Qualitative Risikoanalyse für Projektmanager auf Anfängerniveau

Um erfolgreich mit Risiken umzugehen, sollte jeder Projektmanager zu Beginn jedes Projekts eine Risikomanagementstrategie, einen Plan und Instrumente entwickeln und implementieren.

Meistens sind Menschen schlecht darin, Risiken einzuschätzen. Sie lassen zu, dass Vorurteile ihre Entscheidungen oder Emotionen beeinflussen, um Entscheidungsprozesse zu behindern. Aus diesem Grund müssen Projektmanager verstehen, wie sie Risiken schnell, effizient und strategisch für eine qualitative Risikobewertung analysieren können.

Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil aller Bemühungen. Projektmanager müssen Unfälle vermeiden, während sie Ergebnisse projizieren, um sicherzustellen, dass ihre Teams Projekte ohne Zwischenfälle ausführen. Die qualitative Risikoanalyse ermöglicht es Projektmanagern, sich auf Daten zu verlassen, um potenzielle Risiken für laufende Projekte auf klare und zugängliche Weise zu analysieren und zu identifizieren.

Was ist qualitative Risikoanalyse?

Wenn Sie mit Projektmanagement nicht vertraut sind, ist die qualitative Risikoanalyse ein Risikoanalyseansatz, der Projektrisiken priorisiert und eine Bewertung basierend auf der Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko zu einem echten Problem wird, und den möglichen Auswirkungen auf Ihr Projekt bereitstellt.

Eine qualitative Analyse hätte beispielsweise 10 Gefahren identifiziert, aber nicht alle würden als besonders besorgniserregend gewichtet werden. Nur vier Risiken können als höchste Priorität angesehen werden, wenn sie große Auswirkungen haben und wahrscheinlich eintreten, während zwei zusätzliche Risiken eine mittlere Gefahr darstellen und die verbleibenden drei eine geringe Bedrohung darstellen. Diese fünf verbleibenden Risiken würden als mittel bis niedrig priorisiert.

Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Risikobewertung?

Die qualitative Risikoanalyse beschreibt Risiken subjektiv relativ. Für eine qualitative Analyse reicht es aus, zu wissen, dass etwas äußerst riskant oder gefährlicher ist als die nächste Komponente auf Ihrer Liste.

Eine quantitative Risikoanalyse beschreibt dieselben Bedrohungen in handfesten Zahlen. Strengere Prozesse können erforderlich sein, wie z. B. Proof-of-Concept-Tests oder statistische Modellierung.

Eine qualitative Risikoanalyse für ein Wohnungsbauprojekt könnte beispielsweise ergeben, dass eine wahrscheinliche Holzknappheit sehr wahrscheinlich dazu führt, dass das Projekt verzögert wird und das Budget überschreitet.

Vorteile der qualitativen Risikoanalyse

Der Hauptnutzen eines quantitativen Ansatzes besteht darin, die Wahrscheinlichkeit zu bestimmen, ein bestimmtes Projektziel zu erreichen. Berechnen Sie das Risiko des Projekts und das Ausmaß eventuell erforderlicher Kosten- und Terminvorgaben. Umfangreiche quantitative Modellierung für große Unternehmen kann eine erhebliche logistische und finanzielle Herausforderung darstellen. Eine qualitative Analyse Ihres Risikoumfelds kann Ihnen die Informationen liefern, die Sie benötigen, um Projekte schnell und effizient zu priorisieren. Mehrere Faktoren sind am Werk.

Es hilft zu erkennen

• Risiken, denen Sie bei jedem Schritt der Entwicklung Ihres Wirtschaftsprojekts begegnen können
• Zufällige Ereignisse und ihre Folgen
• Unsicherheiten und Annahmen beeinträchtigen die lebenswichtige Funktionalität des Systems.
• Methoden der Kontrolle
• Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, um das Risikoniveau zu reduzieren
• Infolgedessen kann es ihre schädlichen Auswirkungen minimieren und so das Ergebnis verbessern.
• Schätzungen der Wahrscheinlichkeit, Ziele zu erreichen.
• Es muss eine Kontingenz ausgedrückt werden, um das gewünschte Komfortniveau zu erreichen.

Da das Projektteam keine spezialisierten Tools oder Risikomanagementsoftware verwendet, ist keine Schulung erforderlich. Die Häufigkeit des Auftretens von Risiken hat wenig Einfluss auf die qualitative Risikoanalyse. Infolgedessen kann das Studienteam Zeit sparen, indem es nicht die Häufigkeit und den genauen Zeitpunkt jedes Risikos prognostiziert.

Die qualitative Risikoanalyse kategorisiert Gefahren basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Dies macht es einfach zu bestimmen, auf welche Risiken sich ein Unternehmen konzentrieren sollte.

Die qualitative Risikoanalyse kategorisiert Risiken anhand ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Dies macht es einfach zu bestimmen, auf welche Risiken sich ein Unternehmen konzentrieren sollte.

Siehe auch:

Inhärentes Vs. Restrisiko: Unterschiede und Beispiele erklärt

Wie führt man eine qualitative Risikobewertung durch?

Die qualitative Risikobewertung ist eine entscheidende Aufgabe für Projektmanager. Es sollte früh in der Projektplanungsphase durchgeführt und dann neu bewertet werden, wenn das Projekt fortschreitet und sich die Bedingungen ändern.

Die Aktualisierung der Risikokriterien während des Projekts kann es Ihnen ermöglichen, zum richtigen Zeitpunkt zu kaufen, um Preiserhöhungen zu vermeiden.

Die qualitative Risikoanalyse besteht aus den fünf unten aufgeführten Phasen:

1. Identifizierung des Risikos

Der erste Schritt besteht darin, die Bedrohung zu identifizieren. Projektmanager sollten über alles nachdenken, was den Abschluss des Projekts beeinträchtigen könnte. Beginnen Sie damit, die weniger schwerwiegenden und offensichtlichen Gefahren zu identifizieren, die Sie zu den bedeutenderen und komplizierteren führen.

• Berücksichtigen Sie technologische Risiken: Welche Technologie ist für Ihr Projekt erforderlich und was, wenn sie versagt? Berücksichtigen Sie alle technischen Pannen, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, von fehlerhaften Daten über Qualitätsbedenken bis hin zu Softwareproblemen.
• Berücksichtigen Sie externe Bedrohungen: Zu den externen Faktoren, die die Projektergebnisse beeinflussen, gehören Probleme beim Beschaffungsmanagement, eine schwache Leistungsbeschreibung und Unwetter. Beziehen Sie so viele externe Faktoren wie möglich mit ein.
• Berücksichtigen Sie die organisatorischen Risiken : Zu den internen Bedrohungen gehören Budgetbeschränkungen, Kapazitätsbeschränkungen und abteilungsübergreifende Konflikte.
• Erkennen Sie die Risiken des Projektmanagements: Berücksichtigen Sie die Risiken des Projektqualitätsmanagements, einschließlich verspäteter Freigaben und des Verlusts eines wichtigen Projektteammitglieds.

2. Schätzung der Wahrscheinlichkeit

Sobald Sie eine vollständige Liste potenzieller Gefahren zusammengestellt haben, müssen Sie deren Wahrscheinlichkeit einschätzen. Sie analysieren an dieser Stelle der Studie lediglich die Möglichkeit des Risikoeintritts, nicht die Art oder den Umfang der möglicherweise eintretenden Schäden.

Einige Empfehlungen zur Bewertung der Risikowahrscheinlichkeit lauten wie folgt:

• Betrachten Sie die folgende Vier-Punkte-Skala: Eine Vier-Punkte-Skala, die von sehr unwahrscheinlich bis sehr wahrscheinlich reicht, ist wesentlich, weil sie Sie dazu zwingt, den neutralen Mittelweg zu verlassen.
• Weisen Sie den Variablen die folgenden Werte zu: Die Wahrscheinlichkeit kann als einzelne Zahl angegeben werden, z. B. auf einer Skala von 1–4, oder als Prozentsatz. Sie können beispielsweise 20 % für sehr unwahrscheinlich, 40 % für unwahrscheinlich und 60 % für wahrscheinlich zuweisen.
• Ordnen Sie jede Bedrohung ein: Nachdem Sie sich für eine numerische Skala entschieden haben, weisen Sie jeder Gefahr auf Ihrer Liste einen Wahrscheinlichkeitswert zu. Es kann einige Überlegung erfordern, alle Ihre Risiken auf der Skala nach Belieben abzugleichen.
• Erhalten Sie eine Vielfalt von Perspektiven: Um die größtmögliche Genauigkeit zu erreichen, bitten Sie so viele Stakeholder wie möglich, die Wahrscheinlichkeit zu bewerten und ihre Antworten zu mitteln.

3. Bestimmen Sie die wahrscheinliche Folge

Der folgende Schritt in Ihrer Risikobewertung besteht darin, die potenziellen geschäftlichen Auswirkungen jedes Risikos zu bestimmen. In dieser Phase lehnen Sie die Wahrscheinlichkeit vollständig ab und behandeln jede Variable als Gewissheit. Was würde in diesem Fall mit Ihrem Projekt passieren?

Wie bei der Wahrscheinlichkeit haben Sie es mit den besten Schätzungen zu tun, die Sie auf der Grundlage der gegebenen Fakten treffen können. Auch hier führt die Einbeziehung Ihres gesamten Projektteams und zusätzlicher Stakeholder zu den besten Ergebnissen.

Erwägen Sie die besten Ansätze zur Messung der Auswirkungen wie folgt:

• Bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor: Seien Sie bei der Beurteilung der Auswirkungen pessimistisch. Was ist das Schlimmste, das diese Gefahr für Ihr Projekt verursachen kann? Das Risiko wird basierend auf dem schwerwiegendsten Ergebnis bewertet.
• Berücksichtigen Sie die folgenden Parameter: Kosten, Zeitplan, Leistungen und Umfang: Berechnen Sie die wahrscheinlichen Ergebnisse jeder dieser Projektkategorien. Wie kann ein Risiko Ihre Gebühren erhöhen oder Ihre Frist verlängern? Welche Auswirkungen kann es auf die Projektergebnisse haben? Um einen endgültigen Impact-Score zu erhalten, addieren Sie alle Impacts.
• Nutzen Sie verfügbare Daten: Auch wenn qualitative Bewertungen subjektiv sind, sollten Sie alle relevanten Daten verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen so genau wie möglich sind.
• Wählen Sie eine Skala: Sie müssen ein Risiko erst dann zuweisen, wenn Sie alle möglichen Schäden gründlich untersucht haben.

4. Erstellen Sie eine Risikobewertungsmatrix

Es ist nun an der Zeit, die Daten in einer qualitativen Risikoanalysematrix zu organisieren. Platzieren Sie mithilfe Ihrer konstruierten Skalen die Wahrscheinlichkeit auf einer Achse und die Auswirkungsintensität auf der anderen.

Um Expositionsbewertungen für jede Zelle in Ihrer Matrix zu erhalten, multiplizieren Sie die Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsrangfolge über jede Zeile und Spalte. Der Expositions-Score fasst die Bedrohung zusammen, die von Gefahren in jeder Zelle ausgeht.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Erstellung einer Projektrisikomatrix:

• Erstellen Sie Ihr Diagramm nach Ihren Vorlieben: Es spielt keine Rolle, ob Ihre Achse eine horizontale oder vertikale Zeile in Ihrem Diagramm ist oder ob Ihre Skala aufsteigend oder absteigend ist.
• Bereiten Sie sich auf Ihre Risiken vor: Nachdem Sie Ihre Matrix fertig gestellt haben, zeichnen Sie alle Ihre Risiken in Abhängigkeit von den Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsrangfolgen auf, die Sie in Ihrer Studie zugewiesen haben.

5. Erstellen Sie eine Risikoreaktionsstrategie

Ihr Team kann basierend auf Ihrer Risikomatrix priorisieren, welche Risiken zusätzliche Maßnahmen oder Untersuchungen erfordern, und eine umsetzbare Risikoreaktionsstrategie entwickeln.

Wie die anderen Phasen der qualitativen Risikoanalyse ist auch die Risikoreaktionsplanung subjektiv. Ihre Risikotoleranz und die Art der identifizierten Bedrohungen entscheiden darüber, welche Gefährdungen gemindert werden müssen.

Es erfordert mehr Maßnahmen oder Untersuchungen, und was ignoriert werden kann, müssen Sie einen Ansatz zur Risikominderung für diejenigen auswählen, die Maßnahmen benötigen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Methoden sich lohnen.

Für regulatorische Zwecke sind Risikoregister mitunter notwendige Papiere. In Ihrem Reaktionsplan beschriebene Aufgaben können Mitgliedern Ihres Teams zugewiesen und mit Ihrem bestehenden Projektmanagementsystem überwacht werden

Verwenden Sie die folgenden Praktiken, um eine effektive Risikoreaktionsstrategie zu entwickeln:

• Expositionsstufen erstellen: Sortieren Sie Ihre Risiken nach ihrer Wichtigkeit in Kategorien. Da die Stufen zufällig ausgewählt werden, können Sie sie nach Belieben anpassen.
• Expositionsabhängige Farbe: Farben können die Prioritäten und nächsten Schritte Ihrer Risikoreaktionsstrategie symbolisieren.
• Wählen Sie Strategien zur Risikominderung aus: Sie müssen mit einer neuen Gruppe von Spezialisten sprechen, um die besten Lösungen für Ihre Bedenken zu finden. Finanzberater, Buchhaltungsexperten und Technologieexperten können Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt zu schützen.
• Kontinuierliche Überwachung der Risiken: Während Ihr Projekt fortschreitet, müssen Sie sich möglicherweise regelmäßig treffen, um zu prüfen, wie sich die Risiken entwickelt haben und ob Ihre Risikoreaktions- und Projektmanagementstrategien infolgedessen geändert werden müssen. Dieses Verfahren kann mithilfe von Software wie nTask leichter nachverfolgt und kontrolliert werden.

Grenzen der qualitativen Risikoanalyse

Risikomanagement in Projekten ist ein mehrstufiger Prozess. Dies liegt an den Grenzen der qualitativen Risikoanalyse.

Die qualitative Risikoanalyse liefert keine Messgrößen und basiert nur auf der Sichtweise des Forschers. Eine qualitative Risikoanalyse sollte mehrere Personen einbeziehen, um die Subjektivität zu reduzieren. Frühere Teamerfahrung beeinflusst die Genauigkeit und Detailliertheit der Analyse. Wenn das Risikoteam noch nie an einem Projekt wie diesem gearbeitet hat, übersehen oder identifizieren sie möglicherweise Risiken falsch.

Die qualitative Risikoanalyse bewertet jedes Risiko eines Projekts, bewertet jedoch nicht die Gesamtrisikoexposition des Projekts. Die Kosten für Risikomanagementaktivitäten und Risikobehandlung werden in der Studie ebenfalls nicht bewertet.

Wenn zahlreiche Risiken in die gleiche Kategorie fallen, wie z. B. hohe Wahrscheinlichkeit und mittlere Auswirkung, gibt es keine Möglichkeit, ihren Schweregrad zu unterscheiden oder zu entscheiden, welches Risiko zuerst angegangen werden sollte.

Fazit

Beim Risikomanagement geht es darum, eine Kultur zu pflegen, in der Entscheidungen auf der Grundlage von Datenanalysen getroffen werden, um Chancen zu maximieren und gleichzeitig die Auswirkungen von Risiken zu minimieren.

Qualitatives Risikomanagement ist ein entscheidendes Werkzeug im Arsenal des Risikomanagers. Es ermöglicht Projektteams, ihre Ziele zu erreichen, indem Risiken schnell priorisiert werden. Die Verwendung dieser Ansätze erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt pünktlich und unter Budget abgeschlossen wird.

Es ist außerdem äußerst anpassungsfähig, sodass es für jedes Projekt oder jede Entscheidung verwendet werden kann, ob groß oder klein. Unabhängig davon, ob Sie die Eröffnung eines neuen Standorts in Betracht ziehen oder die Vorteile verschiedener Organisationsstrukturen vergleichen, kann eine frühzeitige Planung der Risikoanalyse Klarheit und Sicherheit für den geplanten Weg bringen.