Analisis Risiko Kualitatif untuk Manajer Proyek Tingkat Pemula

Untuk menangani risiko dengan sukses, setiap manajer proyek harus mengembangkan dan menerapkan strategi, rencana, dan alat manajemen risiko di awal setiap proyek.

Sebagian besar, Orang-orang buruk dalam menilai risiko. Mereka membiarkan bias mempengaruhi keputusan atau emosi mereka untuk menghalangi proses pengambilan keputusan. Inilah sebabnya mengapa manajer proyek harus memahami bagaimana menganalisis risiko dengan cepat, efisien, dan strategis untuk penilaian risiko kualitatif.

Manajemen risiko adalah komponen penting dari semua upaya. Manajer proyek harus menghindari kecelakaan saat memproyeksikan hasil untuk memastikan bahwa tim mereka melaksanakan proyek tanpa insiden. Analisis risiko kualitatif memungkinkan manajer proyek mengandalkan data untuk menganalisis dan mengidentifikasi potensi risiko terhadap proyek yang sedang berjalan dengan cara yang jelas dan mudah diakses.

Apa itu Analisis Risiko Kualitatif?

Jika Anda tidak terbiasa dengan manajemen proyek, analisis risiko kualitatif adalah pendekatan analisis risiko yang memprioritaskan bahaya proyek dan memberikan nilai berdasarkan peluang risiko menjadi masalah asli dan kemungkinan dampak pada proyek Anda.

Analisis kualitatif, misalnya, mungkin telah mengidentifikasi 10 bahaya, tetapi tidak semuanya akan ditimbang sebagai perhatian utama. Hanya empat risiko yang dapat dianggap sebagai prioritas utama jika memiliki dampak yang besar dan kemungkinan besar akan terjadi, sementara dua risiko tambahan merupakan bahaya sedang dan tiga sisanya menimbulkan ancaman rendah. Lima risiko yang tersisa ini akan diprioritaskan sebagai medium to low.

Perbedaan Penilaian Risiko Kualitatif dan Kuantitatif?

Analisis risiko kualitatif menggambarkan risiko secara subyektif dan relatif. Untuk analisis kualitatif, mengetahui bahwa ada sesuatu yang sangat berisiko atau lebih berbahaya daripada komponen berikutnya dalam daftar Anda sudah cukup.

Analisis risiko kuantitatif menggambarkan ancaman yang sama dalam angka nyata. Proses yang lebih ketat mungkin diperlukan, seperti bukti pengujian konsep atau pemodelan statistik.

Analisis risiko kualitatif untuk proyek pembangunan rumah, misalnya, mungkin mengungkapkan bahwa kemungkinan kelangkaan kayu sangat mungkin menyebabkan proyek tertunda dan melebihi anggaran.

Keuntungan Analisis Risiko Kualitatif

Manfaat utama pendekatan kuantitatif adalah menentukan kemungkinan pencapaian tujuan proyek tertentu. Hitung eksposur risiko proyek dan tingkat kontinjensi biaya dan jadwal yang mungkin diperlukan. Pemodelan kuantitatif yang luas untuk perusahaan besar dapat menjadi tantangan logistik dan keuangan yang substansial. Analisis kualitatif lingkungan risiko Anda dapat memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk memprioritaskan proyek dengan cepat dan efisien. Beberapa faktor sedang bekerja.

Ini membantu untuk mengenali

• Risiko yang mungkin Anda hadapi di setiap langkah perkembangan kemunduran proyek Ekonomi Anda
• Peristiwa yang tidak disengaja dan konsekuensinya
• Ketidakpastian dan asumsi menyebabkan kerusakan pada fungsi vital sistem.
• Metode pengendalian
• Langkah-langkah yang harus diterapkan untuk mengurangi tingkat risiko
• Akibatnya, itu dapat meminimalkan efek berbahaya mereka dan dengan demikian meningkatkan hasilnya.
• Perkiraan kemungkinan pencapaian tujuan.
• Kontingensi harus diungkapkan untuk mencapai tingkat kenyamanan yang diinginkan.

Karena tim proyek tidak menggunakan alat khusus atau perangkat lunak manajemen risiko, pelatihan tidak diperlukan. Frekuensi terjadinya risiko tidak banyak berpengaruh pada analisis risiko kualitatif. Akibatnya, tim studi dapat menghemat waktu dengan tidak memperkirakan frekuensi setiap risiko dan waktu yang tepat.

Analisis risiko kualitatif mengkategorikan bahaya berdasarkan kemungkinan dan efeknya. Ini membuat penentuan risiko mana yang harus menjadi fokus bisnis menjadi sederhana.

Analisis risiko kualitatif mengkategorikan risiko berdasarkan kemungkinan dan efeknya. Ini membuat penentuan risiko mana yang harus menjadi fokus bisnis menjadi sederhana.

Lihat juga:

Risiko Inheren Vs Residual: Perbedaan dan Contoh Dijelaskan

Bagaimana Melakukan Penilaian Risiko Kualitatif?

Penilaian risiko kualitatif adalah tugas penting bagi manajer proyek. Ini harus dilakukan di awal fase perencanaan proyek dan kemudian dievaluasi kembali seiring kemajuan proyek dan perubahan kondisi.

Memperbarui kriteria risiko selama proyek memungkinkan Anda membeli pada waktu yang tepat untuk menghindari kenaikan harga.

Analisis risiko kualitatif terdiri dari lima fase yang tercantum di bawah ini:

1. Mengidentifikasi Risiko

Langkah pertama adalah mengidentifikasi ancaman. Manajer proyek harus memikirkan apa pun yang mungkin memengaruhi penyelesaian proyek. Mulailah dengan mengidentifikasi bahaya yang kurang serius dan nyata, yang akan membawa Anda ke bahaya yang lebih signifikan dan rumit.

• Pertimbangkan risiko teknologi: Teknologi apa yang diperlukan untuk proyek Anda, dan bagaimana jika gagal? Pertimbangkan semua gangguan teknis yang mungkin memengaruhi proyek Anda, mulai dari data yang salah hingga masalah kualitas hingga masalah perangkat lunak.
• Sertakan ancaman eksternal: Faktor eksternal yang mempengaruhi hasil proyek termasuk masalah manajemen pengadaan, pernyataan kerja yang lemah, dan cuaca buruk. Sertakan sebanyak mungkin faktor eksternal.
• Pertimbangkan risiko organisasi : Ancaman internal termasuk kendala anggaran, kendala kapasitas, dan konflik antardepartemen.
• Kenali risiko manajemen proyek: Pertimbangkan risiko manajemen kualitas proyek, termasuk izin terlambat dan kehilangan anggota tim proyek utama.

2. Estimasi Probabilitas

Setelah Anda mengumpulkan daftar lengkap potensi bahaya, Anda harus menilai kemungkinannya. Anda hanya menganalisis kemungkinan risiko yang terjadi pada titik studi ini, bukan jenis atau cakupan kerugian yang mungkin terjadi.

Beberapa rekomendasi untuk menilai probabilitas risiko adalah sebagai berikut:

• Pertimbangkan skala empat poin berikut: Skala empat poin mulai dari sangat tidak mungkin hingga sangat mungkin sangat penting karena memaksa Anda untuk menyimpang dari jalan tengah yang netral.
• Tetapkan nilai berikut untuk variabel: Probabilitas dapat dinyatakan sebagai angka tunggal, seperti skala 1-4, atau sebagai persentase. Anda dapat, misalnya, menetapkan skor 20% untuk sangat tidak mungkin, 40% untuk tidak mungkin, dan 60% untuk kemungkinan.
• Beri peringkat setiap ancaman: Setelah Anda memutuskan skala numerik, tetapkan nilai probabilitas untuk setiap bahaya dalam daftar Anda. Mungkin perlu beberapa pertimbangan untuk mencocokkan semua risiko Anda pada skala yang disukai semua orang.
• Memperoleh keragaman perspektif: Untuk ketepatan terbesar, mintalah sebanyak mungkin pemangku kepentingan untuk menilai probabilitas dan rata-rata tanggapan mereka.

3. Tentukan Kemungkinan Konsekuensi

Langkah berikut dalam penilaian risiko Anda adalah menentukan potensi dampak bisnis setiap risiko. Selama tahap ini, Anda sepenuhnya mengabaikan probabilitas dan memperlakukan setiap variabel sebagai kepastian. Apa yang akan terjadi pada proyek Anda jika ini terjadi?

Seperti halnya probabilitas, Anda berurusan dengan estimasi terbaik yang dapat Anda buat berdasarkan fakta yang diberikan. Sekali lagi, termasuk seluruh tim proyek Anda dan pemangku kepentingan tambahan akan memberikan hasil terbaik.

Pertimbangkan pendekatan terbaik untuk mengukur dampak sebagai berikut:

• Bersiaplah untuk yang terburuk: Saat menilai dampak, bersikaplah pesimis. Apa hal terburuk yang dapat ditimbulkan oleh bahaya ini pada proyek Anda? Risiko dinilai berdasarkan hasil yang paling serius.
• Pertimbangkan parameter berikut: Biaya, jadwal, kiriman, dan ruang lingkup: Hitung kemungkinan hasil dari masing-masing kategori proyek ini. Bagaimana risiko dapat meningkatkan biaya Anda atau memperpanjang waktu Anda? Apa dampaknya terhadap hasil proyek? Untuk memperoleh skor dampak akhir, tambahkan semua dampak.
• Manfaatkan data yang tersedia: Meskipun evaluasi kualitatif bersifat subjektif, Anda harus menggunakan semua data yang relevan untuk memastikan bahwa perkiraan Anda seakurat mungkin.
• Pilih skala: Anda harus menetapkan risiko hanya setelah memeriksa semua kemungkinan kerusakan dengan benar.

4. Buat Matriks Penilaian Risiko

Sekarang saatnya untuk mengatur data ke dalam matriks analisis risiko kualitatif. Dengan menggunakan skala yang Anda buat, tempatkan probabilitas pada satu sumbu dan intensitas tumbukan pada sumbu lainnya.

Untuk memperoleh peringkat eksposur untuk setiap sel dalam matriks Anda, kalikan peringkat kemungkinan dan dampak pada setiap baris dan kolom. Skor eksposur merangkum ancaman yang ditimbulkan oleh bahaya di setiap sel.

Kiat-kiat berikut akan membantu Anda membuat matriks risiko proyek:

• Buat bagan Anda berdasarkan preferensi Anda: Tidak ada bedanya apakah sumbu Anda adalah baris horizontal atau vertikal di bagan Anda atau skala Anda naik atau turun.
• Persiapkan risiko Anda: Setelah Anda menyelesaikan matriks Anda, plot semua risiko Anda tergantung pada kemungkinan dan peringkat dampak yang Anda tetapkan dalam studi Anda.

5. Buat strategi respons risiko

Tim Anda dapat memprioritaskan eksposur mana yang memerlukan tindakan atau investigasi tambahan berdasarkan matriks risiko Anda dan mengembangkan strategi respons risiko yang dapat ditindaklanjuti.

Seperti fase lain dari analisis risiko kualitatif, perencanaan respons risiko bersifat subjektif. Toleransi risiko Anda dan sifat ancaman yang teridentifikasi akan menentukan eksposur mana yang perlu dikurangi.

Ini membutuhkan lebih banyak tindakan atau investigasi, dan yang mungkin diabaikan, Anda harus memilih pendekatan mitigasi risiko bagi mereka yang membutuhkan tindakan. Analisis biaya-manfaat dapat membantu Anda memutuskan metode mana yang layak dilakukan.

Untuk tujuan pengaturan, register risiko terkadang merupakan dokumen yang diperlukan. Tugas yang dijelaskan dalam rencana respons Anda dapat dialokasikan ke anggota tim Anda dan dipantau menggunakan sistem manajemen proyek yang ada

Gunakan praktik berikut untuk mengembangkan strategi respons risiko yang efektif:

• Buat tingkat eksposur: Urutkan risiko Anda ke dalam kategori berdasarkan kepentingannya. Karena level dipilih secara acak, Anda dapat menyesuaikannya sesuai keinginan Anda.
• Warna yang bergantung pada eksposur: Warna dapat melambangkan prioritas strategi respons risiko Anda dan langkah selanjutnya.
• Pilih strategi mitigasi risiko: Anda perlu berbicara dengan spesialis baru untuk menentukan solusi terbaik untuk masalah Anda. Penasihat keuangan, pakar akuntansi, dan profesional teknologi semuanya dapat membantu Anda melindungi proyek Anda.
• Pantau risiko secara terus- menerus: Saat proyek Anda berjalan, Anda mungkin perlu bertemu secara teratur untuk memeriksa bagaimana risiko telah berkembang dan apakah respons risiko dan strategi manajemen proyek Anda perlu berubah sebagai hasilnya. Prosedur ini dapat dibuat lebih mudah untuk melacak dan mengontrol menggunakan perangkat lunak seperti nTask.

Keterbatasan Analisis Risiko Kualitatif

Manajemen risiko dalam proyek adalah prosedur multi-langkah. Hal ini disebabkan keterbatasan analisis risiko kualitatif.

Analisis risiko kualitatif tidak menghasilkan ukuran dan hanya didasarkan pada sudut pandang peneliti. Analisis risiko kualitatif harus melibatkan banyak orang untuk mengurangi subjektivitas. Pengalaman tim sebelumnya mempengaruhi keakuratan dan detail analisis. Jika tim risiko belum pernah mengerjakan proyek seperti ini sebelumnya, mereka mungkin mengabaikan atau mengidentifikasi risiko secara salah.

Analisis risiko kualitatif menilai setiap risiko pada suatu proyek tetapi tidak menilai keseluruhan eksposur risiko proyek. Biaya kegiatan manajemen risiko dan perlakuan risiko juga tidak akan dinilai dalam penelitian ini.

Ketika banyak risiko termasuk dalam kategori yang sama, seperti kemungkinan tinggi dan dampak sedang, tidak ada cara untuk membedakan tingkat keparahannya atau memutuskan risiko mana yang harus ditangani terlebih dahulu.

Kesimpulan

Manajemen risiko adalah tentang menumbuhkan budaya di mana pilihan dibuat berdasarkan analisis data untuk memaksimalkan peluang sambil meminimalkan dampak risiko.

Manajemen risiko kualitatif adalah alat penting dalam gudang senjata manajer risiko. Ini memungkinkan tim proyek untuk mencapai tujuan mereka dengan memprioritaskan risiko dengan cepat. Menggunakan pendekatan ini meningkatkan kemungkinan bahwa proyek Anda akan selesai tepat waktu dan di bawah anggaran.

Ini juga sangat mudah beradaptasi, memungkinkannya untuk digunakan dengan proyek atau keputusan apa pun, baik besar atau kecil. Apakah Anda sedang mempertimbangkan untuk membuka situs baru atau membandingkan manfaat dari berbagai jenis struktur organisasi, perencanaan sebelumnya untuk analisis risiko dapat memberikan kejelasan dan kepastian pada rute yang direncanakan.