Analiza calitativă a riscurilor pentru managerii de proiect la nivel începător

Pentru a face față cu succes riscurilor, fiecare manager de proiect ar trebui să dezvolte și să implementeze o strategie, un plan și instrumente de management al riscului la începutul fiecărui proiect.

În cea mai mare parte, oamenii sunt prost în a evalua riscul. Ele permit părtinirilor să le influențeze deciziile sau emoțiile pentru a împiedica procesele de luare a deciziilor. Acesta este motivul pentru care managerii de proiect trebuie să înțeleagă cum să analizeze riscul rapid, eficient și strategic pentru evaluarea calitativă a riscului.

Managementul riscului este o componentă esențială a tuturor eforturilor. Managerii de proiect trebuie să evite accidentele în timp ce proiectează rezultatele pentru a se asigura că echipele lor execută proiectele fără incidente. Analiza calitativă a riscurilor permite managerilor de proiect să se bazeze pe date pentru a analiza și a identifica riscurile potențiale pentru proiectele în derulare într-un mod clar și accesibil.

Ce este analiza calitativă a riscului?

Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect, analiza calitativă a riscurilor este o abordare de analiză a riscurilor care prioritizează pericolele proiectului și oferă o notă bazată pe șansa ca un risc să devină o problemă reală și impactul posibil asupra proiectului dumneavoastră.

O analiză calitativă, de exemplu, ar fi putut identifica 10 pericole, dar nu toate ar fi ponderate ca o preocupare de top. Doar patru riscuri pot fi considerate priorități de top dacă au un impact mare și sunt probabil să apară, în timp ce două riscuri suplimentare constituie un pericol moderat, iar celelalte trei reprezintă o amenințare scăzută. Aceste cinci riscuri rămase ar fi prioritizate ca fiind medii spre scăzute.

Diferența dintre evaluarea calitativă și cantitativă a riscului?

Analiza calitativă a riscurilor descrie riscurile în termeni subiectivi, relativi. Pentru analiza calitativă, este suficient să știi că ceva este extrem de riscant sau mai periculos decât următoarea componentă de pe lista ta.

O analiză cantitativă a riscului descrie aceleași amenințări în cifre tangibile. Pot fi necesare procese mai riguroase, cum ar fi testarea dovezii de concept sau modelarea statistică.

Analiza calitativă a riscurilor pentru un proiect de construcție de case, de exemplu, ar putea dezvălui că o probabilitate deficitară a lemnului este destul de probabil să provoace întârzierea proiectului și depășirea bugetului.

Avantajele analizei calitative de risc

Beneficiul principal al unei abordări cantitative este determinarea probabilității de a atinge un anumit obiectiv al proiectului. Calculați expunerea la risc a proiectului și amploarea oricăror costuri și neprevăzute de planificare care pot fi necesare. Modelarea cantitativă extinsă pentru marile întreprinderi poate reprezenta o provocare logistică și financiară substanțială. O analiză calitativă a mediului dumneavoastră de risc vă poate oferi informațiile de care aveți nevoie pentru a prioritiza proiectele rapid și eficient. Mai mulți factori sunt la lucru.

Ajută să recunoaștem

• Riscuri cu care te poti confrunta la fiecare pas al dezvoltarii proiectului tau Economic
• Evenimente accidentale și consecințele acestora
• Incertitudinile și ipotezele afectează funcționalitatea vitală a sistemului.
• Metode de control
• Măsuri care trebuie implementate pentru reducerea nivelurilor de risc
• Ca rezultat, poate minimiza efectele nocive ale acestora și, astfel, poate îmbunătăți rezultatul.
• Estimări ale probabilității de a atinge obiectivele.
• O contingență trebuie exprimată pentru a atinge nivelul dorit de confort.

Deoarece echipa de proiect nu folosește instrumente specializate sau software de management al riscului, nu este necesară instruire. Frecvența apariției riscului are puțină influență asupra analizei calitative a riscului. Ca rezultat, echipa de studiu poate economisi timp nepronoscând frecvența fiecărui risc și momentul precis.

Analiza calitativă a riscurilor clasifică pericolele în funcție de probabilitatea și efectul acestora. Acest lucru face ca determinarea riscurilor pe care ar trebui să se concentreze o afacere este simplă.

Analiza calitativă a riscurilor clasifică riscurile în funcție de probabilitatea și efectul acestora. Acest lucru face ca determinarea riscurilor pe care ar trebui să se concentreze o afacere este simplă.

De asemenea, vezi:

Riscul inerent versus riscul rezidual: diferențele și exemplele explicate

Cum se efectuează o evaluare calitativă a riscului?

Evaluarea calitativă a riscurilor este o sarcină crucială pentru managerii de proiect. Ar trebui făcut la începutul fazei de planificare a proiectului și apoi reevaluat pe măsură ce proiectul progresează și condițiile se schimbă.

Actualizarea criteriilor de risc în timpul proiectului vă poate permite să cumpărați la momentul potrivit pentru a evita creșterile de preț.

Analiza calitativă a riscului constă din cele cinci faze enumerate mai jos:

1. Identificarea riscului

Primul pas este identificarea amenințării. Managerii de proiect ar trebui să se gândească la orice ar putea afecta finalizarea proiectului. Începeți prin a identifica pericolele mai puțin grave și evidente, care vă vor conduce la cele mai semnificative și mai complicate.

• Luați în considerare riscurile tehnologice: ce tehnologie este necesară pentru proiectul dvs. și ce se întâmplă dacă eșuează? Luați în considerare toate defecțiunile tehnice care ar putea afecta proiectul dvs., de la date eronate la probleme de calitate până la probleme de software.
• Includeți amenințări externe: Factorii externi care influențează rezultatele proiectului includ probleme legate de managementul achizițiilor, o declarație slabă de lucru și vreme severă. Includeți cât mai mulți factori externi posibil.
• Luați în considerare riscurile organizaționale : amenințările interne includ constrângeri bugetare, constrângeri de capacitate și conflicte interdepartamentale.
• Recunoașteți riscurile legate de managementul proiectului: luați în considerare riscurile de management al calității proiectului, inclusiv autorizarea cu întârziere și pierderea unui membru cheie al echipei de proiect.

2. Estimarea Probabilității

Odată ce ați adunat o listă completă a pericolelor potențiale, trebuie să evaluați probabilitatea acestora. Analizați doar posibilitatea ca riscul să apară în acest punct al studiului, nu felul sau amploarea pierderilor care pot apărea.

Câteva recomandări pentru evaluarea probabilității riscului sunt următoarele:

• Luați în considerare următoarea scară în patru puncte: O scară în patru puncte, care variază de la foarte puțin probabil la foarte probabil, este esențială, deoarece vă obligă să vă îndepărtați de calea de mijloc neutră.
• Atribuiți următoarele valori variabilelor: Probabilitatea poate fi exprimată ca un singur număr, cum ar fi o scară 1–4, sau ca procent. Puteți, de exemplu, să atribuiți un scor de 20% la foarte puțin probabil, 40% la improbabil și 60% la probabil.
• Clasificați fiecare amenințare: după ce v-ați decis pe o scară numerică, atribuiți o valoare de probabilitate fiecărui pericol din lista dvs. Poate fi nevoie de ceva deliberare pentru a potrivi toate riscurile pe scară după placul tuturor.
• Obțineți o diversitate de perspective: pentru cea mai mare precizie, solicitați cât mai multor părți interesate posibil să evalueze probabilitatea și să facă o medie a răspunsurilor lor.

3. Determinați Consecința Probabilă

Următorul pas în evaluarea riscului este de a determina impactul potențial al fiecărui risc asupra afacerii. În această etapă, respingi complet probabilitatea și tratezi fiecare variabilă ca pe o certitudine. Ce s-ar întâmpla cu proiectul tău dacă s-ar întâmpla asta?

Ca și în cazul probabilității, aveți de-a face cu cele mai bune estimări pe care le puteți face pe baza faptelor date. Din nou, includerea întregii echipe de proiect și a altor părți interesate va produce cele mai bune rezultate.

Luați în considerare cele mai bune abordări pentru măsurarea impactului, după cum urmează:

• Pregătiți-vă pentru ce este mai rău: atunci când evaluați impactul, fiți pesimist. Care este cel mai rău lucru pe care acest pericol îl poate cauza proiectului dumneavoastră? Riscul este evaluat pe baza celui mai grav rezultat.
• Luați în considerare următorii parametri: Costul, programul, rezultatele și domeniul de aplicare: Calculați rezultatele probabile ale fiecăreia dintre aceste categorii de proiecte. Cum poate un risc să vă ridice taxele sau să vă prelungească termenul? Ce impact poate avea asupra rezultatelor proiectului? Pentru a obține un scor final de impact, adăugați toate impacturile.
• Utilizați datele disponibile: chiar dacă evaluările calitative sunt subiective, ar trebui să utilizați toate datele relevante pentru a vă asigura că estimările dumneavoastră sunt cât mai exacte posibil.
• Alegeți o scară: trebuie să atribuiți un risc numai după ce ați examinat în mod corespunzător toate daunele posibile.

4. Realizați o matrice de evaluare a riscurilor

Acum este timpul să organizăm datele într-o matrice de analiză calitativă a riscurilor. Folosind scalele construite de dvs., plasați probabilitatea pe o axă și intensitatea impactului pe cealaltă.

Pentru a obține evaluări de expunere pentru fiecare celulă din matricea dvs., înmulțiți clasamentele de probabilitate și impact pe fiecare rând și coloană. Scorul de expunere însumează amenințarea reprezentată de pericolele din fiecare celulă.

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să creați o matrice de risc de proiect:

• Creați-vă diagrama pe baza preferințelor dvs.: nu are nicio diferență dacă axa este un rând orizontal sau vertical în diagramă sau scala dvs. este ascendentă sau descendentă.
• Pregătiți-vă pentru riscuri: după ce ați terminat matricea, trasați toate riscurile în funcție de probabilitatea și clasamentele de impact pe care le-ați atribuit în studiu.

5. Creați o strategie de răspuns la risc

Echipa dvs. poate prioritiza expunerile care necesită acțiuni sau investigații suplimentare pe baza matricei dvs. de risc și să dezvolte o strategie acționabilă de răspuns la risc.

Ca și celelalte faze ale analizei calitative a riscului, planificarea răspunsului la risc este subiectivă. Toleranța dumneavoastră la risc și natura amenințărilor identificate vor decide ce expuneri trebuie atenuate.

Este nevoie de mai multe acțiuni sau investigații și, ceea ce poate fi ignorat, trebuie să selectați o abordare de atenuare a riscurilor pentru cei care necesită acțiuni. O analiză cost-beneficiu vă poate ajuta să decideți ce metode merită să urmați.

În scopuri de reglementare, registrele de risc sunt ocazional documente necesare. Sarcinile descrise în planul dvs. de răspuns pot fi alocate membrilor echipei dvs. și monitorizate folosind sistemul dvs. de management de proiect existent

Utilizați următoarele practici pentru a dezvolta o strategie eficientă de răspuns la risc:

• Creați niveluri de expunere: sortați riscurile în categorii în funcție de importanța lor. Deoarece nivelurile sunt alese la întâmplare, le puteți personaliza după satisfacția dvs.
• Culoarea dependentă de expunere: Culorile pot simboliza prioritățile strategiei dumneavoastră de răspuns la risc și pașii următori.
• Selectați strategii de atenuare a riscurilor: trebuie să discutați cu un nou set de specialiști pentru a determina cele mai bune soluții pentru preocupările dvs. Consilierii financiari, experții contabili și profesioniștii în tehnologie vă pot ajuta cu toții să vă protejați proiectul.
• Monitorizați continuu riscurile: pe măsură ce proiectul dumneavoastră derulează, poate fi necesar să vă întâlniți în mod regulat pentru a examina modul în care au evoluat riscurile și dacă răspunsul la risc și strategiile de management al proiectelor trebuie să se schimbe ca urmare. Această procedură poate fi mai ușor de urmărit și controlat folosind software precum nTask.

Limitările analizei calitative de risc

Managementul riscului în proiecte este o procedură în mai multe etape. Acest lucru se datorează limitelor analizei calitative a riscului.

Analiza calitativă a riscului nu produce măsuri și se bazează doar pe punctul de vedere al cercetătorului. O analiză calitativă a riscului ar trebui să implice mai multe persoane pentru a reduce subiectivitatea. Experiența anterioară a echipei influențează acuratețea și detaliile analizei. Dacă echipa de risc nu a mai lucrat niciodată la un proiect ca acesta, poate trece cu vederea sau identifica riscurile în mod greșit.

Analiza calitativă a riscului evaluează fiecare risc al unui proiect, dar nu evaluează expunerea globală la risc a proiectului. Costul activităților de management al riscului și al tratamentului riscului nu vor fi, de asemenea, evaluate în studiu.

Atunci când numeroase riscuri se încadrează în aceeași categorie, cum ar fi probabilitatea mare și impactul mediu, nu există nicio modalitate de a le distinge gravitatea sau de a decide care risc ar trebui abordat mai întâi.

Concluzie

Managementul riscului se referă la cultivarea unei culturi în care alegerile sunt făcute pe baza analizei datelor pentru a maximiza oportunitățile, minimizând în același timp impactul riscului.

Managementul calitativ al riscului este un instrument critic în arsenalul managerului de risc. Acesta permite echipelor de proiect să-și atingă obiectivele prin prioritizarea rapidă a riscurilor. Utilizarea acestor abordări crește probabilitatea ca proiectul dvs. să fie finalizat la timp și sub buget.

De asemenea, este extrem de adaptabil, permițându-i să fie folosit cu orice proiect sau decizie, fie el mare sau mic. Indiferent dacă vă gândiți să deschideți un nou site sau să comparați beneficiile diferitelor tipuri de structuri organizaționale, planificarea din timp pentru analiza riscului poate aduce claritate și asigurare rutei planificate.