8단계로 내부 커뮤니케이션 전략을 실행하는 방법

성장 단계 또는 중대한 조직 변화가 진행되는 동안 효과적인 내부 커뮤니케이션 전략이 비즈니스 혁신을 일으키거나 깨뜨릴 수 있습니다.

이러한 유형의 '내부 마케팅'에 이보다 더 중요한 시기는 없었습니다. 2021년 말부터 직원 몰입도는 전 세계 조직에서 가장 낮은 수준 을 기록했습니다. 또한 대면 작업에서 하이브리드 및 완전 원격 작업 모델로의 전환으로 인해 문제가 악화되었습니다.

이 문서에서는 내부 커뮤니케이션이 중요한 이유를 다루고, 전략을 실행하기 위한 효과적인 내부 커뮤니케이션 계획을 수립하는 데 도움이 되는 단계별 가이드를 제공하고, 내부 커뮤니케이션 프로세스를 최대한 활용할 수 있도록 전문가 통찰력을 공유합니다.

내부 커뮤니케이션 전략을 결코 소홀히 해서는 안 되는 이유는 무엇입니까?

모든 비즈니스 변화 나 혁신은 어려울 수 있습니다. Gartner 에 따르면 변화의 영향을 받는 직원 10명 중 7명은 평균 직원보다 더 높은 수준의 스트레스를 받고 성과가 나쁩니다.

그러나 효과적인 내부 커뮤니케이션 전략을 마련하면 변경 관련 문제를 완화하고 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

변경 관리 프로세스 의 맥락에서 내부 커뮤니케이션에는 다음과 같은 몇 가지 이점이 있습니다.

• 초점: 조직의 목표, 전략 및 변화의 이점을 전달하면 팀이 새로운 프로세스, 기술 또는 작업 방식을 구현하거나 적응할 때 추진력과 초점을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 참여 및 동기 부여: 많은 조직이 이니셔티브 뒤에 있는 "이유"를 전달하지 못하기 때문에 변화 이니셔티브에서 부족합니다.
• 변화에 대한 저항 최소화: 모든 이해 관계자와 의사 소통하고 그들의 우려 사항을 예상하면 채택 및 구현이 더 쉬워질 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션 계획을 수립하고 실행하는 8단계

1. 상황과 방아쇠를 이해

계획 작업을 시작하기 전에 변화의 맥락과 조직의 커뮤니케이션 요구 사항을 이해해야 합니다. 조직이 특정 유형의 변화를 주도하는 이유를 아는 것은 조직에 가장 적합한 내부 커뮤니케이션 계획을 설계하는 데 중요합니다.

이러한 변화가 필요한 이유와 성공을 위해 조직 내에서 어떤 일이 일어나야 하는지 파악하십시오. 회사의 혁신 목표 와 더 광범위한 비즈니스 목표도 내부 커뮤니케이션 계획을 알려야 합니다.

이러한 측면을 파악하면 커뮤니케이션 이니셔티브를 실행 하기 위한 최상의 경로를 결정하는 데 도움이 됩니다.

다음은 몇 가지 중요한 질문입니다.

• 무엇이 변화의 필요성을 촉발시켰습니까? 신기술 도입, 경쟁 압력, 다운사이징, 인수합병(M&A)으로 인한 것인가?
• 이 변화가 비즈니스, 직원 및 미래에 어떤 실질적인 이점을 가져다 줄까요? 이러한 결과에 대한 명확한 그림은 회사의 변화 이니셔티브의 이점을 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 우리는 무엇을 성취하려고 합니까? 경영진에게 제시되는 미래 비전 외에도 전환 기간 동안 각 팀이 따라야 할 명확한 KPI, OKR 또는 목표가 있어야 합니다.
• 이러한 새로운 회사 목표를 달성하려면 무엇을 변경해야 합니까? 초점 영역을 식별하는 것은 조직 내에서 새로운 이니셔티브 또는 변경 사항을 성공적으로 구현하는 데 매우 중요합니다.

이러한 답변은 매우 효과적인 내부 커뮤니케이션 전략을 수립하고 계획 프로세스를 알리는 데 도움이 됩니다.

2. 이해관계자 식별

내부 커뮤니케이션 계획을 실행하기 전에 변경의 영향을 받게 될 다양한 역할과 이해 관계자를 식별해야 합니다. 여기에 C-suite 구성원이 포함됩니까? 이 변경 사항이 중간 관리자, 다른 부서 팀 또는 일선 직원에게 상당한 영향을 미치게 될까요?

다양한 유형의 청중을 모두 매핑해야 각 유형에 맞는 맞춤형 메시지를 만드는 데 도움이 되기 때문입니다. 각 유형에는 특정 요구 사항이 있으며 다르게 영향을 받습니다. 게다가 각 이해 관계자 그룹은 동기를 부여하기 위해 서로 다른 수단이 필요합니다. 모든 청중이 똑같지는 않습니다.

“비즈니스 내의 다른 팀과 다른 사업부에는 다른 커뮤니케이션 방법과 언어가 필요합니다. 사람마다 동기가 다르다는 것을 이해하는 것이 중요합니다.” - Ryan Sanders , Asahi Beverages의 전략 및 가치 창출 그룹 총괄 관리자

많은 관리자들은 주요 의사 결정권자와 C급 경영진에게만 초점을 맞추거나 특정 부서를 완전히 무시함으로써 이 영역에서 부족합니다. 결과? 지나치게 단순화되고 반응적인 내부 커뮤니케이션 전략.

커뮤니케이션 전략은 변화 이니셔티브가 가져올 역할, 우려 사항 및 영향을 고려해야 합니다. 또한 더 나아가 조직 내 팀의 특정 요구 사항을 인정해야 합니다.

3. 내러티브 개발

변경 프로세스에 관련된 이해 관계자를 식별했으면 다음 단계는 모든 사람이 계속 참여할 수 있는 스토리를 만드는 것입니다.

모든 내부 커뮤니케이션 전략의 목표는 비즈니스 리더뿐만 아니라 조직의 모든 구성원의 폭넓은 동의를 촉진하는 것이어야 합니다. 변화 이니셔티브의 가치를 효과적으로 전달하고 우려 사항을 직접 해결하며 가능한 한 원활하게 변환해야 합니다.

설득력 있는 내러티브와 커뮤니케이션 전략을 세우는 것은 변화 이니셔티브를 다양한 청중에게 가장 잘 전달할 수 있는 방법을 고려하는 것입니다.

예를 들어, 생산 시설의 직원은 R&D 팀과 완전히 다른 접근 방식이 필요합니다. 모든 청중은 다른 동기를 가지고 있음을 기억하십시오. 각 유형의 청중에게 변화의 이점과 변화의 긍정적인 결과를 전달할 수 있어야 합니다.

4. 필요한 주요 내부 커뮤니케이션 채널 및 도구 식별

다음 단계는 영향력과 도달 범위를 극대화하기 위해 내부 커뮤니케이션 도구를 어떻게 활용할 것인지 결정하는 것입니다.

다음은 몇 가지 가능한 예입니다.

• 직원이 거의 확인하지 않는다는 것을 알고 있다면 중요한 회사 업데이트를 직원의 이메일 받은 편지함에 보관하지 마십시오. 예를 들어 일선 직원에게는 회사 전자 메일 주소가 없을 수 있으므로 하나의 커뮤니케이션 채널에만 집중할 수 없습니다.
• Slack, Teamwork 또는 Microsoft Teams와 같은 커뮤니케이션 앱을 활용하여 실시간 커뮤니케이션 및 참여를 유도하세요.
• 고위 경영진이 전략에 대해 논의하기 위해 이러한 회의를 개최하는 경우 타운 홀 및 분기별 회의와 같은 이벤트를 중심으로 커뮤니케이션 전략을 통합하십시오.

5. 커뮤니케이션 툴킷 만들기

오해나 커뮤니케이션 부족으로 이어질 수 있는 틈을 남겨두지 마십시오. 중간 관리자와 팀 리더가 변화의 맥락을 효과적으로 전달하고 팀원들에게 동기를 부여하는 데 도움이 되는 자료를 작성하십시오.

조직 전체에서 일관된 커뮤니케이션을 촉진할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 조직의 인트라넷 사이트에 대한 업데이트
• 이메일 업데이트
• 소셜 미디어 게시물
• 온라인 과정 및 웨비나
• 일대일 교육 세션
• 대면 또는 원격 워크샵
• 관리자를 위한 학습 자료.
• 짧은 비디오 가이드
• 다양한 청중과의 커뮤니케이션 지침

추가 팁 : 변화 이니셔티브를 개발하고 옹호할 수 있는 신뢰할 수 있고 존경받는 부서별로 챔피언을 선택하십시오.

또한 내부 커뮤니케이션 전략은 학습 곡선을 거쳐야 할 수도 있음을 명심해야 합니다. 따라서 인내심을 갖고 결과를 모니터링하고 필요한 경우 접근 방식과 자료를 조정하십시오.

6. 일정을 정하고 지키십시오.

효과적인 내부 커뮤니케이션 전략을 실행하기 위한 핵심은 궤도를 유지하고 조직의 변화 또는 변화에 맞춰 노력하는 것입니다.

전략 실행과 영향력은 핵심 참여자들이 공유된 목표와 책임에 맞춰 정렬될 때 극대화될 것입니다.

타임라인, 일정 및 시간 프레임이 포함된 내부 통신 전략은 모든 사람이 해야 할 일과 해야 할 시기를 이해하는 데 도움이 됩니다.

7. 성공을 측정하기 위한 목표 및 핵심 성과 지표(KPI) 설정

일정을 설정하는 것은 첫 번째 단계일 뿐입니다. 또한 모든 핵심 참여자가 의사 소통 목표를 향해 응집력 있게 작업할 수 있는 방법이 필요합니다. 실행하지 않는 내부 커뮤니케이션 계획은 작성된 문서의 가치만 있습니다.

이니셔티브의 성공을 측정하려면 KPI, OKR 또는 기타 성과 관리 방법을 사용하는지 여부에 관계없이 메트릭을 추적하고 진행 상황을 측정해야 합니다.

예를 들어 Cascade와 같은 전략 실행 플랫폼 에서 내부 커뮤니케이션 계획을 수립하고 목표와 KPI를 설정하고 책임을 지도록 팀원을 할당할 수 있습니다.

추천 자료: 전략 계획을 작성하는 방법

8. 전략 검토 및 조정

향후 6개월 동안 실패하지 않는 성공적인 내부 커뮤니케이션 전략을 원한다면 필요한 경우 검토하고 과정을 수정해야 합니다.

예를 들어, 이메일의 클릭률과 공개율, 직원들이 귀하의 접근 방식에 어떻게 반응하는지 살펴보고 사용 중인 콘텐츠 유형에 대한 피드백을 얻을 수 있습니다. 플랜 A가 작동하지 않으면 플랜 B 로 전환하십시오.

진행 상황에 대한 업데이트를 받기 위해 여러 도구와 스프레드시트 사이를 전환하는 대신 Cascade 로 이동하여 내부 커뮤니케이션 계획에 어떤 일이 일어나고 있는지에 대한 완전한 가시성을 얻으십시오.

명심해야 할 모범 사례

지역마다 다른 접근 방식이 필요합니다

글로벌 운영은 각 지역의 기업 문화와 팀의 고유한 요구 사항을 충족하기 위해 내부 커뮤니케이션 전략을 맞춤화해야 합니다. 직원 커뮤니케이션을 위한 획일적인 템플릿이 있는 경우 내부 커뮤니케이션이 효과적이지 않습니다.

"성공적인 작업 그룹을 만드는 것은 모든 사람이 현지에 있고 사람들이 같은 사무실 공간을 공유할 때 충분히 어렵습니다. 하지만 팀 구성원이 다른 국가와 기능적 배경에서 오고 다른 위치에서 일할 때 의사 소통이 급격히 악화될 수 있습니다." - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

참여를 최우선으로 하세요

직원 참여 , 특히 변경 관리의 맥락에서 내부 커뮤니케이션 전략을 세울 때는 항상 가장 먼저 염두에 두어야 합니다.

"사람들이 자신이 하는 일을 어느 정도 통제할 수 있다고 느낄 때 전반적으로 더 높은 수준의 책임성과 소유권을 경험하게 됩니다." - 톰 라이트, 캐스케이드.

협업은 역동적인 전략의 핵심입니다.

내부 커뮤니케이션 전략에 주요 이해 관계자를 참여시키면 추가 통찰력, 생각 및 경험을 제공할 수 있습니다. 정기적인 직원 피드백은 또한 함정을 피하고 새로운 기회를 찾고 비즈니스 목표를 더 빨리 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 리더가 전략 실행을 지시하는 하향식 접근 방식 은 잊어버리십시오. 전략은 전방위적이어야 합니다.

" 가장 강력한 조직은 직원의 관점을 매우 중요하게 여기며 직원의 변화가 직원에게 어떤 영향을 미치는지 직접 듣고 싶어 합니다 ." - 빌 도처티, 딜로이트 .

곁길로 빠지지 마라

의사 소통 전략이 효과적이려면 계획을 끝까지 수행해야 합니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 목표를 초점 영역 으로 그룹화하여 팀이 변경 관리 및 내부 커뮤니케이션 전략과 일관되게 일치하는 작업을 수행하고 있는지 확인하는 것입니다.

“ 규칙은 활동이 초점 영역 중 하나에 맞지 않으면 최소한 지금은 발생해서는 안 됩니다. 물론 여기저기서 '비상 예외'가 있을 수 있지만 프로세스에 전념하는 것이 중요합니다. " - 톰 라이트, 캐스케이드.

전략 실행

변화 이니셔티브의 긍정적인 영향을 극대화하려면 내부 커뮤니케이션 전략을 수립하는 것이 중요합니다. 이러한 변경 관리 측면을 무시하면 조직의 저항, 소진 및 추가 스트레스가 발생할 수 있습니다.

지금까지 논의한 8단계를 따르면 내부 커뮤니케이션 전략을 수립하고 조직 변화를 지원하고 참여를 촉진하며 회사의 혁신 이니셔티브를 강화할 전략적 계획을 세울 수 있어야 합니다.

그러나 그것은 시작점일 뿐입니다. 전략 개발은 전투의 절반에 불과합니다. 그것을 실행하는 것은 나머지입니다. 그리고 그에 맞는 도구가 필요합니다.

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