Análisis cualitativo de riesgos para gerentes de proyectos de nivel principiante

Para hacer frente a los riesgos con éxito, cada director de proyecto debe desarrollar e implementar una estrategia, un plan y herramientas de gestión de riesgos al comienzo de cada proyecto.

En su mayoría, las personas son malas para evaluar el riesgo. Permiten que los sesgos influyan en sus decisiones o emociones para obstaculizar los procesos de toma de decisiones. Esta es la razón por la cual los gerentes de proyecto deben comprender cómo analizar el riesgo de manera rápida, eficiente y estratégica para la evaluación cualitativa del riesgo.

La gestión de riesgos es un componente esencial de todos los esfuerzos. Los gerentes de proyecto deben evitar accidentes mientras proyectan resultados para garantizar que sus equipos ejecuten proyectos sin incidentes. El análisis cualitativo de riesgos permite a los directores de proyectos confiar en los datos para analizar e identificar los riesgos potenciales de los proyectos en curso de una manera clara y accesible.

¿Qué es el Análisis Cualitativo de Riesgos?

Si no está familiarizado con la gestión de proyectos, el análisis cualitativo de riesgos es un enfoque de análisis de riesgos que prioriza los peligros del proyecto y proporciona una calificación basada en la posibilidad de que un riesgo se convierta en un problema real y el posible impacto en su proyecto.

Un análisis cualitativo, por ejemplo, puede haber identificado 10 peligros, pero no todos se ponderarían como una preocupación principal. Solo cuatro riesgos pueden considerarse de máxima prioridad si tienen un gran impacto y es probable que ocurran, mientras que dos riesgos adicionales constituyen un peligro moderado y los tres restantes representan una amenaza baja. Estos cinco riesgos restantes se priorizarían como de medio a bajo.

¿Diferencia entre evaluación de riesgos cualitativa y cuantitativa?

El análisis cualitativo de riesgos describe los riesgos en términos subjetivos y relativos. Para el análisis cualitativo, basta con saber que algo es extremadamente arriesgado o más peligroso que el siguiente componente de la lista.

Un análisis de riesgo cuantitativo describe las mismas amenazas en cifras tangibles. Pueden ser necesarios procesos más rigurosos, como pruebas de prueba de concepto o modelado estadístico.

El análisis cualitativo de riesgos para un proyecto de construcción de viviendas, por ejemplo, podría revelar que una probable escasez de madera es muy probable que provoque que el proyecto se retrase y sobrepase el presupuesto.

Ventajas del análisis cualitativo de riesgos

El principal beneficio de un enfoque cuantitativo es determinar la probabilidad de alcanzar una determinada meta del proyecto. Calcule la exposición al riesgo del proyecto y el alcance de las contingencias de costos y cronograma que puedan ser necesarias. El modelado cuantitativo extensivo para grandes empresas puede ser un desafío logístico y financiero sustancial. Un análisis cualitativo de su entorno de riesgo puede brindarle la información que necesita para priorizar proyectos de manera rápida y eficiente. Hay varios factores en juego.

Ayuda a reconocer

• Riesgos que puede enfrentar en cada paso del desarrollo de su proyecto económico Contratiempos
• Hechos accidentales y sus consecuencias.
• Las incertidumbres y suposiciones dañan la funcionalidad vital del sistema.
• Métodos de control
• Medidas que deben implementarse para reducir los niveles de riesgo
• Como resultado, puede minimizar sus efectos dañinos y así mejorar el resultado.
• Estimaciones de la probabilidad de alcanzar los objetivos.
• Se debe expresar una contingencia para lograr el nivel de confort deseado.

Debido a que el equipo del proyecto no utiliza herramientas especializadas ni software de gestión de riesgos, no se requiere capacitación. La frecuencia de ocurrencia del riesgo tiene poca relación con el análisis de riesgo cualitativo. Como resultado, el equipo de estudio puede ahorrar tiempo al no pronosticar la frecuencia y el momento preciso de cada riesgo.

El análisis cualitativo de riesgos clasifica los peligros en función de su probabilidad y efecto. Esto hace que determinar en qué riesgos una empresa debe enfocarse sea simple.

El análisis cualitativo de riesgos clasifica los riesgos en función de su probabilidad y efecto. Esto hace que determinar en qué riesgos una empresa debe enfocarse sea simple.

Ver también:

Riesgo inherente versus riesgo residual: diferencias y ejemplos explicados

¿Cómo realizar una evaluación cualitativa de riesgos?

La evaluación cualitativa de riesgos es una tarea crucial para los directores de proyectos. Debe hacerse al principio de la fase de planificación del proyecto y luego volver a evaluarse a medida que el proyecto avanza y las condiciones cambian.

Actualizar los criterios de riesgo durante el proyecto puede permitirle comprar en el momento adecuado para evitar subidas de precios.

El análisis cualitativo de riesgos consta de las cinco fases que se enumeran a continuación:

1. Identificación del riesgo

El primer paso es identificar la amenaza. Los gerentes de proyecto deben pensar en cualquier cosa que pueda afectar la finalización del proyecto. Comience identificando los peligros menos graves y evidentes, que lo llevarán a los más significativos y complicados.

• Considere los riesgos tecnológicos: ¿Qué tecnología es necesaria para su proyecto y qué sucede si falla? Considere todas las fallas técnicas que podrían afectar su proyecto, desde datos erróneos hasta problemas de calidad y problemas de software.
• Incluya amenazas externas: los factores externos que influyen en los resultados del proyecto incluyen problemas de gestión de adquisiciones, una declaración de trabajo débil y clima severo. Incluya tantos factores externos como sea posible.
• Considere los riesgos organizacionales : las amenazas internas incluyen limitaciones presupuestarias, limitaciones de capacidad y conflictos interdepartamentales.
• Reconocer los riesgos de la gestión de proyectos: Considere los riesgos de la gestión de la calidad del proyecto, incluidas las autorizaciones tardías y la pérdida de un miembro clave del equipo del proyecto.

2. Estimación de Probabilidad

Una vez que haya recopilado una lista completa de peligros potenciales, debe evaluar su probabilidad. Solo está analizando la posibilidad de que ocurra el riesgo en este punto del estudio, no el tipo o alcance de las pérdidas que pueden ocurrir.

Algunas recomendaciones para evaluar la probabilidad de riesgo son las siguientes:

• Considere la siguiente escala de cuatro puntos: Una escala de cuatro puntos que va de muy improbable a muy probable es esencial porque lo obliga a apartarse del término medio neutral.
• Asigne los siguientes valores a las variables: La probabilidad puede expresarse como un solo número, como una escala de 1 a 4, o como un porcentaje. Puede, por ejemplo, asignar una puntuación del 20 % a muy poco probable, del 40 % a poco probable y del 60 % a probable.
• Clasifique cada amenaza: una vez que haya decidido una escala numérica, asigne un valor de probabilidad a cada peligro en su lista. Puede tomar algo de deliberación hacer coincidir todos sus riesgos en la báscula con el gusto de todos.
• Obtenga una diversidad de perspectivas: para obtener la mayor precisión, solicite a tantos interesados ​​como sea posible que evalúen la probabilidad y promedien sus respuestas.

3. Determinar la probable consecuencia

El siguiente paso en su evaluación de riesgos es determinar el impacto comercial potencial de cada riesgo. Durante esta etapa, descarta por completo la probabilidad y trata cada variable como una certeza. ¿Qué pasaría con tu proyecto si esto sucediera?

Al igual que con la probabilidad, está tratando con las mejores estimaciones que puede hacer en función de los hechos dados. Una vez más, incluir a todo el equipo del proyecto y a las partes interesadas adicionales producirá los mejores resultados.

Considere los mejores enfoques para medir el impacto de la siguiente manera:

• Prepárese para lo peor: cuando evalúe el impacto, sea pesimista. ¿Qué es lo peor que este peligro puede causar a su proyecto? El riesgo se clasifica en función del resultado más grave.
• Considere los siguientes parámetros: costo, cronograma, entregables y alcance: calcule los resultados probables de cada una de estas categorías de proyectos. ¿Cómo puede un riesgo aumentar sus cargos o extender su línea de tiempo? ¿Qué impacto puede tener en los entregables del proyecto? Para adquirir una puntuación de impacto final, sume todos los impactos.
• Utilice los datos disponibles: aunque las evaluaciones cualitativas son subjetivas, debe utilizar todos los datos relevantes para asegurarse de que sus estimaciones sean lo más precisas posible.
• Elija una escala: debe asignar un riesgo solo después de examinar adecuadamente todos los daños posibles.

4. Hacer una Matriz de Evaluación de Riesgos

Ahora es el momento de organizar los datos en una matriz de análisis de riesgo cualitativo. Usando sus escalas construidas, coloque la probabilidad en un eje y la intensidad del impacto en el otro.

Para adquirir clasificaciones de exposición para cada celda de su matriz, multiplique las clasificaciones de probabilidad e impacto sobre cada fila y columna. La puntuación de exposición resume la amenaza que representan los peligros en cada celda.

Los siguientes consejos le ayudarán a crear una matriz de riesgo del proyecto:

• Cree su gráfico según sus preferencias: no importa si su eje es una fila horizontal o vertical en su gráfico o si su escala es ascendente o descendente.
• Prepárese para sus riesgos: una vez que haya terminado su matriz, grafique todos sus riesgos según las clasificaciones de probabilidad e impacto que asignó en su estudio.

5. Crear una estrategia de respuesta al riesgo

Su equipo puede priorizar qué exposiciones requieren una acción o investigación adicional en función de su matriz de riesgos y desarrollar una estrategia de respuesta al riesgo procesable.

Al igual que las otras fases del análisis cualitativo de riesgos, la planificación de la respuesta al riesgo es subjetiva. Su tolerancia al riesgo y la naturaleza de las amenazas identificadas decidirán qué exposiciones deben mitigarse.

Requiere más acción o investigación, y que puede ignorarse, debe seleccionar un enfoque de mitigación de riesgos para aquellos que requieren acción. Un análisis de costo-beneficio puede ayudarlo a decidir qué métodos vale la pena seguir.

A efectos normativos, los registros de riesgos son en ocasiones un papeleo necesario. Las tareas descritas en su plan de respuesta pueden asignarse a los miembros de su equipo y monitorearse utilizando su sistema de gestión de proyectos existente.

Use las siguientes prácticas para desarrollar una estrategia efectiva de respuesta al riesgo:

• Cree niveles de exposición: clasifique sus riesgos en categorías según su importancia. Debido a que los niveles se eligen al azar, puede personalizarlos a su gusto.
• Color dependiente de la exposición: los colores pueden simbolizar las prioridades y los próximos pasos de su estrategia de respuesta al riesgo.
• Seleccione estrategias de mitigación de riesgos: debe hablar con un nuevo grupo de especialistas para determinar las mejores soluciones para sus inquietudes. Los asesores financieros, los expertos en contabilidad y los profesionales de la tecnología pueden ayudarlo a proteger su proyecto.
• Monitoree continuamente los riesgos: a medida que avanza su proyecto, es posible que deba reunirse periódicamente para examinar cómo han evolucionado los riesgos y si su respuesta al riesgo y las estrategias de gestión del proyecto deben cambiar como resultado. Este procedimiento puede ser más fácil de rastrear y controlar usando un software como nTask.

Limitaciones del análisis cualitativo de riesgos

La gestión de riesgos en los proyectos es un procedimiento de varios pasos. Esto se debe a los límites del análisis cualitativo de riesgos.

El análisis de riesgo cualitativo no produce medidas y se basa únicamente en el punto de vista del investigador. Un análisis de riesgo cualitativo debe involucrar a varias personas para reducir la subjetividad. La experiencia previa del equipo influye en la precisión y el detalle del análisis. Si el equipo de riesgos nunca antes ha trabajado en un proyecto como este, es posible que pasen por alto o identifiquen los riesgos de manera incorrecta.

El análisis de riesgo cualitativo evalúa cada riesgo en un proyecto pero no evalúa la exposición general al riesgo del proyecto. El costo de las actividades de gestión de riesgos y el tratamiento de riesgos tampoco se evaluará en el estudio.

Cuando numerosos riesgos caen en la misma categoría, como alta probabilidad e impacto medio, no hay forma de distinguir su gravedad o decidir qué riesgo debe abordarse primero.

Conclusión

La gestión de riesgos se trata de cultivar una cultura en la que se toman decisiones basadas en el análisis de datos para maximizar las oportunidades y minimizar el impacto del riesgo.

La gestión cualitativa de riesgos es una herramienta fundamental en el arsenal del gestor de riesgos. Permite a los equipos de proyecto alcanzar sus objetivos al priorizar rápidamente los riesgos. El uso de estos enfoques aumenta la probabilidad de que su proyecto se complete a tiempo y por debajo del presupuesto.

También es extremadamente adaptable, lo que le permite ser utilizado con cualquier proyecto o decisión, ya sea grande o pequeña. Ya sea que esté considerando abrir un nuevo sitio o comparar los beneficios de varios tipos de estructuras organizacionales, la planificación anticipada para el análisis de riesgos puede brindar claridad y seguridad a la ruta planificada.