8 Adımda İç İletişim Stratejinizi Nasıl Yürütürsünüz?

Büyüme aşamasında veya önemli organizasyonel değişiklikler sırasında, etkili bir iç iletişim stratejisi bir iş dönüşümünü sağlayabilir veya bozabilir.

Bu tür bir 'iç pazarlama' için hiç bu kadar önemli bir zaman olmamıştı. 2021'in sonlarından bu yana, çalışan bağlılığı dünya çapındaki kuruluşlarda en düşük noktasında . Ek olarak, yüz yüze çalışmadan hibrit ve tamamen uzaktan çalışma modellerine geçiş sorunu daha da kötüleştirdi.

Bu makale, iç iletişimin neden önemli olduğunu ele alacak, stratejinizi yürütmek için etkili bir iç iletişim planı oluşturmanıza yardımcı olacak adım adım bir kılavuz sağlayacak ve iç iletişim sürecinizden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için uzman görüşlerini paylaşacaktır.

Neden iç iletişim stratejinizi asla ihmal etmemelisiniz?

Herhangi bir iş değişikliği veya dönüşümü zorlu olabilir. Gartner'a göre, değişimden etkilenen 10 çalışandan 7'si daha yüksek düzeyde stres bildiriyor ve ortalama çalışanlardan daha kötü performans gösteriyor.

Ancak etkin bir iç iletişim stratejisine sahip olmak, değişimle ilgili sorunları azaltmaya ve bunlarla başa çıkmaya yardımcı olabilir.

Bir değişiklik yönetimi süreci bağlamında iç iletişimin aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faydaları vardır:

• Odaklanma: Kuruluşunuzun hedeflerini, stratejilerini ve değişimin faydalarını iletmek, ekiplerin yeni süreçleri, teknolojiyi veya çalışma yöntemlerini uygularken veya bunlara uyum sağlarken ivmeyi korumalarına ve odaklanmalarına yardımcı olabilir.
• Katılım ve Motivasyon: Birçok kuruluş, girişimlerin arkasındaki "neden"i iletemedikleri için değişim girişimlerinde yetersiz kalıyor.
• Değişime karşı direnci en aza indirmek: Tüm paydaşlarla iletişim kurmak ve onların endişelerini tahmin etmek, benimsemeyi ve uygulamayı kolaylaştırabilir.

Dahili İletişim Planınızı Oluşturmak ve Yürütmek için 8 Adım

1. Durumu ve tetikleyicileri anlayın

Planınız üzerinde çalışmaya başlamadan önce, değişimin bağlamını ve kuruluşunuzun iletişim ihtiyaçlarını anlamanız gerekir. Kuruluşunuzun neden belirli bir tür değişikliği yönlendirdiğini bilmek, ona en iyi şekilde hizmet edecek bir iç iletişim planı tasarlamak için çok önemlidir.

Bu değişikliğin neden gerekli olduğunu ve bunu başarılı kılmak için kuruluş içinde ne olması gerektiğini belirleyin. Şirketinizin dönüşüm hedefleri ve daha geniş iş hedefleri, aynı zamanda iç iletişim planınızı da bilgilendirmelidir.

Bu hususları anlamak, iletişim girişimlerini yürütmek için en iyi yolu belirlemenize yardımcı olacaktır.

İşte sormanız gereken birkaç önemli soru:

• Değişim ihtiyacını ne tetikledi? Yeni teknolojinin benimsenmesi, rekabet baskısı, küçülme veya birleşme ve satın alma sürecinden mi kaynaklanıyor?
• Bu değişiklik işletmeye, çalışanlarına ve geleceğine ne gibi somut faydalar getirecek? Bu sonuçların net bir resmi, şirketinizin değişim girişiminin faydalarını iletmenize yardımcı olabilir.
• Neyi başarmaya çalışıyoruz? Yönetime sunulan gelecek vizyonuna ek olarak, geçiş dönemlerinde her ekibin izlemesi gereken net KPI'lar, OKR'ler veya hedefler olmalıdır.
• Bu yeni şirket hedeflerine ulaşmak istiyorsak neleri değiştirmemiz gerekiyor? Odak alanlarının belirlenmesi, bir kuruluş içinde herhangi bir yeni girişimin veya değişikliğin başarılı bir şekilde uygulanması için hayati önem taşır.

Bu cevaplar, oldukça etkili bir iç iletişim stratejisi oluşturmanıza ve planlama sürecinizi bilgilendirmenize yardımcı olacaktır.

2. Paydaşları belirleyin

Dahili iletişim planınızı uygulamaya koymadan önce, değişiklikten etkilenecek farklı rolleri ve paydaşları belirlemeniz gerekir. Buna C-suite üyeleri dahil mi? Bu değişikliğin orta düzey yöneticiler, farklı departman ekipleri veya cephe çalışanları üzerinde önemli bir etkisi olacak mı?

Tüm farklı hedef kitle türlerinin haritasını çıkarmanız gerekir, çünkü bunlar her biri için özel bir mesaj oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Her türün belirli ihtiyaçları olacak ve farklı şekilde etkilenecektir. Bunun da ötesinde, her bir paydaş grubu, onları motive etmek için farklı kaldıraçlara ihtiyaç duyacaktır. Her seyirci aynı değil.

“İşletmenizdeki farklı ekipler ve farklı iş birimleri, farklı iletişim yöntemleri ve dil gerektirecektir. Herkesin farklı şeyler tarafından motive edildiğini anlamak önemlidir.” - Ryan Sanders , Asahi Beverages Strateji ve Değer Yaratma Grup Genel Müdürü

Pek çok yönetici, odaklarını kilit karar vericiler ve üst düzey yöneticilerle sınırlayarak veya belirli bölümleri tamamen göz ardı ederek bu alanda yetersiz kalıyor. Sonuç? Aşırı basitleştirilmiş ve tepkisel bir iç iletişim stratejisi.

İletişim stratejiniz, değişim girişimlerinin getireceği rolleri, endişeleri ve etkileri dikkate almalıdır. Ayrıca daha ileri gitmeli ve kuruluşunuzdaki ekiplerin özel ihtiyaçlarını kabul etmelidir.

3. Anlatıyı geliştirin

Değişim sürecine dahil olan paydaşları belirlediğinizde, bir sonraki adım, herkesin katılımını sağlayacak bir hikaye oluşturmaktır.

Herhangi bir iç iletişim stratejisinin amacı, yalnızca iş liderlerinin değil, kuruluşunuzun tüm üyelerinin geniş çapta katılımını kolaylaştırmak olmalıdır. Değişim girişiminizin değerini etkili bir şekilde iletmeli, endişeleri doğrudan ele almalı ve dönüşümü olabildiğince sorunsuz hale getirmelisiniz.

Zorlayıcı anlatılar ve iletişim stratejileri oluşturmak, değişim girişimlerinizi farklı hedef kitlelerinize en iyi nasıl ileteceğinizi düşünmekle ilgilidir.

Örneğin üretim tesislerinde çalışan personeliniz Ar-Ge ekibinden tamamen farklı bir yaklaşıma ihtiyaç duyacaktır. Unutmayın, her izleyicinin farklı bir motivasyonu vardır. Her tür kitleye değişimin faydalarını ve onlar için değişimin olumlu sonucunun ne olacağını iletebilmelisiniz.

4. İhtiyaç duyacağınız temel dahili iletişim kanallarını ve araçlarını belirleyin

Bir sonraki adım, etkiyi ve erişimi en üst düzeye çıkarmak için dahili iletişim araçlarını nasıl kullanacağınızı belirlemektir.

İşte bazı olası örnekler:

• Nadiren kontrol ettiklerini biliyorsanız, önemli şirket güncellemelerini çalışanlarınızın e-posta gelen kutularından uzak tutun. Örneğin, ön saflardaki çalışanların kendi şirket e-posta adresleri olmayabilir, bu nedenle tek bir iletişim kanalına odaklanamazsınız.
• Gerçek zamanlı iletişim ve etkileşim sağlamak için Slack, Teamwork veya Microsoft Teams gibi iletişim uygulamalarından yararlanın.
• Üst düzey liderliğiniz stratejiyi tartışmak için bu toplantıları düzenliyorsa, iletişim stratejinizi belediye binaları ve üç ayda bir yapılan toplantılar gibi etkinliklerle birleştirin.

5. Bir iletişim araç seti oluşturun

Yanlış anlaşılmaya veya iletişim eksikliğine yol açabilecek boşlukları dışarıda bırakmayın. Orta düzey yöneticilere ve ekip liderlerine değişim bağlamını etkili bir şekilde iletmelerine ve ekip üyelerini motive etmelerine yardımcı olabilecek materyaller oluşturun.

Kuruluşunuz genelinde tutarlı iletişimi kolaylaştırmanın bazı yolları şunlardır:

• Kuruluşunuzun intranet sitesindeki güncellemeler
• E-posta güncellemeleri
• Sosyal medya gönderileri
• Çevrimiçi kurslar ve web seminerleri
• Bire bir eğitim seansları
• Yüz yüze veya uzaktan atölye çalışmaları
• Yöneticiler için öğrenme materyalleri.
• Kısa video kılavuzları
• Farklı hedef kitlelerle iletişim için yönergeler

Ekstra ipucu : Her departman için bir şampiyon, değişim girişimlerini geliştirmenize ve savunmanıza yardımcı olabilecek güvenilir ve saygın birini seçin.

Ayrıca iç iletişim stratejinizin bir öğrenme eğrisinden geçmesi gerekebileceğini de unutmamalısınız. Bu yüzden sabırlı olun, sonuçları izleyin ve gerekirse yaklaşımınızı ve malzemelerinizi ayarlayın.

6. Bir program belirleyin (ve ona bağlı kalın)

Etkili bir iç iletişim stratejisi yürütmenin anahtarı, yolunda kalmak ve çabalarınızı kuruluşunuzun dönüşümü veya değişimi ile uyumlu hale getirmektir.

Kilit oyuncular ortak hedefler ve sorumluluklar üzerinde birleştiğinde, stratejinin uygulanması ve etkisi en üst düzeye çıkarılacaktır.

Bir zaman çizelgesi, takvim ve zaman çerçevesi içeren bir dahili iletişim stratejisi, herkesin ne yapılması gerektiğini ve ne zaman olması gerektiğini anlamasına yardımcı olacaktır.

7. Başarıyı ölçmek için hedefler ve Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) belirleyin

Programınızı ayarlamak sadece ilk adımdır. Ayrıca, tüm kilit oyuncuların iletişim hedeflerinize doğru uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlamak için bir yola ihtiyacınız olacak. Yürütülmeyen bir iç iletişim planı, yalnızca üzerine yazıldığı kağıda değer.

Girişimlerinizin başarısını ölçmek için, KPI'ları, OKR'leri veya başka bir performans yönetimi metodolojisini kullanıp kullanmadığınızdan bağımsız olarak metrikleri izlemeniz ve ilerlemeyi ölçmeniz gerekir.

Örneğin, Cascade gibi bir strateji yürütme platformunda dahili iletişim planınızı oluşturabilir, hedefler ve KPI'lar belirleyebilir ve hesap verebilirliği sağlamak için ekip üyelerinizi atayabilirsiniz.

Önerilen okuma: Stratejik plan nasıl yazılır

8. Stratejinizi gözden geçirin ve ayarlayın

Önümüzdeki altı ay boyunca başarısızlığa uğramayan başarılı bir iç iletişim stratejisi istiyorsanız, gözden geçirmeniz ve gerekirse rotayı düzeltmeniz gerekir.

Örneğin, e-postalar için tıklama oranı ve açılma oranlarına, çalışanların yaklaşımınıza nasıl tepki verdiğine göz atabilir ve kullandığınız içerik türü hakkında geri bildirim alabilirsiniz. Plan A çalışmıyorsa Plan B'ye geçin.

İlerlemeyle ilgili güncellemeleri almak için birden çok araç ve elektronik tablo arasında geçiş yapmak yerine Cascade'e gidin ve dahili iletişim planınızda neler olup bittiğine dair tam bir görünürlük elde edin.

Akılda Tutulması Gereken En İyi Uygulamalar

Farklı bölgeler farklı yaklaşımlar gerektirir

Küresel operasyonların, her bölgenin şirket kültürü ve ekibinin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamak için iç iletişim stratejilerini uyarlaması gerekir. Çalışan iletişimi için tek boyutlu bir şablonunuz varsa, dahili iletişimleriniz etkili olmayacaktır.

"Herkes yerel olduğunda ve insanlar aynı ofis alanını paylaştığında başarılı çalışma grupları oluşturmak yeterince zordur. Ancak ekip üyeleri farklı ülkelerden ve işlevsel geçmişlerden geldiğinde ve farklı yerlerde çalıştığında, iletişim hızla bozulabilir." - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Etkileşimi birinci öncelik haline getirin

Çalışan bağlılığı , özellikle değişim yönetimi bağlamında, iç iletişim stratejinizi oluştururken her zaman aklınızda olmalıdır.

"İnsanlar yaptıkları işte bir ölçüde kontrol sahibi olduklarını hissettiklerinde, genel olarak daha yüksek düzeyde sorumluluk ve sahiplenme yaşarlar." - Tom Wright, Cascade.

İşbirliği dinamik bir stratejinin anahtarıdır

Kilit paydaşları iç iletişim stratejinize dahil etmek, ek içgörüler, düşünceler ve deneyimler sağlayacaktır. Düzenli çalışan geri bildirimi, tuzaklardan kaçınmanıza, yeni fırsatlar bulmanıza ve iş hedeflerine daha hızlı ulaşmanıza da yardımcı olabilir. İş liderlerinin strateji yürütmeyi dikte ettiği yukarıdan aşağıya yaklaşımı unutun. Strateji çok yönlü olmalıdır.

“ En güçlü kuruluşlar, işgücünün bakış açısına yüksek bir değer biçiyor ve değişikliklerin kendilerini nasıl etkilediği konusunda doğrudan çalışanlarından haber almak istiyor .” - Bill Docherty, Deloitte .

yoldan sapmayın

İletişim stratejinizin etkili olmasını istiyorsanız, planınızı takip etmeniz gerekir. Bunu yapmanın bir yolu, ekibinizin değişiklik yönetimi ve iç iletişim stratejinizle tutarlı bir şekilde uyumlu işler yapmasını sağlamak için hedeflerinizi odak alanları halinde gruplamaktır.

“ Kural şudur ki, bir aktivite odak alanlarınızdan birine uymuyorsa – olmamalı – en azından şu anda değil. Elbette burada ve orada 'acil durum istisnaları' olabilir - ancak sürece bağlı kalmak önemlidir. ” - Tom Wright, Cascade.

Stratejinizi uygulayın

Değişim girişimlerinin olumlu etkisini en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, bir iç iletişim stratejisi oluşturmak çok önemlidir. Bu değişim yönetimi yönünü ihmal etmek, örgütsel dirence, tükenmişliğe ve ek strese yol açabilir.

Tartıştığımız sekiz adımı izleyin ve bir iç iletişim stratejisi formüle edebilmeli ve organizasyonel değişimi destekleyecek, katılımı kolaylaştıracak ve şirketinizin dönüşüm girişimlerini artıracak bir stratejik plan oluşturabilmelisiniz.

Ancak, bu sadece bir başlangıç ​​noktası. Bir strateji geliştirmek savaşın sadece yarısıdır. Yürütmek geri kalanı. Ve bunun için doğru araçlara sahip olmanız gerekir.

Cascade'e kaydolun ve ücretsiz bir dönüş yapın. Hedeflerinize daha hızlı ulaşmaya hazır olana kadar kredi kartı gerekmez ve satış konuşması gerekmez.