การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพสำหรับผู้จัดการโครงการระดับเริ่มต้น

เพื่อจัดการกับความเสี่ยงได้สำเร็จ ผู้จัดการโครงการแต่ละคนควรพัฒนาและใช้กลยุทธ์ แผน และเครื่องมือการบริหารความเสี่ยงเมื่อเริ่มต้นแต่ละโครงการ

คนส่วนใหญ่ประเมินความเสี่ยงไม่ดี พวกเขายอมให้อคติมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจหรืออารมณ์เพื่อขัดขวางกระบวนการตัดสินใจ นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจวิธีวิเคราะห์ความเสี่ยงอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และมีกลยุทธ์ในการประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพ

การจัดการความเสี่ยงเป็นองค์ประกอบสำคัญของความพยายามทั้งหมด ผู้จัดการโครงการต้องหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุในขณะที่คาดการณ์ผลลัพธ์เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของพวกเขาดำเนินโครงการโดยไม่เกิดอุบัติเหตุ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพช่วยให้ผู้จัดการโครงการพึ่งพาข้อมูลเพื่อวิเคราะห์และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ได้อย่างชัดเจนและเข้าถึงได้

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพคืออะไร?

หากคุณไม่คุ้นเคยกับการจัดการโครงการ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพเป็นแนวทางการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่จัดลำดับความสำคัญของอันตรายของโครงการและให้เกรดโดยพิจารณาจากโอกาสที่ความเสี่ยงจะกลายเป็นปัญหาที่แท้จริงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ

ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์เชิงคุณภาพ อาจระบุอันตรายได้ 10 ประการ แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่จะถือว่าเป็นเรื่องที่น่ากังวลที่สุด ความเสี่ยงเพียง 4 รายการเท่านั้นที่อาจถือเป็นลำดับความสำคัญสูงสุด หากมีความเสี่ยงสูงและมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น ขณะที่ความเสี่ยงเพิ่มเติมอีก 2 รายการถือเป็นอันตรายระดับปานกลาง และอีก 3 รายการที่เหลือถือเป็นภัยคุกคามในระดับต่ำ ความเสี่ยงที่เหลือทั้งห้านี้จะถูกจัดลำดับความสำคัญเป็นปานกลางถึงต่ำ

ความแตกต่างระหว่างการประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ?

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพอธิบายความเสี่ยงในแง่อัตนัยและสัมพันธ์กัน สำหรับการวิเคราะห์เชิงคุณภาพ การรู้ว่าบางสิ่งมีความเสี่ยงมากเกินไปหรืออันตรายกว่าองค์ประกอบถัดไปในรายการของคุณก็เพียงพอแล้ว

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณอธิบายภัยคุกคามเดียวกันในรูปแบบที่จับต้องได้ อาจจำเป็นต้องมีกระบวนการที่เข้มงวดมากขึ้น เช่น การพิสูจน์การทดสอบแนวคิดหรือการสร้างแบบจำลองทางสถิติ

ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพสำหรับโครงการสร้างบ้าน อาจเผยให้เห็นว่าการขาดแคลนไม้ที่น่าจะเป็นไปได้ค่อนข้างจะทำให้โครงการล่าช้าและเกินงบประมาณ

ข้อดีของการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ

ประโยชน์หลักของแนวทางเชิงปริมาณคือการกำหนดความเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมายของโครงการ คำนวณความเสี่ยงของโครงการและขอบเขตของต้นทุนและกำหนดการที่อาจจำเป็น แบบจำลองเชิงปริมาณที่กว้างขวางสำหรับองค์กรขนาดใหญ่อาจเป็นความท้าทายด้านลอจิสติกส์และการเงินอย่างมาก การวิเคราะห์เชิงคุณภาพของสภาพแวดล้อมความเสี่ยงของคุณอาจให้ข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มีหลายปัจจัยในการทำงาน

ช่วยในการรับรู้

• ความเสี่ยงที่คุณอาจเผชิญในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาความพ่ายแพ้ของโครงการทางเศรษฐกิจ
• เหตุบังเอิญและผลที่ตามมา
• ความไม่แน่นอนและการสันนิษฐานก่อให้เกิดอันตรายต่อการทำงานที่สำคัญของระบบ
• วิธีการควบคุม
• มาตรการที่ต้องดำเนินการเพื่อลดระดับความเสี่ยง
• เป็นผลให้อาจลดผลกระทบที่เป็นอันตรายและเพิ่มผลลัพธ์
• ประมาณการความเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมาย
• ต้องแสดงสถานการณ์ฉุกเฉินเพื่อให้ได้ระดับความสะดวกสบายที่ต้องการ

เนื่องจากทีมโครงการไม่ได้ใช้เครื่องมือพิเศษใดๆ หรือซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยง ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม ความถี่ของการเกิดความเสี่ยงมีผลเพียงเล็กน้อยต่อการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ เป็นผลให้ทีมศึกษาสามารถประหยัดเวลาโดยไม่คาดการณ์ความถี่และระยะเวลาที่แม่นยำของความเสี่ยงแต่ละอย่าง

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพจัดหมวดหมู่อันตรายตามโอกาสและผลกระทบ สิ่งนี้ทำให้กำหนดความเสี่ยงที่ธุรกิจควรเน้นที่ความเรียบง่าย

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพจัดหมวดหมู่ความเสี่ยงตามโอกาสและผลกระทบ สิ่งนี้ทำให้กำหนดความเสี่ยงที่ธุรกิจควรเน้นที่ความเรียบง่าย

ดู:

ความเสี่ยงโดยธรรมชาติและความเสี่ยงตกค้าง: อธิบายความแตกต่างและตัวอย่าง

การประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพทำอย่างไร?

การประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพเป็นงานที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ ควรทำในช่วงต้นของขั้นตอนการวางแผนโครงการ แล้วจึงประเมินใหม่เมื่อโครงการดำเนินไปและเงื่อนไขการเปลี่ยนแปลง

การอัปเดตเกณฑ์ความเสี่ยงระหว่างโครงการช่วยให้คุณสามารถซื้อได้ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการขึ้นราคา

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพประกอบด้วยห้าขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. การระบุความเสี่ยง

ขั้นตอนแรกคือการระบุภัยคุกคาม ผู้จัดการโครงการควรคิดถึงสิ่งใดก็ตามที่อาจส่งผลต่อความสมบูรณ์ของโครงการ เริ่มต้นด้วยการระบุอันตรายที่ร้ายแรงน้อยกว่าและชัดเจน ซึ่งจะนำคุณไปสู่อันตรายที่สำคัญและซับซ้อนกว่านั้น

• พิจารณาความเสี่ยงด้านเทคโนโลยี: เทคโนโลยีใดที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ และหากล้มเหลวจะเป็นอย่างไร พิจารณารายละเอียดทางเทคนิคทั้งหมดที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ ตั้งแต่ข้อมูลที่ผิดพลาดไปจนถึงข้อกังวลด้านคุณภาพ ไปจนถึงปัญหาซอฟต์แวร์
• รวมภัยคุกคามจากภายนอก: ปัจจัยภายนอกที่มีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ของโครงการ ได้แก่ ปัญหาด้านการจัดการการจัดซื้อ การทำงานที่อ่อนแอ และสภาพอากาศเลวร้าย รวมปัจจัยภายนอกให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
• พิจารณาความเสี่ยงขององค์กร : ภัยคุกคามภายใน ได้แก่ ข้อจำกัดด้านงบประมาณ ข้อจำกัดด้านความสามารถ และความขัดแย้งระหว่างแผนก
• ตระหนักถึงความเสี่ยงในการจัดการโครงการ: พิจารณาความเสี่ยงด้านการจัดการคุณภาพโครงการ รวมถึงการผ่านพ้นสายงานและการสูญเสียสมาชิกในทีมโครงการคนสำคัญ

2. การประมาณความน่าจะเป็น

เมื่อคุณได้รวบรวมรายการอันตรายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดแล้ว คุณต้องประเมินความเป็นไปได้ คุณกำลังวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ณ จุดนี้ของการศึกษาเท่านั้น ไม่ใช่ประเภทหรือขอบเขตของการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น

คำแนะนำบางประการสำหรับการประเมินความน่าจะเป็นของความเสี่ยงมีดังนี้:

• พิจารณามาตราส่วนสี่จุดต่อไปนี้: มาตราส่วน สี่จุดตั้งแต่มีโอกาสน้อยมากถึงเป็นไปได้สูงเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากมันบังคับให้คุณออกจากพื้นกลางที่เป็นกลาง
• กำหนดค่าต่อไปนี้ให้กับตัวแปร: ความน่าจะเป็นสามารถระบุเป็นตัวเลขเดียว เช่น มาตราส่วน 1-4 หรือเป็นเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดคะแนน 20% ให้กับไม่น่าเป็นไปได้สูง 40% ให้ไม่น่าเป็นไปได้ และ 60% ให้มีความเป็นไปได้
• จัดอันดับภัยคุกคามแต่ละรายการ: เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับมาตราส่วนตัวเลขแล้ว กำหนดค่าความน่าจะเป็นให้กับอันตรายแต่ละรายการในรายการของคุณ อาจต้องใช้การไตร่ตรองบางอย่างเพื่อจับคู่ความเสี่ยงทั้งหมดของคุณในระดับที่ทุกคนชอบ
• รับมุมมองที่หลากหลาย: เพื่อความแม่นยำสูงสุด ให้ถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อประเมินความน่าจะเป็นและหาค่าเฉลี่ยของคำตอบ

3. กำหนดผลที่น่าจะเป็น

ขั้นตอนต่อไปในการประเมินความเสี่ยงของคุณคือการกำหนดผลกระทบทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงแต่ละอย่าง ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณละเลยความน่าจะเป็นโดยสิ้นเชิงและถือว่าทุกตัวแปรเป็นความแน่นอน จะเกิดอะไรขึ้นกับโครงการของคุณหากสิ่งนี้เกิดขึ้น

เช่นเดียวกับความน่าจะเป็น คุณกำลังเผชิญกับการประมาณค่าที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้โดยพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ให้มา อีกครั้ง รวมถึงทีมงานโครงการทั้งหมดของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติมจะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

พิจารณาแนวทางที่ดีที่สุดในการวัดผลกระทบดังนี้

• เตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด: เมื่อประเมินผลกระทบ ให้มองโลกในแง่ร้าย อะไรคือสิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่อันตรายนี้อาจก่อให้เกิดกับโครงการของคุณ? ความเสี่ยงถูกจัดอันดับตามผลลัพธ์ที่ร้ายแรงที่สุด
• พิจารณาพารามิเตอร์ต่อไปนี้: ต้นทุน กำหนดการ ผลลัพธ์ และขอบเขต: คำนวณผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของแต่ละประเภทโครงการเหล่านี้ ความเสี่ยงจะเพิ่มค่าใช้จ่ายหรือขยายระยะเวลาได้อย่างไร? ผลกระทบที่อาจส่งผลต่อการส่งมอบโครงการ? หากต้องการทราบคะแนนผลกระทบขั้นสุดท้าย ให้เพิ่มผลกระทบทั้งหมด
• ใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีอยู่: แม้ว่าการประเมินเชิงคุณภาพจะเป็นแบบอัตนัย คุณควรใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการประมาณการของคุณมีความถูกต้องมากที่สุด
• เลือกมาตราส่วน: คุณต้องกำหนดความเสี่ยงหลังจากตรวจสอบความเสียหายที่เป็นไปได้ทั้งหมดอย่างถูกต้องแล้วเท่านั้น

4. สร้างเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยง

ถึงเวลาแล้วที่จะจัดระเบียบข้อมูลลงในเมทริกซ์การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ ใช้ตาชั่งที่คุณสร้างขึ้น วางความน่าจะเป็นบนแกนหนึ่งและความเข้มของการกระแทกที่อีกแกนหนึ่ง

หากต้องการรับการจัดอันดับการเปิดรับแสงสำหรับแต่ละเซลล์ในเมทริกซ์ของคุณ ให้คูณโอกาสและการจัดอันดับผลกระทบในแต่ละแถวและคอลัมน์ คะแนนการสัมผัสจะสรุปภัยคุกคามที่เกิดจากอันตรายในแต่ละเซลล์

เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยคุณสร้างเมทริกซ์ความเสี่ยงของโครงการ:

• สร้างแผนภูมิตามความต้องการของคุณ: ไม่สำคัญว่าแกนของคุณจะเป็นแถวแนวนอนหรือแนวตั้งในแผนภูมิหรือมาตราส่วนของคุณขึ้นหรือลง
• เตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงของคุณ: หลังจากที่คุณทำเมทริกซ์ของคุณเสร็จแล้ว ให้พล็อตความเสี่ยงทั้งหมดของคุณโดยขึ้นอยู่กับโอกาสและการจัดอันดับผลกระทบที่คุณกำหนดในการศึกษาของคุณ

5. สร้างกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยง

ทีมของคุณอาจจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่จำเป็นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติมหรือการตรวจสอบตามเมทริกซ์ความเสี่ยงของคุณ และพัฒนากลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงที่นำไปปฏิบัติได้

เช่นเดียวกับขั้นตอนอื่นๆ ของการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ การวางแผนตอบสนองความเสี่ยงนั้นเป็นแบบอัตนัย ความเสี่ยงที่ยอมรับได้และลักษณะของภัยคุกคามที่ระบุจะเป็นตัวตัดสินว่าต้องลดความเสี่ยงใด

จำเป็นต้องมีการดำเนินการหรือการสอบสวนเพิ่มเติม ซึ่งอาจละเลยได้ คุณต้องเลือกวิธีการลดความเสี่ยงสำหรับผู้ที่ต้องการการดำเนินการ การวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าวิธีการใดที่คุ้มค่าที่จะดำเนินการ

เพื่อวัตถุประสงค์ด้านกฎระเบียบ การลงทะเบียนความเสี่ยงเป็นเอกสารที่จำเป็นในบางครั้ง งานที่อธิบายไว้ในแผนการตอบสนองของคุณสามารถจัดสรรให้กับสมาชิกของทีมและตรวจสอบได้โดยใช้ระบบการจัดการโครงการที่มีอยู่ของคุณ

ใช้แนวทางปฏิบัติต่อไปนี้เพื่อพัฒนากลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ:

• สร้างระดับความเสี่ยง: จัดเรียงความเสี่ยงของคุณเป็นหมวดหมู่ตามความสำคัญ เนื่องจากระดับต่างๆ จะถูกสุ่มเลือก คุณจึงปรับแต่งระดับได้ตามความพอใจของคุณ
• สีขึ้นอยู่กับการรับแสง: สีสามารถเป็นสัญลักษณ์ของลำดับความสำคัญของกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงและขั้นตอนต่อไป
• เลือกกลยุทธ์การลดความเสี่ยง: คุณต้องพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญชุดใหม่เพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับข้อกังวลของคุณ ที่ปรึกษาทางการเงิน ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี และผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสามารถช่วยคุณปกป้องโครงการของคุณได้
• ติดตามตรวจสอบความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง: ในขณะที่โครงการของคุณดำเนินไป คุณอาจต้องพบปะเป็นประจำเพื่อตรวจสอบว่าความเสี่ยงมีวิวัฒนาการอย่างไร และการตอบสนองความเสี่ยงและกลยุทธ์การจัดการโครงการจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ขั้นตอนนี้อาจทำให้ติดตามและควบคุมได้ง่ายขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์เช่น nTask

ข้อจำกัดของการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ

การบริหารความเสี่ยงในโครงการมีขั้นตอนหลายขั้นตอน เนื่องจากข้อจำกัดของการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพ

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพไม่ได้สร้างมาตรการใดๆ และขึ้นอยู่กับมุมมองของผู้วิจัยเท่านั้น การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพควรเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายๆ คนเพื่อลดความเป็นอัตวิสัย ประสบการณ์ของทีมก่อนหน้านี้มีอิทธิพลต่อความแม่นยำและรายละเอียดของการวิเคราะห์ หากทีมเสี่ยงไม่เคยทำงานในโครงการแบบนี้มาก่อน พวกเขาอาจมองข้ามหรือระบุความเสี่ยงอย่างไม่ถูกต้อง

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพจะประเมินแต่ละความเสี่ยงในโครงการ แต่ไม่ได้ประเมินความเสี่ยงโดยรวมของโครงการ ค่าใช้จ่ายของกิจกรรมการจัดการความเสี่ยงและการรักษาความเสี่ยงจะไม่ได้รับการประเมินในการศึกษาเช่นกัน

เมื่อความเสี่ยงจำนวนมากจัดอยู่ในประเภทเดียวกัน เช่น โอกาสสูงและผลกระทบปานกลาง ไม่มีทางที่จะแยกแยะความรุนแรงหรือตัดสินใจว่าควรจัดการกับความเสี่ยงใดก่อน

บทสรุป

การจัดการความเสี่ยงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเพาะปลูกวัฒนธรรมซึ่งการตัดสินใจเลือกจะขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อเพิ่มโอกาสสูงสุดในขณะที่ลดผลกระทบของความเสี่ยง

การจัดการความเสี่ยงเชิงคุณภาพเป็นเครื่องมือสำคัญในคลังอาวุธของผู้จัดการความเสี่ยง ช่วยให้ทีมโครงการบรรลุวัตถุประสงค์โดยการจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงอย่างรวดเร็ว การใช้วิธีการเหล่านี้จะเพิ่มโอกาสที่โครงการของคุณจะเสร็จทันเวลาและอยู่ภายใต้งบประมาณ

นอกจากนี้ยังปรับเปลี่ยนได้อย่างมาก ทำให้สามารถใช้กับโครงการหรือการตัดสินใจใด ๆ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ไม่ว่าคุณกำลังพิจารณาเปิดไซต์ใหม่หรือเปรียบเทียบประโยชน์ของโครงสร้างองค์กรประเภทต่างๆ การวางแผนล่วงหน้าสำหรับการวิเคราะห์ความเสี่ยงอาจนำมาซึ่งความชัดเจนและความมั่นใจในเส้นทางที่วางแผนไว้