Jakościowa analiza ryzyka dla kierowników projektów na poziomie początkującym

Aby skutecznie radzić sobie z ryzykiem, każdy kierownik projektu powinien opracować i wdrożyć strategię zarządzania ryzykiem, plan i narzędzia na początku każdego projektu.

Przeważnie ludzie źle oceniają ryzyko. Pozwalają, aby uprzedzenia wpływały na ich decyzje lub emocje, utrudniając procesy decyzyjne. Dlatego kierownicy projektów muszą rozumieć, jak szybko, skutecznie i strategicznie analizować ryzyko w celu jakościowej oceny ryzyka.

Zarządzanie ryzykiem jest niezbędnym elementem wszystkich przedsięwzięć. Menedżerowie projektów muszą unikać wypadków podczas prognozowania wyników, aby zapewnić, że ich zespoły realizują projekty bez incydentów. Jakościowa analiza ryzyka pozwala kierownikom projektów polegać na danych w celu analizy i identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla realizowanych projektów w jasny i przystępny sposób.

Co to jest jakościowa analiza ryzyka?

Jeśli nie jesteś zaznajomiony z zarządzaniem projektami, jakościowa analiza ryzyka to podejście do analizy ryzyka, które nadaje priorytet zagrożeniom projektowym i zapewnia ocenę opartą na prawdopodobieństwie, że ryzyko stanie się prawdziwym problemem i możliwym wpływie na Twój projekt.

Na przykład analiza jakościowa mogła zidentyfikować 10 zagrożeń, ale nie wszystkie z nich zostałyby uznane za najważniejsze. Tylko cztery zagrożenia można uznać za priorytetowe, jeśli mają duży wpływ i prawdopodobieństwo ich wystąpienia, podczas gdy dwa dodatkowe zagrożenia stanowią zagrożenie umiarkowane, a pozostałe trzy stanowią zagrożenie niewielkie. Tych pięć pozostałych zagrożeń zostanie potraktowanych priorytetowo jako średni do niskiego.

Różnica między jakościową a ilościową oceną ryzyka?

Jakościowa analiza ryzyka opisuje ryzyka w kategoriach subiektywnych, względnych. W przypadku analizy jakościowej wystarczy wiedzieć, że coś jest wyjątkowo ryzykowne lub bardziej niebezpieczne niż następny składnik na Twojej liście.

Ilościowa analiza ryzyka opisuje te same zagrożenia w namacalnych liczbach. Konieczne mogą być bardziej rygorystyczne procesy, takie jak testowanie weryfikacji koncepcji lub modelowanie statystyczne.

Na przykład jakościowa analiza ryzyka dla projektu budowy domu może ujawnić, że prawdopodobny niedobór drewna może spowodować opóźnienie projektu i przekroczenie budżetu.

Zalety jakościowej analizy ryzyka

Podstawową korzyścią podejścia ilościowego jest określenie prawdopodobieństwa osiągnięcia określonego celu projektu. Oblicz narażenie na ryzyko projektu oraz zakres wszelkich kosztów i harmonogramów, które mogą być wymagane. Rozbudowane modelowanie ilościowe dla dużych przedsiębiorstw może być poważnym wyzwaniem logistycznym i finansowym. Jakościowa analiza środowiska ryzyka może dostarczyć informacji potrzebnych do szybkiego i efektywnego ustalania priorytetów projektów. Działa kilka czynników.

Pomaga rozpoznać

• Zagrożenia, które możesz napotkać na każdym etapie rozwoju swojego projektu ekonomicznego niepowodzenia
• Zdarzenia wypadkowe i ich konsekwencje
• Niepewności i założenia szkodzą kluczowej funkcjonalności systemu.
• Metody kontroli
• Środki, które należy wdrożyć, aby zmniejszyć poziomy ryzyka
• W rezultacie może zminimalizować ich szkodliwe skutki, a tym samym poprawić wynik.
• Szacunki prawdopodobieństwa osiągnięcia celów.
• Aby osiągnąć pożądany poziom komfortu, należy wyrazić ewentualność.

Ponieważ zespół projektowy nie korzysta z żadnych specjalistycznych narzędzi ani oprogramowania do zarządzania ryzykiem, nie jest wymagane żadne szkolenie. Częstość występowania ryzyka ma niewielki wpływ na jakościową analizę ryzyka. W rezultacie zespół badawczy może zaoszczędzić czas, nie przewidując częstotliwości i precyzyjnego harmonogramu każdego ryzyka.

Jakościowa analiza ryzyka kategoryzuje zagrożenia na podstawie ich prawdopodobieństwa i skutków. To sprawia, że ​​określenie, na których ryzykach firma powinna się skoncentrować, jest proste.

Jakościowa analiza ryzyka kategoryzuje ryzyka w oparciu o ich prawdopodobieństwo i skutki. To sprawia, że ​​określenie, na których ryzykach firma powinna się skoncentrować, jest proste.

Zobacz także:

Ryzyko nieodłączne a ryzyko szczątkowe: różnice i przykłady wyjaśnione

Jak przeprowadzić jakościową ocenę ryzyka?

Jakościowa ocena ryzyka to kluczowe zadanie dla kierowników projektów. Należy to zrobić na wczesnym etapie planowania projektu, a następnie ponownie ocenić, gdy projekt postępuje i zmieniają się warunki.

Aktualizacja kryteriów ryzyka w trakcie projektu może pozwolić na zakup we właściwym czasie, aby uniknąć wzrostu cen.

Jakościowa analiza ryzyka składa się z pięciu faz wymienionych poniżej:

1. Identyfikacja ryzyka

Pierwszym krokiem jest identyfikacja zagrożenia. Kierownicy projektów powinni pomyśleć o wszystkim, co może wpłynąć na zakończenie projektu. Zacznij od zidentyfikowania mniej poważnych i oczywistych zagrożeń, które doprowadzą Cię do tych bardziej znaczących i skomplikowanych.

• Zastanów się nad ryzykiem technologicznym: Jaka technologia jest niezbędna dla twojego projektu, a co, jeśli się nie powiedzie? Rozważ wszystkie awarie techniczne, które mogą mieć wpływ na Twój projekt, od błędnych danych po problemy z jakością i problemy z oprogramowaniem.
• Uwzględnij zagrożenia zewnętrzne: Czynniki zewnętrzne wpływające na wyniki projektu obejmują kwestie zarządzania zamówieniami, słabe zestawienie pracy i trudne warunki pogodowe. Uwzględnij jak najwięcej czynników zewnętrznych.
• Rozważ ryzyko organizacyjne : Zagrożenia wewnętrzne obejmują ograniczenia budżetowe, ograniczenia zdolności i konflikty międzywydziałowe.
• Rozpoznaj ryzyko związane z zarządzaniem projektem: Rozważ ryzyko zarządzania jakością projektu, w tym późne rozliczenia i utratę kluczowego członka zespołu projektowego.

2. Szacowanie prawdopodobieństwa

Po zebraniu pełnej listy potencjalnych zagrożeń musisz ocenić ich prawdopodobieństwo. Analizujesz jedynie możliwość wystąpienia ryzyka w tym punkcie badania, a nie rodzaj lub zakres strat, które mogą wystąpić.

Niektóre zalecenia dotyczące oceny prawdopodobieństwa ryzyka są następujące:

• Rozważ następującą czteropunktową skalę: Czteropunktowa skala od bardzo mało prawdopodobnej do wysoce prawdopodobnej jest niezbędna, ponieważ zmusza cię do odejścia od neutralnego środka.
• Przypisz zmiennym następujące wartości: Prawdopodobieństwo może być wyrażone jako pojedyncza liczba, np. skala 1–4 lub jako wartość procentowa. Możesz na przykład przypisać wynik 20% do wysoce nieprawdopodobnych, 40% do mało prawdopodobnych i 60% do prawdopodobnych.
• Uszereguj każde zagrożenie: Po podjęciu decyzji w skali numerycznej przypisz wartość prawdopodobieństwa do każdego zagrożenia na liście. Dopasowanie wszystkich ryzyk na skali do upodobań wszystkich może wymagać trochę namysłu.
• Uzyskaj różnorodne perspektywy: Aby uzyskać największą precyzję, poproś jak największą liczbę interesariuszy o ocenę prawdopodobieństwa i uśrednienie odpowiedzi.

3. Określ prawdopodobną konsekwencję

Następnym krokiem w ocenie ryzyka jest określenie potencjalnego wpływu biznesowego każdego ryzyka. Na tym etapie całkowicie odrzucasz prawdopodobieństwo i traktujesz każdą zmienną jako pewność. Co by się stało z twoim projektem, gdyby tak się stało?

Podobnie jak w przypadku prawdopodobieństwa, masz do czynienia z najlepszymi szacunkami, jakie możesz wykonać na podstawie podanych faktów. Ponownie, włączenie całego zespołu projektowego i dodatkowych interesariuszy przyniesie najlepsze rezultaty.

Rozważ najlepsze podejścia do pomiaru wpływu w następujący sposób:

• Przygotuj się na najgorsze: oceniając wpływ, bądź pesymistyczny. Co najgorszego może spowodować to niebezpieczeństwo dla twojego projektu? Ryzyko jest oceniane na podstawie najpoważniejszego wyniku.
• Rozważ następujące parametry: Koszt, harmonogram, produkty i zakres: Oblicz prawdopodobne wyniki każdej z tych kategorii projektów. W jaki sposób ryzyko może podnieść Twoje opłaty lub wydłużyć Twój harmonogram? Jaki wpływ może to mieć na rezultaty projektu? Aby uzyskać ostateczną ocenę wpływu, dodaj wszystkie uderzenia.
• Wykorzystaj dostępne dane: Nawet jeśli oceny jakościowe są subiektywne, powinieneś wykorzystać wszystkie istotne dane, aby upewnić się, że Twoje szacunki są jak najdokładniejsze.
• Wybierz skalę: Musisz przypisać ryzyko dopiero po dokładnym zbadaniu wszystkich możliwych uszkodzeń.

4. Stwórz macierz oceny ryzyka

Nadszedł czas, aby uporządkować dane w jakościową macierz analizy ryzyka. Używając skonstruowanych przez siebie skal, umieść prawdopodobieństwo na jednej osi, a intensywność uderzenia na drugiej.

Aby uzyskać oceny ekspozycji dla każdej komórki w macierzy, pomnóż rankingi prawdopodobieństwa i wpływu w każdym wierszu i kolumnie. Wynik ekspozycji podsumowuje zagrożenie stwarzane przez zagrożenia w każdej komórce.

Poniższe wskazówki pomogą Ci stworzyć macierz ryzyka projektu:

• Utwórz wykres na podstawie swoich preferencji: nie ma znaczenia, czy oś jest poziomym czy pionowym wierszem na wykresie, czy skala jest rosnąca czy malejąca.
• Przygotuj się na ryzyko: Po zakończeniu tworzenia macierzy wykreśl wszystkie ryzyka w zależności od prawdopodobieństwa i rankingów wpływu, które przypisałeś w swoim badaniu.

5. Stwórz strategię reagowania na ryzyko

Twój zespół może ustalić priorytety, które ekspozycje wymagają dodatkowych działań lub dochodzenia w oparciu o twoją macierz ryzyka i opracować wykonalną strategię reagowania na ryzyko.

Podobnie jak inne fazy jakościowej analizy ryzyka, planowanie reakcji na ryzyko jest subiektywne. Twoja tolerancja na ryzyko i charakter zidentyfikowanych zagrożeń zadecydują, które ekspozycje należy złagodzić.

Wymaga to dalszych działań lub dochodzenia, a co może zostać zignorowane, musisz wybrać podejście łagodzące ryzyko dla tych, którzy wymagają działania. Analiza kosztów i korzyści może pomóc w podjęciu decyzji, które metody warto zastosować.

Ze względów regulacyjnych rejestry ryzyka są czasami niezbędną papierkową robotą. Zadania opisane w Twoim planie reakcji mogą zostać przydzielone członkom Twojego zespołu i monitorowane za pomocą istniejącego systemu zarządzania projektami

Skorzystaj z poniższych praktyk, aby opracować skuteczną strategię reagowania na ryzyko:

• Twórz poziomy narażenia: Sortuj ryzyka w kategorie na podstawie ich ważności. Ponieważ poziomy są wybierane losowo, możesz dostosować je do swoich potrzeb.
• Kolor zależny od ekspozycji: Kolory mogą symbolizować priorytety strategii reagowania na ryzyko i kolejne kroki.
• Wybierz strategie ograniczania ryzyka: Musisz porozmawiać ze świeżymi specjalistami, aby określić najlepsze rozwiązania swoich problemów. Doradcy finansowi, eksperci księgowi i specjaliści ds. technologii mogą pomóc Ci chronić Twój projekt.
• Stale monitoruj ryzyko: W miarę postępu projektu może zajść konieczność regularnych spotkań w celu zbadania, w jaki sposób ryzyko ewoluowało i czy w wyniku tego konieczna jest zmiana strategii reagowania na ryzyko i zarządzania projektem. Ta procedura może być łatwiejsza do śledzenia i kontrolowania za pomocą oprogramowania takiego jak nTask.

Ograniczenia jakościowej analizy ryzyka

Zarządzanie ryzykiem w projektach to procedura wieloetapowa. Wynika to z ograniczeń jakościowej analizy ryzyka.

Jakościowa analiza ryzyka nie daje żadnych miar i opiera się wyłącznie na punkcie widzenia badacza. Jakościowa analiza ryzyka powinna obejmować wiele osób, aby zmniejszyć subiektywność. Dotychczasowe doświadczenie zespołu wpływa na dokładność i szczegółowość analizy. Jeśli zespół ds. ryzyka nigdy wcześniej nie pracował nad takim projektem, może przeoczyć lub błędnie zidentyfikować ryzyko.

Jakościowa analiza ryzyka ocenia każde ryzyko w projekcie, ale nie ocenia ogólnego narażenia na ryzyko projektu. W badaniu nie będą również oceniane koszty działań związanych z zarządzaniem ryzykiem i postępowaniem z ryzykiem.

Gdy wiele zagrożeń należy do tej samej kategorii, np. wysokie prawdopodobieństwo i średni wpływ, nie ma sposobu, aby odróżnić ich wagę ani zdecydować, którym ryzykiem należy się zająć w pierwszej kolejności.

Wniosek

Zarządzanie ryzykiem polega na kultywowaniu kultury, w której wybory są dokonywane na podstawie analizy danych, aby zmaksymalizować możliwości przy jednoczesnej minimalizacji wpływu ryzyka.

Jakościowe zarządzanie ryzykiem jest kluczowym narzędziem w arsenale menedżera ryzyka. Umożliwia zespołom projektowym osiągnięcie ich celów poprzez szybką hierarchizację ryzyk. Korzystanie z tych podejść zwiększa prawdopodobieństwo, że Twój projekt zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu.

Jest również niezwykle elastyczny, dzięki czemu można go wykorzystać w dowolnym projekcie lub decyzji, zarówno dużym, jak i małym. Niezależnie od tego, czy rozważasz otwarcie nowej witryny, czy porównanie korzyści płynących z różnych typów struktur organizacyjnych, wcześniejsze planowanie analizy ryzyka może zapewnić przejrzystość i pewność planowanej trasy.