Başlangıç ​​Düzeyinde Proje Yöneticileri için Niteliksel Risk Analizi

Risklerle başarılı bir şekilde başa çıkmak için her proje yöneticisi, her projenin başlangıcında bir risk yönetimi stratejisi, planı ve araçları geliştirmeli ve uygulamalıdır.

Çoğunlukla, İnsanlar riski değerlendirmede kötüdür. Önyargıların, karar verme süreçlerini engellemek için kararlarını veya duygularını etkilemesine izin verirler. Bu nedenle proje yöneticileri, kalitatif risk değerlendirmesi için riski hızlı, verimli ve stratejik olarak nasıl analiz edeceklerini anlamalıdır.

Risk yönetimi, tüm çabaların önemli bir bileşenidir. Proje yöneticileri, ekiplerinin projeleri sorunsuz bir şekilde yürütmesini sağlamak için sonuçları yansıtırken kazalardan kaçınmalıdır. Niteliksel risk analizi, proje yöneticilerinin devam eden projelere yönelik potansiyel riskleri açık ve erişilebilir bir şekilde analiz etmek ve belirlemek için verilere güvenmelerini sağlar.

Niteliksel Risk Analizi Nedir?

Proje yönetimine aşina değilseniz, nitel risk analizi, proje tehlikelerine öncelik veren ve bir riskin gerçek bir sorun haline gelme şansına ve projeniz üzerindeki olası etkisine göre bir derece sağlayan bir risk analizi yaklaşımıdır.

Örneğin nitel bir analiz, 10 tehlike tanımlamış olabilir, ancak bunların tümü en önemli endişe olarak değerlendirilmez. Büyük bir etkiye sahip olmaları ve meydana gelmeleri muhtemel olmaları durumunda yalnızca dört risk en yüksek öncelik olarak kabul edilebilirken, iki ek risk orta derecede bir tehlike oluşturur ve geri kalan üç risk düşük bir tehdit oluşturur. Kalan bu beş risk, orta ila düşük olarak önceliklendirilecektir.

Niteliksel ve Niceliksel Risk Değerlendirmesi Arasındaki Fark?

Niteliksel risk analizi, riskleri öznel ve göreceli terimlerle tanımlar. Nitel analiz için, bir şeyin listenizdeki bir sonraki bileşenden aşırı derecede riskli veya daha tehlikeli olduğunu bilmek yeterlidir.

Nicel bir risk analizi, aynı tehditleri somut rakamlarla tanımlar. Kavram kanıtı testi veya istatistiksel modelleme gibi daha titiz süreçler gerekli olabilir.

Örneğin, bir konut inşaatı projesi için niteliksel risk analizi, olası bir kereste kıtlığının projenin gecikmesine ve bütçeyi aşmasına neden olma olasılığının oldukça yüksek olduğunu ortaya çıkarabilir.

Niteliksel Risk Analizi Avantajları

Nicel bir yaklaşımın birincil faydası, belirli bir proje hedefine ulaşma olasılığını belirlemektir. Projenin risk maruziyetini ve herhangi bir maliyetin kapsamını hesaplayın ve gerekli olabilecek beklenmedik durumları planlayın. Büyük işletmeler için kapsamlı nicel modelleme, önemli bir lojistik ve finansal zorluk olabilir. Risk ortamınızın niteliksel bir analizi, projeleri hızlı ve verimli bir şekilde önceliklendirmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlayabilir. Birkaç faktör iş başında.

Tanımaya yardımcı olur

• Ekonomik proje aksaklıklarınızın gelişiminin her aşamasında karşılaşabileceğiniz riskler
• Kaza olayları ve sonuçları
• Belirsizlikler ve varsayımlar, sistemin hayati işlevselliğine zarar verir.
• kontrol yöntemleri
• Risk seviyelerini azaltmak için uygulanması gereken önlemler
• Sonuç olarak, zararlı etkilerini en aza indirebilir ve böylece sonucu iyileştirebilir.
• Hedeflere ulaşma olasılığının tahminleri.
• İstenilen konfor seviyesine ulaşmak için bir beklenmedik durum ifade edilmelidir.

Proje ekibi herhangi bir özel araç veya risk yönetimi yazılımı kullanmadığı için herhangi bir eğitim gerekli değildir. Risk oluşma sıklığının niteliksel risk analizi üzerinde çok az etkisi vardır. Sonuç olarak, çalışma ekibi her bir riskin sıklığını ve kesin zamanlamasını tahmin etmeyerek zamandan tasarruf edebilir.

Niteliksel risk analizi, tehlikeleri olasılıklarına ve etkilerine göre sınıflandırır. Bu, bir işletmenin hangi risklere odaklanması gerektiğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Niteliksel risk analizi, riskleri olasılıklarına ve etkilerine göre sınıflandırır. Bu, bir işletmenin hangi risklere odaklanması gerektiğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Ayrıca bakınız:

Doğal Riske Karşı Artık Risk: Farklılıklar ve Açıklanan Örnekler

Niteliksel Risk Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Niteliksel risk değerlendirmesi, proje yöneticileri için çok önemli bir görevdir. Proje planlama aşamasında erken yapılmalı ve proje ilerledikçe ve koşullar değiştikçe yeniden değerlendirilmelidir.

Proje sırasında risk kriterlerini güncellemek, fiyat artışlarını önlemek için doğru zamanda satın almanızı sağlayabilir.

Niteliksel risk analizi, aşağıda listelenen beş aşamadan oluşur:

1. Riskin Belirlenmesi

İlk adım, tehdidi belirlemektir. Proje yöneticileri, projenin tamamlanmasını etkileyebilecek her şeyi düşünmelidir. Sizi daha önemli ve karmaşık olanlara götürecek daha az ciddi ve belirgin tehlikeleri belirleyerek başlayın.

• Teknolojik riskleri göz önünde bulundurun: Projeniz için hangi teknoloji gerekli ve ya başarısız olursa? Hatalı verilerden kalite sorunlarına ve yazılım sorunlarına kadar projenizi etkileyebilecek tüm teknik arızaları göz önünde bulundurun.
• Dış tehditleri dahil edin: Proje sonuçlarını etkileyen dış faktörler arasında tedarik yönetimi sorunları, zayıf bir çalışma beyanı ve şiddetli hava koşulları yer alır. Mümkün olduğu kadar çok dış faktörü dahil edin.
• Kurumsal riskleri göz önünde bulundurun : İç tehditler arasında bütçe kısıtlamaları, kapasite kısıtlamaları ve bölümler arası çatışma yer alır.
• Proje yönetimi risklerini tanıyın: Geç izinler ve önemli bir proje ekibi üyesini kaybetme dahil olmak üzere proje kalite yönetimi risklerini göz önünde bulundurun.

2. Olasılık Tahmini

Potansiyel tehlikelerin tam bir listesini topladıktan sonra, olasılıklarını değerlendirmelisiniz. Çalışmanın bu noktasında meydana gelebilecek kayıpların türünü veya kapsamını değil, sadece riskin oluşma olasılığını analiz etmektesiniz.

Risk olasılığını değerlendirmek için bazı öneriler şunlardır:

• Aşağıdaki dört puanlı ölçeği göz önünde bulundurun: Çok olası olmayandan yüksek olasılığa kadar değişen dört puanlık bir ölçek önemlidir çünkü sizi tarafsız orta zeminden ayrılmaya zorlar.
• Değişkenlere aşağıdaki değerleri atayın: Olasılık, 1-4 ölçeği gibi tek bir sayı veya yüzde olarak belirtilebilir. Örneğin, çok olası olmayana %20, olası olmayana %40 ve olasıya %60 puan atayabilirsiniz.
• Her tehdidi sıralayın: Sayısal bir ölçekte karar verdikten sonra listenizdeki her tehlikeye bir olasılık değeri atayın. Ölçekteki tüm risklerinizi herkesin beğenisine göre eşleştirmek biraz müzakere gerektirebilir.
• Çeşitli bakış açıları elde edin: En yüksek kesinlik için, mümkün olduğu kadar çok paydaştan olasılığı değerlendirmesini ve yanıtlarının ortalamasını almasını isteyin.

3. Olası Sonucu Belirleyin

Risk değerlendirmenizdeki bir sonraki adım, her bir riskin potansiyel ticari etkisini belirlemektir. Bu aşamada, olasılığı tamamen reddeder ve her değişkeni kesin olarak ele alırsınız. Bu olursa projenize ne olur?

Olasılıkta olduğu gibi, verilen gerçeklere dayanarak yapabileceğiniz en iyi tahminlerle uğraşıyorsunuz. Yine, tüm proje ekibiniz ve ek paydaşlar dahil olmak üzere en iyi sonuçları verecektir.

Etkiyi ölçmek için aşağıdaki en iyi yaklaşımları göz önünde bulundurun:

• En kötüsüne hazırlanın: Etkiyi değerlendirirken karamsar olun. Bu tehlikenin projenize yol açabileceği en kötü şey nedir? Risk, en ciddi sonuca göre derecelendirilir.
• Aşağıdaki parametreleri göz önünde bulundurun: Maliyet, program, teslimatlar ve kapsam: Bu proje kategorilerinin her birinin olası sonuçlarını hesaplayın. Bir risk, ücretlerinizi nasıl artırabilir veya zaman çizelgenizi nasıl uzatabilir? Proje çıktıları üzerinde ne gibi bir etkisi olabilir? Nihai bir etki puanı elde etmek için tüm etkileri ekleyin.
• Mevcut verilerden yararlanın: Nitel değerlendirmeler öznel olsa da, tahminlerinizin mümkün olduğunca doğru olmasını sağlamak için ilgili tüm verileri kullanmalısınız.
• Bir ölçek seçin: Yalnızca olası tüm hasarları uygun şekilde inceledikten sonra bir risk atamanız gerekir.

4. Bir Risk Değerlendirme Matrisi Yapın

Artık verileri niteliksel bir risk analizi matrisinde düzenlemenin zamanı geldi. Oluşturduğunuz ölçekleri kullanarak, olasılığı bir eksene ve etki yoğunluğunu diğerine yerleştirin.

Matrisinizdeki her hücre için maruz kalma dereceleri elde etmek için, her satır ve sütun üzerindeki olasılık ve etki sıralamalarını çarpın. Maruziyet puanı, her hücredeki tehlikelerin oluşturduğu tehdidi özetler.

Aşağıdaki ipuçları bir proje risk matrisi oluşturmanıza yardımcı olacaktır:

• Grafiğinizi tercihlerinize göre oluşturun: Ekseninizin grafiğinizde yatay veya dikey bir satır olması veya ölçeğinizin artan veya azalan olması fark etmez.
• Risklerinize hazırlanın: Matrisinizi bitirdikten sonra, çalışmanızda atadığınız olasılık ve etki sıralamalarına bağlı olarak tüm risklerinizi çizin.

5. Bir risk yanıt stratejisi oluşturun

Ekibiniz, risk matrisinize dayalı olarak hangi risklerin ek eylem veya araştırma gerektirdiğini önceliklendirebilir ve eyleme geçirilebilir bir risk yanıt stratejisi geliştirebilir.

Nitel risk analizinin diğer aşamaları gibi, risk yanıt planlaması da özneldir. Risk toleransınız ve tanımlanan tehditlerin doğası, hangi risklerin azaltılması gerektiğine karar verecektir.

Daha fazla eylem veya araştırma gerektirir ve göz ardı edilebilecek olan, eyleme ihtiyaç duyanlar için bir risk azaltma yaklaşımı seçmelisiniz. Maliyet-fayda analizi, hangi yöntemlerin izlenmeye değer olduğuna karar vermenize yardımcı olabilir.

Düzenleyici amaçlar için, risk kayıtları bazen gerekli evrak işleridir. Müdahale planınızda açıklanan görevler ekibinizin üyelerine tahsis edilebilir ve mevcut proje yönetim sisteminiz kullanılarak izlenebilir.

Etkili bir risk yanıt stratejisi geliştirmek için aşağıdaki uygulamaları kullanın:

• Maruz kalma seviyeleri oluşturun: Risklerinizi önemlerine göre kategorilere ayırın. Seviyeler rastgele seçildiğinden, onları memnuniyetinize göre özelleştirebilirsiniz.
• Maruziyete bağlı renk: Renkler, risk yanıt stratejinizin önceliklerini ve sonraki adımlarını sembolize edebilir.
• Risk azaltma stratejilerini seçin: Endişeleriniz için en iyi çözümleri belirlemek için yeni bir uzmanlar grubuyla görüşmeniz gerekir. Mali danışmanlar, muhasebe uzmanları ve teknoloji uzmanları, projenizi korumanıza yardımcı olabilir.
• Riskleri sürekli olarak izleyin: Projeniz ilerledikçe, risklerin nasıl geliştiğini ve sonuç olarak risk yanıtınızın ve proje yönetimi stratejilerinizin değişmesi gerekip gerekmediğini incelemek için düzenli olarak bir araya gelmeniz gerekebilir. Bu prosedür, nTask gibi yazılımlar kullanılarak takip ve kontrol için daha kolay hale getirilebilir.

Niteliksel Risk Analizinin Sınırlamaları

Projelerde risk yönetimi çok adımlı bir prosedürdür. Bu niteliksel risk analizinin limitlerinden kaynaklanmaktadır.

Niteliksel risk analizi hiçbir önlem üretmez ve yalnızca araştırmacının bakış açısına dayanır. Niteliksel bir risk analizi, öznelliği azaltmak için birden fazla kişiyi içermelidir. Önceki ekip deneyimi, analizin doğruluğunu ve detayını etkiler. Risk ekibi daha önce böyle bir proje üzerinde çalışmadıysa, riskleri gözden kaçırabilir veya yanlış tanımlayabilir.

Nitel risk analizi, bir projedeki her bir riski değerlendirir ancak projenin genel risk maruziyetini değerlendirmez. Risk yönetimi faaliyetleri ve risk tedavisinin maliyeti de çalışmada değerlendirilmeyecektir.

Yüksek olasılık ve orta etki gibi çok sayıda risk aynı kategoriye girdiğinde, bunların ciddiyetini ayırt etmenin veya önce hangi riskin ele alınması gerektiğine karar vermenin bir yolu yoktur.

Çözüm

Risk yönetimi, risk etkisini en aza indirirken fırsatları en üst düzeye çıkarmak için veri analizine dayalı seçimlerin yapıldığı bir kültürü geliştirmekle ilgilidir.

Niteliksel risk yönetimi, risk yöneticisinin cephaneliğinde kritik bir araçtır. Proje ekiplerinin riskleri hızla önceliklendirerek hedeflerine ulaşmasını sağlar. Bu yaklaşımları kullanmak, projenizin zamanında ve bütçenin altında tamamlanma olasılığını artırır.

Ayrıca, büyük veya küçük herhangi bir proje veya kararla kullanılmasına izin vererek son derece uyarlanabilir. Yeni bir site açmayı veya çeşitli organizasyonel yapı türlerinin faydalarını karşılaştırmayı düşünüyor olun, risk analizi için önceden planlama yapmak, planlanan rotaya netlik ve güvence getirebilir.