初級項目經理的定性風險分析

為了成功應對風險，每個項目經理都應在每個項目開始時制定並實施風險管理戰略、計劃和工具。

大多數情況下，人們不擅長評估風險。 他們允許偏見影響他們的決定或情緒，從而阻礙決策過程。 這就是為什麼項目經理必須了解如何快速、有效和戰略性地分析風險以進行定性風險評估。

風險管理是所有努力的重要組成部分。 項目經理在預測結果時必須避免意外，以確保他們的團隊執行項目時不會發生意外。 定性風險分析使項目經理能夠依靠數據以清晰易懂的方式分析和識別正在進行的項目的潛在風險。

什麼是定性風險分析？

如果您不熟悉項目管理，定性風險分析是一種風險分析方法，它對項目危害進行優先級排序，並根據風險成為真正問題的機會以及對項目的可能影響提供等級。

例如，定性分析可能已經確定了 10 種危險，但並非所有危險都被列為首要問題。 如果影響較大且可能發生，則只有四種風險可能被視為最優先考慮的風險，而另外兩種風險構成中等危險，其餘三種風險構成低威脅。 這五個剩餘風險將被列為中低風險。

定性和定量風險評估之間的區別？

定性風險分析以主觀的、相對的術語描述風險。 對於定性分析，知道某件事比您列表中的下一個組件風險極大或更危險就足夠了。

定量風險分析以有形數字描述了相同的威脅。 可能需要更嚴格的流程，例如概念驗證測試或統計建模。

例如，住宅建築項目的定性風險分析可能表明，可能的木材稀缺很可能導致項目延遲和超出預算。

定性風險分析優勢

定量方法的主要好處是確定實現某個項目目標的可能性。 計算項目的風險敞口以及可能需要的任何成本和進度意外事件的範圍。 大型企業的廣泛定量建模可能是一個巨大的後勤和財務挑戰。 對風險環境的定性分析可以為您提供快速有效地確定項目優先級所需的信息。 有幾個因素在起作用。

它有助於識別

• 您在經濟項目發展的每一步可能面臨的風險挫折
• 意外事件及其後果
• 不確定性和假設會對系統的重要功能造成損害。
• 控制方法
• 為降低風險水平必須採取的措施
• 因此，它可以最大限度地減少它們的有害影響，從而提高結果。
• 估計實現目標的可能性。
• 必須表達意外情況以達到所需的舒適度。

因為項目團隊不使用任何專門的工具或風險管理軟件，所以不需要培訓。 風險發生的頻率對定性風險分析影響不大。 因此，研究團隊可以通過不預測每種風險的頻率和精確時間來節省時間。

定性風險分析根據危害的可能性和影響對危害進行分類。 這使得確定企業應該關注哪些風險變得簡單。

定性風險分析根據風險的可能性和影響對風險進行分類。 這使得確定企業應該關注哪些風險變得簡單。

另見：

固有風險與殘餘風險：差異和示例解釋

如何進行定性風險評估？

定性風險評估是項目經理的一項重要任務。 它應該在項目規劃階段的早期完成，然後隨著項目的進展和條件的變化重新評估。

在項目期間更新風險標準可以讓您在正確的時間購買以避免價格上漲。

定性風險分析包括以下五個階段：

1. 識別風險

第一步是識別威脅。 項目經理應該考慮任何可能影響項目完成的事情。 從識別不太嚴重和明顯的危險開始，這將引導您找到更重要和更複雜的危險。

• 考慮技術風險：您的項目需要什麼技術，如果失敗了怎麼辦？ 考慮所有可能影響您項目的技術故障，從錯誤數據到質量問題再到軟件問題。
• 包括外部威脅：影響項目結果的外部因素包括採購管理問題、薄弱的工作說明和惡劣天氣。 包括盡可能多的外部因素。
• 考慮組織風險：內部威脅包括預算限制、能力限制和部門間衝突。
• 識別項目管理風險：考慮項目質量管理風險，包括延遲批准和失去關鍵項目團隊成員。

2. 概率估計

一旦你收集了一份完整的潛在危險清單，你必須評估它們的可能性。 您只是在研究此時分析風險發生的可能性，而不是可能發生的損失的種類或範圍。

評估風險概率的一些建議如下：

• 考慮以下四點量表：從極不可能到極有可能的四點量表是必不可少的，因為它迫使你離開中立的中間立場。
• 為變量分配以下值：概率可以表示為單個數字，例如 1-4 刻度，或百分比。 例如，您可以將 20% 的分數分配給極不可能，40% 分配給不太可能，60% 分配給可能。
• 對每個威脅進行排名：一旦你決定了一個數字尺度，就為你列表中的每個危險分配一個概率值。 可能需要深思熟慮才能使您在規模上的所有風險與每個人的喜好相匹配。
• 獲得多樣化的觀點：為了獲得最大的精確度，請盡可能多的利益相關者評估概率並平均他們的反應。

3. 確定可能的後果

風險評估的下一步是確定每個風險的潛在業務影響。 在這個階段，你完全忽略了概率並將每個變量都視為確定性。 如果發生這種情況，您的項目會發生什麼？

與概率一樣，您正在處理根據給定事實可以做出的最佳估計。 同樣，包括您的整個項目團隊和其他利益相關者將產生最佳結果。

考慮以下衡量影響的最佳方法：

• 為最壞的情況做準備：在評估影響時，保持悲觀態度。 這種危險可能對您的項目造成的最壞情況是什麼？ 根據最嚴重的結果對風險進行評級。
• 考慮以下參數：成本、進度、可交付成果和範圍：計算每個項目類別的可能結果。 風險如何提高您的收費或延長您的時間？ 它可能對項目可交付成果產生什麼影響？ 要獲得最終影響分數，請添加所有影響。
• 利用可用數據：即使定性評估是主觀的，您也應該使用所有相關數據來確保您的估計盡可能準確。
• 選擇一個等級：只有在正確檢查了所有可能的損害之後，您才必須分配風險。

4. 製作風險評估矩陣

現在是時候將數據組織成定性風險分析矩陣了。 使用您構建的尺度，將概率放在一個軸上，將影響強度放在另一個軸上。

要獲取矩陣中每個單元格的曝光評級，請將每行和每列的可能性和影響排名相乘。 暴露分數總結了每個單元格中的危害所帶來的威脅。

以下提示將幫助您創建項目風險矩陣：

• 根據您的喜好創建圖表：您的軸是圖表中的水平行還是垂直行，或者您的比例是升序還是降序，都沒有區別。
• 為您的風險做準備：完成矩陣後，根據您在研究中分配的可能性和影響排名繪製所有風險。

5. 制定風險應對策略

您的團隊可能會根據您的風險矩陣優先考慮哪些風險需要採取額外的行動或調查，並製定可行的風險應對策略。

與定性風險分析的其他階段一樣，風險應對計劃是主觀的。 您的風險承受能力和已識別威脅的性質將決定需要減輕哪些風險。

它需要更多的行動或調查，並且可能會被忽略，您必須為需要採取行動的人選擇一種風險緩解方法。 成本效益分析可以幫助您決定哪些方法值得採用。

出於監管目的，風險登記冊有時是必要的文書工作。 您的響應計劃中描述的任務可以分配給您的團隊成員，並使用您現有的項目管理系統進行監控

使用以下做法來製定有效的風險應對策略：

• 創建風險級別：根據風險的重要性將風險分類。 由於級別是隨機選擇的，因此您可以根據自己的喜好對其進行自定義。
• 與曝光相關的顏色：顏色可以像徵您的風險應對策略的優先級和後續步驟。
• 選擇風險緩解策略：您需要與一組新的專家交談，以確定解決您問題的最佳解決方案。 財務顧問、會計專家和技術專家都可以幫助您保護您的項目。
• 持續監控風險：隨著項目的進行，您可能需要定期開會，檢查風險是如何演變的，以及您的風險應對和項目管理策略是否需要因此而改變。 使用 nTask 之類的軟件可以更輕鬆地跟踪和控制此過程。

定性風險分析的局限性

項目中的風險管理是一個多步驟的過程。 這是由於定性風險分析的局限性。

定性風險分析不產生任何措施，僅基於研究人員的觀點。 定性風險分析應涉及多人以減少主觀性。 以前的團隊經驗會影響分析的準確性和細節。 如果風險團隊以前從未從事過這樣的項目，他們可能會錯誤地忽略​​或識別風險。

定性風險分析評估項目的每個風險，但不評估項目的整體風險敞口。 該研究也不會評估風險管理活動和風險處理的成本。

當許多風險屬於同一類別時，例如高可能性和中等影響，無法區分其嚴重性或決定應首先解決哪些風險。

結論

風險管理是關於培養一種文化，在這種文化中，根據數據分析做出選擇，以最大限度地利用機會，同時最大限度地減少風險影響。

定性風險管理是風險管理人員的重要工具。 它使項目團隊能夠通過快速確定風險的優先級來實現其目標。 使用這些方法可以增加您的項目按時完成並在預算範圍內完成的可能性。

它還具有極強的適應性，可以用於任何項目或決策，無論大小。 無論您是考慮開設新站點還是比較各種組織結構類型的好處，提前規劃風險分析可能會為規劃的路線帶來清晰和保證。