So setzen Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie in 8 Schritten um

Während der Wachstumsphase oder während bedeutender organisatorischer Veränderungen kann eine effektive interne Kommunikationsstrategie eine geschäftliche Transformation herbeiführen oder brechen.

Es gab noch nie eine wichtigere Zeit für diese Art von „internem Marketing“. Seit Ende 2021 befindet sich das Mitarbeiterengagement in Organisationen auf der ganzen Welt auf dem Tiefpunkt . Darüber hinaus hat die Verlagerung von der persönlichen Arbeit zu hybriden und vollständig remoten Arbeitsmodellen das Problem verschärft.

Dieser Artikel behandelt, warum interne Kommunikation wichtig ist, bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, einen effektiven internen Kommunikationsplan zur Umsetzung Ihrer Strategie zu erstellen, und teilt Experteneinblicke, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem internen Kommunikationsprozess herausholen.

Warum sollten Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie niemals vernachlässigen?

Jede geschäftliche Veränderung oder Transformation kann eine Herausforderung darstellen. Laut Gartner berichten 7 von 10 von Veränderungen betroffenen Mitarbeitern über ein höheres Stressniveau und eine schlechtere Leistung als der Durchschnitt.

Eine effektive interne Kommunikationsstrategie kann jedoch dazu beitragen, veränderungsbedingte Probleme zu mildern und zu bewältigen.

Die interne Kommunikation im Rahmen eines Change-Management-Prozesses hat mehrere Vorteile, darunter:

• Fokus: Die Kommunikation der Ziele, Strategien und Vorteile von Veränderungen in Ihrem Unternehmen kann Teams dabei helfen, Dynamik und Fokus bei der Implementierung oder Anpassung an neue Prozesse, Technologien oder Arbeitsweisen aufrechtzuerhalten.
• Engagement und Motivation: Viele Organisationen scheitern bei ihren Veränderungsinitiativen, weil sie das „Warum“ hinter Initiativen nicht kommunizieren.
• Minimierung des Widerstands gegen Veränderungen: Die Kommunikation mit allen Beteiligten und das Vorwegnehmen ihrer Bedenken können die Annahme und Umsetzung erleichtern.

8 Schritte zum Erstellen und Ausführen Ihres internen Kommunikationsplans

1. Verstehen Sie die Situation und die Auslöser

Bevor Sie überhaupt mit der Arbeit an Ihrem Plan beginnen, müssen Sie den Kontext der Veränderung und die Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens verstehen. Zu wissen, warum Ihr Unternehmen eine bestimmte Art von Veränderung vorantreibt, ist entscheidend für die Entwicklung eines internen Kommunikationsplans, der ihm am besten dient.

Identifizieren Sie, warum diese Änderung erforderlich ist und was innerhalb der Organisation passieren muss, damit sie ein Erfolg wird. Die Transformationsziele Ihres Unternehmens und allgemeinere Geschäftsziele müssen auch in Ihren internen Kommunikationsplan einfließen.

Das Herausfinden dieser Aspekte wird Ihnen helfen, den besten Weg zur Durchführung von Kommunikationsinitiativen zu bestimmen.

Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Was hat den Veränderungsbedarf ausgelöst? Ist es auf die Einführung neuer Technologien, Wettbewerbsdruck, Personalabbau oder Fusionen und Übernahmen zurückzuführen?
• Welche greifbaren Vorteile bringt diese Änderung für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und seine Zukunft? Ein klares Bild dieser Ergebnisse kann Ihnen helfen, die Vorteile der Veränderungsinitiative Ihres Unternehmens zu kommunizieren.
• Was versuchen wir zu erreichen? Zusätzlich zur Zukunftsvision, die dem Management präsentiert wird, sollte es klare KPIs, OKRs oder Ziele geben, die jedes Team in Übergangsphasen verfolgen kann.
• Was muss sich ändern, wenn wir diese neuen Unternehmensziele erreichen wollen? Die Identifizierung von Schwerpunktbereichen ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung neuer Initiativen oder Veränderungen innerhalb einer Organisation.

Diese Antworten werden Ihnen helfen, eine hochwirksame interne Kommunikationsstrategie aufzubauen und Ihren Planungsprozess zu unterstützen.

2. Beteiligte identifizieren

Bevor Sie Ihren internen Kommunikationsplan einführen, müssen Sie verschiedene Rollen und Stakeholder identifizieren, die von der Änderung betroffen sein werden. Betrifft dies C-Suite-Mitglieder? Wird diese Änderung erhebliche Auswirkungen auf mittlere Führungskräfte, verschiedene Abteilungsteams oder Mitarbeiter an vorderster Front haben?

Sie müssen alle verschiedenen Arten von Zielgruppen abbilden, da diese Ihnen helfen, eine maßgeschneiderte Botschaft für jede von ihnen zu erstellen. Jeder Typ hat spezifische Bedürfnisse und wird unterschiedlich betroffen sein. Darüber hinaus braucht jede Gruppe von Stakeholdern unterschiedliche Hebel, um sie zu motivieren. Nicht jedes Publikum ist gleich.

„Unterschiedliche Teams und unterschiedliche Geschäftsbereiche innerhalb Ihres Unternehmens erfordern unterschiedliche Kommunikationsmethoden und -sprachen. Es ist wichtig zu verstehen, dass jeder von unterschiedlichen Dingen motiviert wird.“ - Ryan Sanders , Group General Manager of Strategy & Value Creation bei Asahi Beverages

Viele Manager versagen in diesem Bereich, indem sie ihren Fokus auf die wichtigsten Entscheidungsträger und Führungskräfte der C-Ebene beschränken oder bestimmte Bereiche ganz ignorieren. Das Ergebnis? Eine interne Kommunikationsstrategie, die zu stark vereinfacht und reaktiv ist.

Ihre Kommunikationsstrategie muss die Rollen, Bedenken und Auswirkungen berücksichtigen, die Veränderungsinitiativen mit sich bringen werden. Es muss auch weiter gehen und die spezifischen Bedürfnisse der Teams in Ihrer Organisation berücksichtigen.

3. Entwickeln Sie die Erzählung

Wenn Sie die am Veränderungsprozess beteiligten Stakeholder identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Geschichte zu entwerfen, die alle engagiert hält.

Das Ziel jeder internen Kommunikationsstrategie sollte es sein, eine breite Zustimmung von allen Mitgliedern Ihrer Organisation zu ermöglichen, nicht nur von Führungskräften. Sie sollten den Wert Ihrer Veränderungsinitiative effektiv kommunizieren, Bedenken direkt ansprechen und die Transformation so reibungslos wie möglich gestalten.

Bei der Entwicklung überzeugender Erzählungen und Kommunikationsstrategien geht es darum, zu überlegen, wie Sie Ihre Veränderungsinitiativen am besten an Ihre verschiedenen Zielgruppen kommunizieren können.

Beispielsweise benötigen Ihre Mitarbeiter in Produktionsstätten einen völlig anderen Ansatz als das F&E-Team. Denken Sie daran, dass jedes Publikum eine andere Motivation hat. Sie sollten in der Lage sein, jedem Publikumstyp die Vorteile der Veränderung und die positiven Auswirkungen der Veränderung für sie mitzuteilen.

4. Identifizieren Sie wichtige interne Kommunikationskanäle und Tools, die Sie benötigen

Der nächste Schritt besteht darin, festzulegen, wie Sie interne Kommunikationstools einsetzen, um die Wirkung und Reichweite zu maximieren.

Hier sind einige mögliche Beispiele:

• Halten Sie wichtige Unternehmensaktualisierungen aus den E-Mail-Posteingängen Ihrer Mitarbeiter fern, wenn Sie wissen, dass sie diese selten abrufen. Beispielsweise haben Frontline-Mitarbeiter möglicherweise keine eigene Firmen-E-Mail-Adresse, sodass Sie sich nicht nur auf einen Kommunikationskanal konzentrieren können.
• Nutzen Sie Kommunikations-Apps wie Slack, Teamwork oder Microsoft Teams, um Kommunikation und Engagement in Echtzeit zu fördern.
• Integrieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie in Veranstaltungen wie Bürgerversammlungen und vierteljährliche Sitzungen, wenn Ihre Führungsebene diese Sitzungen abhält, um die Strategie zu besprechen.

5. Erstellen Sie ein Kommunikations-Toolkit

Lassen Sie keine Lücken aus, die zu Missverständnissen oder mangelnder Kommunikation führen könnten. Erstellen Sie Materialien, die mittleren Managern und Teamleitern helfen können, den Kontext von Veränderungen effektiv zu kommunizieren und ihre Teammitglieder zu motivieren.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie eine konsistente Kommunikation in Ihrer gesamten Organisation erleichtern können:

• Aktualisierungen auf der Intranetsite Ihrer Organisation
• Email Updates
• Social-Media-Beiträge
• Online-Kurse und Webinare
• Einzeltrainings
• Persönliche oder Remote-Workshops
• Lernmaterialien für Führungskräfte.
• Kurze Videoanleitungen
• Richtlinien für die Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen

Extra-Tipp : Wählen Sie einen Champion pro Abteilung, jemanden, der glaubwürdig und respektiert ist und Ihnen bei der Entwicklung und Förderung von Veränderungsinitiativen helfen kann.

Sie sollten auch bedenken, dass Ihre interne Kommunikationsstrategie möglicherweise eine Lernkurve durchlaufen muss. Seien Sie also geduldig, überwachen Sie die Ergebnisse und passen Sie Ihren Ansatz und Ihre Materialien bei Bedarf an.

6. Legen Sie einen Zeitplan fest (und halten Sie sich daran)

Der Schlüssel zur Umsetzung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie besteht darin, auf Kurs zu bleiben und Ihre Bemühungen an der Transformation oder Veränderung Ihres Unternehmens auszurichten.

Die Umsetzung und Wirkung der Strategie wird maximiert, wenn die Hauptakteure auf gemeinsame Ziele und Verantwortlichkeiten ausgerichtet sind.

Eine interne Kommunikationsstrategie mit einer Zeitleiste, einem Kalender und einem Zeitrahmen hilft jedem zu verstehen, was getan werden muss und wann es geschehen muss.

7. Legen Sie Ziele und Key Performance Indicators (KPIs) fest, um den Erfolg zu messen

Das Einrichten Ihres Zeitplans ist nur der erste Schritt. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle wichtigen Akteure kohärent auf Ihre Kommunikationsziele hinarbeiten. Ein interner Kommunikationsplan ohne Ausführung ist nur das Papier wert, auf dem er geschrieben ist.

Um den Erfolg Ihrer Initiativen zu messen, müssen Sie Metriken nachverfolgen und den Fortschritt messen, unabhängig davon, ob Sie KPIs, OKRs oder andere Leistungsmanagementmethoden verwenden.

In einer Strategieumsetzungsplattform wie Cascade können Sie beispielsweise Ihren internen Kommunikationsplan erstellen, Ziele und KPIs festlegen und Ihre Teammitglieder zuweisen, um die Verantwortlichkeit voranzutreiben.

Empfohlene Lektüre: Wie man einen strategischen Plan schreibt

8. Überprüfen und passen Sie Ihre Strategie an

Wenn Sie eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie wollen, die in den nächsten sechs Monaten nicht verpufft, müssen Sie sie überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Sie können sich beispielsweise die Klickrate und Öffnungsraten für E-Mails ansehen, wie Mitarbeiter auf Ihre Ansprache reagieren und Feedback zur Art der von Ihnen verwendeten Inhalte erhalten. Wenn Plan A nicht funktioniert, wechseln Sie zu Plan B.

Anstatt zwischen mehreren Tools und Tabellenkalkulationen zu wechseln, um sich über den Fortschritt zu informieren, gehen Sie zu Cascade und erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, was mit Ihrem internen Kommunikationsplan passiert.

Best Practices, die Sie im Hinterkopf behalten sollten

Unterschiedliche Regionen erfordern unterschiedliche Herangehensweisen

Globale Betriebe müssen interne Kommunikationsstrategien maßschneidern, um die einzigartigen Bedürfnisse der Unternehmenskultur und des Teams jeder Region zu erfüllen. Wenn Sie eine Einheitsvorlage für die Mitarbeiterkommunikation haben, wird Ihre interne Kommunikation nicht effektiv sein.

„Es ist schwierig genug, erfolgreiche Arbeitsgruppen zu bilden, wenn alle vor Ort sind und sich die Mitarbeiter dieselben Büroräume teilen. Aber wenn Teammitglieder aus verschiedenen Ländern und mit unterschiedlichem Funktionshintergrund kommen und an verschiedenen Standorten arbeiten, kann sich die Kommunikation schnell verschlechtern.“ - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Engagement zur obersten Priorität machen

Mitarbeiterengagement , insbesondere im Zusammenhang mit Change Management, sollte bei der Erstellung Ihrer internen Kommunikationsstrategie immer im Vordergrund stehen.

„Wenn Menschen das Gefühl haben, ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Arbeit zu haben, erleben sie insgesamt ein höheres Maß an Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung.“ - Tom Wright, Kaskade.

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu einer dynamischen Strategie

Die Einbindung wichtiger Stakeholder in Ihre interne Kommunikationsstrategie wird zusätzliche Einblicke, Gedanken und Erfahrungen liefern. Regelmäßiges Mitarbeiter-Feedback kann Ihnen auch dabei helfen, Fallstricke zu vermeiden, neue Möglichkeiten zu finden und Geschäftsziele schneller zu erreichen. Vergessen Sie den Top-Down-Ansatz, bei dem Unternehmensleiter die Umsetzung der Strategie diktieren. Strategie muss omnidirektional sein.

„ Die stärksten Organisationen legen großen Wert auf die Ansichten ihrer Belegschaft und möchten direkt von ihren Mitarbeitern hören, wie sich Veränderungen auf sie auswirken .“ - Bill Docherty, Deloitte .

Lassen Sie sich nicht ablenken

Wenn Sie möchten, dass Ihre Kommunikationsstrategie effektiv ist, müssen Sie Ihren Plan durchziehen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihre Ziele in Schwerpunktbereiche zu gruppieren, um sicherzustellen, dass Ihr Team seine Arbeit konsequent an Ihrem Änderungsmanagement und Ihrer internen Kommunikationsstrategie ausrichtet.

„ Die Regel lautet: Wenn eine Aktivität nicht in einen Ihrer Schwerpunkte passt, sollte sie nicht stattfinden – zumindest nicht jetzt. Sicher, es kann hier und da „Notausnahmen“ geben – aber es ist wichtig, sich auf den Prozess einzulassen. “ – Tom Wright, Kaskade.

Setzen Sie Ihre Strategie um

Das Erstellen einer internen Kommunikationsstrategie ist entscheidend, wenn Sie die positiven Auswirkungen von Veränderungsinitiativen maximieren möchten. Die Vernachlässigung dieses Change-Management-Aspekts kann zu organisatorischem Widerstand, Burnout und zusätzlichem Stress führen.

Befolgen Sie die acht Schritte, die wir besprochen haben, und Sie sollten in der Lage sein, eine interne Kommunikationsstrategie zu formulieren und einen strategischen Plan zu erstellen, der den organisatorischen Wandel unterstützt, das Engagement erleichtert und die Transformationsinitiativen Ihres Unternehmens vorantreibt.

Das ist jedoch nur ein Ausgangspunkt. Eine Strategie zu entwickeln ist nur die halbe Miete. Die Ausführung ist der Rest. Und dafür braucht man die richtigen Werkzeuge.

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