Análise Qualitativa de Riscos para Gerentes de Projeto de Nível Iniciante

Para lidar com os riscos com sucesso, cada gerente de projeto deve desenvolver e implementar uma estratégia, um plano e ferramentas de gerenciamento de riscos no início de cada projeto.

Principalmente, as pessoas são ruins em avaliar o risco. Eles permitem que os preconceitos influenciem suas decisões ou emoções para impedir os processos de tomada de decisão. É por isso que os gerentes de projeto devem entender como analisar os riscos de forma rápida, eficiente e estratégica para a avaliação qualitativa dos riscos.

A gestão de riscos é um componente essencial de todos os empreendimentos. Os gerentes de projeto devem evitar acidentes enquanto projetam resultados para garantir que suas equipes executem projetos sem incidentes. A análise qualitativa de risco permite que os gerentes de projeto confiem em dados para analisar e identificar riscos potenciais para projetos em andamento de maneira clara e acessível.

O que é Análise Qualitativa de Riscos?

Se você não estiver familiarizado com o gerenciamento de projetos, a análise de risco qualitativa é uma abordagem de análise de risco que prioriza os perigos do projeto e fornece uma nota com base na chance de um risco se tornar um problema genuíno e no possível impacto em seu projeto.

Uma análise qualitativa, por exemplo, pode ter identificado 10 perigos, mas nem todos seriam considerados como uma das principais preocupações. Apenas quatro riscos podem ser considerados prioritários se tiverem um grande impacto e forem prováveis ​​de ocorrer, enquanto dois riscos adicionais constituem um perigo moderado e os três restantes representam uma ameaça baixa. Esses cinco riscos restantes seriam priorizados como médio a baixo.

Diferença entre Avaliação de Risco Qualitativa e Quantitativa?

A análise de risco qualitativa descreve os riscos em termos subjetivos e relativos. Para análise qualitativa, é suficiente saber que algo é extremamente arriscado ou mais perigoso do que o próximo componente da sua lista.

Uma análise quantitativa de risco descreve as mesmas ameaças em números tangíveis. Processos mais rigorosos podem ser necessários, como teste de prova de conceito ou modelagem estatística.

A análise de risco qualitativa para um projeto de construção residencial, por exemplo, pode revelar que uma provável escassez de madeira provavelmente fará com que o projeto seja atrasado e acima do orçamento.

Vantagens da Análise Qualitativa de Riscos

O principal benefício de uma abordagem quantitativa é determinar a probabilidade de atingir uma determinada meta do projeto. Calcule a exposição ao risco do projeto e a extensão de quaisquer contingências de custo e cronograma que possam ser necessárias. A modelagem quantitativa extensiva para grandes empresas pode ser um desafio logístico e financeiro substancial. Uma análise qualitativa do seu ambiente de risco pode fornecer as informações necessárias para priorizar projetos de forma rápida e eficiente. Vários fatores estão em ação.

Ajuda a reconhecer

• Riscos que você pode enfrentar em cada etapa do desenvolvimento de seu projeto econômico contratempos
• Eventos acidentais e suas consequências
• Incertezas e suposições prejudicam a funcionalidade vital do sistema.
• Métodos de controle
• Medidas que devem ser implementadas para reduzir os níveis de risco
• Como resultado, pode minimizar seus efeitos nocivos e, assim, melhorar o resultado.
• Estimativas da probabilidade de atingir metas.
• Uma contingência deve ser expressa para atingir o nível de conforto desejado.

Como a equipe do projeto não usa nenhuma ferramenta especializada ou software de gerenciamento de risco, nenhum treinamento é necessário. A frequência de ocorrência de risco tem pouca influência na análise qualitativa de risco. Como resultado, a equipe do estudo pode economizar tempo ao não prever a frequência e o tempo preciso de cada risco.

A análise de risco qualitativa categoriza os perigos com base em sua probabilidade e efeito. Isso torna simples determinar em quais riscos uma empresa deve se concentrar.

A análise de risco qualitativa categoriza os riscos com base em sua probabilidade e efeito. Isso torna simples determinar em quais riscos uma empresa deve se concentrar.

Veja também:

Risco inerente versus risco residual: diferenças e exemplos explicados

Como Realizar a Avaliação Qualitativa de Riscos?

A avaliação qualitativa dos riscos é uma tarefa crucial para os gerentes de projeto. Deve ser feito no início da fase de planejamento do projeto e reavaliado à medida que o projeto avança e as condições mudam.

A atualização dos critérios de risco durante o projeto pode permitir que você compre no momento certo para evitar aumentos de preços.

A análise qualitativa de risco consiste nas cinco fases listadas abaixo:

1. Identificando o Risco

O primeiro passo é identificar a ameaça. Os gerentes de projeto devem pensar em qualquer coisa que possa afetar a conclusão do projeto. Comece identificando os perigos menos graves e evidentes, que o levarão aos mais significativos e complicados.

• Considere os riscos tecnológicos: qual tecnologia é necessária para o seu projeto e se ela falhar? Considere todas as falhas técnicas que podem afetar seu projeto, desde dados errôneos a problemas de qualidade e problemas de software.
• Inclua ameaças externas: Os fatores externos que influenciam os resultados do projeto incluem questões de gerenciamento de aquisições, uma declaração de trabalho fraca e clima severo. Inclua tantos fatores externos quanto possível.
• Considere os riscos organizacionais : As ameaças internas incluem restrições orçamentárias, restrições de capacidade e conflitos interdepartamentais.
• Reconheça os riscos de gerenciamento de projetos: considere os riscos de gerenciamento de qualidade do projeto, incluindo liberações atrasadas e perda de um membro-chave da equipe do projeto.

2. Estimativa de Probabilidade

Depois de reunir uma lista completa de perigos potenciais, você deve avaliar sua probabilidade. Você está apenas analisando a possibilidade do risco ocorrer neste momento do estudo, não o tipo ou a extensão das perdas que podem ocorrer.

Algumas recomendações para avaliar a probabilidade de risco são as seguintes:

• Considere a seguinte escala de quatro pontos: Uma escala de quatro pontos variando de muito improvável a altamente provável é essencial porque força você a sair do meio-termo neutro.
• Atribua os seguintes valores às variáveis: A probabilidade pode ser declarada como um único número, como uma escala de 1 a 4, ou como uma porcentagem. Você pode, por exemplo, atribuir uma pontuação de 20% para altamente improvável, 40% para improvável e 60% para provável.
• Classifique cada ameaça: Depois de decidir em uma escala numérica, atribua um valor de probabilidade a cada perigo em sua lista. Pode levar alguma deliberação para combinar todos os seus riscos na escala ao gosto de todos.
• Obtenha uma diversidade de perspectivas: para maior precisão, peça ao maior número possível de interessados ​​para avaliar a probabilidade e calcular a média de suas respostas.

3. Determine a Consequência Provável

A etapa a seguir em sua avaliação de risco é determinar o impacto potencial nos negócios de cada risco. Durante este estágio, você descarta completamente a probabilidade e trata cada variável como uma certeza. O que aconteceria com seu projeto se isso acontecesse?

Assim como a probabilidade, você está lidando com as melhores estimativas que pode fazer com base nos fatos fornecidos. Novamente, incluir toda a sua equipe de projeto e outras partes interessadas produzirá os melhores resultados.

Considere as melhores abordagens para medir o impacto da seguinte forma:

• Prepare-se para o pior: ao avaliar o impacto, seja pessimista. Qual é o pior que esse perigo pode causar ao seu projeto? O risco é classificado com base no resultado mais grave.
• Considere os seguintes parâmetros: Custo, cronograma, entregas e escopo: Calcule os resultados prováveis ​​de cada uma dessas categorias de projeto. Como um risco pode aumentar suas cobranças ou estender seu cronograma? Que impacto pode ter nas entregas do projeto? Para obter uma pontuação final de impacto, some todos os impactos.
• Faça uso dos dados disponíveis: Embora as avaliações qualitativas sejam subjetivas, você deve usar todos os dados relevantes para garantir que suas estimativas sejam as mais precisas possível.
• Escolha uma escala: você deve atribuir um risco somente após examinar adequadamente todos os possíveis danos.

4. Faça uma Matriz de Avaliação de Risco

Agora é hora de organizar os dados em uma matriz qualitativa de análise de risco. Usando suas escalas construídas, coloque a probabilidade em um eixo e a intensidade do impacto no outro.

Para adquirir classificações de exposição para cada célula em sua matriz, multiplique as classificações de probabilidade e impacto em cada linha e coluna. A pontuação de exposição resume a ameaça representada pelos perigos em cada célula.

As dicas a seguir ajudarão você a criar uma matriz de risco do projeto:

• Crie seu gráfico com base em suas preferências: não faz diferença se seu eixo é uma linha horizontal ou vertical em seu gráfico ou sua escala é ascendente ou descendente.
• Prepare-se para seus riscos: Depois de terminar sua matriz, trace todos os seus riscos dependendo da probabilidade e das classificações de impacto que você atribuiu em seu estudo.

5. Crie uma estratégia de resposta a riscos

Sua equipe pode priorizar quais exposições exigem ação ou investigação adicional com base em sua matriz de risco e desenvolver uma estratégia de resposta a riscos acionável.

Como as outras fases da análise qualitativa de risco, o planejamento de resposta ao risco é subjetivo. Sua tolerância ao risco e a natureza das ameaças identificadas decidirão quais exposições precisam ser mitigadas.

Requer mais ação ou investigação, e que pode ser ignorado, você deve selecionar uma abordagem de mitigação de risco para aqueles que precisam de ação. Uma análise de custo-benefício pode ajudá-lo a decidir quais métodos valem a pena seguir.

Para fins regulatórios, os registros de risco ocasionalmente são documentos necessários. As tarefas descritas em seu plano de resposta podem ser alocadas aos membros de sua equipe e monitoradas usando seu sistema de gerenciamento de projetos existente

Use as seguintes práticas para desenvolver uma estratégia eficaz de resposta a riscos:

• Crie níveis de exposição: classifique seus riscos em categorias com base em sua importância. Como os níveis são escolhidos aleatoriamente, você pode personalizá-los de acordo com sua satisfação.
• Cor dependente da exposição: as cores podem simbolizar as prioridades e os próximos passos da sua estratégia de resposta ao risco.
• Selecione estratégias de mitigação de risco: você precisa falar com um novo conjunto de especialistas para determinar as melhores soluções para suas preocupações. Consultores financeiros, especialistas em contabilidade e profissionais de tecnologia podem ajudá-lo a proteger seu projeto.
• Monitore continuamente os riscos: à medida que seu projeto avança, você pode precisar se reunir regularmente para examinar como os riscos evoluíram e se sua resposta a riscos e estratégias de gerenciamento de projetos precisam mudar como resultado. Este procedimento pode ser mais fácil de rastrear e controlar usando software como o nTask.

Limitações da Análise Qualitativa de Riscos

O gerenciamento de riscos em projetos é um procedimento de várias etapas. Isso se deve aos limites da análise qualitativa de risco.

A análise de risco qualitativa não produz medidas e é baseada apenas no ponto de vista do pesquisador. Uma análise de risco qualitativa deve envolver várias pessoas para reduzir a subjetividade. A experiência anterior da equipe influencia a precisão e os detalhes da análise. Se a equipe de risco nunca trabalhou em um projeto como este antes, eles podem ignorar ou identificar os riscos de forma errada.

A análise de risco qualitativa avalia cada risco em um projeto, mas não avalia a exposição geral ao risco do projeto. O custo das atividades de gerenciamento de risco e tratamento de risco também não será avaliado no estudo.

Quando vários riscos se enquadram na mesma categoria, como alta probabilidade e impacto médio, não há como distinguir sua gravidade ou decidir qual risco deve ser abordado primeiro.

Conclusão

O gerenciamento de riscos é sobre cultivar uma cultura na qual as escolhas são feitas com base na análise de dados para maximizar as oportunidades e minimizar o impacto dos riscos.

O gerenciamento de risco qualitativo é uma ferramenta crítica no arsenal do gerente de risco. Ele permite que as equipes de projeto atinjam seus objetivos priorizando rapidamente os riscos. O uso dessas abordagens aumenta a probabilidade de que seu projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento.

Também é extremamente adaptável, permitindo que seja usado com qualquer projeto ou decisão, seja grande ou pequeno. Se você está pensando em abrir um novo site ou comparando os benefícios de vários tipos de estrutura organizacional, o planejamento antecipado da análise de risco pode trazer clareza e segurança para a rota planejada.