el resto del equipo también puede monitorear. Deben ingresar todas las siguientes entidades en su registro de riesgos.

• Fecha del Riesgo en cuestión
• Descripción
• Impacto
• Probabilidad
• Dueño
• Respuesta a los riesgos
• Estado
• Acción

Para gestionar el riesgo de los proyectos, puede utilizar una herramienta de gestión de riesgos todo en uno, nTask. Con nTask, puede gestionar los riesgos desde la identificación hasta la resolución y coordinarse con su equipo sin problemas. Consulte las funciones de gestión de riesgos de nTask.

3. Identifica oportunidades

No todos los riesgos que surgen son malos. También puede haber oportunidades ocultas en ellos. Es por eso que necesita identificar todos los riesgos y qué tipo de impacto pueden tener en su proyecto.

Si están destinados a tener un impacto negativo, elimínelos de su proyecto lo antes posible. Pero si nota que estos riesgos pueden tener un impacto positivo en su proyecto, debe incorporarlos a su proyecto lo antes posible.

4. Determinar el impacto y la probabilidad de los riesgos

Todos los riesgos deben clasificarse y priorizarse en consecuencia. La mayoría de las soluciones de gestión de riesgos tienen diferentes categorías de riesgos, según la gravedad del riesgo. Es esencial evaluar los riesgos y clasificarlos porque le permite a la organización obtener una visión holística de la exposición al riesgo de toda la organización. El negocio puede volverse vulnerable a múltiples riesgos de bajo nivel, sin embargo, es posible que la alta gerencia no lo requiera para su intervención.

Supervise de cerca todos los riesgos y descubra cuál podría ser su impacto y la probabilidad de que afecten al proyecto. Califíquelos en una escala del 1 al 5 y determine su impacto en diferentes parámetros como costo, tiempo y calidad. Dos tipos principales de evaluaciones de riesgos incluyen la evaluación de riesgos cualitativa y la evaluación de riesgos cuantitativa.

5. Determinar la respuesta

Cada riesgo es una amenaza potencial, pero primero debe concentrarse en aquellos riesgos que tienen el mayor potencial para dañar el proyecto. Este paso se trata de monitorear los riesgos a lo largo de la planificación del proyecto y actualizar el plan de respuesta a los riesgos según sea necesario. Se trata más de ser consciente y mantener el control de todas las vulnerabilidades identificadas del proyecto. Esto también incluye la implementación de recursos de mitigación de riesgos, la prevención y el seguimiento, y el informe del estado del riesgo.

Un consejo profesional para reducir el impacto, llegar a la causa raíz y hacer tantas preguntas como sea posible. El monitoreo de riesgos ayuda a ejecutar el plan de respuesta según lo planeado. También garantiza que se tengan en cuenta los nuevos riesgos y que los existentes se mantengan bajo control.

6. Estimación

Una vez que haya averiguado el impacto y la probabilidad de los riesgos en cuestión, debe estimar cuánto le costará deshacerse de ellos.

Si toma un ejemplo de un concierto retrasado debido a la mala salud de un artista, necesita estimar cuánto le costará mejorarlo antes del concierto u obtener un respaldo. Se debe elegir la opción que sea rentable y positiva en general para el proyecto.

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7. Asignar propietarios

Supervisar y deshacerse de los riesgos es un proceso difícil y debe asignar propietarios a estos procesos para que puedan ser examinados y tratados adecuadamente. Este propietario debe ser la persona más adecuada para monitorear el riesgo y lo suficientemente competente para solucionarlo antes de que dañe el proyecto.

Estos propietarios deben colaborar con los equipos apropiados para diseñar una estrategia y deshacerse de los riesgos asignados. No todos los riesgos identificados requerirán un propietario. Su organización podría tener miles de riesgos identificados a través de un enfoque de abajo hacia arriba, asignar un propietario para cada uno de los riesgos hará que las tareas sean más alcanzables y factibles.

8. Revise regularmente los riesgos

Como gerente o miembro del equipo de gestión de riesgos, debe reservar una parte del tiempo cada semana para revisar los riesgos. Esta revisión contiene una inspección minuciosa del progreso realizado en el proceso de gestión de riesgos.

Esto nos muestra que el proceso de gestión de riesgos no es un proceso que solo debe hacerse al inicio del proyecto. Es un proceso recurrente que solo debe detenerse cuando el proyecto está fuera del proceso de desarrollo y entregas el producto final al cliente.

Incluso entonces, debe monitorear los riesgos esperados en el proceso de mantenimiento del proyecto.

9. Informe de Riesgos

Debe asegurarse de enviar todo su registro de riesgos como un informe a todas las partes interesadas relacionadas con el proyecto.

Esto le permitirá tener una posición sólida cuando presente el informe de progreso a la alta dirección y también para que ellos brinden su propia opinión sobre cómo debe avanzar el desarrollo del proyecto.

Conclusión

Obviamente, los pasos antes mencionados fueron solo algunos de la jerarquía general de gestión de riesgos. Para obtener más detalles y futuras actualizaciones, asegúrese de marcar esta publicación. También nos gustaría que compartiera sus propias experiencias sobre cómo reducir los riesgos en su lugar de trabajo. No olvide compartir sus pensamientos a través de la sección de comentarios a continuación.

En el artículo mencionado, hablamos sobre los 9 pasos de la evaluación de riesgos y cómo puede evitar de manera efectiva cualquier interrupción que se interponga entre el éxito de su proyecto. ¡Aplica estos pasos para la gestión de tu proyecto y haz frente a cualquier riesgo que se te presente de antemano!