9 kroków zarządzania ryzykiem, których potrzebujesz w swoim projekcie

Pracując obecnie na dowolnym rynku, musisz zrozumieć, że ryzyko i niepewność są normalną częścią rozwoju projektu. Są powodem, dla którego nawet duże strzały z każdej branży od czasu do czasu wpadają w tarapaty.

Zwykle widzimy, że ponad połowa wszystkich projektów IT przekracza przydzielone budżety i terminy tylko dlatego, że nie doceniają siły ryzyka i niepewności oraz tego, co mogą zrobić z procesem opracowywania projektu.

Ale nie martw się, istnieje wiele różnych sposobów na zidentyfikowanie różnych zagrożeń i pełzanie zakresu, na długo przed rozpoczęciem opracowywania projektu.

Aby pozbyć się ryzyka, zespół musi mieć w swojej notatce projektowej potężną politykę zarządzania ryzykiem, która pomoże mu ukierunkować projekt z dala od wszelkich problemów. Ta polityka zarządzania ryzykiem wskazuje, że firma jest gotowa stawić czoła każdej ewentualności, jeśli kiedykolwiek się pojawi.

Ale najpierw o co w tym wszystkim chodzi?

Co to jest zarządzanie ryzykiem projektu?

Zarządzanie ryzykiem projektu to ostateczny proces minimalizacji potencjalnych problemów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na harmonogram projektu. Ryzykiem może być dowolne zdarzenie, które może wpłynąć na ludzi, proces, technologię pośrednią lub zasoby zaangażowane w proces. Podobnie jak problemy, które na pewno się zdarzą, tak i ryzyko to zdarzenia, które mają „potencjał do wystąpienia” i nie będziesz w stanie przewidzieć „kiedy”.

Ta niepewność powoduje, że każde ryzyko projektowe wymaga przygotowania w celu efektywnego zarządzania nim. Czym więc jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami? Chodzi o wcześniejsze przygotowanie się na ryzyko i radzenie sobie ze wszystkimi przeszkodami i problemami, które mogą zakłócić powodzenie Twojego projektu.

Przyjrzyjmy się 9 sposobom ochrony projektu przed wszelkimi zagrożeniami lub przeszkodami.

Kroki zarządzania ryzykiem, których potrzebujesz w swoim projekcie

1. Zidentyfikuj zagrożenia

Ten krok należy rozpocząć, gdy projekt jest w fazie burzy mózgów. Zespół musi przeprowadzić burzę mózgów nad wszystkimi pełzającymi zakresami i oczekiwanymi zagrożeniami na każdym etapie fazy rozwoju.

Muszą przejść przez wszystkie czynniki w rozwoju projektu, które są niezbędne do ukończenia projektu, a także muszą zapytać interesariuszy o ich obawy i problemy związane z projektem.

Aby zachować skuteczność i sprawnie zarządzać wszystkim, wszystkie zidentyfikowane ryzyka i szanse muszą być bardzo precyzyjne i możliwie jak najbardziej osiągalne. Każda z cech musi umożliwiać ważność możliwości. Ponadto tytuł ryzyka lub szansy musi być zrozumiały i jasno zdefiniowany.

Oto niektóre z czynników, które są podatne na ryzyko i powinny być dokładnie monitorowane.

• Technologia
• Wymagania
• Budżet
• Materiały
• Dostawcy
• Ludzie
• Ustawodawstwo

2. Utwórz rejestr ryzyka

Zespół musi utworzyć rejestr wszystkich zagrożeń, jakie napotyka, w arkuszu kalkulacyjnym, który reszta zespołu może również monitorować. Muszą wprowadzić wszystkie następujące podmioty do swojego rejestru ryzyka.

• Data danego Ryzyka
• Opis
• Uderzenie
• Prawdopodobieństwo
• Właściciel
• Ryzykowna odpowiedź
• Status
• Akcja

Aby zarządzać ryzykiem projektów, możesz użyć kompleksowego narzędzia do zarządzania ryzykiem nTask. Dzięki nTask możesz zarządzać ryzykiem od identyfikacji po rozwiązanie i bezproblemowo koordynować działania ze swoim zespołem. Sprawdź funkcje zarządzania ryzykiem w nTask.

3. Zidentyfikuj możliwości

Nie wszystkie pojawiające się zagrożenia są złe. Mogą też być w nich ukryte możliwości. Dlatego musisz zidentyfikować wszystkie zagrożenia i jaki wpływ mogą one mieć na Twój projekt.

Jeśli z pewnością będą miały negatywny wpływ, usuń je z projektu tak szybko, jak to możliwe. Ale jeśli zauważysz, że te zagrożenia mogą mieć pozytywny wpływ na Twój projekt, musisz jak najszybciej włączyć je do swojego projektu.

4. Określ wpływ i prawdopodobieństwo ryzyka

Wszystkie ryzyka muszą być odpowiednio uszeregowane i uszeregowane według priorytetów. Większość rozwiązań do zarządzania ryzykiem ma różne kategorie ryzyka, w zależności od wagi ryzyka. Niezbędna jest ocena ryzyka i uszeregowanie ryzyka, ponieważ pozwala to organizacji uzyskać całościowy obraz narażenia na ryzyko całej organizacji. Firma może stać się podatna na wiele zagrożeń niskiego poziomu, jednak interwencja wyższego szczebla może nie być wymagana.

Uważnie monitoruj wszystkie zagrożenia i dowiedz się, jaki może być ich wpływ i jakie jest prawdopodobieństwo, że wpłyną na projekt. Oceń je w skali od 1 do 5 i określ ich wpływ na różne parametry, takie jak koszt, czas i jakość. Dwa główne rodzaje oceny ryzyka obejmują jakościową ocenę ryzyka i ilościową ocenę ryzyka.

5. Określ odpowiedź

Każde ryzyko jest potencjalnym zagrożeniem, ale najpierw musisz skoncentrować się na tych ryzykach, które mają największy potencjał uszkodzenia projektu. Ten krok polega na monitorowaniu ryzyka podczas planowania projektu i aktualizacji planu reakcji na ryzyko w razie potrzeby. Chodzi bardziej o bycie świadomym i kontrolowanie wszystkich zidentyfikowanych luk w zabezpieczeniach projektu. Obejmuje to również wdrażanie zasobów ograniczających ryzyko, zapobieganie i śledzenie oraz raportowanie stanu ryzyka.

Pro-tip, aby zmniejszyć wpływ, dotrzeć do przyczyny i zadać jak najwięcej pytań na ten temat. Monitorowanie ryzyka pomaga w realizacji planu reagowania zgodnie z planem. Zapewnia również uwzględnienie wszelkich nowych zagrożeń i kontrolę istniejących.

6. Oszacowanie

Po ustaleniu wpływu i prawdopodobieństwa danego ryzyka, musisz oszacować, ile będzie cię kosztować pozbycie się go.

Jeśli weźmiesz przykład opóźnionego koncertu z powodu złego stanu zdrowia wykonawcy, musisz oszacować, ile będzie cię kosztować, aby go wyleczyć przed koncertem lub uzyskać kopię zapasową. Należy wybrać tę opcję, która jest opłacalna i ogólnie pozytywna dla projektu.

Sprawdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania ryzykiem:

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania ryzykiem 2022

7. Przypisz właścicieli

Monitorowanie i pozbywanie się zagrożeń to trudny proces i musisz przypisać właścicieli do tych procesów, aby można było im odpowiednio przyjrzeć się i zająć. Ten właściciel powinien być osobą, która najlepiej nadaje się do monitorowania ryzyka i jest wystarczająco kompetentna, aby je naprawić, zanim spowoduje to uszkodzenie projektu.

Właściciele ci muszą współpracować z odpowiednimi zespołami, aby opracować strategię i pozbyć się przypisanego ryzyka. Nie każde zidentyfikowane ryzyko będzie wymagało właściciela. Twoja organizacja może mieć tysiące zidentyfikowanych ryzyk poprzez podejście oddolne, przypisanie właściciela dla każdego z ryzyk sprawi, że zadania będą bardziej osiągalne i wykonalne.

8. Regularnie przeglądaj zagrożenia

Jako kierownik lub członek zespołu zarządzania ryzykiem musisz co tydzień przeznaczyć część czasu na przegląd ryzyka. Przegląd ten zawiera dokładną kontrolę postępów w procesie zarządzania ryzykiem.

To pokazuje nam, że proces zarządzania ryzykiem nie jest procesem, który powinien być wykonywany tylko na początku projektu. Jest to cykliczny proces, który powinien się zatrzymać dopiero wtedy, gdy projekt wyjdzie poza proces rozwoju i dostarczysz klientowi produkt końcowy.

Nawet wtedy musisz monitorować oczekiwane ryzyka w procesie utrzymania projektu.

9. Raport o zagrożeniach

Musisz upewnić się, że przedłożysz cały rejestr ryzyka jako raport do wszystkich interesariuszy zainteresowanych projektem.

Umożliwi to zajęcie silnej pozycji podczas przedstawiania raportu z postępów kierownictwu najwyższego szczebla, a także umożliwienie im wyrażenia własnej opinii na temat tego, jak powinien przebiegać rozwój projektu.

Wniosek

Oczywiście wyżej wymienione kroki stanowiły tylko kilka z ogólnej hierarchii zarządzania ryzykiem. Aby uzyskać więcej informacji i przyszłe aktualizacje, pamiętaj, aby dodać ten post do zakładek. Chcielibyśmy również, abyś podzielił się własnymi doświadczeniami dotyczącymi ograniczania ryzyka w miejscu pracy. Nie zapomnij podzielić się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej.

We wspomnianym artykule rozmawialiśmy o 9 krokach oceny ryzyka i o tym, jak skutecznie uniknąć zakłóceń w drodze między sukcesem projektu. Zastosuj te kroki do zarządzania projektem i podejmij ryzyko, które pojawi się wcześniej!