Analisi qualitativa del rischio per project manager di livello principiante

Per affrontare i rischi con successo, ogni project manager dovrebbe sviluppare e implementare una strategia, un piano e strumenti di gestione del rischio all'inizio di ogni progetto.

Per lo più, le persone sono pessime nel valutare il rischio. Consentono ai pregiudizi di influenzare le loro decisioni o le emozioni per ostacolare i processi decisionali. Questo è il motivo per cui i project manager devono capire come analizzare il rischio in modo rapido, efficiente e strategico per una valutazione qualitativa del rischio.

La gestione del rischio è una componente essenziale di tutti gli sforzi. I project manager devono evitare incidenti mentre proiettano i risultati per garantire che i loro team eseguano i progetti senza incidenti. L'analisi qualitativa del rischio consente ai project manager di fare affidamento sui dati per analizzare e identificare i potenziali rischi per i progetti in corso in modo chiaro e accessibile.

Che cos'è l'analisi qualitativa del rischio?

Se non hai dimestichezza con la gestione dei progetti, l'analisi qualitativa del rischio è un approccio di analisi del rischio che dà la priorità ai rischi del progetto e fornisce un voto basato sulla possibilità che un rischio diventi un problema reale e sul possibile impatto sul tuo progetto.

Un'analisi qualitativa, ad esempio, potrebbe aver identificato 10 pericoli, ma non tutti sarebbero considerati una preoccupazione principale. Solo quattro rischi possono essere considerati priorità principali se hanno un grande impatto ed è probabile che si verifichino, mentre due rischi aggiuntivi costituiscono un pericolo moderato e i restanti tre rappresentano una minaccia bassa. Questi cinque rischi rimanenti avrebbero la priorità come un livello medio-basso.

Differenza tra valutazione del rischio qualitativa e quantitativa?

L'analisi qualitativa del rischio descrive i rischi in termini soggettivi e relativi. Per l'analisi qualitativa, è sufficiente sapere che qualcosa è estremamente rischioso o più pericoloso del prossimo componente dell'elenco.

Un'analisi quantitativa del rischio descrive le stesse minacce in cifre tangibili. Potrebbero essere necessari processi più rigorosi, come test di verifica del concetto o modelli statistici.

L'analisi qualitativa del rischio per un progetto di costruzione di abitazioni, ad esempio, potrebbe rivelare che è molto probabile che una probabile scarsità di legname causi un ritardo nel progetto e un superamento del budget.

Vantaggi dell'analisi qualitativa del rischio

Il vantaggio principale di un approccio quantitativo è determinare la probabilità di raggiungere un determinato obiettivo del progetto. Calcolare l'esposizione al rischio del progetto e l'entità di eventuali costi e programmare eventuali imprevisti che potrebbero essere richiesti. La modellizzazione quantitativa estensiva per le grandi imprese può rappresentare una sfida logistica e finanziaria sostanziale. Un'analisi qualitativa del tuo ambiente di rischio può fornirti le informazioni necessarie per definire le priorità dei progetti in modo rapido ed efficiente. Diversi fattori sono all'opera.

Aiuta a riconoscere

• Rischi che potresti incontrare in ogni fase dello sviluppo del tuo progetto economico Battute d'arresto
• Eventi accidentali e loro conseguenze
• Le incertezze e le ipotesi danneggiano la funzionalità vitale del sistema.
• Metodi di controllo
• Misure che devono essere attuate per ridurre i livelli di rischio
• Di conseguenza, può ridurre al minimo i loro effetti dannosi e quindi migliorare il risultato.
• Stime della probabilità di raggiungere gli obiettivi.
• Una contingenza deve essere espressa per raggiungere il livello di comfort desiderato.

Poiché il team di progetto non utilizza strumenti specializzati o software di gestione del rischio, non è richiesta alcuna formazione. La frequenza del verificarsi del rischio ha scarso impatto sull'analisi qualitativa del rischio. Di conseguenza, il team di studio può risparmiare tempo non prevedendo la frequenza e la tempistica precisa di ciascun rischio.

L'analisi qualitativa del rischio classifica i pericoli in base alla loro probabilità ed effetto. Ciò rende semplice determinare su quali rischi un'azienda dovrebbe concentrarsi.

L'analisi qualitativa del rischio classifica i rischi in base alla loro probabilità ed effetto. Ciò rende semplice determinare su quali rischi un'azienda dovrebbe concentrarsi.

Vedi anche:

Rischio intrinseco vs residuo: differenze ed esempi spiegati

Come eseguire una valutazione qualitativa del rischio?

La valutazione qualitativa del rischio è un compito cruciale per i project manager. Dovrebbe essere fatto all'inizio della fase di pianificazione del progetto e quindi rivalutato man mano che il progetto avanza e le condizioni cambiano.

L'aggiornamento dei criteri di rischio durante il progetto può consentire di acquistare al momento giusto per evitare aumenti di prezzo.

L'analisi qualitativa del rischio si compone delle cinque fasi elencate di seguito:

1. Identificazione del rischio

Il primo passo è identificare la minaccia. I project manager dovrebbero pensare a tutto ciò che potrebbe influenzare il completamento del progetto. Inizia identificando i rischi meno gravi ed evidenti, che ti porteranno a quelli più significativi e complicati.

• Considera i rischi tecnologici: quale tecnologia è necessaria per il tuo progetto e se fallisce? Considera tutti i guasti tecnici che potrebbero avere un impatto sul tuo progetto, da dati errati a problemi di qualità a problemi software.
• Includere minacce esterne: i fattori esterni che influenzano i risultati del progetto includono problemi di gestione degli appalti, una dichiarazione di lavoro debole e condizioni meteorologiche avverse. Includere quanti più fattori esterni possibile.
• Considera i rischi organizzativi : le minacce interne includono vincoli di bilancio, vincoli di capacità e conflitti interdipartimentali.
• Riconoscere i rischi di gestione del progetto: considerare i rischi di gestione della qualità del progetto, comprese le autorizzazioni tardive e la perdita di un membro chiave del team di progetto.

2. Stima della Probabilità

Dopo aver raccolto un elenco completo di potenziali pericoli, è necessario valutarne la probabilità. Stai solo analizzando la possibilità che si verifichi il rischio a questo punto dello studio, non il tipo o la portata delle perdite che potrebbero verificarsi.

Alcune raccomandazioni per la valutazione della probabilità di rischio sono le seguenti:

• Considera la seguente scala a quattro punti: una scala a quattro punti che va da molto improbabile a altamente probabile è essenziale perché ti costringe ad allontanarti dalla terra di mezzo neutrale.
• Assegna i seguenti valori alle variabili: La probabilità può essere indicata come un singolo numero, ad esempio una scala da 1 a 4, o come percentuale. Ad esempio, puoi assegnare un punteggio del 20% a altamente improbabile, 40% a improbabile e 60% a probabile.
• Classifica ogni minaccia: dopo aver deciso una scala numerica, assegna un valore di probabilità a ogni pericolo nella tua lista. Potrebbe essere necessaria una certa ponderazione per abbinare tutti i tuoi rischi sulla scala ai gusti di tutti.
• Ottieni una varietà di prospettive: per la massima precisione, chiedi a quante più parti interessate possibile di valutare le probabilità e fare una media delle loro risposte.

3. Determinare la probabile conseguenza

Il passaggio successivo nella valutazione del rischio consiste nel determinare il potenziale impatto aziendale di ciascun rischio. Durante questa fase, elimini completamente la probabilità e tratti ogni variabile come una certezza. Cosa accadrebbe al tuo progetto se ciò accadesse?

Come con la probabilità, hai a che fare con le migliori stime che puoi fare sulla base dei fatti dati. Anche in questo caso, l'inclusione dell'intero team di progetto e di altre parti interessate produrrà i migliori risultati.

Considera gli approcci migliori per misurare l'impatto come segue:

• Preparati al peggio: quando valuti l'impatto, sii pessimista. Qual è il peggio che questo pericolo può causare al tuo progetto? Il rischio è valutato in base all'esito più grave.
• Considera i seguenti parametri: Costo, pianificazione, risultati finali e ambito: calcola i probabili risultati di ciascuna di queste categorie di progetti. In che modo un rischio può aumentare i tuoi addebiti o estendere la tua tempistica? Che impatto può avere sui risultati del progetto? Per acquisire un punteggio di impatto finale, aggiungi tutti gli impatti.
• Utilizza i dati disponibili: anche se le valutazioni qualitative sono soggettive, dovresti utilizzare tutti i dati rilevanti per assicurarti che le tue stime siano il più accurate possibile.
• Scegli una scala: Devi assegnare un rischio solo dopo aver esaminato correttamente tutti i possibili danni.

4. Creare una matrice di valutazione del rischio

È giunto il momento di organizzare i dati in una matrice di analisi del rischio qualitativa. Usando le scale costruite, posiziona la probabilità su un asse e l'intensità dell'impatto sull'altro.

Per acquisire le valutazioni dell'esposizione per ogni cella della matrice, moltiplica le classifiche di probabilità e impatto su ogni riga e colonna. Il punteggio di esposizione riassume la minaccia rappresentata dai pericoli in ciascuna cella.

I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare una matrice di rischio del progetto:

• Crea il tuo grafico in base alle tue preferenze: non fa differenza se il tuo asse è una riga orizzontale o verticale nel tuo grafico o se la tua scala è ascendente o discendente.
• Preparati per i tuoi rischi: dopo aver terminato la tua matrice, traccia tutti i tuoi rischi a seconda della probabilità e delle classifiche di impatto che hai assegnato nel tuo studio.

5. Creare una strategia di risposta al rischio

Il tuo team può dare la priorità a quali esposizioni richiedono azioni o indagini aggiuntive in base alla tua matrice di rischio e sviluppare una strategia di risposta al rischio attuabile.

Come le altre fasi dell'analisi qualitativa del rischio, la pianificazione della risposta al rischio è soggettiva. La tua tolleranza al rischio e la natura delle minacce identificate decideranno quali esposizioni devono essere mitigate.

Richiede più azione o indagine e ciò potrebbe essere ignorato, è necessario selezionare un approccio di mitigazione del rischio per coloro che richiedono un'azione. Un'analisi costi-benefici può aiutarti a decidere quali metodi vale la pena perseguire.

A fini regolamentari, i registri dei rischi sono occasionalmente documenti cartacei necessari. Le attività descritte nel tuo piano di risposta possono essere assegnate ai membri del tuo team e monitorate utilizzando il tuo sistema di gestione dei progetti esistente

Utilizzare le seguenti pratiche per sviluppare una strategia di risposta al rischio efficace:

• Crea livelli di esposizione: ordina i tuoi rischi in categorie in base alla loro importanza. Poiché i livelli sono scelti a caso, puoi personalizzarli a tuo piacimento.
• Colore dipendente dall'esposizione: i colori possono simboleggiare le priorità e le fasi successive della strategia di risposta al rischio.
• Seleziona le strategie di mitigazione del rischio: devi parlare con un nuovo gruppo di specialisti per determinare le migliori soluzioni per le tue preoccupazioni. Consulenti finanziari, esperti contabili e professionisti della tecnologia possono aiutarti a proteggere il tuo progetto.
• Monitorare continuamente i rischi: man mano che il progetto procede, potrebbe essere necessario incontrarsi regolarmente per esaminare come si sono evoluti i rischi e se la risposta al rischio e le strategie di gestione del progetto devono cambiare di conseguenza. Questa procedura può essere semplificata da tracciare e controllare utilizzando software come nTask.

I limiti dell'analisi qualitativa del rischio

La gestione del rischio nei progetti è una procedura in più fasi. Ciò è dovuto ai limiti dell'analisi qualitativa del rischio.

L'analisi qualitativa del rischio non produce misure e si basa solo sul punto di vista del ricercatore. Un'analisi qualitativa del rischio dovrebbe coinvolgere più persone per ridurre la soggettività. L'esperienza precedente del team influenza l'accuratezza e il dettaglio dell'analisi. Se il team di rischio non ha mai lavorato a un progetto come questo prima, potrebbe trascurare o identificare i rischi in modo errato.

L'analisi qualitativa del rischio valuta ciascun rischio su un progetto ma non valuta l'esposizione complessiva al rischio del progetto. Anche il costo delle attività di gestione del rischio e del trattamento del rischio non sarà valutato nello studio.

Quando numerosi rischi rientrano nella stessa categoria, come l'alta probabilità e l'impatto medio, non c'è modo di distinguerne la gravità o decidere quale rischio dovrebbe essere affrontato per primo.

Conclusione

La gestione del rischio consiste nel coltivare una cultura in cui le scelte vengono fatte sulla base dell'analisi dei dati per massimizzare le opportunità riducendo al minimo l'impatto del rischio.

La gestione qualitativa del rischio è uno strumento fondamentale nell'arsenale del gestore del rischio. Consente ai team di progetto di raggiungere i propri obiettivi assegnando rapidamente la priorità ai rischi. L'uso di questi approcci aumenta la probabilità che il tuo progetto venga completato in tempo e sotto budget.

È anche estremamente adattabile, consentendo di utilizzarlo con qualsiasi progetto o decisione, grande o piccola che sia. Sia che tu stia pensando di aprire un nuovo sito o di confrontare i vantaggi di vari tipi di struttura organizzativa, pianificare in anticipo l'analisi del rischio può apportare chiarezza e sicurezza al percorso pianificato.