كيف تنفذ استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك في 8 خطوات

خلال مرحلة النمو أو أثناء التغييرات التنظيمية الهامة ، يمكن لإستراتيجية اتصال داخلي فعالة أن تُحدث تحولًا في الأعمال أو تنهيها.

لم يكن هناك وقت أكثر أهمية من أي وقت مضى لهذا النوع من "التسويق الداخلي". منذ أواخر عام 2021 ، كانت مشاركة الموظفين في أدنى مستوياتها في المنظمات حول العالم. بالإضافة إلى ذلك ، أدى التحول من العمل وجهًا لوجه إلى نماذج العمل الهجينة والبعيدة تمامًا إلى تفاقم المشكلة.

ستغطي هذه المقالة سبب أهمية الاتصالات الداخلية ، وتوفر دليلًا تفصيليًا لمساعدتك في بناء خطة اتصالات داخلية فعالة لتنفيذ استراتيجيتك ، ومشاركة رؤى الخبراء لضمان تحقيق أقصى استفادة من عملية الاتصالات الداخلية الخاصة بك.

لماذا يجب ألا تتجاهل استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك؟

يمكن أن يمثل أي تغيير أو تحول في العمل تحديًا. وفقًا لـ Gartner ، فإن 7 من كل 10 موظفين متأثرين بالتغيير يبلغون عن مستويات أعلى من التوتر ويؤدون أداءً أسوأ من متوسط ​​الموظفين.

لكن وجود استراتيجية اتصالات داخلية فعالة يمكن أن يساعد في التخفيف والتعامل مع القضايا المتعلقة بالتغيير.

هناك العديد من الفوائد للاتصالات الداخلية في سياق عملية إدارة التغيير ، بما في ذلك:

• التركيز: يمكن أن يساعد توصيل أهداف مؤسستك واستراتيجياتها وفوائد التغيير الفرق في الحفاظ على الزخم والتركيز عند التنفيذ أو التكيف مع العمليات أو التكنولوجيا أو طرق العمل الجديدة.
• المشاركة والتحفيز: تقصر العديد من المنظمات في مبادرات التغيير الخاصة بها لأنها تفشل في إيصال "لماذا" وراء المبادرات.
• تقليل مقاومة التغيير: التواصل مع جميع أصحاب المصلحة وتوقع مخاوفهم يمكن أن يجعل التبني والتنفيذ أسهل.

8 خطوات لبناء وتنفيذ خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك

1. فهم الموقف والمحفزات

قبل أن تبدأ حتى في العمل على خطتك ، تحتاج إلى فهم سياق التغيير واحتياجات التواصل في مؤسستك. إن معرفة سبب قيادة مؤسستك لنوع معين من التغيير أمر بالغ الأهمية لتصميم خطة اتصال داخلية تخدمها على أفضل وجه.

حدد سبب الحاجة إلى هذا التغيير وما يجب أن يحدث داخل المنظمة لإنجاحها. يجب أن تساعد أهداف تحول شركتك وأهداف العمل الأوسع نطاقًا في خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك.

سيساعدك التعرف على هذه الجوانب في تحديد أفضل مسار لتنفيذ مبادرات الاتصال.

فيما يلي بعض الأسئلة الأساسية التي يجب أن تطرحها:

• ما الذي أثار الحاجة إلى التغيير؟ هل هو بسبب تبني التكنولوجيا الجديدة ، أو ضغط المنافسة ، أو تقليص الحجم ، أو الخضوع للاندماج والاستحواذ؟
• ما هي الفوائد الملموسة التي سيجلبها هذا التغيير للشركة وموظفيها ومستقبلها؟ يمكن أن تساعدك الصورة الواضحة لهذه النتائج على إيصال فوائد مبادرة التغيير الخاصة بشركتك.
• ما نحاول تحقيقه؟ بالإضافة إلى الرؤية المستقبلية المقدمة للإدارة ، يجب أن تكون هناك مؤشرات أداء رئيسية أو OKRs أو أهداف واضحة يجب على كل فريق اتباعها خلال فترات الانتقال.
• ما الذي يجب تغييره إذا أردنا تحقيق أهداف الشركة الجديدة هذه؟ تحديد مجالات التركيز أمر حيوي للتنفيذ الناجح لأي مبادرة جديدة أو تغيير داخل المنظمة.

ستساعدك هذه الإجابات على بناء إستراتيجية اتصال داخلي فعالة للغاية وتوجيه عملية التخطيط الخاصة بك.

2. تحديد أصحاب المصلحة

قبل طرح خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك ، تحتاج إلى تحديد الأدوار المختلفة وأصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بالتغيير. هل هذا يشمل أعضاء C- جناح؟ هل سيكون لهذا التغيير تأثير كبير على مديري المستوى المتوسط ​​أو فرق الأقسام المختلفة أو العاملين في الخطوط الأمامية؟

تحتاج إلى رسم خريطة لجميع أنواع الجماهير المختلفة لأن ذلك سيساعدك على إنشاء رسالة مخصصة لكل منها. سيكون لكل نوع احتياجات محددة وسيتأثر بشكل مختلف. علاوة على ذلك ، ستحتاج كل مجموعة من أصحاب المصلحة إلى أدوات مختلفة لتحفيزهم. ليس كل الجمهور هو نفسه.

"تتطلب الفرق المختلفة ووحدات العمل المختلفة داخل عملك أساليب مختلفة للتواصل ولغة. من المهم أن نفهم أن كل شخص مدفوع بأشياء مختلفة ". - ريان ساندرز ، مدير عام المجموعة للاستراتيجية وخلق القيمة في Asahi Beverages

يقصر العديد من المديرين في هذا المجال من خلال قصر تركيزهم على صانعي القرار الرئيسيين والمديرين التنفيذيين على مستوى C أو تجاهل بعض الأقسام تمامًا. النتائج؟ استراتيجية اتصالات داخلية مفرطة في التبسيط وتفاعلية.

يجب أن تراعي استراتيجية الاتصال الخاصة بك الأدوار والمخاوف والتأثيرات التي ستحدثها مبادرات التغيير. يجب أن تذهب أبعد من ذلك وتقر بالاحتياجات المحددة للفرق داخل مؤسستك.

3. تطوير السرد

عندما تحدد أصحاب المصلحة المشاركين في عملية التغيير ، فإن الخطوة التالية هي صياغة قصة تحافظ على مشاركة الجميع.

يجب أن يكون الهدف من أي استراتيجية اتصال داخلي هو تسهيل المشاركة الواسعة من جميع أعضاء مؤسستك ، وليس فقط قادة الأعمال. يجب عليك توصيل قيمة مبادرة التغيير الخاصة بك بشكل فعال ، ومعالجة المخاوف بشكل مباشر ، وجعل التحول سلسًا قدر الإمكان.

تتمحور صياغة روايات واستراتيجيات اتصال مقنعة حول التفكير في أفضل السبل لإيصال مبادرات التغيير إلى جماهيرك المختلفة.

على سبيل المثال ، سيتطلب موظفوك في منشآت الإنتاج نهجًا مختلفًا تمامًا عن فريق البحث والتطوير. تذكر أن كل جمهور لديه دافع مختلف. يجب أن تكون قادرًا على إيصال فوائد التغيير لكل نوع من الجمهور وماذا ستكون النتيجة الإيجابية للتغيير بالنسبة لهم.

4. تحديد قنوات الاتصال الداخلية الرئيسية والأدوات التي ستحتاج إليها

تتمثل الخطوة التالية في تحديد كيفية استخدامك لأدوات الاتصالات الداخلية لزيادة التأثير والوصول إلى الحد الأقصى.

فيما يلي بعض الأمثلة الممكنة:

• احتفظ بتحديثات الشركة المهمة بعيدًا عن صناديق البريد الإلكتروني لموظفيك إذا كنت تعلم أنهم نادرًا ما يتحققون منها. على سبيل المثال ، قد لا يكون لموظفي الخطوط الأمامية عنوان بريد إلكتروني خاص بالشركة ، لذا لا يمكنك التركيز على قناة اتصال واحدة فقط.
• استفد من تطبيقات الاتصال مثل Slack أو Teamwork أو Microsoft Teams لتعزيز التواصل والمشاركة في الوقت الفعلي.
• قم بدمج استراتيجية الاتصالات الخاصة بك حول الأحداث مثل قاعات الاجتماعات والاجتماعات الفصلية إذا كانت قيادتك العليا تعقد هذه الاجتماعات لمناقشة الإستراتيجية.

5. إنشاء مجموعة أدوات الاتصال

لا تترك أي ثغرات قد تؤدي إلى سوء الفهم أو إلى نقص التواصل. بناء المواد التي يمكن أن تساعد المديرين من المستوى المتوسط ​​وقادة الفريق على توصيل سياق التغيير بشكل فعال وتحفيز أعضاء فريقهم.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تسهيل الاتصال المتسق عبر مؤسستك:

• تحديثات على موقع الإنترانت الخاص بمؤسستك
• تحديثات البريد الإلكتروني
• منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
• الدورات التدريبية والندوات عبر الإنترنت
• جلسات تدريب فردية
• ورش العمل الشخصية أو عن بعد
• المواد التعليمية للمديرين.
• أدلة فيديو قصيرة
• إرشادات للتواصل مع الجماهير المختلفة

نصيحة إضافية : اختر بطلًا لكل قسم ، شخصًا يتمتع بالمصداقية والاحترام يمكنه مساعدتك في تطوير مبادرات التغيير والدعوة إليها.

يجب أيضًا أن تضع في اعتبارك أن استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك قد تحتاج إلى المرور عبر منحنى تعليمي. لذا كن صبورًا ، وراقب النتائج ، واضبط منهجك والمواد إذا لزم الأمر.

6. تحديد جدول (والتزم به)

مفتاح تنفيذ استراتيجية اتصال داخلي فعالة هو البقاء على المسار الصحيح ومواءمة جهودك مع تحول مؤسستك أو تغييرها.

سيتم تعظيم تنفيذ الإستراتيجية وتأثيرها عندما يتماشى اللاعبون الرئيسيون مع الأهداف والمسؤوليات المشتركة.

ستساعد إستراتيجية الاتصالات الداخلية مع جدول زمني وتقويم وإطار زمني الجميع على فهم ما يجب القيام به ومتى يجب أن يحدث.

7. تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس النجاح

يعد إعداد جدولك الزمني هو الخطوة الأولى فقط. ستحتاج أيضًا إلى طريقة للتأكد من أن جميع اللاعبين الرئيسيين يعملون بشكل متماسك نحو أهداف الاتصال الخاصة بك. لا تستحق خطة الاتصالات الداخلية بدون تنفيذ سوى الورقة التي تمت كتابتها عليها.

لقياس نجاح مبادراتك ، ستحتاج إلى تتبع المقاييس وقياس التقدم ، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية أو OKRs أو أي منهجية أخرى لإدارة الأداء.

على سبيل المثال ، في نظام أساسي لتنفيذ الإستراتيجية مثل Cascade ، يمكنك بناء خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك ، وتحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية ، وتعيين أعضاء فريقك لدفع المساءلة.

يوصى بقراءته: كيف تكتب خطة إستراتيجية

8. مراجعة وتعديل استراتيجيتك

إذا كنت تريد استراتيجية اتصالات داخلية ناجحة لا تتلاشى خلال الأشهر الستة المقبلة ، فستحتاج إلى المراجعة وتصحيح المسار إذا لزم الأمر.

على سبيل المثال ، يمكنك إلقاء نظرة على نسبة النقر إلى الظهور ومعدلات الفتح لرسائل البريد الإلكتروني ، وكيف يتفاعل الموظفون مع نهجك ، والحصول على تعليقات حول نوع المحتوى الذي تستخدمه. إذا كانت الخطة أ لا تعمل ، فانتقل إلى الخطة ب .

بدلاً من التبديل بين أدوات وجداول بيانات متعددة للحصول على تحديثات حول التقدم ، توجه إلى Cascade واحصل على رؤية كاملة لما يحدث مع خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك.

أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار

تتطلب المناطق المختلفة مناهج مختلفة

تحتاج العمليات العالمية إلى تصميم استراتيجيات الاتصالات الداخلية لتلبية الاحتياجات الفريدة لثقافة الشركة وفريقها في كل منطقة. إذا كان لديك قالب مقاس واحد يناسب الجميع لتواصل الموظفين ، فلن تكون اتصالاتك الداخلية فعالة.

"يعد إنشاء مجموعات عمل ناجحة أمرًا صعبًا بما يكفي عندما يكون الجميع محليًا ، ويشترك الأشخاص في نفس مساحة المكتب. ولكن عندما يأتي أعضاء الفريق من بلدان وخلفيات وظيفية مختلفة ويعملون في مواقع مختلفة ، يمكن أن يتدهور الاتصال بسرعة." - تسيدال نيلي ، هارفارد بزنس ريفيو .

اجعل المشاركة أولوية قصوى

يجب أن تكون مشاركة الموظفين ، لا سيما في سياق إدارة التغيير ، دائمًا في قمة اهتماماتك عند إنشاء استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك.

"عندما يشعر الناس أن لديهم قدرًا من التحكم في العمل الذي يقومون به ، فإنهم يواجهون مستويات أعلى من المساءلة والملكية بشكل عام." - توم رايت ، كاسكيد.

التعاون هو مفتاح الاستراتيجية الديناميكية

سيؤدي إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين في استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك إلى توفير رؤى وأفكار وخبرات إضافية. يمكن أن تساعدك ملاحظات الموظف المنتظمة أيضًا على تجنب المزالق وإيجاد فرص جديدة والوصول إلى أهداف العمل بشكل أسرع. انسَ النهج من أعلى إلى أسفل حيث يُملي قادة الأعمال تنفيذ الاستراتيجية. يجب أن تكون الاستراتيجية شاملة الاتجاهات.

" تضع أقوى المؤسسات علاوة عالية على وجهات نظر القوى العاملة لديها وتريد أن تسمع مباشرةً من موظفيها حول كيفية تأثير التغييرات عليهم ." - بيل دوكيرتي ، ديلويت .

لا تنحرف

إذا كنت تريد أن تكون استراتيجية الاتصال الخاصة بك فعالة ، فأنت بحاجة إلى متابعة خطتك. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تجميع أهدافك في مجالات تركيز لضمان قيام فريقك بعمل يتماشى باستمرار مع إدارة التغيير واستراتيجية الاتصالات الداخلية.

" القاعدة هي ، إذا كان النشاط لا يتناسب مع أحد مجالات تركيزك - فلا ينبغي أن يحدث - على الأقل ليس الآن. بالتأكيد قد تكون هناك "استثناءات طارئة" هنا وهناك - ولكن من المهم الالتزام بهذه العملية. "- توم رايت ، كاسكيد.

نفذ استراتيجيتك

يعد إنشاء استراتيجية اتصالات داخلية أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تعظيم الأثر الإيجابي لمبادرات التغيير. يمكن أن يؤدي إهمال جانب إدارة التغيير هذا إلى مقاومة تنظيمية وإرهاق إضافي وضغط إضافي.

اتبع الخطوات الثماني التي ناقشناها ، ويجب أن تكون قادرًا على صياغة استراتيجية اتصالات داخلية وإنشاء خطة استراتيجية من شأنها أن تدعم التغيير التنظيمي وتسهل المشاركة وتعزز مبادرات التحول الخاصة بشركتك.

ومع ذلك ، فهذه مجرد نقطة انطلاق. تطوير استراتيجية هو نصف المعركة فقط. تنفيذ ذلك هو الباقي. وتحتاج إلى الأدوات المناسبة لذلك.

اشترك في Cascade وخذها مجانًا. لا حاجة لبطاقة ائتمان ولا تتحدث عن المبيعات حتى تكون مستعدًا لتحقيق أهدافك بشكل أسرع.